Trọn bộ 10 mẫu Google Sheets cho doanh nghiệp 2021

Bạn đang ở đây

Trọn bộ 10 mẫu Google Sheets cho doanh nghiệp 2021

15/07/21 Lượt xem: 187

Bất kể bạn hoạt động gì, từ gửi hóa đơn cho khách hàng, theo dõi phân tích trang web hay tạo báo cáo ngân sách và chi phí, bạn sẽ cần tới bảng tính.

Việc tự tạo cho mình một bản tính sẽ ngốn của bạn rất nhiều thời gian. Một điều may mắn là Google Sheets đã cung cấp 26 mẫu có sẵn, cho phép bạn tạo báo cáo và phân tích dữ liệu trong bảng tính nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Tại bài viết này, Vinno sẽ giải đáp thắc mắc cho bạn đọc về câu hỏi “Google Sheets là gì” và  cung cấp cho bạn đọc  “Trọn bộ 10 mẫu Google Sheets miễn phí cho doanh nghiệp 2021”

Google Sheets là gì?

Google Sheets (Google trang tính) là một phần của G Suite - Google với hơn 6 triệu người dùng. Nó giúp doanh nghiệp tạo và quản lý các bản tính một cách trực tuyến.

google sheets

Tại sao lại là Google Sheets?

1. Google Sheets miễn phí

Ngay cả khi bạn không trả tiền cho G Suite của Google, bạn vẫn có thể sử dụng Google Trang tính và các mẫu của nó miễn phí.

2. Dễ sử dụng

Bạn không cần đọc qua những quyển sách hướng dẫn dài dằng dặc để bắt tay vào sử dụng các tính năng cơ bản của Google Sheets. Giao diện của nó vô cùng trực quan, dễ làm quen.

Vì Google Sheets được xây dựng trên dữ liệu đám mây nên bạn có thể truy cập và làm việc mọi lúc mọi nơi với bất cứ thiết bị nào có thể kết nối internet.

3. Khuyến khích sự hợp tác

Không giống như các công cụ của Microsoft, việc cộng tác với các công cụ của Google như Google docs và Google Sheets rất dễ dàng.

Với một vài cú click chuột, bạn có thể chia sẻ một mẫu Google sheets các với thành viên khác trong nhóm của mình cho dù họ có thể ở đâu trên thế giới. Bạn còn có thể để lại nhận xét hay thay đổi nội dung theo thời gian thực.

Bạn cũng có thể tải xuống các trang tính hoặc mẫu của mình nếu bạn thích.

Cách tìm kiếm các mẫu có sẵn trong Google Sheets

1. Thư viện mẫu có sẵn của Google

google sheets 2

Bạn sẽ tìm thấy các mẫu Google Sheets khác nhau cho nhu cầu quản lý dự án, công việc và cá nhân của mình. Dưới đây là một ví dụ:

google sheets 3

2. Add-on (Tiện ích bổ sung)

Một cách khác để tìm các mẫu miễn phí trong Google Sheets là tải và cài đặt Vertex42

Mở một trang tính hiện có của Google hoặc nhập “sheet.new” để tạo một trang tính mới. Sau đó, tìm và nhấp vào nút Add-on (Tiện ích bổ sung) ở menu trên cùng bên trái.

google sheets 4

Nhập “Vertex42” vào thanh tìm kiếm và nhấn enter.

Google sheets 5

Để truy cập các mẫu, hãy nhấp vào “Add-ons / Tiện ích bổ sung”, sau đó nhấp vào “Template Gallery for Sheets”, nhấp tiếp vào “Browse Templates”.

google sheets 6

Tại đây, bạn sẽ tìm thêm nhiều mẫu giúp bạn tạo hóa đơn, trình theo dõi thu nhập và chi phí hay quản lý các dự án của mình.

google sheets 7

Bây giờ chúng ta hãy xem xét một số mẫu Google Sheets miễn phí mà bạn sẽ thấy hữu ích khi điều hành doanh nghiệp. Các mẫu trên đã được SlimCRM biên soạn theo đúng quy chuẩn Google.

Mẫu Google Sheets quản lý tài chính

1. Mẫu dự báo tài chính

Mẫu Google Sheets dự báo tài chính dùng để ước tính và dự báo các khoản chi phí trong tương lai mà doanh nghiệp có thể sẽ phải trả. Đồng thời nó cũng báo cáo các thay đổi trong tài chính doanh nghiệp ( thay đổi từ doanh thu / chi phí) giúp doanh nghiệp đưa ra dự đoán về tầm tác động của chúng.

Mẫu này dành cho:

  • Doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, cần một mẫu báo cáo giúp hoạch định ngân sách khởi nghiệp.
  • Doanh nghiệp đã kinh doanh một thời gian cần một mẫu báo cáo giúp lập các dự báo tài chính hàng năm, giúp doanh nghiệp đi đúng mục tiêu đã đặt.

google sheets 8

Tải mẫu 

2. Mẫu bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán giúp doanh nghiệp xác định được mối quan hệ giữa chi phí và thu nhập trong doanh nghiệp. Từ đấy tìm ra điểm sinh lời của doanh nghiệp và lược bỏ đi các khoản phí không hiệu quả.

Mẫu này dành cho:

  • Doanh nghiệp có kế hoạch tăng / giảm chi phí hoạt động
  • Doanh nghiệp cần một bản báo cáo giúp quản lý các khoản nợ

google sheets 9

Tải mẫu

3. Mẫu phân tích điểm hòa vốn

Điểm hòa vốn (Break-even Point) để chỉ thời điểm mà tổng doanh thu bằng tổng chi phí, doanh nghiệp không tạo ra lợi nhuận nhưng cũng không thua lỗ. Doanh nghiệp thường bông đùa sau điểm hòa vốn mới là lúc cuộc chơi thực sự bắt đầu.

Để có thể phân tích được điểm hòa vốn, hãy thu thập thông tin về chi phí cố định và biến đổi trong doanh nghiệp, cũng như dự báo doanh số trong 12 tháng.

Mẫu này dành cho:

  • Doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh
  • Startup đang kêu gọi vốn đầu tư

google sheets 10

Tải mẫu

Mẫu Google Sheets quản lý thông tin khách hàng

4. Mẫu quản lý thông tin khách hàng số 1 ( Kiểu cơ bản)

Đây là mẫu thông tin khách hàng đã được đơn giản hóa, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm được tình trạng của từng khách hàng.

Mẫu này dành cho:

  • Doanh nghiệp nhỏ / ít khách hàng
  • Doanh nghiệp với B2B

google sheets 11

Tải mẫu

5. Mẫu quản lý thông tin khách hàng số 2 (Kiểu nâng cao)

Một mẫu quản lý cao cấp hơn, giúp doanh nghiệp quản lý và nắm được tình trạng khách hàng.

Mẫu này dành cho:

  • Doanh nghiệp B2C có số lượng khách hàng lớn
  • Doanh nghiệp B2B cần nắm chi tiết về thông tin khách hàng

google sheets 12

Tải mẫu

6. Mẫu quản lý thông tin khách hàng số 3 (Tiềm năng và cơ hội)

Đơn giản là giúp doanh nghiệp liệt kê và quản lý các cơ hội tiềm năng, biến họ thành khách hàng

Mẫu này dành cho:

  • Phù hợp nhiều loại hình doanh nghiệp và quy mô khác nhau.

google sheets 13

Tải mẫu

Mẫu Google Sheets quản lý nhân sự

7. Mẫu Google Sheets quản lý nhân sự đầy đủ

Mẫu này giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự, dữ liệu liên quan

Mẫu này dành cho:

  • Phù hợp nhiều loại hình doanh nghiệp và quy mô khác nhau.

google sheets 17

Tải mẫu

Mẫu Google Sheets quản lý dự án

8. Mẫu quản lý dòng thời gian dự án

Mẫu này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, quản lý và đánh giá độ hiệu quả dự án qua 5 giai đoạn cụ thể.

Mẫu này dành cho:

  • Doanh nghiệp mà dòng thời gian cho dự án của họ được kéo dài nhiều chu kỳ

google sheets 15

Tải mẫu

9. Mẫu theo dõi dự án

Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ dự án, thu chi liên quan.

Mẫu này dành cho:

  • Phù hợp nhiều loại hình doanh nghiệp và quy mô khác nhau.

google sheets 16

Tải mẫu

10. Mẫu lộ trình sản phẩm

Mẫu Google Sheets này ghi lại lộ trình sản phẩm (Roadmap) cho doanh nghiệp, giúp kiểm kê và đánh giá năng suất đội / nhóm.

Mẫu này dành cho:

  • Phù hợp các doanh nghiệp sản xuất.

google sheets 17

Tải mẫu

Vậy Google Sheets có yếu điểm không?

Như đã kể ở trên, Google Sheets có rất nhiều ưu điểm, điều này là không phải bàn cãi. Nhanh chóng, thuận tiện, có thể làm việc nhóm, … là những điểm nổi bật. Tuy nhiên, Google Sheets cũng có những mặt hạn chế của nó, chúng bao gồm:

Phân mảnh dữ liệu

Dữ liệu khách hàng của bạn sẽ bị phân mảnh trầm trọng nếu quá lớn. Ai từng dùng các công cụ như Google sheets hay Excel cũng hiểu được cảm giác các file công việc, khách hàng, tài chính,... sẽ không nằm tại 1 file duy nhất mà rải rác, đặc biệt là khi số lượng công việc, khách hàng,... tăng lên. Việc này khiến khó mà tìm kiếm được file mình cần.

Vấn đề về bảo mật

Việc để lọt tệp khách hàng vào tay đối thủ là điều mà không ai mong muốn. Sử dụng một phần mềm mở như Google Sheets khiến việc chia sẻ thông tin rất thật tuyệt trong nội bộ doanh nghiệp, nhưng đây cũng có thể là con dao 2 lưỡi. Một ngày đẹp trời, các dữ liệu quan trọng ấy có thể bị chia sẻ ra bên ngoài, có thể do nhầm lẫn hoặc chính ai đó trong doanh nghiệp cố tình bán chúng.

Ngoài ra những rủi ro từ việc bị lộ dữ liệu từ Google Sheets không phải là không có. Những tin tặc hàng đầu thường nhắm vào nguồn tài nguyên quý giá ấy bằng cách hack thẳng vào gmail doanh nghiệp.

Khó thành thạo

Sử dụng một mẫu Google Sheets có sẵn thì rất dễ dàng. Tuy nhiên, để nhập liệu dữ liệu nhanh, tùy chỉnh các trường thông tin của mẫu cho phù hợp với doanh nghiệp, … thì đòi hỏi ở bạn khả năng chuyên ngành về nó, cùng hàng trăm công thức phải học thuộc. 

Nhập liệu bằng tay là chính

Quy trình nhập liệu trên Google Sheet chủ yếu vẫn là thủ công, thiếu yếu tố automation để giảm đi tác vụ thực hiện, số lần nhấp chuột. Điều này vừa mất thời gian, vừa gây ức chế cho người sử dụng.

Tóm lại, các hạn chế của Google Sheets có thể kể đến bao gồm: Phân mảnh dữ liệu, khó thành thạo, vấn đề về bảo mật và nhập liệu bằng tay là chính.

SlimCRM - Giải pháp chuyên nghiệp cho việc quản lý thông tin doanh nghiệp

Thấu hiểu việc các doanh nghiệp đang đi tìm một phần mềm quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ hơn các công cụ truyền thống hiện có như Google Sheets, Excel, … công ty công nghệ Vinno với hơn 10 năm trong lĩnh vực sản xuất phần mềm đã cho ra đời sản phẩm SlimCRM.

google sheets 18

Với sứ mệnh “giúp doanh nghiệp quản trị dễ dàng và tạo ra nhiều doanh thu hơn”, SlimCRM là giải pháp để quản lý doanh nghiệp một cách dễ dàng.

Ưu điểm của SlimCRM

Làm việc trên một nền tảng

SlimCRM giúp doanh nghiệp quản lý tất cả chỉ trên một nền tảng, từ công việc, khách hàng, tài chính, nhân lực. Việc nhập liệu cũng được thực hiện trực tiếp trên phần mềm. Cho ví dụ, để nhập liệu dữ liệu cơ hội, bạn chỉ cần ấn nút thêm cơ hội rồi nhập dữ liệu của họ. Số lượng dữ liệu về công việc, khách hàng, … có thể thêm cũng không bị giới hạn

Việc này giúp mọi thông tin đều được lưu trữ tại tính năng khách hàng, chống phân mảnh dữ liệu và dễ dàng tìm kiếm. Khi cơ hội đã chuyển thành khách hàng thì lại chỉ cần 1 click nữa để chuyển đổi trạng thái.

Phân quyền và bảo mật chặt chẽ

Bạn muốn chỉ nhóm Marketing và Sales tham gia vào một dự án PR? Chỉ cần nhấp “tạo dự án” và phân quyền tham gia cho họ. Bạn muốn mỗi Seller nhận các cơ hội khác nhau và những người còn lại không thể truy cập được thông tin cơ hội đó, hãy phân quyền truy cập cơ hội cho từng người.

Mọi thông tin doanh nghiệp đều được lưu trữ trên SlimCRM cũng cần quyền truy cập cùng tài khoản để xem, khiến nó có độ bảo mật cao. Dữ liệu cũng khó bị trích xuất hay sao chép lại.

Dễ sử dụng và thành thạo

SlimCRM không yêu cầu bạn phải là một chuyên viên công nghệ để trở nên thành thạo phần mềm.  Mọi thao tác đều được đơn giản hóa từ giao diện, số tác vụ thực hiện, quy trình nhập liệu,...  giúp doanh nghiệp giảm thời gian và chi phí đào tạo.

Tính năng Huấn luyện người dùng trong hệ thống như một "hướng dẫn viên phần mềm" sẽ giúp chỉ dẫn người dùng khi họ thao tác trên phần mềm theo đúng quy trình mà không cần tra cứu tài liệu sử dụng.

google sheets 20

Tự động hóa quy trình hoạt động

Đây chính là điểm được coi là tuyệt vời nhất. Rất nhiều giai đoạn trong công việc đã được tư động hóa 

Cho ví dụ, khi có bất kỳ cơ hội nào đăng kí vào form, biểu mẫu... sẽ được nhập tự động vào phần mềm mà không tốn một thao tác nà. Thông tin cơ hội với đầy đủ các trường thông tin về: Thông tin chung, Thông tin cơ hội, Chăm sóc cơ hội, Đề xuất, Công việc, Ghi chú, Nhắc nhở

Hay giờ đây, bạn không phải cần lập các công việc lặp lại hàng tuần / tháng / quý trên word rồi nhận ra mình vẫn phải nhớ truy cập vào file để … nhớ ra công việc mình cần làm. SlimCRM tạo tự động các công việc lặp lại, tự động nhắc nhở công việc khi gần đến hạn.

Tổng kết

Mỗi một công cụ hay phần mềm lại có những ưu điểm, nhược điểm khác nhau. Dù là Google Sheets hay SlimCRM thì trước khi đưa ra quyết định cuối cùng cho việc áp dụng sản phẩm, hãy tự mình trải nghiệm để đưa ra quyết định khách quan nhất. Nên nhớ chính bạn mới là người dùng cuối cùng trong chu kỳ sản phẩm.

Ấn vào đây để đăng ký SlimCRM miễn phí và được các chuyên gia tư vấn.

google sheets 21

 

No votes yet

Thông tin khác

Bình luận