Phần mềm Quản lý Công văn - Vtranet

Bạn đang ở đây

Phần mềm Quản lý Công văn

28/09/21 Lượt xem: 333

Phần mềm Quản lý công văn, tài liệu cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý công văn đến, công văn đi, quản lý công văn nội bộ giúp tiết kiệm tối đa thời gian và công sức xử lý văn bản, công văn cho doanh nghiệp. 

Nhu cầu quản lý công văn và tài liệu tại các doanh nghiệp Việt Nam

Công tác văn thư đối với các tổ chức lớn, các đơn vị có nhiều hoạt động trao đổi với khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước, hội viên,.. có số lượng hàng ngày phát sinh là vấn đề rất quan trọng, ảnh hưởng lớn tới uy tín của đơn vị. Công việc này sẽ rất mất thời gian và dễ nhầm lẫn, thiết sót nếu thực hiện bằng thủ công. Bạn hãy thử hình dung công việc đơn giản nhất mỗi ngày của Văn thư phải Photo văn bản và gửi tới từng phòng ban/ cá nhân đồng thời lấy chữ ký xác nhận sẽ mất bao lâu cho mỗi văn bản và mỗi người nhận, chưa kể tới các trục trặc như máy photo, không gặp được người cần giao, các văn bản cần chuyển gấp,..  Vì vậy, phần mềm Quản lý công văn là một giải pháp cần thiết.

Quy trình xử lý công văn - Phần mềm Quản lý Công văn

Quy trình Quản lý Công văn, tài liệu trong doanh nghiệp


    Bên cạnh việc quản lý các công văn đến và lưu trữ nội bộ, doanh nghiệp cũng cần chú tâm đến quản lý văn bản đi. Quá trình xử lý văn bản đi trải qua các bước như sau:

    • Ghi chính xác số và ngày, tháng, năm của văn bản, kiểm tra kỹ thể thức trình bày. 

    Số được ghi theo hệ thống số chung. Nếu phát hiện có sai sót trong thể thức cần báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

    • Đăng ký văn bản đi

    Công văn đi có thể được đăng ký bằng sổ hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính

    • Nhân bản công văn, đóng dấu cơ quan và đóng dấu chỉ mức độ khẩn

    Nhân bản theo đúng số lượng xác định ở phần nơi nhận. Đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo. 

    • Hoàn thiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

    Làm bì và tiến hành chuyển phát văn bản. Theo dõi để tránh tình trạng văn bản thất lạc.

    • Lưu công văn đi

    Mỗi văn bản đi cần lưu hai bản: 1 bản tại Văn thư và 1 bản lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.

    Lợi ích của phần mềm Quản lý tài liệu, công văn


      Phần mềm Quản lý Công văn là một bước Chuyển đổi số của tổ chức dễ thực hiện nhất nhưng đem lại hiệu quả dễ thấy nhất:

      • Phân phối Công văn tức thời tới người đọc (tăng hiệu suất làm việc ít nhất gấp 10 lần)
      • Tiết kiệm chi phí văn phòng (giấy, mực, máy photo, máy in, sổ sách, tủ và diện tích lưu trữ, điều kiện bảo quản) => giảm thiểu ô nhiễm môi trường, góp phần xây dựng lối sống xanh EcoGreen / EcoLife
      • Tra cứu, đọc và phân phối lại Công văn một cách nhanh chóng, bảo mật
      • Hỗ trợ cảnh báo nhắc nhở về Hạn trả lời các Công văn đến => giảm thiểu rủi ro và sai sót đối với Công văn cần trả lời

      Phần mềm quản lý tài liệu, công văn Vtranet

      Phần mềm quản lý tài liệu Vtranet

      Vtranet là một phần mềm tiện ích cho việc quản lý các công văn đi và đến, mang đến một loạt tính năng phong phú với mức giá phải chăng, phù hợp với túi tiền của người dùng. Dưới đây là những lý do bạn nên sử dụng phần mềm Vtranet:

      • Phần mềm Quản lý công văn đi đến nhiều tính năng với chi phí hợp lý, vừa túi tiền.
      • Được phát triển bởi công ty phần mềm Vinno thành lập năm 2004 với kinh nghiệm triển khai phần mềm cho hơn 1000 khách hàng.
      • Hoạt động hoàn toàn trên công nghệ web. Cho phép truy cập từ xa mọi lúc, mọi nơi.
      • Bảo mật, an toàn, đáp ứng các yêu cầu khắt khe nhất của Tổ chức tài chính, Ngân hàng, Cơ quan nhà nước
      • Phần mềm linh hoạt - có thể mở rộng quy mô và thích nghi với sự thay đổi của doanh nghiệp.
      • Dịch vụ hỗ trợ và bảo hành chuyên nghiệp 24/7.

      Chức năng chính của phần mềm quản lý công văn Vtranet:

      • Công văn đến:
        • Thêm mới Công văn và đính kèm file
        • Ghi nhận ý kiến chỉ đạo và phân công của Lãnh đạo
        • Phân phối Công văn đến các tài khoản phòng ban, đơn vị, cá nhân
        • Theo dõi được lịch sử truy cập xem, tải Công văn và trả lời
        • Cảnh báo nhắc nhở đối với các Công văn có yêu cầu trả lời
      • Công văn đi:
        • Cho phép kết nối với Công văn đến (nếu cần)
        • Theo dõi, ghi nhận và và tự động cấp số Công văn
      • Công văn nội bộ
      • Danh bạ
      • Lịch họp của Lãnh đạo
      • Hệ thống Tài liệu sử dụng chung
      • Kết nối đồng bộ xác thực Tài khoản với LDAP, Email 
      • Chặn tải file Công văn và chỉ cho phép xem trực tuyến

      Chức năng chính của phần mềm quản lý tài liệu ISO Vtranet

      Giao diện phần mềm quản lý tài liệu ISO Vtranet

      Phần mềm quản lý văn bản Doceye

      Đây là một phần mềm miễn phí dành cho việc quản lý tài liệu và hồ sơ, đáp ứng đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao, đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm này trong quá trình quản lý hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng cường hiệu suất và hiệu quả làm việc.

      Phần mềm quản lý văn bản Doceye

      Các tính năng đáng chú ý:

      Phần mềm quản lý tài liệu online CloudOffice

      CloudOffice là một phần mềm chuyên nghiệp hàng đầu hiện nay cho việc quản lý văn bản điện tử. CloudOffice được thiết kế một cách khoa học và tích hợp các tính năng như chia sẻ thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ chức năng theo dõi và xử lý văn bản, cũng như quản lý công việc từ xa thông qua mạng Internet.

      Phần mềm quản lý tài liệu CloudOffice

      Với CloudOffice, người dùng có thể cập nhật và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trên phần mềm mà chỉ cần kết nối internet. Hơn nữa, CloudOffice còn được đánh giá cao với một số tính năng tuyệt vời khác như:

      Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Lạc Việt DMS

      Phần mềm quản lý văn bản miễn phí của Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt, gọi là Lạc Việt DMS (Document Management System), là một giải pháp phần mềm nhằm hỗ trợ các tổ chức, đơn vị và doanh nghiệp trong việc quản lý tài liệu hiệu quả, đồng thời tăng cường năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro về bảo mật thông tin. Với Lạc Việt DMS, người dùng có thể quản lý tài liệu một cách thuận tiện, tìm kiếm nhanh chóng, chia sẻ an toàn và đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau.

      Các tính năng nổi bật của Lạc Việt DMS bao gồm:

      Phần mềm quản lý văn bản EFY

      EFY là một phần mềm hỗ trợ công tác điều hành và xử lý văn bản đến, văn bản đi và hồ sơ công việc trong các cơ quan và tổ chức. Đặc biệt, EFY cung cấp khả năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc số hóa công tác quản lý văn bản, quy trình truy xuất và lưu trữ thông tin một cách hiệu quả.

      Ngoài ra, EFY còn được trang bị các tính năng đáng chú ý như sau:

      Ứng dung phần mềm quản lý văn bản nội bộ Faceworks

      Faceworks là một phần mềm quản lý công văn được biết đến rộng rãi trong cộng đồng doanh nghiệp. Với tính năng tiên tiến và khả năng sử dụng dễ dàng, phần mềm này mang lại sự nhanh chóng, chính xác và hiệu quả trong việc quản lý hồ sơ.

      Phần mềm quản lý văn bản Faceworks

      Các đặc điểm nổi bật của phần mềm bao gồm:

      Phần mềm quản lý văn bản C-Office

      C-Office, một ứng dụng phần mềm được CMCTS phát triển, tập trung vào quản lý văn bản và điều hành bảo mật. Hệ thống này đáp ứng đặc biệt về bảo mật thông tin. C-Office mang lại sự an toàn và tiện lợi trong việc quản lý và lưu trữ văn bản cho doanh nghiệp, đồng thời bảo vệ thông tin quan trọng khỏi các mối đe dọa an ninh mạng và lỗi phát sinh trong quá trình quản lý.

      C-Office có những điểm đáng chú ý sau:

      Phần mềm quản lý tài liệu XaitPorter

      XaitPorter là một phần mềm quản lý tài liệu đám mây dành cho doanh nghiệp, với mục tiêu hỗ trợ quản lý dự án và tài liệu. Nó cho phép nhiều người cùng làm việc trên cùng một tài liệu một cách dễ dàng. XaitPorter tích hợp nhiều tính năng như tạo, quản lý, chỉnh sửa, đồng bộ hóa và chia sẻ tài liệu. Ngoài ra, phần mềm này cũng hỗ trợ tùy chỉnh và tích hợp với các công cụ khác như Microsoft Word và Excel.

      Phần mềm quản lý tài liệu XaitPorter

      XaitPorter có những điểm nổi bật sau:

      Phần mềm quản lý văn bản Templafy

      Templafy là một phần mềm quản lý văn bản điện tử được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tạo, quản lý và phân phối nội dung một cách hiệu quả và thuận tiện. Nó giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm và chỉnh sửa tài liệu, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp và đồng bộ hóa nội dung của doanh nghiệp.

      Templafy có những đặc điểm nổi bật sau:

      Phần mềm quản lý văn bản giaduynguyen.com

      Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để quản lý văn bản và công văn trong doanh nghiệp, giaduynguyen.com có thể là một nguồn tham khảo hữu ích. Phần mềm quản lý văn bản điện tử này không chỉ đơn thuần là một công cụ lưu trữ văn bản, mà còn hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý các loại công văn khác nhau.

      Sử dụng giaduynguyen.com, doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí. Đồng thời, phần mềm cũng cung cấp khả năng trao đổi thông tin nhanh chóng và kịp thời giữa các bộ phận và phòng ban.

      Người dùng đánh giá cao giaduynguyen.com vì giao diện được sử dụng bằng tiếng Việt và khả năng thống kê số liệu nhanh chóng. Bên cạnh đó, việc phân loại dữ liệu miễn phí cũng là một điểm cộng giúp các công ty tiết kiệm chi phí.

      Liên hệ tư vấn


      • Gửi yêu cầu tư vấn online: [ BẤM VÀO ĐÂY ]
      • Hotline tư vấn: 0988.140.968 / 091.2608.723

      Thông tin khác

      Bình luận