Phần mềm Quản lý Công văn

Phần mềm Quản lý công văn cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý công văn đến, công văn đi, quản lý công văn nội bộ giúp tiết kiệm tối đa thời gian và công sức xử lý văn bản, công văn cho doanh nghiệp. 

Nhu cầu quản lý công văn tại các doanh nghiệp Việt Nam

Công tác văn thư đối với các tổ chức lớn, các đơn vị có nhiều hoạt động trao đổi với khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước, hội viên,.. có số lượng hàng ngày phát sinh là vấn đề rất quan trọng, ảnh hưởng lớn tới uy tín của đơn vị. Công việc này sẽ rất mất thời gian và dễ nhầm lẫn, thiết sót nếu thực hiện bằng thủ công. Bạn hãy thử hình dung công việc đơn giản nhất mỗi ngày của Văn thư phải Photo văn bản và gửi tới từng phòng ban/ cá nhân đồng thời lấy chữ ký xác nhận sẽ mất bao lâu cho mỗi văn bản và mỗi người nhận, chưa kể tới các trục trặc như máy photo, không gặp được người cần giao, các văn bản cần chuyển gấp,..  Vì vậy, phần mềm Quản lý công văn là một giải pháp cần thiết.

Quy trình Quản lý Công văn trong doanh nghiệp

Bên cạnh việc quản lý các công văn đến và lưu trữ nội bộ, doanh nghiệp cũng cần chú tâm đến quản lý văn bản đi. Quá trình xử lý văn bản đi trải qua các bước như sau:

• Ghi chính xác số và ngày, tháng, năm của văn bản, kiểm tra kỹ thể thức trình bày. 

Số được ghi theo hệ thống số chung. Nếu phát hiện có sai sót trong thể thức cần báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

• Đăng ký văn bản đi

Công văn đi có thể được đăng ký bằng sổ hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính

• Nhân bản công văn, đóng dấu cơ quan và đóng dấu chỉ mức độ khẩn

Nhân bản theo đúng số lượng xác định ở phần nơi nhận. Đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo. 

• Hoàn thiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Làm bì và tiến hành chuyển phát văn bản. Theo dõi để tránh tình trạng văn bản thất lạc.

• Lưu công văn đi

Mỗi văn bản đi cần lưu hai bản: 1 bản tại Văn thư và 1 bản lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.

Lợi ích của phần mềm Quản lý Công văn

Phần mềm Quản lý Công văn là một bước Chuyển đổi số của tổ chức dễ thực hiện nhất nhưng đem lại hiệu quả dễ thấy nhất:

• Phân phối Công văn tức thời tới người đọc (tăng hiệu suất làm việc ít nhất gấp 10 lần)
• Tiết kiệm chi phí văn phòng (giấy, mực, máy photo, máy in, sổ sách, tủ và diện tích lưu trữ, điều kiện bảo quản) => giảm thiểu ô nhiễm môi trường, góp phần xây dựng lối sống xanh EcoGreen / EcoLife
• Tra cứu, đọc và phân phối lại Công văn một cách nhanh chóng, bảo mật
• Hỗ trợ cảnh báo nhắc nhở về Hạn trả lời các Công văn đến => giảm thiểu rủi ro và sai sót đối với Công văn cần trả lời

Vì sao chọn giải pháp Vtranet ?

• Phần mềm Quản lý công văn đi đến nhiều tính năng với chi phí hợp lý, vừa túi tiền.
• Được phát triển bởi công ty phần mềm Vinno thành lập năm 2004 với kinh nghiệm triển khai phần mềm cho hơn 1000 khách hàng.
• Hoạt động hoàn toàn trên công nghệ web. Cho phép truy cập từ xa mọi lúc, mọi nơi.
• Bảo mật, an toàn, đáp ứng các yêu cầu khắt khe nhất của Tổ chức tài chính, Ngân hàng, Cơ quan nhà nước
• Phần mềm linh hoạt - có thể mở rộng quy mô và thích nghi với sự thay đổi của doanh nghiệp.
• Dịch vụ hỗ trợ và bảo hành chuyên nghiệp 24/7.

Chức năng chính phần mềm Quản lý Công văn

• Công văn đến:
  • Thêm mới Công văn và đính kèm file
  • Ghi nhận ý kiến chỉ đạo và phân công của Lãnh đạo
  • Phân phối Công văn đến các tài khoản phòng ban, đơn vị, cá nhân
  • Theo dõi được lịch sử truy cập xem, tải Công văn và trả lời
  • Cảnh báo nhắc nhở đối với các Công văn có yêu cầu trả lời
• Công văn đi:
  • Cho phép kết nối với Công văn đến (nếu cần)
  • Theo dõi, ghi nhận và và tự động cấp số Công văn
• Công văn nội bộ
• Danh bạ
• Lịch họp của Lãnh đạo
• Hệ thống Tài liệu sử dụng chung
• Kết nối đồng bộ xác thực Tài khoản với LDAP, Email 
• Chặn tải file Công văn và chỉ cho phép xem trực tuyến

Liên hệ tư vấn

• Gửi yêu cầu tư vấn online: [ BẤM VÀO ĐÂY ]
• Hotline tư vấn: 0988.140.968 / 091.2608.723