Giống như nhiều đơn vị hiện đang áp dụng OKRs, giai đoạn đầu SlimCRM cũng có rất nhiều khó khăn và liên tục sửa sai. Rút kinh nghiệm khi triển khai OKRs thất bại lần đầu năm 2017, SlimCRM đã đúc rút một số khó khăn chính như sau:
- Lý thuyết OKR có vẻ dễ hiểu nhưng doanh nghiệp dễ chủ quan, áp dụng sai thực tế
- Tốn nhiều time lập OKRs đúng vì nhân viên rất bận rộn với các công việc và deadline trước mắt
- Xây xong bộ OKRs rồi để đấy vì có quá nhiều điều quan trọng khác để làm.
- Không check lại thường xuyên nên
không biết các mốc đã đạt được, đã đi đúng hướng hay chưa.
- Thiếu sự kiện trì, bền bỉ để sửa sai, update, nhiều lúc nản bỏ giữa chừng.
Với kết quả 3 tháng gần nhất liên tục đạt OKRs cùng tỷ lệ tăng trưởng doanh thu và khách hàng trên 30%/tháng, đặt trong bối cảnh giãn cách suốt 3 tháng thì đây là những kết quả không hề dễ dàng đạt được của team. Vậy SlimCRM đã khắc phục những khó khăn trên ra sao ?
Nội dung bài viết
XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ VÀ PHẠM VI ỨNG DỤNG OKR
Như chúng ta đã biết OKR có thể áp dụng tại nhiều doanh nghiệp với lĩnh vực và quy mô khác nhau nhưng đặc biệt phù hợp với những công ty có sứ mệnh và tầm nhìn rõ ràng. Tại SlimCRM, mỗi nhân viên đều phải hiểu được sứ mệnh của sản phẩm mình đang nỗ lực xây dựng. Hình 1 dưới đây mô tả quá trình hiện thực hóa tầm nhìn và hoàn thành các mục tiêu tại công ty. Nhờ nắm được lộ trình này doanh nghiệp có thể xác định được vị trí và phạm vi ứng dụng OKR sao cho phù hợp nhất.
Các bước triển khai OKRs tại SlimCRM
Bước 1. Đào tạo đội ngũ hiểu biết đúng về OKRs
Vì OKRs của cá nhân sẽ được chính nhân viên đưa ra sau khi nhận được OKRs của công ty và phòng ban, điều này đòi hỏi từng nhân viên phải hiểu biết đúng đắn về OKRs. Đây cũng là một trong những bước khó khăn nhất khi triển khai bởi về mặt lý thuyết, OKRs có vẻ khá đơn giản nhưng cũng chính vì thế mà rất dễ bị chủ quan khiến việc áp dụng bị sai.
Tại SlimCRM, đội ngũ triển khai OKR sẽ bao gồm:
(1) OKR Master chính là CEO, là người am hiểu nhất về OKRs trong tổ chức và có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ, giải đáp thắc mắc về OKRs
(2) Đại diện các phòng ban để đảm bảo tất cả mọi thành viên đều hoàn thành bộ OKR của mình đúng thời hạn.
Lộ trình đào tạo về OKR sẽ gồm các việc
- Nhân viên tự đọc sách về OKRs để nắm được nguyên lý chung và khơi gợi cảm hứng. Thông thường có 2 cuốn cần đọc là (1) Làm điều quan trọng của John Doerr và (2) OKRs - Hiểu Đúng, Làm Đúng của Mai Xuân Đạt
- Tiếp theo, nhân viên tự học thông qua bộ tài liệu cô đọng do công ty tự biên soạn. Toàn bộ các tài liệu này đều được lưu trữ trên Wiki để các thành viên có thể xem và tra cứu mọi lúc.
Để đảm bảo mỗi thành viên hiểu về OKRs sau khi đọc tài liệu, thì OKR master của công ty dành 2 buổi để kiểm tra kiến thức nhân viên.
- Buổi 1, từng thành viên sẽ tự thuyết trình trong 5 phút về hiểu biết của mình về OKR và lấy một ví dụ có thể áp dụng. Buổi thuyết trình này sẽ giúp củng cố kiến thức, đồng thời đảm bảo mọi người đều nghiêm túc với việc tự đặt ra OKRs cá nhân.
- Buổi 2, tất cả thành viên sẽ tham gia một bài test trắc nghiệm. Toàn bộ mọi thành viên đều bắt buộc phải pass bài thi trắc nghiệm. Bài test này cũng thỉnh thoảng được nhắc lại với cấp độ khó nâng lên như một cách giúp mọi người duy trì sự tập trung vào OKR. Quý doanh nghiệp có thể tham khảo bộ câu hỏi kiểm tra OKRs này TẠI ĐÂY
Bước 2. Xây dựng OKRs
Sau khi đã có một đội ngũ có hiểu biết đúng về OKR rồi thì sẽ đến bước “Xây dựng OKRs”. Một trong những trở ngại chính của các đơn vị SME đó là không muốn tốn quá nhiều thời gian cho việc viết OKRs, bởi mọi người đều luôn rất bận rộn với các công việc và deadline trước mắt. Thực tế thì chính nhờ suy nghĩ kỹ càng khi viết OKR mà chúng ta lại tiết kiệm được nhiều thời gian hơn do không phải làm những việc không liên quan đến mục tiêu, hay thậm chí là đặt mục tiêu sai.
Với SlimCRM, trước khi bắt đầu 1 chu kỳ mới thì từng nhân viên sẽ tự xây dựng bộ OKR của mình theo từng bước như sau:
- Sau khi nhận được OKR của công ty và phòng ban, mỗi người sẽ tự viết OKR cá nhân ra giấy
- Tiếp đến công ty tổ chức 1 buổi thuyết trình OKR trong đó mỗi người trình bày OKR đi kèm theo 1 bản kế hoạch thực hiện chi tiết
- Trong buổi này, nhân viên cũng nhận được sự góp ý từ cấp trên và đồng nghiệp sau đó tiếp tục điều chỉnh OKR của mình
- Sau khi OKR cá nhân được phê duyệt thì sẽ được cập nhật vào phần mềm OKR (kèm theo bản kế hoạch cá nhân) và công khai cho toàn bộ công ty theo dõi được tiến độ
Việc nhập và theo dõi OKR trên phần mềm vô cùng dễ dàng nhờ sự trợ giúp của tính năng OKR trong phần mềm SlimCRM. Công ty nào chưa áp dụng phần mềm thì cũng có thể sử dụng Google sheet để quản lý OKR tuy nhiên sẽ khá mất công, nhất là đến phần check-in.
Điểm khác biệt của tính năng OKRs trên SlimCRM là tại mỗi mục nhập đều có sẵn phần hướng dẫn ngắn gọn về lý thuyết OKR nói chung
Ví dụ: Khi viết Mục tiêu thì cần phải ( Ngắn gọn và cụ thể - Không được chứa số - Truyền cảm hứng - Chỉ nên có 3 đến 5 mục tiêu). Điều này giúp cho nhân viên dễ dàng nhớ lại các kiến thức đã học và tạo ra được bộ OKR chính xác nhất
Bước 3: Theo dõi liên tục
Thông thường, tình trạng công ty đã xây dựng xong bộ OKRs xong rồi để đấy rất phổ biến. Lý do rất đơn giản, chúng ta luôn có quá nhiều điều quan trọng khác để làm. Để khắc phục điều này thì SlimCRM đã sử dụng phương thức check-in hàng tuần.
Check-in là cuộc họp kiểm tra tiến độ OKRs, diễn ra 1:1 (riêng tư) giữa người quản lý và nhân viên, theo một tần suất đều đặn, thường là hàng tuần (Weekly check-in).
Cấu trúc của buổi Check-in sẽ xoay quanh 5 câu hỏi:
(1) Điều gì được thay đổi ở Kết quả then chốt sau lần Check-in gần nhất?
(2) Điều gì đang kìm hãm đội nhóm chậm lại
(3) Nguyên nhân chủ quan là gì? Nguyên nhân khách quan là gì?
(4) Chúng ta sẽ làm gì để vượt qua trở ngại và cải thiện kết quả
(5) Mức độ tự tin đạt được mỗi Kết quả then chốt như thế nào ?
Nghe thì có vẻ phức tạp nhưng tại SlimCRM, việc check-in đã được thực hiện vô cùng đơn giản nhờ sự hỗ trợ của phần mềm. 5 câu hỏi trên đều được thể hiện rõ ràng trong tính năng Check-in trên phần mềm SlimCRM. Điều này cũng tạo thuận lợi cho quá trình làm việc từ xa khi mà nhân viên và quản lý đều không gặp được nhau.
Để buổi Check-in diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất, người làm OKRs cần chuẩn bị trước dữ liệu và trả lời trước các câu hỏi trên để tiết kiệm thời gian cho buổi Check-in với người quản lý, việc này được thực hiện thông qua tính năng “Check-in Nháp” trên phần mềm. Các câu hỏi này cũng có thể được điều chỉnh thêm hay bớt theo nhu cầu của doanh nghiệp thông qua phần cài đặt, tùy nhiên điều này rất ít khi xảy ra.
Bước 4: Đánh giá
Sau mỗi lần check in, nhà quản lý và người thực hiện đều có thể thấy rõ mức độ tiến triển OKR của từng người. Điều này thể hiện rõ trên biểu đồ tiến triển OKR của từng người khi check-in.
Các biểu đồ ở bảng thông tin của tính năng OKR cũng thể hiện rõ về mức độ tiến triển của cá nhân người thực hiện, cũng như mức độ tiến triển của toàn công ty. Biểu đồ hình tròn về mức độ tự tin sẽ giúp nhà quản lý đánh giá người thực hiện có tin tưởng vào việc hoàn thành OKR hay không. Nếu là màu xanh thì rõ ràng là nhà quản lý nên trao đổi thêm với người thực hiện trong buổi check in về lý do họ đang không tự tin và có điều chỉnh OKR kịp thời.
Đồng thời nếu tỷ lệ này lớn thì cần có những hành động tiếp thêm động lực cho đội ngũ nhân viên của mình. Đội ngũ SlimCRM cũng có những lúc tưởng như mệt mỏi không thể đi tiếp với OKR, thì những thành viên nhiều năng lượng thể hiện sự ảnh hưởng của mình với những thành viên khác và tiếp thêm động lực cho họ.
Vào hai mốc thời gian: Giữa và cuối chu kỳ, công ty sẽ họp để đánh giá tình hình thực hiện OKR để điều chỉnh phù hợp. Kết thúc chu kỳ, với các mục tiêu hoàn thành sẽ được tiếp tục mở rộng còn với các mục tiêu chưa done, mọi người sẽ xem xét các nỗ lực và thay đổi cách tiếp cận.
- Tổng kết OKRs cuối chu kỳ
- Các bước chấm điểm cuối chu kỳ
Tổng kết
Trên đây là những recap ngắn gọn về lộ trình triển khai OKRs tại SlimCRM. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn về phần mềm OKRs có thể đăng ký và trải nghiệm miễn phí TẠI ĐÂY
