Mẫu quản lý khách hàng bằng excel được thiết kế với các trường thông tin quan trọng nhất về khách hàng, kết hợp sử dụng các công thức giúp người dùng truy cập và sử dụng dữ liệu dễ dàng, đồng thời có thể tùy biến theo nhu cầu riêng.
Doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý các mối quan hệ và tương tác với khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại có thể sử dụng các mẫu Excel này để quản lý. Các biểu mẫu có chức năng thu thập dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau, đo lường các tương tác nhằm mục đích cải thiện hiệu suất tiếp thị và bán hàng của doanh nghiệp.
Nội dung bài viết
Mẫu quản lý khách hàng bằng excel là gì ?
Mẫu quản lý khách hàng bằng excel là một bảng tính được lập trình sẵn theo các tiêu chí, sử dụng công thức tính toán để link các dữ liệu với nhau giúp doanh nghiệp có thể quản lý khách hàng dễ dàng. Nhờ công cụ này, doanh nghiệp phần nào tiết kiệm được thời gian, tiền bạc, công sức khi thu thập và phân tích thông tin của khách hàng để có thể đánh giá và đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp hơn.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng mẫu quản lý khách hàng bằng excel ?
Free, đơn giản và dễ dùng
Không giống với bất kỳ công cụ nào, có lẽ ưu điểm đầu tiên ở excel chính là FREE, đơn giản và dễ sử dụng. Tất cả mọi phòng ban, bộ phận đều có thể sử dụng công cụ này để quản lý và duy trì mối quan hệ với khách hàng ngay cả khi không thực sự giỏi về sử dụng excel. Excel thực sự là công cụ hữu ích khi chúng được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, ở cấp độ đơn giản có thể coi đây như là một CRM thu nhỏ. Tuy nhiên thì, chúng cũng có hạn chế nhất định và không thể so sánh với một phần mềm CRM thực thụ.
Thống kê, tạo biểu đồ nhanh
Trong bảng tính excel, chức năng thống kê, tạo biểu đồ, đồ hoạ...rất trực quan. Mẫu quản lý thông tin khách hàng thường có một trang tính tổng quan (dashboard) nơi hiển thị bao quát nhất các thông tin về khách hàng bao gồm: doanh số, số lượng cơ hội, số lượng khách hàng, dự kiến doanh thu…. đây cũng giống như màn hình dashboard trong phần mềm CRM vậy. Nhưng chúng chưa thật sự đa chức năng và tiện lợi như phần mềm. Và để sử dụng chúng, cần nhập dữ liệu đầu vào và thiết lập công thức cho bảng tính.
Nói một cách ví von, Excel có thể là một CRM thu nhỏ để doanh nghiệp quản lý khách hàng ở cấp độ đơn giản nhất khi chưa đủ nguồn lực và chi phí để triển khai các hệ thống CRM chuyên nghiệp.
Tiết kiệm thời gian & quản lý dữ liệu tập trung
So với cách lưu trữ dữ liệu thủ công bằng các bảng biểu trên giấy, hồ sơ hay các công cụ ghi chú online thì mẫu quản lý khách hàng bằng excel phần nào giúp tiết kiệm thời gian làm việc, các thao tác lặp lại thủ công như tính toán doanh số, ước tính doanh số, số lượng khách hàng... đương nhiên, bạn sẽ mất thời gian đầu để thiết lập hoặc tùy chỉnh các file mẫu này để chúng hoạt động được.
Trên các mẫu excel, bạn cần nhập dữ liệu đầu vào, chuyển trạng thái/ tình trạng các khách hàng... dựa theo các công thức được thiết lập sẵn, bảng tính sẽ trả cho bạn các con số cụ thể về tình hình kinh doanh, hiệu suất, hay doanh số…
Dữ liệu được quản lý tập trung trên các sheet, bạn có thể tạo nhiều sheet với số lượng dòng lên tới hàng nghìn, thoải mái nhập dữ liệu. Có thể thiết lập bảo mật cho các file excel để hạn chế thao tác đối với những người được xem.
Các thành phần có trong mẫu quản lý khách hàng bằng excel
Các thành phần cơ bản trong mẫu quản lý khách hàng bằng excel được sắp xếp gồm các cột, biểu đồ, hình ảnh, lọc dữ liệu và các chức năng cho phép người dùng có thể tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu sử dụng với các dữ liệu về: thông tin liên hệ cơ bản, cập nhật trạng thái, giai đoạn, phản hồi, ngày liên hệ đầu tiên, giá trị hợp đồng....
Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu riêng để quản lý hoặc sử dụng các mẫu free dưới đây. Trong quản lý khách hàng sẽ bao gồm nhiều khía cạnh như: quản lý thông tin cơ hội, quản lý đường ống bán hàng, quản lý thông tin khách hàng của doanh nghiệp…mỗi mẫu sẽ được thiết kế theo một kiểu khác nhau và người dùng cũng có thể tuỳ chỉnh khi cần.
Nhân khẩu học
Bất kỳ cơ hội/khách hàng nào cũng cần thu thập các thông tin cơ bản như: họ và tên, tên công ty, chức vụ hoặc chức danh công việc, email liên hệ, số điện thoại....
Doanh số dự kiến
Là doanh số bán hàng dự kiến từ cơ hội/khách hàng. Có thể là con số trung bình hàng năm hoặc hàng tháng. Dựa vào những số liệu này doanh nghiệp có thể xác định được khách hàng nào mang lại doanh thu nhiều nhất cho doanh nghiệp, và nên tập trung vào nhóm khách hàng hơn...
Lần liên hệ cuối
Đây là một trong những cột thông tin quan trọng của mẫu quản lý khách hàng bằng excel. Phần này hiển thị thời gian nhân viên bán hàng liên hệ cuối cùng với khách là khi nào. Thông tin này giúp cho nhân viên bán hàng biết được chu kỳ bán hàng đến ngày chốt được hợp đồng với khách hàng đó là bao lâu.
Liên hệ tiếp theo
Là các lần liên hệ tiếp theo sau đó, đi kèm với danh sách các hành động cần làm để tương tác với khách hàng/cơ hội đó. Đối với bảng tính, người dùng có thể tạo thêm các ô nhận xét hoặc tạo cột Ghi chú riêng để ghi lại các thông tin cần thiết. Nhớ rằng, không nên tạo các ô văn bản quá dài dòng sẽ làm cho bảng tính lộn xộn. Tốt hơn hết, hãy tạo 1 bảng tính riêng để nhập ghi chú cho mọi giao tiếp cá nhân.
Nhật ký bán hàng
Hay còn gọi là Lịch sử bán hàng. Cột này cho phép ghi lại chi tiết các hành động tương tác, trao đổi với khác hàng hay các thông tin bổ sung thu thập được về chân dung khách hàng. Nhìn vào đây để theo dõi và tìm ra các nguyên nhân tiềm ẩn nếu như nhân viên bán hàng chưa chốt được giao dịch.
Nguồn cơ hội
Thống kê các nguồn cơ hội đến từ đâu (email, Facebook, ebook, seeding, blog...) biết chính xác khách hàng đến từ đâu sẽ giúp nhân viên bán hàng chủ động hơn trong tư vấn. Doanh nghiệp nên lựa chọn vào kênh nào để phát triển mạnh hơn.
Tình trạng
Thể hiện ở giai đoạn bán hàng hoặc sau bán hàng bao gồm: Mới, Đang liên hệ, Demo sản phẩm, Gửi báo giá, Kí hợp đồng, Khách hàng...khi gắn cho các Cơ hội/Khách hàng tương ứng với tình trạng cụ thể, nhân viên bán hàng và người quản lý sẽ nhìn thấy họ đang ở đang giai đoạn nào, việc lọc dữ liệu cũng nhanh hơn.
Một vài mẫu quản lý khách hàng bằng excel doanh nghiệp thường sử dụng
Dưới đây là 5 mẫu quản lý khách hàng bằng excel doanh nghiệp thường sử dụng, bao gồm:
- Mẫu quản lý thông tin khách hàng cá nhân
- Mẫu quản lý thông tin khách hàng doanh nghiệp
- Mẫu quản lý thông tin cơ hội và khách hàng
- Mẫu quản lý cơ hội chi tiết
- Mẫu quản lý doanh thu bán hàng
Click vào link bên dưới từng ảnh để xem mẫu. Để sử dụng, hãy tạo bản sao.
Có giải pháp nào tốt hơn Excel không ?
Mẫu quản lý khách hàng bằng excel là lựa chọn số 1 của hầu hết doanh nghiệp khi làm việc. Tuy nhiên, chúng cũng bộc lộ những nhược điểm nhất định muốn khắc phục được phải sử dụng đến các giải pháp thay thế khác. Cụ thể như:
- Excel không đảm bảo tính bảo mật, dễ sai sót dữ liệu khi có người khác cùng sử dụng
- Không thể mở rộng, đặc biệt khi số lượng khách hàng và vấn đề phát sinh không thể ghi chú được hết trên file excel
- Không liên kết được dữ liệu từ nhiều nguồn, khiến cho việc quản lý vẫn còn dời rạc và thủ công
- Khó khăn khi sử dụng trên thiết bị di động
và còn rất nhiều bất cập khác mà có lẽ trong quá trình sử dụng, mỗi người sẽ tự nhận thấy rõ nhất các nhược điểm của công cụ này đối với công việc của mình.
Quản trị khách hàng là một vấn đề quan trọng của doanh nghiệp vì thế cần được tối ưu nhất để có thể sử dụng dễ dàng và khai thác triệt để nguồn dữ liệu nhằm tăng doanh thu lợi nhuận. Đứng trước những hạn chế của công cụ thủ công, sự thiếu liên kết và tập trung của các ứng dụng độc lập khác, SlimCRM.vn là giải pháp quản trị ra đời với mục đích giúp tất cả các doanh nghiệp quản lý khách hàng dễ dàng hơn và tạo ra nhiều doanh thu hơn.
- Nhập dữ liệu tự động vào phần mềm
Khi có bất kỳ cơ hội nào đăng kí vào form, biểu mẫu... sẽ được nhập tự động vào phần mềm mà không phải dùng bất kỳ thao tác nào. Thông tin cơ hội với đầy đủ các trường thông tin về: Thông tin chung, Thông tin cơ hội, Chăm sóc cơ hội, Đề xuất, Công việc, Ghi chú, Nhắc nhở.... cùng rất nhiều tính năng bán hàng và marketing được tích hợp sẵn.
Sau khi Cơ hội đã trở thành khách hàng của doanh nghiệp, chỉ với một thao tác chuyển đổi trạng thái, tự động các thông tin về Cơ hội ban đầu được chuyển thành Khách hàng.
Theo thống kê của HubSpot, 45% tổ chức được khảo sát đã sử dụng CRM để lưu trữ dữ liệu khách hàng trong năm 2016.
Trong phần mềm cho phép:
- Báo cáo chi tiết số lượng khách hàng doanh nghiệp đang sở hữu
- Phân loại khách hàng theo nhóm
- Nhập dữ liệu khách hàng lớn từ file excel có sẵn
- Phân quyền, tạo nhóm, khu vực khách hàng để dàng quản lý
- Quản lý trọn vẹn về hóa đơn, hợp đồng, thanh toán, công việc...trong phần mềm
- Phân quyền và bảo mật chặt chẽ
Việc sử dụng mẫu quản lý khách hàng bằng excel sẽ không thể đảm bảo được tính phân quyền và bảo mật chặt chẽ. Về mặt phân quyền, có thể áp dụng được bằng cách khóa bảng tính, nhưng như thế, những người cần truy cập sẽ không thể tham gia cộng tác. Hoặc có thể, sử dụng bảng tính của Google Sheet để phân quyền lên một cấp độ nữa, nhưng các công thức tính toán ở bảng tính ở Excel có thể sẽ không hiện thị đầy đủ ở Google Sheet. Đây là một nhược điểm lớn.
Trong phần mềm SlimCRM, người quản lý có thể phân quyền sử dụng danh sách khách hàng này đối từng nhân viên, họ được phép xem những thông tin nào...tính bảo mật ở mức cao nhất và chỉ ai có quyền mới được xem, sửa, xóa, truy cập vào dữ liệu. Ngay cả khi, nhân sự của doanh nghiệp nghỉ, cũng khó có thể sao chép hay trích xuất dữ liệu trong phần mềm, trong khi với Excel là một lỗ hổng lớn.
Phân quyền cho từng nhân viên sử dụng phần mềm
Đồng thời, tất cả các thay đổi, chỉnh sửa của từng thành viên trên hệ thống đều được lưu vết và người quản trị cao nhất trong doanh nghiệp sẽ nhìn thấy các lịch sử thay đổi đó.
- Thiết kế tinh gọn, dễ sử dụng và quản lý
Với triết lý thiết kế sản phẩm không cần học cũng có thể sử dụng, SlimCRM đã làm rất tốt ở bước này. Nghĩa là, với một người dùng mới, không cần biết kỹ thuật cũng có thể bắt đầu sử dụng ngay mà không cần thời gian đào tạo. Đó cũng chính là thực tế của khách hàng đang sử dụng giải pháp này. Nếu như các đơn vị khác sẽ mất thời gian bàn giao và đào tạo vài ba buổi với một chi phí xác định nào đó, thì SlimCRM là "zero". Thiết lập và bàn giao nhanh chóng, sử dụng được ngay.
Tính năng Huấn luyện người dùng trong hệ thống như một "hướng dẫn viên phần mềm" sẽ giúp chỉ dẫn người dùng khi họ thao tác trên phần mềm theo đúng quy trình mà không cần tra cứu tài liệu sử dụng.
"Hướng dẫn viên" trong phần mềm cho người sử dụng
Đặc biệt, phần mềm đã tích hợp sẵn tính năng tổng đài, người dùng có thể gọi điện cho khách hàng bất kỳ ngay trên phần mềm chỉ trong 1 click chuột. Lịch sử cuộc gọi cũng sẽ được lưu lại để giám sát và quản lý. Và khi đã có thông tin được lưu trong phần mềm, khách hàng/cơ hội nào gọi đến sẽ hiển thị tên của khách hàng đó.
- Quản lý dữ liệu tập trung trên một phần mềm và không giới hạn số lượng khách hàng
Khắc phục hoàn toàn nhược điểm từ mẫu quản lý khách hàng bằng excel khi gom tất cả dữ liệu ở các nguồn về lưu trữ tại một nơi duy nhất. Doanh nghiệp có thể tích hợp với các form, biểu mẫu ở các kênh khác nhau để dữ liệu về cơ hội được nhập tự động vào phần mềm.
Với các doanh nghiệp hiện đang lưu trữ danh sách khách hàng bằng excel, khi triển khai sử dụng phần mềm chỉ cần 1 thao tác import dữ liệu vào phần mềm dễ dàng mà không phải nhập tay.
Cuối cùng, bạn có thể nhập danh sách khách hàng với dung lượng bao nhiêu cũng không là vấn đề, đừng lo lắng phần mềm chạy chậm như khi mở file excel có dung lượng nặng, Vì thế, khi doanh nghiệp có số lượng khách hàng tăng lên cũng không hề bị ảnh hưởng.
Quý doanh nghiệp cần tìm hiểu và trải nghiệm giải pháp vui lòng đăng kí thông tin tại đây.
