Các tập đoàn lớn như Google, Uber thường sử dụng phương pháp “Mục tiêu và Kết quả then chốt” - OKR để thiết lập và theo dõi việc thực hiện các mục tiêu. Vậy OKR là gì và làm thế nào để doanh nghiệp xây dựng OKR hiệu quả? Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp cho bạn tất cả các thông tin quan trọng nhất.
Nội dung bài viết
OKR là gì?
OKR (viết tắt của Objective and Key Result) là công cụ quản trị mục tiêu. Trong đó:
- Objective (Mục tiêu) là tham vọng cần đạt được và thường cao hơn ngưỡng năng lực. Có 2 loại Objective: Objective cam kết (hoàn thành 100%) và Objective cảm hứng (đạt được 60-70%).
- Key Result (Kết quả then chốt) có thể đo lường được và được chấm điểm bằng các con số (Google sử dụng thang điểm 0 - 1.0).
Ví dụ, nếu một doanh nghiệp đặt mục tiêu là "phát triển bứt phá hoạt động kinh doanh" trong chu kỳ tiếp theo, thì các kết quả cần đạt là:
- Tăng mốc doanh thu lên 1 tỷ.
- Ra mắt 10 sản phẩm mới.
- Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng trên 50%.
OKR cần được công khai để tất cả mọi người trong tổ chức có thể thấy những gì người khác đang làm. 60% - 70% là mức “điểm tốt nhất” khi chấm điểm OKR. Nếu ai đó hoàn thành được 100% thì các mục tiêu đó không đủ tham vọng. Người đó cần phải đặt mục tiêu lớn hơn trong những lần sau. Điểm thấp nên được xem là mức căn bản để tinh chỉnh các OKRs tiếp theo
Trong thực tế, áp dụng OKR cho các kết quả đặc biệt so với các kỹ thuật thiết lập mục tiêu khác. Phương thức đặt mục tiêu này cho phép các đội nhóm tập trung vào các vụ đặt cược lớn và hoàn thành nhiều hơn trong khả năng. Ngay cả khi họ không hoàn toàn đạt được mục tiêu đã đặt ra, OKR sẽ giúp đội nhóm và cá nhân vượt ra khỏi vùng an toàn chính mình, ưu tiên công việc và học hỏi từ cả thành công và thất bại.
OKR và KPI có gì khác nhau?
Sự khác nhau của OKR và KPI
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số hiệu suất trọng yếu về “tình hình sức khỏe” của một doanh nghiệp, một dự án trên hành trình thực hiện Mục tiêu. KPI được lựa chọn từ việc xác định các nhân tố thành công chính của tổ chức (Critical Success Factors - CSF).
Tuy đều là những công cụ đo lường hiệu suất công việc cụ thể và định lượng được, OKR và KPI sẽ cho những sự khác biệt khi áp dụng:
Trọng tâm của 2 phương thức khác nhau
Với OKR, trọng tâm nằm ở O (Objective), nghĩa là bạn phải đặt ra mục tiêu trước tiên, rồi mới đưa ra kết quả then chốt. Còn với KPI, trọng tâm nằm ở I (Indicator), tức các chỉ số hướng đến kết quả then chốt đã đề ra trước đó.
Khác biệt đến từ mục đích sử dụng
KPI thường được áp dụng trong các tổ chức vận hành ổn định. Các chỉ số này tập trung vào đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Việc đánh giá bằng KPI có tính công bằng, minh bạch cao. Sự cảm tính được loại bỏ khi sử dụng số liệu để chứng minh kết quả.
Đối với OKR, tổ chức có thể đặt ra các mục tiêu tham vọng đồng thời xác định các kết quả đạt được cho các mục tiêu ấy. Điều này hỗ trợ các cá nhân, nhóm và toàn doanh nghiệp nắm được các công việc cần ưu tiên. Với kế hoạch dài hạn, OKRs sẽ là “kim chỉ nam” để mọi nhân viên xác định rõ đích đến cuối cùng của tổ chức và không lạc hướng. Phù hợp để áp dụng khi doanh nghiệp cần hoạch định kế hoạch trong một khoảng thời gian nhất định.
Liệu OKR có thể thay thế KPI?
Nếu doanh nghiệp bạn đã và đang áp dụng KPI làm các chỉ số để đo hiệu suất, thì hãy suy nghĩ áp dụng kết hợp OKRs và KPI để hiệu quả hơn. OKR đặc biệt hữu ích trong việc cải thiện các KPI không đúng, ảnh hưởng đến việc đạt được hiệu suất của tổ chức.
Còn nếu doanh nghiệp của bạn đang áp dụng KPI mà chưa hiệu quả, thì hãy suy nghĩ đến việc sử dụng OKR. Vì sử dụng KPI (đúng) rất khó.
Hướng dẫn cách viết mục tiêu OKR trong doanh nghiệp
Để đảm bảo doanh nghiệp của bạn thiết lập mục tiêu OKR thành công và chính xác nhất, tham khảo công thức chuẩn từ John Doerr - người đưa lý thuyết OKR vào Google sau đây.
Cấu trúc phân tầng OKR trong doanh nghiệp
- Ở cấp độ doanh nghiệp, các mục tiêu và kết quả then chốt của từng phòng ban, cá nhân phải liên kết với nhau. Chúng đồng thời bổ sung cho OKR của công ty.
- Cấp độ cá nhân đơn lẻ, chỉ cần đảm bảo đặt theo đúng lý thuyết như trên nêu ra.
Cách viết OKR - Công thức của John Doerr
Dưới đây là cấu trúc cách viết OKRs chuẩn. Bạn hãy thử viết và kiểm tra chéo với đặc trưng của O và KR để đánh giá liệu mình đã đặt đúng hay chưa.
Cách viết OKR - Mục tiêu (Objective)
Chọn lọc 3-5 mục tiêu ưu tiên trong chu kỳ tới
Kiểm tra: Đảm bảo rằng mục tiêu của mình hỗ trợ mục tiêu cấp trên và không mâu thuẫn với mục tiêu của những đồng nghiệp khác. Nên ngắn gọn và dễ nhớ, nhưng đủ khách quan và rõ ràng, cần truyền cảm hứng.
Cách viết OKR - Kết quả then chốt (Key Result)
Xác định khoảng 3 kết quả then chốt có thể đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu.
Kiểm tra: Kết quả then chốt không phải là “danh sách việc cần làm”, đó là kết quả của những gì bạn đã làm. Có thể đo lường được, phải có thời hạn và các con số cụ thể, khó nhưng không nằm ngoài khả năng đạt được.
Đây là file slide hướng dẫn cách viết OKRs bằng PDF có thể dùng để đào tạo nội bộ doanh nghiệp.
Lỗi cần tránh khi viết OKR
Việc đặt ra mục tiêu và kết quả then chốt đúng đắn không phải là dễ dàng và có thể tốn thời gian. Tuy nhiên, các mục tiêu rõ ràng, được đo lường bằng kết quả đã thống nhất sẽ thúc đẩy các nhóm đạt được những điều tuyệt vời và giữ cho một tổ chức luôn tập trung vào công việc ưu tiên quan trọng nhất.
Ngược lại, viết OKR kém có thể tạo ra các mục tiêu khó hiểu, làm lộn xộn các chỉ số nội bộ và khiến các nhóm chỉ có thể duy trì hiện trạng thay vì phát triển. Hãy tránh ngay 5 lỗi dưới đây khi bắt tay vào viết OKRs:
Thông tin sai về mục tiêu vượt ngưỡng OKR
Để thiết lập các mục tiêu vượt ngưỡng, việc giao tiếp giữa các nhóm thực hiện cũng như các nhóm khác được giao việc phải rất cẩn thận. Nếu dự án của bạn có sự kết nối với mục tiêu của nhóm khác, bạn cần đảm bảo nắm được triết lý thiết lập mục tiêu của họ. Bạn nên nhớ chỉ hy vọng họ thực hiện khoảng 70% mục tiêu vượt ngưỡng OKR đã đặt ra.
OKR kinh doanh thông thường
Khi viết OKR, doanh nghiệp cần hạn chế các mục tiêu có mức độ ưu tiên thấp và phân bổ nhiều nỗ lực hơn cho các OKR hàng đầu. Có một số mục tiêu sẽ giữ nguyên theo từng quý, Tuy nhiên, kết quả then chốt cần được cải thiện và sửa đổi để thúc đẩy nhóm tiếp tục đổi mới và phát triển.
Mục tiêu không đủ thách thức
Các OKR có thể dễ dàng đạt được mà không cần phát huy hết năng lực sẽ không cổ vũ được đội nhóm. Các mục tiêu có giá trị thấp ngay cả khi hoàn thành cũng sẽ không tạo ra nhiều khác biệt cho tổ chức. Khi đó, cần thiết lập lại mục tiêu và kết quả chủ chốt mang đến lợi ích cụ thể.
Kết quả then chốt không đi liền với mục tiêu
Nếu các kết quả then chốt cho một mục tiêu không đại diện cho việc hoàn thành và đạt được mục tiêu đó, thì việc bỏ sót OKR dù không muốn cũng có thể xảy ra. Điều này có thể gây ra một số rủi ro, chẳng hạn như sự chậm trễ trong việc hoàn thành mục tiêu đúng tiến độ.
Xem thêm: [Google guide] Hướng dẫn thiết lập mục tiêu với OKRs
Trọn bộ mẫu OKR cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Việc sử dụng các trang tính excel để quản lý OKR tương đối phổ biến. Nhằm rút ngắn thời gian so với việc viết tay thủ công. Ứng dụng như một bảng theo dõi các thiết lập mục tiêu của từng thành viên trong phòng ban, trong tổ chức tiện lợi. Bạn cũng có thể in chúng ra và dán ở một vị trí ưa nhìn trong văn phòng để truyền cảm hứng cho mọi người.
Các mẫu OKRs bằng Google Sheet dưới đây sẽ giúp bạn:
- Công cụ hoàn toàn miễn phí cho mọi người dùng
- Theo dõi tập trung mục tiêu của doanh nghiệp trên một bảng tính
- Theo dõi tiến trình thực hiện kết quả then chốt từng thành viên trong nhóm
- Xem nhanh tiến độ thực tế
- Chỉnh sửa online thuận tiện và thoải mái phân quyền truy cập
Vinno gửi đến bạn 5 mẫu OKRs miễn phí để quản lý và theo dõi thực hiện mục tiêu:
Mẫu OKR 1: OKR Document Template
Mẫu bao gồm các thông tin cơ bản: khung thời gian, mục tiêu, kết quả chính và chấm điểm, phù hợp cho nhóm nhỏ.
Mẫu OKR 2: OKR Tracking Template
Mẫu đánh giá mức độ tự tin và chấm điểm OKR, có thể tận dụng để làm báo cáo hàng tuần, hàng tháng.
Mẫu OKR 3: Goal Tracking Template
Đây là mẫu rất hữu ích khi mới bắt đầu triển khai phương thức này. Quá trình lập kế hoạch được chia nhỏ bằng cách sắp xếp bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp (bao gồm tham vọng, mục tiêu dài hạn).
Mẫu OKR 4: Báo cáo tiến độ thực hiện OKR
Bảng này chỉ cung cấp tiến độ thực hiện các mục tiêu, từ cấp cá nhân, phòng ban đến công ty. Kết hợp với các mẫu khác sẽ tăng hiệu quả.
Mẫu OKR 5: OKR Report Spreadsheet Template
Mẫu này có bảng dashboard trực quan hỗ trợ việc theo dõi tiến độ thực hiện OKR. Doanh nghiệp có thể sử dụng như báo cáo OKR toàn công ty.
Xem thêm: Tổng hợp 10+ mẫu OKRs theo chức vụ và phòng ban cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Tính năng OKR của SlimCRM - Phần mềm quản lý cho doanh nghiệp nhỏ
OKR là một trong những tính năng mở rộng nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể SlimCRM. Tính năng được thiết kế theo quy trình bài bản chuẩn mực nhất từ Google giúp doanh nghiệp quản trị mục tiêu dễ dàng mà không đòi hỏi người sử dụng phải hiểu biết trọn vẹn.
Phần mềm OKRs nổi bật với đặc điểm cho phép thiết lập và tạo chu kỳ mục tiêu chiến lược phù hợp, quản lý mục tiêu cá nhân, doanh nghiệp và liên kết chặt chẽ đồng thời đánh giá & thúc đẩy hiệu suất từng cá nhân, phòng ban, công ty.
SlimCRM là phần mềm quản lý tinh gọn đặc biệt phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ. Chắt lọc điểm nổi trội của các phần mềm trong và ngoài nước với tính năng hiện đại nhưng vừa đủ đơn giản:
- Không gian làm việc số online toàn diện nhất
- Tăng hiệu suất làm việc nhóm và cá nhân
- Giám sát và quản lý dòng tiền theo thời gian thực
- Cải thiện tự động hóa doanh nghiệp
Dùng thử SlimCRM - phần mềm quản trị mục tiêu OKR tại đây.
