Phần mềm Quản lý Tài liệu ISO cho phép doanh nghiệp / tổ chức có thể phân loại và tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả nhất. Không những hỗ trợ lưu trữ các biểu mẫu thường dùng của đơn vị, giải pháp còn hỗ trợ doanh nghiệp tạo ra một quy trình tạo và kiểm duyệt tài liệu theo chuẩn ISO.
Nội dung bài viết
Nhu cầu Quản lý Tài liệu ISO
Thông thường đối với một văn bản đến trong doanh nghiệp, cần trải qua quy trình kiểm soát tài liệu tương đối dài và phức tạp như sau:
- Bước 1: Xác định yêu cầu về soạn thảo, sửa đổi hay hủy bỏ tài liệu, gửi yêu cầu đến bộ phận có trách nhiệm xem xét trước khi trình ký lên giám đốc.
- Bước 2: Xem xét yêu cầu: Nếu phù hợp thì các bên liên quan sẽ bắt đầu soạn thảo, cung cấp và thực hiện sửa đổi.
- Bước 3: Soạn thảo, sửa đổi: Người có trách nhiệm thu thập thông tin và phối hợp với các phòng ban để soạn thảo tài liệu phù hợp.
- Bước 4: Xem xét và phê duyệt: Bộ phận có trách nhiệm sẽ xem xét tài liệu, nếu phù hợp gửi lên giám đốc phê duyệt.
- Bước 5: Ban hành, lưu trữ: Bộ phận có trách nhiệm tiến hành cập nhật tài liệu lên mạng nội bộ của công ty và có thông báo bằng văn bản tới các bộ phận. Cuối cùng, lưu tài liệu vào cùng các tài liệu nội bộ của công ty.
- Bước 6: Áp dụng và kiểm soát tài liêu: Các cá nhân nhận tài liệu có trách nhiệm đọc nội dung tài liệu và áp dụng đúng. Các trưởng bộ phận giám sát việc thực hiện tài liệu.
Có thể thấy quy trình quản lý tài liệu như trên tương đối tốn nhiều thời gian, công sức, chi phí giấy tờ, lưu trữ đồng thời hạn chế về việc tra cứu, lấy bản sao. Đặc biệt, trong các công ty, tập đoàn lớn, việc ban hành tài liệu phải trải qua nhiều phòng ban phê duyệt. Vì mọi thao tác đều được thực hiện thủ công và trên giấy. Bởi vậy, một phần mềm để tự động hóa và rút gọn bớt quy trình, tiết kiệm thời gian và dễ dàng quản lý, tìm kiếm lại tài liệu là rất cần thiết.
Chức năng chính
- Đúng theo tiêu chuẩn Quy trình Ban hành tài liệu ISO
- Tự động chuyển đổi file văn bản (Excel, Word, PowerPoint) thành PDF
- Bảo mật thông tin, hạn chế download tài liệu
- Xem tài liệu online không cần cài đặt thêm bất kỳ phần mềm nào.
- Truy cập phần mềm mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị chỉ cần có Internet
- Tách biệt giao diện bộ phận sử dụng tài liệu ISO và bộ phận quản lý tài liệu ISO
- Thống kê số lần xem tài liệu, số lần download tài liệu tức thì
- Phân quyền truy cập tài liệu theo chức vụ, phòng ban
- Phần mềm dễ dàng sử dụng (nhiều trình độ khác nhau)
- Góp ý xây dựng Tài liệu trong quá trình sử dụng
- Báo cáo thống kê Tài liệu, hiệu suất của Nhân viên phòng ISO
Vì sao chọn giải pháp Vtranet ?
- Tính năng chuyên nghiệp với sự tham khảo từ các phần mềm nổi tiếng của nước ngoài cộng với kinh nghiệm triển khai trực tiếp cho các doanh nghiệp Việt Nam.
- Chi phí hợp lý, vừa túi tiền với nhiều phương án triển khai.
- Phần mềm Quản lý Tài liệu lưu trữ được phát triển bởi công ty phần mềm Vinno thành lập năm 2004 với kinh nghiệm triển khai phần mềm cho hơn 1000 khách hàng.
- Hoạt động trên cả hai môi trường mạng LAN và INTERNET.
- Quản trị linh hoạt - có thể mở rộng quy mô và thích nghi với sự thay đổi của doanh nghiệp theo từng giai đoạn và thời điểm.
- Dịch vụ hỗ trợ và bảo hành chuyên nghiệp 24/7.
Video giới thiệu phần mềm Quản lý Tài liệu ISO
Liên hệ tư vấn
- Gửi yêu cầu tư vấn online: [ BẤM VÀO ĐÂY ]
- Hotline tư vấn: 0988.140.968 / 091.2608.723
