Top 5 phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Khi mà xu hướng chuyển đổi số đang phát triển mạnh mẽ, ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc để tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu suất. Bài viết này sẽ giới thiệu top 5 phần mềm quản lý công việc tốt nhất 2023 kèm hướng dẫn quy trình chi tiết để các doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất.

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là công cụ hỗ trợ lên kế hoạch, theo dõi, tổ chức và đánh giá các nhiệm vụ, dự án. Từ đó, cải thiện hiệu suất cá nhân, nhóm và cả doanh nghiệp nói chung. 

Phần mềm không chỉ cung cấp một danh sách việc làm đơn giản. Các công cụ quản lý tác vụ cho phép các cá nhân, các nhóm cộng tác kỹ thuật số với nhau bằng cách tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân công nhiệm vụ cho nhau. 

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc

Cho dù bạn sử dụng hệ thống quản lý tác vụ với tư cách cá nhân hay một phần của nhóm, sẽ có rất nhiều lợi ích cho quy trình làm việc hàng ngày của bạn. 3 trong số những lợi ích hàng đầu là: 

Chuẩn hóa quy trình làm việc hợp lý

Phần mềm quản lý tác vụ giúp các cá nhân và nhóm ghi lại, chỉ định và sắp xếp quy trình của một công việc nhất định. Điều này có lợi vì cuối cùng nó tiết lộ những điểm dư thừa, không hiệu quả và những điểm nghẽn cần khắc phục. 

Cải thiện năng suất

Phần mềm quản lý công việc nhóm giúp giảm thời gian nhân viên phải dành để sàng lọc thông tin và sắp xếp công việc. Nó cũng hỗ trợ người dùng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ, hoàn thành các trách nhiệm quan trọng trước Khi ấy, phần mềm có thể cải thiện đáng kể năng suất của nhóm.

Hợp tác hiệu quả hơn

Khi có một nhiệm vụ mới hay một hạn hoàn thành mới cho dự án đang thực hiện, việc thông báo cho từng thành viên trong nhóm sẽ rất tốn thời gian. Phần mềm quản lý công việc cung cấp một nền tảng chung cho mọi người để cải thiện giao tiếp và đảm bảo mọi người đều biết mình chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ nào và khi nào họ cần hoàn thành chúng.

Các phần mềm quản lý công việc hàng đầu cho doanh nghiệp Việt

Dưới đây là những giới thiệu tổng quan về top phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho doanh nghiệp Việt Nam. Thứ tự đưa ra là ngẫu nhiên và không phản ánh xếp hạng.

Asana

Asana có ưu điểm về tính dễ sử dụng và giao diện trực quan với bảng Kanban. Tuy đơn giản nhưng nó vẫn có đầy đủ các tính năng thiết yếu của phần mềm quản lý công việc. Phần mềm cung cấp nhiều chế độ xem dự án: bảng kanban, danh sách, lịch, thứ tự công việc và tiến trình. 

Anasa có cả giao diện trên máy tính và di động, song ứng dụng trên di động chưa thực sự tốt như phần mềm quản lý công việc trên máy tính. Ngoài ra, giá phần mềm Asana bắt đầu từ 225.000đ/người dùng/tháng.

SlimCRM - phần mềm quản lý công việc toàn diện đến từ Việt Nam

SlimCRM là một phần mềm quản lý doanh nghiệp tinh gọn tích hợp chức năng quản lý công việc được sản xuất bởi công ty công nghệ Vinno với hơn 12 năm kinh nghiệm cung cấp cho hơn 3000 doanh nghiệp. Sở hữu giao diện đơn giản, có thể bắt đầu sử dụng mà không cần đào tạo nhưng SlimCRM không hề thua kém các phần mềm nước ngoài về mặt chức năng:

• Tự động hóa các thao tác thủ công hằng ngày như soạn email, lập báo cáo,...
• Phần mềm quản lý công việc SlimCRM hỗ trợ giao việc, phân công, đặt deadline, mức độ ưu tiên, cập nhật tiến độ theo thời gian thực.

• SlimCRM quản lý dự án theo chuẩn PMI, cho phép sử dụng cả biểu đồ Gantt và bảng Kanban để theo dõi dự án. Cả nhóm có thể cùng thiết lập dự án chi tiết, upload file công việc và nhận xét trực tiếp.
• Tính năng OKRs giúp theo dõi và đánh giá việc thực hiện mục tiêu trong mỗi chu kỳ.
• Phần mềm CRM này có thể tích hợp với hàng ngàn ứng dụng nổi tiếng thông qua Zapier.
• Kho Wiki nội bộ: Lưu trữ và chia sẻ tri thức trong công ty một cách dễ dàng và khoa học.
• Không chỉ dừng lại ở công việc, các nhóm tính năng Khách hàng, Tài chính, Tuyển dụng kết hợp trên cùng một nền tảng sẽ giúp quản trị toàn diện doanh nghiệp.
• Đặc biệt, bạn có thể sở hữu một phần mềm quản lý công việc với đầy đủ tính năng trên chỉ với từ 200.000VNĐ/tháng.

Nhược điểm duy nhất của SlimCRM là do tính chất tinh gọn, phần mềm này sẽ không phù hợp với doanh nghiệp lớn trên 250 nhân sự với nhu cầu quá chuyên sâu.

Trello

Đây là phần mềm quản lý công việc với giao diện tương đối đơn giản và dễ sử dụng. Quản lý nhiệm vụ kiểu Kanban với thao tác kéo, thả quen thuộc giúp cả nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.

Với Trello, nhóm làm việc dễ dàng nhận xét, chia sẻ tài liệu và giao việc. Mỗi người dùng có thể tùy chỉnh thông báo qua email và màn hình của họ. Tuy nhiên, Trello có điểm yếu là không có tính năng báo cáo và phân tích độc lập. Người quản lý khó có thể đánh giá tình hình hiệu quả hoạt động của nhóm qua Trello. Giá phần mềm Trello bắt đầu từ 116.000đ/người dùng/tháng.

Monday

Phần mềm đáp ứng từ nhu cầu quản lý công việc cá nhân hàng ngày cho đến doanh nghiệp với đầy đủ tính năng cơ bản như cộng tác, xem dòng thời gian, xem lịch, theo dõi tiến độ. Bạn có được cái nhìn tổng quan đến chi tiết thời gian thực hiện từng nhiệm vụ, toàn bộ tiến trình của dự án đến từng phút.

Monday cung cấp nhiều mẫu giao diện có thể tùy chỉnh. Tuy nhiên, phần mềm hạn chế khá nhiều tính năng cơ bản ở các gói thấp như biểu đồ Gantt, tự động hóa và khả năng tích hợp. Giá phần mềm Monday bắt đầu từ 186.000đ/người dùng/tháng.

Microsoft Planner 

Hay được gọi là Microsoft Project. Phần mềm này được xây dựng cho các nhóm và các nhà quản lý có kinh nghiệm để nâng tầm quy trình của họ. Với các doanh nghiệp nhỏ, cũng không có nhiều thời gian và chi phí cho đào tạo thì đây không phải là sự lựa chọn thích hợp.

Microsoft Planner cho phép bạn quản lý các dự án theo bất kỳ cách nào mà bạn thấy phù hợp - Scrum/Agile, Kanban, Workflow, Waterfall,... Phần mềm hỗ trợ nhiều cho tác vụ báo cáo và quản lý nhân lực. Tuy nhiên, khả năng giao tiếp trong ứng dụng kém và bạn chỉ có thể tích hợp với các phần mềm nhà Microsoft.

5 bước lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ

Lưu ý rằng, bạn không cần phải chọn phần mềm quản lý công việc tiên tiến nhất trên thị trường. Hãy đảm bảo rằng bạn đang chọn một nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu cũng như ngân sách và các ưu tiên của doanh nghiệp bạn.

5 bước dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý công việc:

Bước 1: Hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp

Để tìm ra được phần mềm tốt nhất, doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu và nghĩ đến “nỗi đau” mà doanh nghiệp muốn phần mềm quản lý giải quyết. Xem xét báo cáo hàng năm và xem xét các mục tiêu mà bạn đã đặt ra cho công ty của mình. Sau đó, hãy nghĩ đến các công cụ mà doanh nghiệp cần để đạt được mục tiêu đó. 

Bước 2: Thu thập thông tin từ các nhóm và các phòng ban khác nhau

Việc thu thập các feedback từ tất cả những người dùng tiềm năng trong doanh nghiệp bạn là điều cần thiết để mang lại lợi ích cho cả nhóm. 

Bước 3: Lập danh sách những tính năng cần thiết cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể lập ra hai danh sách: 

• Các tính năng must-have (bắt buộc phải có): Danh sách này bao gồm các tính năng thiết yếu của một phần mềm quản lý công việc, định ra sự khác biệt giữa triển khai phần mềm thành công và không thành công.
• Các tính năng nice-to-have (khá tốt nếu có): Danh sách này bao gồm các tính năng hữu ích nên có trong giải pháp phần mềm quản lý công việc, nhưng nếu thiếu đi các tính năng này cũng không gây cản trở khả năng đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.

Bước 4: Nghiên cứu nhà cung cấp phần mềm quản lý công việc tốt nhất theo nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp

Thực hiện tiếp cận theo 3 hướng sau sẽ thu hẹp các lựa chọn của bạn và quyết định nên thử cái nào: giới thiệu truyền miệng, đọc các tạp chí và website thương mại, đọc các review từ người dùng.

Hầu hết các phần mềm quản lý công việc đều cung cấp bản dùng thử phần mềm quản lý công việc miễn phí để các khách hàng tiềm năng có thể trải nghiệm trước khi mua. Yêu cầu 1-2 thành viên của mỗi bộ phận tham gia dùng thử và doanh nghiệp có thể thu thập những phản hồi toàn diện từ những người dùng cuối. 

Bước 5: Quyết định lựa chọn và triển khai

Bước cuối cùng này cũng không kém phần quan trọng. Việc thiết lập phần mềm, tích hợp nó với các ứng dụng khác và tổ chức đào tạo chung đều cần sự cẩn trọng để đảm bảo áp dụng công nghệ thành công trong doanh nghiệp.

Giao diện SlimCRM - phần mềm quản lý công việc hàng đầu cho doanh nghiệp nhỏ

Lời kết

Nhờ các phần mềm quản lý công việc, giờ đây các doanh nghiệp có thể tự động hóa tập trung thay vì vận hành thủ công với nhiều file rời rạc. Hy vọng những chia sẻ về top phần mềm quản lý công việc cũng như hướng dẫn lựa chọn phần mềm trên đây sẽ hữu ích cho doanh nghiệp bạn.