Một dự án xây dựng bao gồm nhiều quy trình, chẳng hạn: ước tính chi phí chính xác, tạo đề xuất, thiết kế, phê duyệt, lập kế hoạch, theo dõi bảng lương ngân sách,... Những quy trình này tiêu tốn nhiều thời gian, công sức để quản lý hiệu quả. Phần mềm quản lý dự án xây dựng có thể cung cấp tất cả các tính năng giúp thực hiện quy trình này cực kỳ nhanh chóng, dễ xử lý và hiệu quả hơn. Hiểu điều đó, hôm nay Vinno tổng hợp Top 3 phần mềm quản lý dự án xây dựng tốt nhất Việt Nam, kèm theo những hướng dẫn cần thiết để CEO lựa chọn được phương án tối ưu cho doanh nghiệp.
Nội dung bài viết
Phần mềm quản lý dự án xây dựng là gì?
Phần mềm quản lý dự án xây dựng là một ứng dụng hoặc nền tảng cung cấp các công cụ để người quản lý dự án, chủ dự án và nhà thầu lập kế hoạch, quản lý, kiểm soát và phân tích các dự án xây dựng của họ.
Lợi ích của phần mềm quản lý xây dựng là gì?
Tăng hiệu quả giao tiếp và cộng tác
Dù là công việc, hay ngành nghề nào, vượt qua rào cản giao tiếp là điều quan trọng. Vì những cuộc thảo luận sẽ ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch và điều phối hoạt động tại công trường. Phần mềm quản lý dự án xây dựng cho phép các bên liên quan bên ngoài kết nối với các công ty xây dựng và cung cấp cho người lao động phương tiện để làm rõ các vấn đề nội bộ liên quan đến dự án đang được phát triển.
Quản lý và kế toán ngân sách
Công cụ lập ngân sách rất cần thiết để quản lý ngân sách và dự báo tài chính của dự án xây dựng hiệu quả. Giờ đây, người quản lý dự án có thể dựa vào những tính năng đi kèm với phần mềm quản lý xây dựng để ước tính chi phí và kiểm soát dự án dễ dàng hơn. Hồ sơ hiệu suất chi phí lịch sử từ các dự án hoặc tiêu chuẩn trước đó cũng có thể được tìm và lưu trữ trên phần mềm, cũng như các phương pháp xây dựng liên quan và các nguồn lực cần thiết (lao động, kiến thức và thiết bị.). Ngoài ra, phần mềm quản lý dự án có thể hỗ trợ thiết lập giá thầu cho các dự án công việc và quản lý chi phí,...
Quản lý tài nguyên
Lợi ích khác từ phần mềm quản lý xây dựng là quản lý các nguồn lực liên quan. Mặc dù có mối liên hệ chặt chẽ với việc kiểm soát chi phí và ước tính doanh thu, nhưng bản thân việc quản lý nguồn lực vẫn đáng được quan tâm đặc biệt. Hàng tồn kho và thiết bị, kỹ năng và kiến thức - đây là một số nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc. Tại thời điểm này, có thể kiểm tra xem việc sử dụng tài nguyên có phù hợp với ước tính ban đầu hay không và liệu có khả năng tối ưu hóa hay không. Việc sử dụng tài nguyên được theo dõi, phân tích và tổ chức. Dữ liệu này có thể được lưu lại và có ích cho việc tối ưu hóa các dự án trong tương lai.
Chia sẻ và kiểm soát tài liệu
Với phần mềm quản lý xây dựng, việc chia sẻ tài liệu giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan bên ngoài sẽ dễ dàng hơn. Dù là công cụ nội bộ hay hệ thống tích hợp, phần mềm cho phép truy cập vào các nguồn thông tin như wireframe, bản thiết kế, thông số kỹ thuật và kế hoạch kỹ thuật số. Phần mềm quản lý dự án xây dựng thường cung cấp một hệ thống quản lý tài liệu hoàn chỉnh, do đó đảm bảo rằng tài liệu là chính xác. Hơn nữa, khi có hệ thống kiểm soát tài liệu tập trung, quá trình ra quyết định cũng sẽ được sắp xếp hợp lý.
Mở rộng kinh doanh
Việc có được phần mềm quản lý xây dựng với các tính năng phù hợp là điều quan trọng đối với một doanh nghiệp muốn mở rộng để chiếm thị phần lớn hơn trên thị trường. Phần mềm quản lý xây dựng giúp thúc đẩy các quy trình kinh doanh hiệu quả, hoàn thành dự án nhanh hơn và cuối cùng là tăng lợi tức đầu tư. Doanh nghiệp có thể tạo và quản lý nhiều công việc hơn, đồng thời kiểm soát mọi chi tiêu của mình, tiết kiệm thời gian và giảm lao động thủ công với sự trợ giúp của tự động hóa quy trình kinh doanh.
Phần mềm quản lý dự án xây dựng phải có những tính năng nào?
Có những doanh nghiệp xây dựng đã từng nghĩ đến, thậm chí thử đăng ký sử dụng phần mềm quản lý công việc, tuy nhiên họ phải đối mặt với một công cụ khó hiểu, khó dùng với nhiều tính năng thừa thãi. Bên cạnh đó, vấn đề cân đối chi phí với doanh nghiệp nhỏ cũng đáng cân nhắc. Lời khuyên của Vinno là: Hãy chỉ lựa chọn phần mềm quản lý dự án nội thất có đủ tính năng cơ bản, tinh gọn. Phần mềm dạng SaaS (online) sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ vận hành linh hoạt và tiết kiệm nhất.
Cụ thể, phần mềm quản lý dự án xây dựng cần có một số tính năng sau:
Lưu trữ, tổ chức thông tin khách hàng
Lên và nhắc lịch hẹn với khách hàng
Tạo và gửi báo giá hóa đơn điện tử đẹp mắt
Tạo và theo dõi công việc với phân quyền cụ thể
Quản lý dự án xây dựng: thiết lập, công việc, tiến độ, phát sinh, dòng tiền
Trình ký, chữ ký điện tử giúp phê duyệt nhanh từ xa
Theo dõi báo cáo tài chính, báo cáo hiệu suất kinh doanh, hiệu suất nhân viên.
Top 3 phần mềm quản lý dự án xây dựng tốt nhất
Ngay sau đây, chúng tôi sẽ đưa ra Top 5 phần mềm quản lý dự án xây dựng phổ biến nhất cho doanh nghiệp nhỏ Việt Nam, đáp ứng nhu cầu quản trị toàn diện với giá hợp lý nhất. Top 5 bao gồm: Phần mềm SlimCRM, Wrike, Contractor Foreman.
Vinno - Phần mềm quản lý dự án xây dựng
Các dự án thi công xây dựng, M&E luôn có số Hạng mục nội dung thực hiện (bao gồm nhân công và vật tư) rất lớn, từ vài chục đến hàng nghìn hạng mục. Các thông tin này được chủ đầu tư/ nhà thầu chính cung cấp dưới dạng bản in, file Excel để theo dõi thi công, cấp vật tư, nghiệm thu. Với số hạng mục lớn, việc sai sót, nhầm lẫn là điều rất dễ xảy ra dẫn đến đơn vị thi công mất nhiều thời gian trong khâu nghiệm thu, nhiều khi gây lãng phí. Phần mềm Quản lý dự án thi công xây dựng sẽ giúp các đơn vị thi công làm việc hiệu quả, nâng cao được năng suất của nhân viên.
Phần mềm Quản lý dự án thi công xây dựng cho phép doanh nghiệp quản lý và thực hiện các công việc một cách minh bạch, khoa học. Nhà quản lý luôn kiểm soát được các đầu mục từ công việc cho đến nhân sự. Phần mềm có những tính năng gì?
Phạm vi chức năng:
Tiến độ công việc
Thanh toán, nghiệm thu
Tài liệu / Công văn / Hợp đồng
Vật tư
Nhân lực
Trang Thiết bị thực hiện
Dự toán chi phí (dành cho dự án đầu tư)
Phù hợp với doanh nghiệp:
Thi công xây dựng, giao thông, nội thất
Tổ chức sự kiện, đào tạo, team building
Đấu thầu mua sắm
Khách hàng tiêu biểu
Công ty cổ phần 873
Công ty Quốc Khánh
HVC
Wrike - Phần mềm quản lý dữ liệu và phân tích thời gian thực
Wrike là một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ đáp ứng nhu cầu riêng biệt của các dự án xây dựng. Với các tính năng và công cụ toàn diện, phần mềm này cho phép người dùng theo dõi mọi khía cạnh của dự án, từ lập ngân sách đến lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực và cộng tác nhóm. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo các quy trình làm việc và danh sách nhiệm vụ tùy chỉnh, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ, khiến đây trở thành giải pháp lý tưởng cho những người quản lý xây dựng bận rộn, những người phải đồng thời quản lý nhiều dự án.
Nền tảng dựa trên đám mây này cung cấp dữ liệu và phân tích theo thời gian thực, cho phép các nhóm đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn, có thể cải thiện kết quả dự án và tăng lợi nhuận. Tính năng quản lý tài nguyên của nó cho phép người giám sát quản lý và theo dõi các tài nguyên của dự án, chẳng hạn như thiết bị và vật liệu, trong thời gian thực. Tính năng này cũng cho phép người quản lý kiểm tra tính khả dụng, phân bổ nguồn lực cho các nhiệm vụ cụ thể và xác định các nguồn lực chưa được sử dụng đúng mức trong dự án.
Các công cụ cộng tác của Wrike cho phép tất cả các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau một cách liền mạch bằng cách cung cấp các công cụ nhắn tin, nhận xét và hội nghị video theo thời gian thực. Bảng chấm công của nó cung cấp thông tin chi tiết về chi phí lao động liên quan đến từng giai đoạn của dự án, điều này rất hữu ích trong ngành xây dựng, nơi các dự án có thể kéo dài hàng tháng hoặc thậm chí nhiều năm. Tính năng này cung cấp cho người dùng cái nhìn đầy đủ về hoạt động của lực lượng lao động, cho phép họ đưa ra quyết định và điều chỉnh sáng suốt hơn để đảm bảo dự án luôn đúng tiến độ và trong ngân sách.
Contractor Foreman - Quản lý dự án, tài nguyên và tài liệu tốt nhất cho các đội xây dựng
Contractor Foreman là một phần mềm dựa trên đám mây giúp quản lý các dự án xây dựng, tài nguyên, tài liệu và tài chính. Các tính năng bao gồm theo dõi thời gian của nhân viên, lập kế hoạch dự án, thanh toán và lập hóa đơn cũng như chia sẻ tài liệu. Người dùng có thể quản lý nhiều dự án cùng lúc và điều động các nhóm dựa trên tính khả dụng và khoảng cách nhờ trình theo dõi GPS của phần mềm.
Kế hoạch dự án, nhật ký hàng ngày, danh sách việc cần làm và cổng thông tin khách hàng đều có thể được sử dụng để hợp lý hóa vòng đời dự án và giúp mọi người luôn cập nhật tiến độ. Người dùng có thể tạo các biểu mẫu, mẫu, danh sách kiểm tra và báo cáo được cá nhân hóa để phù hợp với yêu cầu cụ thể của dự án, giúp doanh nghiệp thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để lập kế hoạch và thực hiện các dự án xây dựng của mình. Phần mềm này cũng bao gồm một mô-đun ước tính tùy chỉnh với các lựa chọn nhanh chóng và các mục có thể tùy chỉnh cho phép các nhà thầu nhanh chóng tạo ra các ước tính chuyên nghiệp.
Tích hợp với các ứng dụng khác như QuickBooks, WePay, Outlook 365, Lịch Google, CompanyCam, Gusto và Angi Leads hiện có sẵn. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng tài khoản Zapier trả phí để mở khóa các tích hợp phần mềm bổ sung.
Hy vọng, tới đây, các doanh nghiệp xây dựng đã có thể bắt tay vào lựa chọn phần mềm quản lý dự án xây dựng phù hợp nhất cho đơn vị mình. Đây không chỉ là công cụ tăng doanh thu nhất thời mà là một giải pháp quản trị chiến lược, là bước đệm cho hành trình chuyển đổi số tất yếu - nơi doanh nghiệp hiện đại có thể nắm bắt tương lai.
