Công ty Thép Tín Phát vừa đưa vào sử dụng phần mềm quản lý Hợp đồng xuất nhập khẩu do Vinno phát triển, nhằm thay thế cách quản lý bằng Excel và tối ưu việc theo dõi hợp đồng, chi phí và lô hàng cho nhiều công ty con cùng lúc. Giải pháp được thiết kế dễ dùng, tùy chỉnh theo mô hình của Tín Phát và đáp ứng tốt yêu cầu mở rộng trong tương lai, với chi phí đầu tư dưới 200 triệu nhưng vẫn sẵn sàng tích hợp hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán khi doanh nghiệp cần.
Nội dung bài viết
Giới thiệu triển khai phần mềm quản lý Hợp đồng XNK tại Thép Tín Phát
Thép Tín Phát vừa triển khai phần mềm quản lý Hợp đồng xuất nhập khẩu do Vinno xây dựng, nhằm thay thế cách quản lý hợp đồng và lô hàng bằng Excel vốn dễ sai sót và khó theo dõi. Theo tài liệu hướng dẫn, hệ thống cho phép quản lý đầy đủ hợp đồng mua – hợp đồng bán – chi phí – tạm ứng – lịch giao hàng – chứng từ – công nợ trong cùng một giao diện.
Giải pháp được tùy chỉnh theo đúng mô hình nhiều công ty con của Tín Phát, giúp lãnh đạo xem được cả tình hình chung và chi tiết từng đơn vị. Nhờ đó, doanh nghiệp nắm nhanh tiến độ giao hàng, chi phí phát sinh và tình trạng thanh toán mà không cần tổng hợp thủ công.
Với chi phí đầu tư dưới 200 triệu nhưng vẫn cho phép mở rộng chức năng và tích hợp hóa đơn điện tử hoặc phần mềm kế toán, hệ thống mang lại cách quản lý hợp đồng XNK gọn hơn, chính xác hơn và phù hợp với kế hoạch phát triển dài hạn của Tín Phát.
Lý do Thép Tín Phát lựa chọn giải pháp phần mềm của Vinno
Thép Tín Phát cần một hệ thống giúp quản lý đồng thời nhiều công ty con, theo dõi chính xác hợp đồng mua – bán, chi phí và tình trạng từng lô hàng. Việc dùng Excel trước đây khiến dữ liệu phân tán, khó kiểm soát và mất thời gian tổng hợp.
Phần mềm XNK của Vinno đáp ứng đúng nhu cầu này vì được xây dựng theo mô hình vận hành thực tế: quản lý hợp đồng, lịch giao hàng, tạm ứng, chi phí, vận chuyển và công nợ ngay trong cùng một hệ thống. Các phân hệ này đều được mô tả rõ trong tài liệu hướng dẫn hệ thống của Tín Phát.
Bên cạnh việc dễ sử dụng, giải pháp còn hỗ trợ xem nhanh toàn bộ hoạt động của từng công ty con và toàn hệ thống, giúp lãnh đạo nắm được cả số liệu tổng quan lẫn chi tiết theo từng giao dịch. Đây là yêu cầu quan trọng khi doanh nghiệp có nhiều hợp đồng và lô hàng nhập – xuất liên tục.
Chi phí triển khai dưới 200 triệu nhưng vẫn đảm bảo khả năng mở rộng và tích hợp với hóa đơn điện tử hoặc phần mềm kế toán, giúp Tín Phát yên tâm đầu tư mà không lo thay đổi nền tảng sau này.
Giải pháp phần mềm Vinno triển khai cho Thép Tín Phát
Phần mềm XNK Vinno được xây dựng theo đúng quy trình làm việc của Thép Tín Phát, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động mua – bán – logistics – chi phí trong một hệ thống duy nhất. Theo tài liệu hướng dẫn, hệ thống gồm các phân hệ chính: quản lý hợp đồng mua, hợp đồng bán, khách hàng – nhà cung cấp, chi phí, tạm ứng, giao hàng, chứng từ và theo dõi thanh toán.
Với hợp đồng mua, phần mềm cho phép theo dõi giá, số lượng, tiến độ giao hàng và các chi phí liên quan như vận chuyển, bốc xếp, thuế phí. Với hợp đồng bán, hệ thống ghi nhận giá bán, công nợ và lịch giao cho khách. Tất cả dữ liệu đều liên kết với từng lô hàng, giúp tránh nhầm lẫn và dễ kiểm tra lại khi cần.
Hệ thống cũng hỗ trợ tổng hợp báo cáo nhanh theo từng công ty con hoặc toàn bộ doanh nghiệp, giúp bộ phận quản lý nắm được dòng hàng, chi phí và lợi nhuận của từng hợp đồng ngay lập tức, thay vì phải tổng hợp thủ công như trước.
Giải pháp được thiết kế để dễ sử dụng cho nhân sự hiện tại, đồng thời sẵn sàng mở rộng thêm các phân hệ hoặc tích hợp với hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán và các hệ thống khác của Tín Phát trong tương lai.
Quy trình vận hành thực tế theo tài liệu hướng dẫn
Quy trình phần mềm được Vinno thiết kế dựa đúng cách Thép Tín Phát đang vận hành xuất nhập khẩu, giúp theo dõi hợp đồng và lô hàng mạch lạc từ đầu đến cuối.
1. Quy trình mua hàng (Import)
Theo tài liệu hướng dẫn, quy trình mua được quản lý theo nhiều bước liên tục, gồm: tạo hợp đồng mua, khai báo giá – số lượng, theo dõi lịch giao hàng, cập nhật chi phí (vận chuyển, bốc xếp, thuế, phí…), tạm ứng và thanh toán. Tất cả dữ liệu đều gắn với từng lô hàng để dễ kiểm soát.
2. Quy trình bán hàng (Export / bán nội địa)
Hợp đồng bán được theo dõi tương tự: khai báo điều kiện bán, giá bán, thời điểm giao hàng, công nợ và tiến độ thanh toán. Hệ thống đảm bảo thông tin mua – bán luôn khớp nhau, hạn chế thiếu dữ liệu hoặc sai lệch giữa các bộ phận.
3. Liên kết giữa mua – kho – bán
Các bước nhập hàng, xuất kho, đối chiếu số lượng đều được phần mềm cập nhật theo từng giao dịch. Nhờ vậy, doanh nghiệp luôn biết rõ tồn kho thực tế, lô nào đã nhập, lô nào đã bán và lợi nhuận từng hợp đồng.
4. Theo dõi chi phí và dòng tiền theo từng lô
Mọi chi phí liên quan đến một lô hàng đều được gom vào một nơi: vận chuyển, cước tàu, bốc xếp, phí Hải quan, thanh toán, tạm ứng… Điều này giúp tính giá vốn chính xác và hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn.
Quy trình được số hóa giúp Tín Phát giảm đáng kể thời gian xử lý công việc, hạn chế nhầm lẫn khi cập nhật dữ liệu và theo dõi được toàn bộ dòng hàng – chi phí – công nợ một cách liên tục.
Lợi ích mang lại cho Thép Tín Phát
Việc triển khai phần mềm XNK của Vinno giúp Thép Tín Phát chuyển từ quản lý thủ công sang một hệ thống tập trung, chính xác và dễ theo dõi theo từng công ty con.
1. Kiểm soát chặt chẽ hợp đồng và lô hàng
Mọi hợp đồng mua – bán, lịch giao hàng, chứng từ và chi phí đều nằm trong cùng một hệ thống, giúp hạn chế nhầm lẫn và dễ dàng đối chiếu khi cần.
2. Theo dõi tổng quan và chi tiết từng công ty con
Ban lãnh đạo có thể xem nhanh tình hình của toàn bộ hệ thống hoặc đi sâu vào từng công ty, từng hợp đồng và từng lô hàng chỉ với vài thao tác.
3. Giảm thời gian tổng hợp số liệu
Hệ thống tự cập nhật chi phí, công nợ, tiến độ giao hàng, thay thế quy trình tổng hợp bằng Excel trước đây vốn dễ sai sót và tốn nhiều thời gian.
4. Tính giá vốn và lợi nhuận chính xác hơn
Chi phí được gom theo từng lô hàng, giúp doanh nghiệp biết rõ lô nào hiệu quả, lô nào cần điều chỉnh về giá hoặc chi phí vận chuyển.
5. Sẵn sàng mở rộng – chi phí đầu tư thấp
Với chi phí triển khai dưới 200 triệu nhưng vẫn mở rộng được phân hệ, báo cáo và sẵn sàng tích hợp với hóa đơn điện tử hoặc kế toán, phần mềm giúp Tín Phát tối ưu chi phí mà không lo thay đổi nền tảng về sau.
Kết luận
Phần mềm quản lý Hợp đồng xuất nhập khẩu do Vinno triển khai đã giúp Thép Tín Phát chuẩn hóa toàn bộ quy trình XNK, thay thế hoàn toàn việc quản lý bằng file rời rạc và giảm đáng kể sai sót trong theo dõi hợp đồng, lô hàng và chi phí. Với khả năng quản lý nhiều công ty con, xem nhanh cả tổng quan lẫn chi tiết từng giao dịch, giải pháp mang lại mức độ kiểm soát cao hơn và giúp doanh nghiệp xử lý công việc nhanh, chính xác và nhất quán.
Mức đầu tư dưới 200 triệu nhưng vẫn hỗ trợ mở rộng và tích hợp với hóa đơn điện tử hoặc phần mềm kế toán, giúp Tín Phát yên tâm sử dụng dài hạn mà không lo phát sinh chi phí lớn.
