Email luôn là một trong những công cụ hàng đầu được các doanh nghiệp sử dụng để giao tiếp trực tuyến với khách hàng. Một email hiệu quả chắc hẳn sẽ thu hút và làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Tham khảo ngay những hướng dẫn viết email chuyên nghiệp và các mẫu email gửi khách hàng và đối tác phổ biến hiện nay.
Nội dung bài viết
Hướng dẫn các bước viết một mẫu email gửi khách hàng và đối tác chuẩn
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về một cấu trúc cũng như quy chuẩn của một mẫu email chuyên nghiệp, dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho bạn:
Đặt tiêu đề cho email
Khi gửi email cho đối tác, khách hàng bất cứ đối tượng nào, phần tiêu đề chính là thông tin đầu tiên thông báo cho người nhận biết được nội dung sẽ truyền tải trong mail. Từ đó có thể thu hút người nhận nhìn thấy email của bạn giữa hòm thư của họ. Đồng thời, để họ mở ra thay vì bỏ qua email của bạn.
Khi đặt tiêu đề, lưu ý sử dụng từ ngữ ngắn gọn, dễ hiểu nhằm thông báo một cách tổng quát nhất cho người nhận. Bạn cần tránh nội dung không rõ ràng và tuyệt đối không để trống phần tiêu đề.
>> Đọc thêm: 11 thủ thuật giúp email của bạn tránh xa thư mục spam
Bắt đầu bằng lời chào - lý do viết mail
Lời chào mở đầu email rất quan trọng, bạn cần dựa vào đối tượng nhận email mà chọn cách mở lời chào khác nhau. Để thể hiện sự lịch sự, kính trọng, bạn nên mở đầu bằng Kính gửi. Còn trong trường viết mẫu email gửi khách hàng bằng tiếng anh, bạn có thể dùng “Dear” hay “Hi”.
>> Đọc thêm: 9 mẫu email chào hàng B2B thu hút khách hàng tiềm năng nhất
Viết nội dung chính email
Cần dựa vào mục đích, tính chất công việc để triển khai nội dung sao cho hợp lý. Thông thường, cấu trúc nội dung email cần đủ ba phần: mở, thân và kết.
- Mở đầu thư: Trình bày vấn đề một cách ngắn gọn và cụ thể để người nhận nắm nhanh được nội dung.
- Thân thư: Đề cập đến các vấn đề cụ thể, đưa ra các thông tin muốn truyền tải hay giải pháp cho vấn đề.
- Kết thư: Phần này thường đưa ra đề nghị phản hồi, đóng góp từ người nhận. Cũng có thể đưa vào một số câu hỏi yêu cầu người nhận trả lời,...
Trong trường hợp viết thư phản hồi, bạn có thể vào thẳng vấn đề mà không cần giải thích dài dòng lý do gửi email. Lúc này, email phản hồi của bạn cần chú ý bám vào mục đích viết thư.
>> Đọc thêm: Basho Email - “Vũ khí” bí mật của sales B2B
Không quên chèn ảnh, liên kết và đính kèm tệp
Trong những email công việc, chẳng hạn như mẫu email gửi báo giá cho khách hàng, file đính kèm rất quan trọng. Chúng cần được gắn vào cuối email để người nhận có thể xem, tải xuống và lưu trữ nội dung. Vì vậy, hãy kiểm tra lại đã đúng và đủ các tệp chưa trước khi gửi. Tên file cũng nên được đặt theo đúng nội dung file.
Tạo chữ ký email
Chữ ký trong email là phần không thể thiếu để ghi chú “bạn là ai”, các thông tin liên lạc của bạn. Đồng thời, đây cũng là một yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp. Hãy cài đặt phần chữ kỹ cho tài khoản email của bạn với cấu trúc:
- Lời cảm ơn.
- Họ và tên đầy đủ.
- Vị trí và công ty đang công tác.
- Số điện thoại, địa chỉ email và một số phương thức liên hệ khác như Zalo, skype, whatsapp,… đang sử dụng.
Mẫu email gửi khách hàng và đối tác thường xuyên sử dụng trong doanh nghiệp
Dưới đây là một số email mẫu gửi khách hàng thường được sử dụng trong doanh nghiệp.
Mẫu email gửi lời cảm ơn
Mẫu email gửi khách hàng này cần được gửi cho khách hàng ngay khi họ hoàn tất mua hàng, hoặc trong các dịp kỷ niệm của công ty. Trong email cảm ơn, bạn không cần quá tập trung bán hàng mà có thể chỉ cần coi nó là cơ hội xây dựng hình ảnh và gần gũi hơn với khách hàng. Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ SlimEmail để gửi email hàng loạt cho khách hàng của mình nhé.
>>Đọc thêm: Chia sẻ mẫu kịch bản email bán hàng cực chất (chỉ cần điền vào chỗ trống)
Mẫu email khảo sát khách hàng
Để không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, việc tiến hành khảo sát là rất cần thiết. Đó có thể là khảo sát về nhân khẩu học khách hàng, hay khảo sát đánh giá mức độ hài lòng,... Trong mẫu email gửi khách hàng này, bạn cần đưa vào những câu hỏi cung cấp dữ liệu giá trị cho công ty bạn.
Bạn cần tránh đi thẳng vào bảng câu hỏi trong email mà hãy khéo léo đề cập đến các khảo sát một cách có thu hút và có ích cho công ty bạn. Đừng quên bắt đầu bằng 1 lời cảm ơn để thể hiện sự lịch sự và tôn trọng với họ.
Tham khảo thêm:
1. 16 mẫu email chốt sales kinh điển từ Hubspot!
2. Các bước triển khai Email Marketing với SlimEmail và ChatGPT
Mẫu email gửi khách hàng giải quyết khiếu nại
Sự phàn nàn, khiếu nại của khách hàng không hoàn toàn là một điều xấu, nhưng bạn cần cẩn thận trong xử lý chúng. Bạn hãy xem đây là một bài học để cải thiện chất lượng dịch vụ, sản phẩm, cũng như biến một khách hàng chưa hài lòng thành một khách hàng thân thiết, xây dựng uy tín.
Khi khách hàng đã dành thời gian viết email phản hồi, kể cả đó là khiếu nại, thì bạn cũng nên làm như vậy. Quan trọng là bạn phải luôn giữ thái độ lịch sự, tôn trọng khách hàng. Dưới đây là mẫu email gửi khách hàng để phản hồi khiếu nại:
Xem thêm: Kỹ năng quản lý xung đột với khách hàng trong mọi tình huống
Mẫu email chăm sóc khách hàng
Tất nhiên không phải khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ nào của công ty cũng mong muốn được theo dõi, giữ liên lạc thường xuyên. Tuy nhiên, nếu bạn làm điều này họ sẽ đánh giá cao hơn và tin tưởng hơn. Điều này không chỉ giúp bán hàng mà còn thúc đẩy mối quan hệ khách hàng thêm vững mạnh.
Mẫu email gửi khách hàng này sẽ giúp bạn theo dõi và chăm sóc khách hàng cũ hiệu quả hơn.
Xem thêm: Lập mẫu kế hoạch chăm sóc khách hàng
Mẫu email chào mừng khách hàng
Gửi một email chào mừng mỗi khi một khách hàng đăng ký tư vấn hay thực hiện mua hàng lần đầu tiên. Với lượng dữ liệu khách hàng ngày càng lớn, hãy đảm bảo rằng bạn không bỏ sót việc gửi email cho bất kỳ cá nhân nào.
Việc này giúp khách hàng quen thuộc với thương hiệu và việc cá nhân hóa email sẽ cho khách hàng cảm thấy được tôn trọng, quan tâm. Mẫu thư ngỏ gửi khách hàng này cũng là cơ hội tốt để bạn giới thiệu thêm các thông tin về sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu của họ.
Mẫu email gửi hợp đồng cho khách hàng
Sử dụng mẫu email gửi khách hàng hợp đồng là cách tiện lợi và hiệu quả để chia sẻ thông tin quan trọng với khách hàng và đối tác. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn mang lại tính chuyên nghiệp và dễ dàng để theo dõi tiến trình và điều khoản hợp đồng.
Nếu bạn vẫn chưa rõ cách viết email gửi hợp đồng cho khách hàng thì dưới đây là mẫu email gửi hợp đồng cho đối tác và khách hàng bạn có thể tham khảo.
Mẫu email gửi báo giá cho khách hàng
Viết email gửi báo giá khách hàng có lợi ích quan trọng. Nó cung cấp thông tin chi tiết về giá cả, giúp khách hàng hiểu rõ về chi phí và sự đáng giá. Email cũng tiết kiệm thời gian và thuận tiện cho cả bạn và khách hàng.
Để viết email gửi báo giá, hãy đảm bảo nó chi tiết và rõ ràng, bao gồm tất cả mục hàng/dịch vụ quan trọng. Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và dễ hiểu, tránh các thuật ngữ phức tạp và giải thích rõ ràng các điều khoản hoặc điều kiện đặc biệt.
Để rõ hơn về cách viết email gửi báo giá khách hàng, mời bạn xem mẫu dưới đây:
Lời kết
Trên đây là các mẫu email gửi khách hàng phổ biến trong nhiều trường hợp, hy vọng sẽ giúp ích cho quá trình giao tiếp với khách hàng qua kênh email của bạn chuyên nghiệp hơn. Để quản lý mối quan hệ khách hàng cũng như quản trị toàn doanh nghiệp dễ dàng hơn, các doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng phần mềm SlimCRM tự động hóa nhiều thao tác thủ công, nâng cao năng suất và hiệu quả bán hàng.
