9 loại cơ cấu tổ chức và quản trị doanh nghiệp thịnh hành

Bạn có biết Twitter, Spotify hay Buffer có cách tổ chức doanh nghiệp như thế nào để trở thành các thương hiệu hàng đầu thế giới như hiện nay? Cơ cấu tổ chức là xương sống của bất kỳ doanh nghiệp nào khi có kế hoạch theo kịp với thời cuộc.

Một tổ chức được cấu trúc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp quản trị công việc một cách hệ thống, linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chiến lược tương lai. Trong khi đó, cơ cấu tổ chức không hợp lý sẽ cản trở hoặc hút cạn tiềm lực của chính doanh nghiệp đó.

Đặc biệt, cơ cấu tổ chức phải đáp ứng được sự thay đổi linh hoạt và biến đổi thị trường như xu thế Work from Home, Offline to Online là rất quan trọng.

Nhưng làm sao để biết cơ cấu nào phù hợp với tổ chức của chúng ta?

Giống như việc bạn chọn đi một chiếc xe mới. Ở mức độ cơ bản nhất, bạn luôn tìm kiếm thứ gì đó giúp bạn di chuyển thuận tiện, phù hợp với đường đi - thứ có thể đưa bạn từ điểm A đến B mà không gặp phải khó khăn. Tuy nhiên, còn rất nhiều lựa chọn khác cần bạn xem xét: Bạn muốn đi xe bốn bánh hay hai bánh, lái tự động hay thủ công, có GPS tích hợp hay không, nội thất của xe ra sao? ...

Cũng như vậy trong việc lựa chọn cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, các tùy chọn của bạn sẽ bao gồm: Phạm vi kiểm soát rộng hay hẹp, cấu trúc tập trung hay phi tập trung, chuỗi mệnh lệnh giữa các cấp dài hay ngắn,...

Bài viết sau đây sẽ chỉ ra những ưu, nhược điểm của từng mô hình, với xu thể Work from Home thì ứng dụng mô hình nào phù hợp. Cách tổ chức doanh nghiệp thông qua các ví dụ từ các tập đoàn hàng đầu thế giới (Twitter, Spotify, Buffer..).

Đọc thêm: 3 mô hình tổ chức phòng kinh doanh nên áp dụng để đạt hiệu suất cao

Sơ đồ cơ cấu tổ chức là gì ?

Đây là một sơ đồ trực quan của một công ty mô tả những gì nhân viên làm, những người họ báo cáo và cách đưa ra các quyết định trong toàn doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức có thể sử dụng theo chức năng, thị trường, sản phẩm, khu vực địa lý hoặc quy trình doanh nghiệp và phục vụ cho các doanh nghiệp thuộc các quy mô và ngành cụ thể.

Các loại cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Mô hình sơ đồ tổ chức theo chức năng

Đây là một trong những kiểu cơ cấu tổ chức phổ biến nhất, cơ cấu này chia nhỏ một tổ chức dựa trên các chức năng công việc chung. Ví dụ: một tổ chức có cấu trúc chức năng sẽ có các bộ phận phụ trách riêng biệt như Marketing, Sales, Dịch vụ Khách hàng, Tài chính...

• Ưu điểm: Cơ cấu theo chức năng cho phép nhân viên chuyên môn hóa ở mức độ cao và có thể dễ dàng mở rộng quy mô nếu tổ chức phát triển.
• Nhược điểm: Có khả năng tạo ra rào cản giữa các bộ phận khác nhau và kém hiệu quả nếu tổ chức có nhiều loại sản phẩm hoặc thị trường mục tiêu khác nhau. Các rào cản được tạo ra giữa các bộ phận cũng có thể hạn chế sự hiểu biết và giao tiếp của mọi người với các bộ phận khác, đặc biệt là những bộ phận phụ thuộc vào các bộ phận khác để thành công.

Dưới đây là một số ví dụ về tổ chức có kiểu cơ cấu theo chức năng:

• Các công ty sản xuất: Các công ty sản xuất thường có các bộ phận chức năng như sản xuất, nghiên cứu và phát triển, marketing, tài chính và nhân sự.
• Các công ty dịch vụ tài chính: Các công ty dịch vụ tài chính thường có các bộ phận chức năng như ngân hàng, đầu tư, bảo hiểm và quản lý tài sản.
• Các tổ chức phi lợi nhuận: Các tổ chức phi lợi nhuận thường có các bộ phận chức năng như vận động, chương trình, tài chính và nhân sự.

Sơ đồ cấu trúc phân chia dựa trên sản phẩm

Cơ cấu tổ chức chia theo sản phẩm bao gồm nhiều cơ cấu chức năng nhỏ hơn (mỗi bộ phận trong cơ cấu có thể có nhóm marketing riêng, nhóm bán hàng riêng, v.v.). Trong trường hợp này, mỗi bộ phận trong tổ chức được dành riêng cho một dòng sản phẩm cụ thể.

• Ưu điểm: Loại cấu trúc này lý tưởng cho các tổ chức có nhiều sản phẩm và có thể giúp rút ngắn chu kỳ phát triển sản phẩm. Điều này cho phép các doanh nghiệp nhỏ tiếp cận thị trường với các sản phẩm mới một cách nhanh chóng.
• Nhược điểm: Có thể khó mở rộng quy mô và tổ chức có thể bị trùng lặp nguồn lực khi các bộ phận khác nhau cố gắng phát triển các dịch vụ mới.

Sơ đồ cấu trúc ma trận

Cấu trúc tổ chức ma trận không tuân theo mô hình phân cấp, truyền thống. Thông tin sẽ được luân chuyển theo cả chiều dọc (tuyến chức năng hoạt động) và chiều ngang (tuyến sản phẩm). Theo biểu đồ bên cạnh, các đường liền nét biểu thị mối quan hệ mạnh mẽ, báo cáo trực tiếp, còn các đường nét đứt cho biết mối quan hệ này là thứ yếu hoặc không mạnh mẽ.

• Ưu điểm: Điểm hấp dẫn chính là nó cung cấp cả tính linh hoạt và khả năng ra quyết định cân bằng hơn, vì có hai chuỗi mệnh lệnh thay vì một. Đồng thời tạo cơ hội cho các bộ phận này chia sẻ nguồn lực và giao tiếp cởi mở hơn với nhau.
• Nhược điểm: Đó là tính phức tạp. Nhân viên càng phải trải qua nhiều tầng phê duyệt, họ càng có thể bối rối về người mà họ phải trả lời. Sự nhầm lẫn có thể gây ra tranh cãi về việc ai có thẩm quyền đối với những quyết định và sản phẩm nào - và ai là người chịu trách nhiệm về những quyết định đó khi có sai xót xảy ra.

Một số ví dụ về tổ chức có kiểu cơ cấu ma trận:

• Đầu tiên là công ty xây dựng. Trong công ty này, các bộ phận chức năng như thiết kế, thi công, giám sát,... được tổ chức theo cơ cấu chức năng. Tuy nhiên, mỗi dự án xây dựng lại được quản lý bởi một người quản lý dự án. Người quản lý dự án này chịu trách nhiệm phối hợp các bộ phận chức năng để hoàn thành dự án.

  Một ví dụ khác là một công ty quảng cáo. Trong công ty này, các bộ phận chức năng như sáng tạo, lập kế hoạch, sản xuất,... được tổ chức theo cơ cấu chức năng. Tuy nhiên, mỗi chiến dịch quảng cáo lại được quản lý bởi một nhóm các chuyên gia từ các bộ phận chức năng khác nhau. Nhóm này chịu trách nhiệm phát triển và thực hiện chiến dịch quảng cáo.

Sơ đồ cấu trúc tổ chức dựa trên thị trường

Một dạng khác của cơ cấu tổ chức bộ phận là cơ cấu dựa trên thị trường, trong đó các bộ phận của tổ chức dựa trên thị trường, ngành hoặc loại khách hàng.

• Ưu điểm: Là cấu trúc lý tưởng cho tổ chức có sản phẩm/dịch vụ dành riêng cho các phân đoạn thị trường cụ thể và đặc biệt hiệu quả nếu tổ chức đó có kiến thức sâu về các phân đoạn đó. Cơ cấu tổ chức này cũng giúp doanh nghiệp liên tục nhận thức được những thay đổi về nhu cầu giữa các phân khúc đối tượng khác nhau của mình.
• Nhược điểm: Quá nhiều quyền tự chủ có thể dẫn đến việc các bộ phận phát triển các hệ thống không tương thích với nhau và các bộ phận cũng có thể vô tình trùng lặp các hoạt động mà các bộ phận khác đang xử lý.

Sơ đồ cấu trúc phân chia theo địa lý

Cơ cấu tổ chức theo địa lý thiết lập các bộ phận dựa trên khu vực địa lý. Cụ thể hơn, sự phân chia của cấu trúc địa lý có thể bao gồm lãnh thổ, vùng hoặc quận.

• Ưu điểm: Loại cấu trúc này phù hợp nhất với các tổ chức cần gần nguồn cung cấp hoặc khách hàng (ví dụ: giao hàng hoặc hỗ trợ tại chỗ). Nó cũng tập hợp nhiều hình thức chuyên môn kinh doanh, cho phép mỗi bộ phận địa lý đưa ra quyết định từ các quan điểm đa dạng hơn.
• Nhược điểm: Khi bạn có nhiều bộ phận marketing, một bộ phận cho mỗi khu vực, bạn sẽ dễ gặp rủi ro khi tạo các chiến dịch cạnh tranh với các bộ phận khác trên các kênh của mình.

Sơ đồ cấu trúc phân chia theo quy trình

Cơ cấu này được thiết kế dựa trên chuỗi đầu cuối của các quy trình khác nhau, chẳng hạn như nghiên cứu và phát triển, chuỗi cung ứng,.... Không giống như cấu trúc chức năng chặt chẽ, cấu trúc dựa trên quy trình không chỉ xem xét các hoạt động mà nhân viên thực hiện mà còn xem xét cách thức các hoạt động khác nhau đó tương tác với nhau.

• Ưu điểm: Cấu trúc này lý tưởng để cải thiện tốc độ và hiệu quả, phù hợp nhất với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, vì nó có thể dễ dàng thích ứng.
• Nhược điểm: Rào cản giữa các nhóm quy trình khác nhau có thể dẫn đến các vấn đề trong giao tiếp và bàn giao công việc.

Sơ đồ cấu trúc tổ chức vòng tròn

Cấu trúc vòng tròn vẫn dựa trên hệ thống phân cấp, với các nhân viên cấp cao hơn chiếm các vòng trong và các nhân viên cấp thấp hơn chiếm các vòng ngoài. Các nhà lãnh đạo hoặc giám đốc điều hành không được coi là người đứng đầu tổ chức, gửi các chỉ thị xuống chuỗi mệnh lệnh. Thay vào đó, họ là trung tâm của tổ chức, truyền bá tầm nhìn ra bên ngoài

• Ưu điểm: Thúc đẩy giao tiếp và luồng thông tin tự do giữa các bộ phận khác nhau. Còn cấu trúc truyền thống cho thấy các phòng ban hoặc bộ phận khác nhau là các nhánh riêng lẻ, cấu trúc hình tròn mô tả tất cả các bộ phận là một phần của cùng một tổng thể.
• Nhược điểm: Cấu trúc này có thể gây nhầm lẫn, đặc biệt là đối với nhân viên mới. Khác với cấu trúc truyền thống từ trên xuống, cấu trúc hình tròn có thể khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm hiểu xem họ báo cáo với ai và họ muốn phù hợp với tổ chức như thế nào.

Sơ đồ cấu trúc phẳng

Trong khi cơ cấu tổ chức truyền thống trông giống như hình kim tự tháp với nhiều cấp giám sát, nhân viên và lãnh đạo, cấu trúc phẳng giới hạn các cấp quản lý để tất cả nhân viên chỉ cách lãnh đạo vài bước. Không phải lúc nào nó cũng có dạng kim tự tháp, hoặc bất kỳ hình dạng nào khác.

• Ưu điểm: Cấu trúc cho phép nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong một môi trường có ít áp lực liên quan đến hệ thống cấp bậc. Nhân viên cảm thấy những người quản lý giống như những người ngang hàng hoặc thành viên trong nhóm hơn là những cấp trên đáng sợ.
• Nhược điểm: Nếu trong nhóm xảy ra bất đồng quan điểm thì có thể khó liên kết và đi đúng hướng nếu không có các quyết định điều hành từ người lãnh đạo. Nhân viên khó xác định đến gặp người quản lý nào để được chấp thuận hoặc tham khảo khi họ gặp phải những tình huống này.

Sơ đồ cấu trúc mạng lưới (phù hợp Remote Work)

Cấu trúc này áp dụng cho công ty làm việc với các tổ chức khác để chia sẻ tài nguyên hoặc nếu công ty có nhiều địa điểm với các chức năng và lãnh đạo khác nhau. Cấu trúc này cũng có thể sử dụng khi công ty có phần lớn nhân sự, dịch vụ được thuê ngoài, nó có thể liệt kê các dịch vụ thuê ngoài hoặc các địa điểm khác bên ngoài văn phòng chính.

• Ưu điểm: Nhân viên có thể hình dung quy trình làm việc và mối quan hệ với đồng nghiệp trên toàn bộ hệ thống. Giao tiếp vốn có trong cấu trúc tổ chức mạng khuyến khích nhân viên dễ dàng cộng tác để hoàn thành các dự án. Vì không có hệ thống phân cấp nghiêm ngặt, nhân viên được trao quyền chủ động và đưa ra quyết định.
• Nhược điểm: Hình dạng cấu trúc có thể thay đổi dựa trên số lượng công ty hoặc vị trí làm việc. Nếu nó quá phức tạp, có thể gây ra nhiều nhầm lẫn nếu nhiều văn phòng hoặc nhân viên làm những việc tương tự. Hãy đảm bảo biểu đồ tổ chức nêu rõ vị trí của từng vai trò và chức năng công việc cụ thể.

Ví dụ một số cơ cấu tổ chức nổi tiếng

Bộ quốc phòng Hoa Kỳ

Đặc điểm chính:

• Là tổ chức cực kỳ lớn với hệ thống phân cấp rõ ràng, Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ áp dụng cơ cấu theo bộ phận.
• Phạm vi kiểm soát rộng rãi cho phép Bộ trưởng Quốc phòng toàn quyền kiểm soát, đồng thời phân cấp trách nhiệm ở cấp cao nhất của chuỗi mệnh lênh cho các thư ký của mỗi nhánh quân đội.

Spotify

Đặc điểm chính:

• Chuỗi mệnh lệnh được sáng tạo lại giúp nhân viên có trách nhiệm với bản thân, đội nhóm, phòng ban
• Bằng cách tái cấu trúc tổ chức bộ phận, Spotify đảm bảo mỗi nhân viên đều ở trong một nhóm chuyên biệt nhất có thể.

Twitter

Đặc điểm chính:

• Tuân theo cấu trúc chuỗi mệnh lệnh cổ điển, với sơ đồ tổ chức rõ ràng và không gây gián đoạn cho Giám đốc điều hành.
• Phạm vi kiểm soát chính thức rộng rãi được trao cho Giám đốc điều hành dẫn đến một tổ chức hiệu quả với trách nhiệm giải trình có cấu trúc được tích hợp sẵn.

Kết luận

Với bài viết trên đây đã giúp bạn khám phá các loại mô hình tổ chức doanh nghiệp, ưu nhược điểm của từng loại. Hãy nhớ rằng những kiến thức trên đây chỉ đơn giản là các kiểu nguyên mẫu - trong các ứng dụng thực tế, các tổ chức thường sử dụng kết hợp các phần tử từ nhiều kiểu cấu trúc khác nhau.

Bạn đọc có thể đọc bản đầy đủ tại đây.

Phần mềm CRM giúp quản trị dễ dàng và tạo ra nhiều lợi nhuận hơn.

Dùng thử ngay: SlimCRM

Có thể bạn quan tâm

1. Ví dụ về tổ chức có kiểu cơ cấu tổ chức theo khách hàng

Ví dụ về tổ chức có kiểu cơ cấu tổ chức theo khách hàng là một ngân hàng. Ngân hàng này có thể phục vụ nhiều loại khách hàng khác nhau, chẳng hạn như khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp và khách hàng tổ chức. Để đáp ứng nhu cầu của từng loại khách hàng, ngân hàng có thể tổ chức thành các bộ phận dựa trên khách hàng. Ví dụ: ngân hàng có thể có một bộ phận khách hàng cá nhân, một bộ phận khách hàng doanh nghiệp và một bộ phận khách hàng tổ chức. Mỗi bộ phận sẽ chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động liên quan đến khách hàng của mình.