Mục tiêu và Kết quả then chốt (OKRs) là một khuôn khổ tuyệt vời để doanh nghiệp thiết lập những mục tiêu đầy tham vọng, linh hoạt và có thể theo dõi được. Các công ty có thể hợp lý hóa việc triển khai phương pháp này thông qua các công cụ phần mềm OKR.
Vậy tại sao phải sử dụng phần mềm OKR thay vì quản lý thủ công? Các bước để ứng dụng OKR thành công tại doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Nội dung bài viết
Phần mềm OKR là gì?
Phần mềm OKR là công cụ giúp tổ chức của bạn triển khai, quản lý và cập nhật OKR ở cấp độ công ty, nhóm và cá nhân. Giải pháp này cho phép tổ chức của bạn thiết lập OKR, điều chỉnh các nỗ lực và đảm bảo tính minh bạch trong suốt chu trình OKR.
Việc áp dụng OKR cho doanh nghiệp ở mọi quy mô trở nên đơn giản, dễ hiểu và hạn chế rắc rối hơn nhờ có phần mềm OKR. Chúng thay thế toàn bộ các công cụ làm việc rời rạc khác như nhắn tin nhanh, quản lý mục tiêu hoặc các công cụ dùng để nhận xét, đánh giá tiến độ thực hiện khác.
Xem thêm: OKR là gì? Hướng dẫn thiết lập mục tiêu OKR trong doanh nghiệp
Ứng dụng OKR mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn OKR để thay thế cho KPI. Sẽ không thể tìm được những lợi ích tuyệt vời này ở bất kỳ phương pháp quản trị nào ngoài OKR. Dưới đây là 4 “siêu quyền lực” mà John Doerr - người áp dụng OKR thành công cho Google đã nhận định:
Tập trung nguồn lực và cam kết thực hiện mục tiêu ưu tiên
Đặc trưng của phương pháp quản trị mục tiêu OKR đó là tính tập trung, cam kết và ưu tiên. Mỗi cá nhân luôn biết mình phải làm gì và không bị mất phương hướng hay xao nhãng vào các công việc không cần thiết để hoàn thành mục tiêu đề ra.
Liên kết mục tiêu và công việc của các nhóm
OKR mang đến sự liên kết giữa từng cá nhân tới phòng ban và tổ chức. Nghĩa là tất cả đều biết mình và người khác đang làm gì và tại sao. Mỗi người đều có thể hỗ trợ công việc cho nhau, tác động đến nhau để tạo ra kết quả. Điều này khác hẳn với cách làm việc truyền thống ít có sự chia sẻ ở các doanh nghiệp hiện nay.
Theo dõi liên tục để thúc đẩy trách nhiệm
Quản trị mục tiêu OKR đặc biệt không gắn với thưởng phạt. Mà chỉ có theo dõi liên tục hàng ngày để kịp thời ghi nhận điều tích cực và phản hồi giải quyết các khó khăn đang tồn tại. Theo cách làm này, đội ngũ sẽ rất khó để công việc bị rơi vào trạng thái ách tắc
Mở rộng giới hạn mục tiêu để đột phá
Thông thường các công ty áp dụng KPIs sẽ có chính sách phạt khi không đạt, khiến cho người làm luôn ở trạng thái thấp thỏm. Cho dù đã đạt được KPI thì chu kỳ sau cũng không dám đặt mục tiêu cao hơn vì sợ phạt. Trong khi đó, OKR sẽ thách thức bản thân mỗi người vượt ra vùng an toàn, đạt đến các giới hạn mà bản thân chưa từng nghĩ tới.
Xem thêm: So sánh OKR và KPI: Đâu là điểm khác biệt giữa 2 phương pháp này?
Phần mềm OKR gồm những tính năng gì?
Với rất nhiều phần mềm theo dõi OKR trên thị trường, bạn có thể thấy khó chọn công cụ OKR phù hợp cho tổ chức của mình. Tuy nhiên, có một số tính năng cơ bản mà tất cả các công cụ quản lý OKR nên cung cấp để mang lại kết quả tốt nhất.
Những phần mềm quản lý công việc hàng ngày để đảm bảo thống nhất mục tiêu tổng thể của nhóm hay công ty chưa thực sự đạt chuẩn về nghiệp vụ OKR. Phần mềm OKR quản lý mục tiêu vượt xa các phần mềm quản lý công việc thông thường bởi sở hữu các tính năng sau:
- Thiết lập, phân loại, quản lý các mục tiêu trực quan
- Cho phép mọi người cùng truy cập và đóng góp vào mục tiêu chung, minh bạch trong toàn doanh nghiệp
- Tính năng không thể thiếu: Check-in, CFRs (Conversations - Feedback - Recognition)
- Theo dõi, đo lường và báo cáo tiến độ cũng như hiệu suất thực hiện mục tiêu
Tại sao nên dùng phần mềm OKR thay vì quản lý thủ công?
Bạn muốn theo dõi các mục tiêu của doanh nghiệp mình theo hàng tuần, hàng tháng, hàng năm? Bạn muốn mọi nhân viên cùng tập trung và gắn hiệu suất với một mục tiêu duy nhất?
Việc quản lý mục tiêu OKR bằng cách làm thủ công là hoàn toàn có thể, như Google cũng đã từng thực hiện. Tuy nhiên, việc nhập, quản lý và liên kết trên các bảng tính mẫu OKR sẽ tương đối mất thời gian và khó theo dõi. Liệu bạn có muốn nguồn lực có hạn của mình phải xử lý thêm công việc chồng chất này không?
Khi đó, chọn mua một phần mềm OKR là lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Nghiệp vụ OKR được đáp ứng hoàn hảo mà lại giải quyết được các vấn đề khi xử lý thủ công. Đặc biệt, nên ưu tiên sử dụng các phần mềm OKR Việt Nam để tránh được rào cản về ngôn ngữ, mức chi phí cũng hợp lý hơn.
Các bước triển khai OKR thành công tại doanh nghiệp
Ở quy mô startup và doanh nghiệp nhỏ, triển khai OKR có nhiều điểm thuận lợi hơn khi bộ máy vận hành tinh gọn, nguồn nhân lực số lượng ít cùng điểm cộng khi có thể đào tạo trực tiếp.
Trước tiên, bạn cần xác định được tầm nhìn và sứ mệnh, tiếp theo cần xác định mục tiêu giai đoạn này của doanh nghiệp là gì để tập trung vào đó. Các bước triển khai cụ thể sẽ bao gồm 4 bước như sau:
4 bước triển khai OKR tại doanh nghiệp
Bước 1: Đào tạo nội bộ
Giai đoạn này, lãnh đạo doanh nghiệp (master OKR) sẽ là người truyền cảm, đưa lý thuyết vào nội bộ nhân sự. Để cho tất cả đội ngũ thấm nhuần nhận thức về phần mềm quản lý OKR và biết được cách viết OKR đúng.
Tham khảo hướng dẫn cách viết OKR theo chuẩn Google chi tiết nhất
Cần đảm bảo nhân sự đồng lòng triển khai OKR. Vì mỗi người là một mắt xích thành công trong doanh nghiệp, nếu có ai đó đi lệch hướng chắc chắn sẽ gây ra ảnh hưởng chung.
Bước 2: Xây dựng OKRs
- Bắt đầu từ việc lựa chọn các ưu tiên
- Sắp xếp các mục tiêu theo 4 phối cảnh BSC: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, học tập và phát triển
- Quá trình thiết lập OKRs là 2 chiều đồng thời từ dưới lên và từ trên xuống.
Giai đoạn này, ban lãnh đạo sẽ thống nhất Mục tiêu và Kết quả then chốt cấp công ty rồi phổ biến với toàn đội ngũ nhân sự.
Dựa trên đó, các cá nhân, phòng ban thiết lập OKR của mình và đưa lên phần mềm quản lý OKRs. Quá trình thiết lập này phải đảm bảo các chiều: công ty áp xuống, dưới áp lên và thảo luận nội bộ thành viên trong nhóm.
Bước 3: Theo dõi liên tục
- Theo dõi kết quả với checkin hàng tuần
- Quản lý công việc liên tục với CFR
Trong OKR, không thể thiếu việc thực hiện check-in và CFRs. Check-in cần trả lời 4 vấn đề: Tiến độ OKR, Mức độ tự tin, Trở ngại gặp phải và Sáng kiến để cải thiện kết quả. Cuộc họp thường được thực hiện 1 tuần/1 lần nhằm mục đích theo dõi đội ngũ luôn đi đúng hướng và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
Bước 4: Đánh giá
- Diễn ra vào cuối chu kỳ
- Đạt: điều chỉnh mở rộng mục tiêu
- Không đạt: Kiểm tra xem đã đủ nỗ lực chưa và thay đổi cách tiếp cận
Chu kỳ OKR điển hình
Phần mềm quản lý OKR dành cho startup và SMEs
Bạn là startup, doanh nghiệp nhỏ muốn triển khai OKR nhưng lại gặp khó khăn về nguồn lực tài chính, nhân sự, muốn tối thiểu thời gian đào tạo?
Các công cụ quản trị mục tiêu nước ngoài dường như khá cồng kềnh đi kèm với khoản chi phí không hề nhỏ. Dù cũng có phiên bản miễn phí nhưng lại giới hạn về mặt người dùng và tính năng. Trong khi đó, các phần mềm OKR của Việt Nam là một lựa chọn tuyệt vời cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:
- Thiết kế theo chuẩn nghiệp vụ OKR
- Tính năng đầy đủ, khả năng tích hợp cao, giao diện tinh gọn, quy trình tối giản
- Hỗ trợ nhanh, đào tạo trực tiếp
- Chi phí hợp lý
Nếu bạn đang sử dụng giải pháp SlimCRM, thì bạn không cần phải tìm kiếm phần mềm OKR hoàn hảo nào khác nữa: nó đã tồn tại ngay trong công cụ mà công ty và đội nhóm của bạn đã quen thuộc.
Tính năng OKRs trong SlimCRM nổi bật với ưu điểm cho phép tạo mục tiêu chiến lược phù hợp theo từng chu kỳ; quản lý và liên kết chặt chẽ mục tiêu cá nhân với phòng ban, công ty. Đồng thời, đánh giá và thúc đẩy hiệu suất từng cá nhân, phòng ban, công ty.
Bạn muốn bắt đầu với OKRs? Dùng thử SlimCRM miễn phí (không giới hạn tính năng) để đưa ra quyết định chính xác nhất.
