8 lợi ích của phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án có nhiều ưu điểm so với các phương pháp quản lý nhiệm vụ và dự án truyền thống. Bài đăng trên blog này sẽ đề cập đến một số lợi ích chính và cách chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp. Nhưng trước tiên, hãy tìm hiểu một số điều cơ bản:

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án được sử dụng để tổ chức, lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực. Nó hỗ trợ công việc nhóm và cho phép người quản lý dự án theo dõi tiến độ dự án đồng thời xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm. Bên cạnh đó, phần mềm còn tạo điều kiện cho sự hợp tác liền mạch giữa các bên liên quan và cho phép quản lý dự án theo dõi chi phí và thời gian.

Ai có thể hưởng lợi từ phần mềm quản lý dự án?

Phần mềm quản lý dự án có thể mang lại lợi ích cho tất cả các doanh nghiệp, từ những tổ chức khởi nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn. Bất kỳ tổ chức nào cần quản lý và theo dõi nhiều dự án cùng một lúc đều có thể thấy được lợi ích cao nhất của phần mềm quản lý dự án.

Phần mềm quản lý dự án cung cấp một hệ thống tập trung để người quản lý phân công nhiệm vụ, đặt ra thời hạn, theo dõi tiến độ và báo cáo về tiến độ chung của các dự án của họ. Các kỹ sư, nhà thiết kế, nhà nghiên cứu, nhà tiếp thị và các chuyên gia khác trong các ngành sáng tạo cần cộng tác trong các dự án phức tạp cũng có thể hưởng lợi từ phần mềm quản lý dự án vì nó giúp họ luôn ngăn nắp và theo dõi công việc của mình.

Cuối cùng, những người làm việc tự do hoặc những cá nhân làm việc trong các dự án cá nhân có thể được hưởng lợi từ việc sử dụng phần mềm quản lý dự án cá nhân vì nó cho phép họ tổ chức công việc tốt hơn và chia nhỏ nhiệm vụ thành những phần có thể quản lý được.

Đọc thêm:

1. Top 3 Phần mềm Quản lý Dự án Xây dựng tốt nhất cho doanh nghiệp

2. 10 kỹ năng cần thiết của một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp

3. Mẫu kế hoạch lựa chọn nhà thầu chi tiết 2024

8 lợi ích của phần mềm quản lý dự án

Không còn nghi ngờ gì nữa, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều phải xử lý nhiều dự án, kế hoạch, trách nhiệm và nhân viên. Phần mềm quản lý dự án hiệu quả có thể giúp các tổ chức kiểm soát mọi thứ trong khi lập kế hoạch và quản lý dự án.

Dưới đây là một số lợi ích chính của phần mềm quản lý dự án so với cách tiếp cận truyền thống:

1. Cải thiện công việc lập kế hoạch và sắp xếp lịch

Phần mềm quản lý dự án cung cấp những giải pháp toàn diện giúp tối ưu hóa quy trình lập kế hoạch và xếp lịch dự án. Nó cho phép người dùng xác định và theo dõi các nhiệm vụ quan trọng, giao chúng cho từng cá nhân, đặt thời hạn, tạo mốc thời gian và theo dõi tiến độ.

Việc lập kế hoạch dự án có thể được thực hiện riêng lẻ theo cá nhân, cho phép các thành viên trong nhóm cộng tác nhanh hơn và từ xa vì nó tự động hóa việc liên lạc và cập nhật cho mọi người tham gia vào dự án.

Ví dụ: bạn có thể có một kế hoạch phát triển cá nhân mà bạn muốn theo dõi dựa trên các mục tiêu cụ thể hoặc tạo và chia sẻ một mẫu để toàn bộ nhóm của bạn tuân theo để tạo sự liên kết.

Việc sử dụng nền tảng này cho phép tạo ra các báo cáo theo thời gian thực về năng suất và tiến độ để người quản lý dự án có thể đưa ra quyết định kịp thời trong suốt dự án. Nó cũng cho phép các nhóm cùng nhau lập kế hoạch một cách hiệu quả để đạt được kết quả thành công.

Phần mềm quản lý dự án Vtranet

2. Giúp thiết lập các mục tiêu rõ ràng

Phần mềm quản lý dự án giúp các nhóm thiết lập các mục tiêu rõ ràng bằng cách cho phép họ tạo các kế hoạch dự án chi tiết bao gồm mục tiêu, nhiệm vụ, nguồn lực và tiến trình. Việc chia nhỏ một dự án thành các phần nhỏ hơn giúp các thành viên trong nhóm đo lường tiến độ và xác định các khu vực cần cải thiện một cách dễ dàng hơn. Nó cũng có thể cung cấp cập nhật thời gian thực cho tất cả mọi người liên quan đến dự án, giúp mọi người đều hiểu rõ về tình hình.

Phần mềm có thể giúp đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về thời hạn và trách nhiệm công việc, nâng cao trách nhiệm giải trình và ngăn chặn sự trễ hoặc cản trở. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án, các nhóm có thể đảm bảo mục tiêu của mình được vạch ra và đạt được rõ ràng.

3. Cải thiện quản lý tài nguyên

Các công cụ quản lý dự án có thể cung cấp một giải pháp toàn diện để quản lý tài nguyên. Bằng cách sử dụng phần mềm, người quản lý có thể phân công các nguồn lực như thiết bị, nhân sự và vật liệu cho các nhiệm vụ cụ thể và kiểm tra tính khả dụng của chúng một cách nhanh chóng.

Phầm mềm quản lý dự án cũng cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực về cách sử dụng tài nguyên, giúp đảm bảo rằng không có tài nguyên nào bị lãng phí.

Bạn có thể tối ưu hóa chi phí bằng phần mềm lập ngân sách và dự báo, cho phép người quản lý dự án lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. Bằng cách tận dụng quy trình quản lý dự án, các nhóm có thể quản lý tài nguyên của mình tốt hơn và đảm bảo chúng được phân bổ hiệu quả.

4. Theo dõi tiến độ

Một lợi ích khác của phần mềm quản lý dự án tốt là cho phép theo dõi tiến độ một cách thông minh bằng việc cung cấp các mốc thời gian, danh sách nhiệm vụ và báo cáo tiến độ chi tiết cho phép các nhóm theo dõi tiến độ của họ và điều chỉnh cho phù hợp.

Những thông tin chi tiết này giúp nắm bắt được các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề và giúp đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách.

Phần mềm có thể cung cấp phản hồi định tính có thể giúp xác định cơ hội cải thiện hoặc các lĩnh vực có rủi ro tiềm ẩn. Bằng cách sử dụng các giải pháp quản lý dự án, các nhóm có thể thu được những thông tin có giá trị về dự án của mình, cho phép họ theo dõi tiến độ hiệu quả hơn

5. Xác định rủi ro và vấn đề

Phần mềm quản lý dự án có thể giúp xác định rủi ro và các vấn đề tiềm ẩn bằng cách cung cấp các báo cáo, phân tích và thông tin chi tiết. Những điều này có thể giúp các nhóm hiểu dự án của họ đang hướng tới đâu và lường trước mọi rào cản hoặc rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh.

Nó cũng cho phép các nhóm lên kế hoạch trước và hành động để tránh sự chậm trễ hoặc phức tạp tốn kém. Bằng cách tận dụng các tính năng nâng cao như phân tích dự đoán, người quản lý dự án có thể khám phá các xu hướng tiềm ẩn, xác định cơ hội cải tiến và hiểu rõ hơn về các lĩnh vực có thể trở thành vấn đề trong tương lai. Với những công cụ này, các nhóm có thể đảm bảo dự án của mình đi đúng hướng và giảm nguy cơ xảy ra các sự cố không mong muốn phát sinh.

6. Dự đoán Pipeline

Một trong những lợi ích chính của phần mềm quản lý dự án là nó có thể giúp dự báo doanh thu bằng cách cung cấp cho người quản lý dự án những phân tích và hiểu biết sâu sắc về tiến độ của dự án. Điều này giúp người quản lý dự án hiểu dự án đang hướng tới đâu và dự đoán mọi thay đổi về doanh thu.

Phân tích sâu sắc cũng có thể giúp các nhóm hiểu được các lĩnh vực có rủi ro tiềm ẩn hoặc mang lại lợi ích cao để đưa ra quyết định sáng suốt hơn về ngân sách, cấp độ nhân sự và phân bổ nguồn lực. Với những thông tin này, các nhóm có thể dự báo chính xác dòng doanh thu của mình trong khi vẫn đảm bảo họ đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu dự án của mình.

7. Cải thiện sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm

Phần mềm quản lý dự án có thể giúp cải thiện sự hợp tác của nhóm bằng cách tạo điều kiện giao tiếp và chia sẻ tài liệu, giảm thông tin sai lệch và hiểu lầm. Phần mềm cũng cho phép các nhóm thiết lập thông báo và lời nhắc tự động khi có việc cần phải hoàn thành, điều này có thể giúp mọi người cùng nắm bắt được tình hình và thống nhất quan điểm.

Với các tính năng như quản lý tác vụ và bảng thông tin dự án, người quản lý dự án có thể chia nhỏ nhiệm vụ thành các mục tiêu nhỏ hơn, có thể đạt được và dễ dàng giao việc cho mỗi thành viên. Mức độ chi tiết này giúp cho các thành viên trong nhóm dễ dàng tổ chức công việc và duy trì theo dõi trong khi cùng nhau làm việc hướng tới một mục tiêu chung.

8. Báo cáo và phân tích dự án đơn giản hơn

Giải pháp quản lý dự án tốt sẽ đơn giản hóa quy trình báo cáo và phân tích bằng cách cho phép người dùng truy cập các báo cáo chi tiết và tùy chỉnh một cách nhanh chóng. Điều này đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào thông tin mới nhất của dự án và các nhóm có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn một cách kịp thời.

Báo cáo có thể được điều chỉnh cho phù hợp với các phòng ban hoặc bên liên quan cụ thể để mỗi người chỉ nhìn thấy những gì liên quan đến họ. Việc có tất cả dữ liệu này ở một nơi giúp các nhóm theo dõi tiến độ dễ dàng hơn, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và quản lý tài nguyên tốt hơn.

Làm thế nào để chọn được một phần mềm quản lý dự án phù hợp?

1. So sánh tính năng và yêu cầu

Khi đánh giá các tính năng của phần mềm quản lý dự án, điều quan trọng là phải xem xét những tính năng nào là cần thiết và ưu tiên chúng dựa trên các yêu cầu chính của bạn.

Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, hãy đánh giá các công cụ quản lý dự án về khả năng hỗ trợ cộng tác, theo dõi tiến độ và kết quả, quản lý tài nguyên và cung cấp chức năng báo cáo. Để đảm bảo bạn chọn được công cụ phù hợp cho nhóm của mình, hãy cân nhắc tất cả các yếu tố này với chi phí.

Khi xem xét các công cụ cộng tác như nhắn tin, chia sẻ tệp, phân công nhiệm vụ và quản lý nhiệm vụ, hãy nghĩ đến mức độ tương tác cần thiết giữa các thành viên trong nhóm và nơi lưu trữ tệp. Hiểu rõ cách thức giám sát các nhiệm vụ để bạn có thể thiết lập thời hạn một cách hiệu quả.

Ngoài ra, hãy đánh giá xem có cần phải tính đến bất kỳ cân nhắc bảo mật cụ thể nào hay không - ví dụ: nếu có các quy định tuân thủ phải được tuân theo hoặc thông tin nhạy cảm được chia sẻ.

Các tính năng quản lý tài nguyên như theo dõi ngân sách và sự sẵn có của nhân lực phải được xem xét, đặc biệt khi có nhiều nhóm đang làm việc trong một dự án hoặc phải tìm nguồn cung ứng từ các nhà thầu bên ngoài. Ngoài ra, hãy tìm kiếm các tính năng bổ sung hữu ích như cảnh báo người dùng khi đạt được các mốc quan trọng hoặc các nhiệm vụ cần chú ý.

Cuối cùng, hãy đảm bảo khả năng phân tích của phần mềm phù hợp với yêu cầu. Ngoài việc theo dõi các điểm dữ liệu theo thời gian thực như ngân sách và mốc thời gian, hãy đánh giá xem phần mềm có thể dễ dàng tạo báo cáo tùy chỉnh hay không.

2. Phương pháp quản lý dự án

Đánh giá phương pháp quản lý dự án có thể là một nhiệm vụ phức tạp. Tùy thuộc vào quy mô và phạm vi tổ chức của bạn, bạn có thể phải xem xét các yêu cầu khác nhau như nguồn lực, ngân sách, tiến trình, quy định tuân thủ và bảo mật.

Để đảm bảo bạn chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình, điều quan trọng là phải đánh giá phương pháp cơ bản đằng sau mỗi công cụ.

Một cách để đánh giá các phương pháp này là xem xét cách chúng giúp các nhóm đạt được mục tiêu của mình. Các công cụ quản lý dự án phải cho phép người dùng đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả.

Xem cách phân công và giám sát các nhiệm vụ cũng như xem xét mọi tính năng cộng tác như nhắn tin hoặc chia sẻ tệp – những tính năng này có thể rất hữu ích trong môi trường làm việc từ xa. Ngoài ra, hãy xem lại mọi khả năng báo cáo hoặc phân tích hiện có – xác định xem bạn cần báo cáo tùy chỉnh hay tùy chọn theo dõi thời gian thực.

Cuối cùng, hãy đảm bảo phần mềm quản lý dự án đáp ứng các yêu cầu tuân thủ hoặc bảo mật của nhóm.

Xem xét cách các nhóm làm việc cùng nhau trong thực tế với mỗi loại phương pháp để bạn hiểu phương pháp quản lý dự án nào phù hợp nhất với phong cách và văn hóa nhóm của bạn.  Có thể cân nhắc xem xét đánh giá từ người dùng của các công cụ khác nhau và nghiên cứu các trường hợp sử dụng từ các tổ chức tương tự sử dụng một sản phẩm cụ thể.

Khi bạn đã đánh giá tất cả các tiêu chí này theo yêu cầu của mình, bạn có thể quyết định phần mềm quản lý dự án nào phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh hoặc nhu cầu khởi nghiệp của mình.

Tham khảo: Quản lý trong doanh nghiệp theo phương pháp Agile 

3. Ngân sách

Đánh giá phần mềm quản lý dự án dựa trên ngân sách là điều cần thiết để đảm bảo nhận về giá trị tốt nhất với số tiền bỏ ra. Tùy thuộc vào quy mô tổ chức và phạm vi dự án, một số công cụ nhất định có thể phù hợp hơn những công cụ khác về tính năng và chi phí.

Trước khi bắt đầu, việc đánh giá kỹ lưỡng từng lựa chọn so với ngân sách của bạn và các yêu cầu khác là điều quan trọng.

Trước tiên hãy thu hẹp danh sách các giải pháp phần mềm quản lý dự án tiềm năng bằng cách xem xét các tính năng của chúng và xác định xem chúng có phù hợp với những gì bạn cần hay không. Xem xét liệu tất cả các nhiệm vụ có thể được quản lý hiệu quả hay không và liệu có các công cụ cộng tác như chia sẻ tệp hoặc nhắn tin hay không, đồng thời xem xét liệu có sẵn tính năng theo dõi dữ liệu theo thời gian thực hay không.

Xem lại mọi tính năng bổ sung, chẳng hạn như khả năng quản lý tài nguyên hoặc phân tích, để đảm bảo bạn nhận được giá trị tối đa từ giải pháp.

Khi bạn đã thu hẹp danh sách theo bộ tính năng, hãy xem lại chi phí của mỗi công cụ trong khi triển khai và chi phí liên tục. Các nhà cung cấp khác nhau cung cấp các mô hình định giá khác nhau. Do đó, cần đánh giá xem điều gì phù hợp nhất với trường hợp sử dụng của bạn – có thể là mô hình trả tiền theo sử dụng hoặc mua truy cập trong một khoảng thời gian dài, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

So sánh các chính sách của các nhà cung cấp khác nhau về việc cập nhật giấy phép hoặc thỏa thuận hỗ trợ khi có thay đổi xảy ra trong nhóm của bạn.

Bằng cách xem xét cẩn thận tất cả các yếu tố về chi phí, tính năng và trải nghiệm người dùng, bạn có thể đảm bảo rằng mình chọn được phần mềm quản lý dự án tốt nhất phù hợp với cả ngân sách và mục tiêu của mình.

4. Dễ sử dụng

Đánh giá phần mềm quản lý dự án dựa trên tính dễ sử dụng là điều cần thiết để các nhóm tận dụng tối đa công cụ này. Giải pháp quản lý dự án phù hợp phải trực quan và dễ sử dụng để người dùng có thể nhanh chóng học cách sử dụng và phát huy tối đa tiềm năng của nó.

Điều quan trọng là phải đánh giá giao diện người dùng trước khi chọn sản phẩm và xem xét mọi yêu cầu hệ thống cũng như khả năng tương thích với các sản phẩm hiện có mà nhóm đang sử dụng.

Để đảm bảo bạn chọn được giải pháp thích hợp, hãy bắt đầu bằng cách xem xét trải nghiệm người dùng về điều hướng, đường cong học tập và bất kỳ tính năng bổ sung nào. Nếu có thể, hãy dùng thử phiên bản demo hoặc truy cập đánh giá của từ những khách hàng hiện tại – điều này cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách các tổ chức khác khi sử dụng công cụ này trong thực tế.

Khi đánh giá mức độ dễ sử dụng, hãy xem xét mọi tùy chọn tùy chỉnh có sẵn, chẳng hạn như điều chỉnh phần mềm cho các nhiệm vụ hoặc nhóm cụ thể như:

• Phần mềm có cung cấp các vai trò khác nhau cho những người dùng khác nhau không?

• Có mẫu dựng sẵn nào không

• Công cụ này có cung cấp các báo cáo có thể tùy chỉnh không?

Những chỉ số quan trọng này sẽ giúp bạn quyết định phần mềm nào phục vụ tốt nhất cho tương lai của tổ chức bạn.

Cuối cùng, hãy xem xét liệu tài liệu đào tạo chi tiết có được cung cấp cùng với hỗ trợ kỹ thuật hay không. Điều này đảm bảo rằng mọi người trong nhóm của bạn có thể hiểu và sử dụng công cụ quản lý dự án một cách hiệu quả, giúp họ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc thay vì phải vật lộn với các quy trình phức tạp.

Để trải nghiệm phần mềm quản lý dự án chuẩn PMI, bạn có thể tham khảo thêm tại: https://vinno.vn/san-pham/quan-ly-du-an

Kết luận

Bằng cách đánh giá cẩn thận tất cả các khía cạnh này, bạn có thể chọn giải pháp phần mềm quản lý dự án vừa mạnh mẽ vừa dễ sử dụng ở mọi cấp độ trong tổ chức. Điều này không chỉ đẩy nhanh sự thành công của dự án mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng quy mô và tăng trưởng trong tương lai.

Lợi ích của việc chọn công cụ quản lý dự án phù hợp sau khi xem xét cẩn thận tất cả các tính năng của phần mềm quản lý dự án bao gồm cải thiện năng suất, tăng khả năng hiển thị và cộng tác tốt hơn trong các nhóm. Cuối cùng, những lợi ích này sẽ dẫn đến nhiều dự án thành công hơn và lợi tức đầu tư dài hạn lớn hơn.