Để doanh nghiệp triển khai OKR thành công, bước quan trọng đầu tiên là mọi nhân viên đều phải biết cách viết OKR đúng. Bởi nếu viết sai mục tiêu sẽ dẫn tới kết quả sai, hay dù bạn viết mục tiêu đúng nhưng lại nhầm lẫn trong viết kết quả cũng dẫn tới thất bại cả. Những hướng dẫn chi tiết dưới đây sẽ giúp các bạn nắm được cách viết OKR đúng chuẩn ngay từ đầu.
Nội dung bài viết
OKR là gì?
Trước khi bắt tay vào viết OKR, bạn cần hiểu rõ hiểu rõ OKR là gì. Đây là phương pháp quản trị bằng mục tiêu (Objective) và các kết quả then chốt (Key Results). OKR đảm bảo doanh nghiệp luôn tập trung nguồn lực vào những mục tiêu ưu tiên.
Có 2 yếu tố cấu thành nên khái niệm này đó là O và KR. Mỗi yếu tố sẽ có đặc trưng và quy chuẩn riêng khi thiết lập. Bởi thế, mà chỉ có ở phương pháp này mới có những ưu điểm vượt trội mà không thể tìm thấy ở phương pháp quản trị nào khác.
Cụ thể:
- O - Mục tiêu: O mang tính định hướng và trả lời cho câu hỏi "Bạn muốn đạt được những gì". Vì thế, khi viết O thường chứa các từ để truyền cảm hứng, thay vì khô khan như KR.
Với O, chỉ nên đặt ra 1 - 3 mục tiêu trong một giai đoạn nhất định.
Ví dụ: Doanh số quý IV SlimCRM khởi sắc
- KR - Kết quả then chốt: KR là thước đo thực hiện mục tiêu và trả lời cho câu hỏi "Làm thế nào để đo lường sự tiến bộ?". KR đồng thời là kết quả của những việc bạn cần làm (todaylist). KR phải chứa số, có khung thời gian và đo lường được.
Nếu như O mang tính lãng mạn, bay bổng một chút thì KR là những con số cụ thể để đo lường. 1 - 3 KR cho một O là con số phù hợp và 5 KR là tối đa.
Ví dụ: Doanh số đạt 10 tỷ trong Quý IV
Có một bí quyết để kiểm tra KR trong cách viết OKR đã đúng chưa. Bạn hãy tự đặt câu hỏi "Liệu tôi hoàn thành các KR này thì đã đạt được mục tiêu hay chưa?"
Bên cạnh O và KR thì Sáng kiến (Initiative) là một phần không thể thiếu để bạn hoàn thành được mục tiêu. Sáng kiến là "Danh sách những gì cần làm để đạt được OKRs", những ý tưởng thú vị, đột phá để hoàn thành mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, không ít người vẫn hay nhầm lẫn Sáng kiến và KR. Hướng dẫn cách viết OKR dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ 2 khái niệm này.
Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp cũng lựa chọn sử dụng kết hợp OKR và KPI trong đặt mục tiêu và đo lường hiệu quả doanh nghiệp.
Ví dụ về OKR
O: Trở thành chuyên gia về thiết kế Canva
KR1: Đạt chứng chỉ CCC do Canva cấp
KR2: Kênh Youtube Canva Plus đạt 1 triệu subscribe
Cách viết OKR đúng chuẩn
Cấu trúc phân tầng OKR trong doanh nghiệp
- Khi viết OKR ở cấp độ doanh nghiệp, lưu ý các mục tiêu và kết quả then chốt của từng phòng ban, cá nhân phải liên kết và bổ sung cho OKR của công ty.
- Còn với OKR cá nhân đơn lẻ, đảm bảo OKR đáp ứng đúng lý thuyết nêu ra bên trên là đủ.
Cấu trúc phân tầng OKRs trong một doanh nghiệp (Ảnh: Profit.co)
Cách viết OKR theo công thức của John Doerr
John Doerr - Người đã đưa lý thuyết OKR vào Google chỉ ra cách viết OKR đúng như sau:
Hãy sử dụng cấu trúc này để lập mục tiêu và các kết quả then chốt của mình. Sau đó, so sánh với đặc trưng của O và KR để tự đánh giá liệu OKR của mình đã đúng hay chưa.
Cách viết OKR - Mục tiêu (Objective)
- Liệt kê: Trước tiên, liệt kê hết tất cả các mục tiêu muốn đạt được.
- Lựa chọn: Lọc ra tối đa 3 mục tiêu ưu tiên trong quý
- Liên kết:
(1) Kiểm tra liên kết dọc và ngang: đảm bảo rằng mục tiêu của mình tác động tới mục tiêu cấp trên và không mâu thuẫn với các mục tiêu ngang cấp khác.
(2) Nếu mục tiêu không gắn kết với mục tiêu cấp trên thì cần viết lại. Có thể trao đổi và đàm phán với các thành viên khác để điều chỉnh. - Kiểm tra: Không nên chứa số, ngắn gọn và dễ nhớ nhưng đủ truyền cảm hứng. Mục tiêu của cấp con nên chi tiết hơn mục tiêu cấp cha.
Cách viết OKR - Kết quả then chốt (Key Result)
- Liệt kê: Liệt kê các kết quả then chốt hay chính là các thước đo có thể đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu.
- Lựa chọn: Lọc ra tối đa 3 kết quả then chốt phù hợp nhất.
- Kiểm tra: Phải có số, có thời hạn, có thể đo lường được, khó nhưng vẫn có khả năng đạt được. Chỉ nên đặt 1 - 3 kết quả và tự hỏi nếu hoàn thành các KRs đó thì mục tiêu có hoàn thành không. Lưu ý, kết quả then chốt không phải là “danh sách việc cần làm”, đó là kết quả của những gì bạn đã và sẽ làm.
Xem thêm: Tổng hợp 10+ mẫu OKR theo chức vụ và phòng ban cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Lỗi thường gặp khi xây dựng OKRs
Objective - Mục tiêu
- Đặt ra quá nhiều Mục tiêu (số lượng phù hợp chỉ 3-5)
- Nhầm lẫn giữa Mục tiêu và Kết quả. Mục tiêu không thể chứa số như Kết quả.
- Thiết lập OKR một chiều từ trên xuống.
- Mục tiêu không thể đạt được hoặc quá dễ dàng, không thúc đẩy sự tiến bộ. Mục tiêu tốt nhất cần khó nhưng phải khả thi.
- Không suy nghĩ theo cá nhân, chỉ copy mục tiêu của cấp trên và những người xung quanh.
- Để OKR gắn với lương thưởng.
Key Results - Kết quả then chốt
- Không thể đo lường KR.
- Quá nhiều Kết quả, tối đa 3 Kết quả là hợp lý.
- Nhầm lẫn giữa Task và KRs: Coi các đầu việc là kết quả then chốt. Kết quả then chốt không phải những gì bạn làm. Đó là kết quả của những gì bạn sẽ làm
- Xác định KRs nhưng không có kế hoạch công việc để hoàn thành.
Một vài ví dụ về cách viết OKR
Mục tiêu: Nghiên cứu và tăng mức hài lòng của khách hàng
KR1: Tăng chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng (NPS) lên 8.0
KR2: Tiến hành 1000 cuộc khảo sát về mức độ hài lòng của khách hàng trong năm
KR3: Lên kế hoạch hành động gồm 10 vấn đề cần cải tiến cho quý tới
Mục tiêu: Đạt ngưỡng doanh thu mới đồng thời tăng lợi nhuận
KR1: Doanh thu hàng quý vượt mốc 10 tỷ
KR2: Bắt đầu bán 2 mặt hàng mới và đạt tổng doanh thu quý đầu tiên trên 10 tỷ
KR3: Tăng tỷ suất lợi nhuận từ 55 % lên 64%
Mục tiêu: Cải thiện mức độ tương tác của nhân viên trong công ty
KR1: Tổ chức 3 buổi meeting hàng tháng với các diễn giả truyền động lực
KR3: Triển khai sử dụng phần mềm OKRs và SlimCRM cho tất cả các phòng ban
KR4: Đạt điểm hài lòng của nhân viên hàng tuần ít nhất là 4,7 điểm
Xem thêm: [Google guide] Hướng dẫn thiết lập mục tiêu với OKRs
Công cụ Quản trị mục tiêu theo OKR cho doanh nghiệp SMEs
SlimCRM - phần mềm CRM tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cung cấp tính năng quản trị mục tiêu OKR mở rộng. Được thiết kế theo quy trình bài bản từ Google giúp các doanh nghiệp dễ dàng và không mất thời gian sử dụng.
OKR trong SlimCRM hỗ trợ thiết lập mục tiêu theo từng chu kỳ cho từng cá nhân, phòng ban và liên kết chặt chẽ chúng với nhau. Tính năng này sẽ thúc đẩy hiệu suất toàn công ty.
Trải nghiệm công cụ Quản trị mục tiêu dành cho doanh nghiệp SMEs miễn phí. Đăng ký tại đây !
Lời kết
OKR đọc qua khá đơn giản nhưng khi bắt tay vào viết sẽ rất khó cho những ai mới bắt đầu. Hy vọng những hướng dẫn cách viết OKR trên đây sẽ giúp các bạn có thể thực hành trong doanh nghiệp một cách trơn tru. Đây là file slide hướng dẫn cách viết OKRs cá nhân và phòng ban có thể dùng để đào tạo nội bộ doanh nghiệp. Hãy đọc kỹ và soi chiếu lại tài liệu mỗi khi bạn viết xong OKR nhé.
