Bạn đã từng nghe nhiều về "hợp đồng điện tử" nhưng vẫn chưa hiểu rõ hợp đồng điện tử là gì?, có khác biệt gì so với hợp đồng giấy truyền thống? hay có phần mềm nào trên thị trường thực hiện việc xuất hợp đồng điện tử nhanh chóng và an toàn hay không? Tất cả các câu hỏi trên sẽ được trả lời tại bài viết này.
Nội dung bài viết
Hợp đồng điện tử là gì?
Hợp đồng điện tử (eContracts) là một tài liệu pháp lý được tạo và ký một cách trực tuyến. Về cơ bản, nó là phiên bản kỹ thuật số của một hợp đồng giấy truyền thống. Cũng như hợp đồng giấy, hợp đồng eContracts là thỏa thuận được ký kết bởi hai bên. Chúng là các tài liệu có hiệu lực và ràng buộc pháp lý thường được sử dụng liên quan đến việc làm, kinh doanh, dịch vụ hoặc thuê nhà.
Cũng như hợp đồng giấy truyền thống, một bên soạn thảo một “đề nghị” và bên kia đọc qua nó. Nếu cả hai bên đồng ý với các điều khoản và điều kiện được liệt kê trong đề nghị ban đầu này, cả hai sẽ ký vào bằng chữ ký điện tử và nó sẽ trở thành một hợp đồng hợp lệ. Mỗi bên phải tuân theo sự kết thúc của thỏa thuận, nếu không họ sẽ phải đối mặt với các nguy cơ pháp lý.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hợp đồng điện tử
Thông thường, hợp đồng điện tử được sử dụng khi hai bên không gặp mặt trực tiếp thường xuyên (đặc biệt là trong bối cảnh của đại dịch Covid như hiện nay). Một số doanh nghiệp thì sử dụng nó vì chi phí thấp, thân thiện với môi trường và bảo mật được nâng cao.
Trước đây, nhiều doanh nghiệp thường sử dụng các luật sư để soạn thảo và xây dựng toàn bộ mọi thứ liên quan tới hợp đồng. Điều này thực sự rất tốt kém, đặc biệt là cho các doanh nghiệp lớn.
Ngày nay, với các mẫu hợp đồng có sẵn và các dịch vụ phần mềm quản lý hợp đồng để xử lý thì vấn đề chi phí đã không còn là nỗi lo. Các phần mềm soạn thảo và quản lý hợp đồng ở Việt Nam thường giao động trong tầm giá 5-10 triệu đồng / 1 tháng.
Hợp đồng điện tử có thể được gửi qua email nên chỉ mất vài phút để đối tác có thể nhận được. Việc ký kết và bắt đầu dự án được triển khai một các nhanh chóng mà không cần đợi bản sao giấy đến qua đường bưu điện hoặc sử dụng máy fax / để gửi lại các tài liệu đã ký cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, một số doanh nghiệp chọn sử dụng eContracts để giảm lượng khí thải carbon và lượng giấy sử dụng của doanh nghiệp họ. Tương tự, một số doanh nghiệp nhận thấy rằng việc tổ chức và quản lý nhiều hợp đồng sẽ dễ dàng hơn khi chúng tồn tại ở dạng kỹ thuật số thay vì trên giấy.
Một lý do lớn khác khiến một số doanh nghiệp chọn hợp đồng kỹ thuật số là vì chúng cung cấp khả năng bảo mật nâng cao. Một hợp đồng giấy trong kho hồ sơ khiến gần như ai cũng có thể truy cập thông tin chi tiết. Khi được lưu trữ trực tuyến, chỉ những người có quyền truy cập vào dịch vụ phần mềm quản lý hợp đồng hoặc e-mail mới có thể xem chi tiết của hợp đồng. Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sức khỏe / y tế thường hay quan tâm tới vấn đề này.
Cách để tạo hợp đồng điện tử
Có một số cách mà một doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể tạo hợp đồng điện tử. Họ có thể sử dụng phần mềm chuyên dụng, e-mail, xử lý văn bản hoặc bất kỳ phương pháp nào khác. Thông thường nhất, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng. Vậy, phần mềm quản lý hợp đồng là gì? Nó là một hệ thống cho phép họ tạo và quản lý tất cả các hợp đồng của họ và dữ liệu liên quan đến hợp đồng. Bất kể họ chọn sử dụng dịch vụ nào, tất cả chúng đều sử dụng các phương pháp tương tự để tạo hợp đồng điện tử
Yêu cầu thường được nhập vào biểu mẫu yêu cầu điện tử bằng hệ thống phần mềm quản lý hợp đồng. Biểu mẫu này sẽ thu thập tất cả thông tin cần thiết để tạo hợp đồng điện tử.
Bảng so sánh các gói hợp đồng điện tử
Sau đây là bảng so sánh các gói hợp đồng từ 3 nhà cung cấp lớn tại Việt Nam, bao gồm FPT. Efy và ONE SIGHT
STT | Nội dung | FPT | EFY | Onesign (của novaon) |
1 | Phí khởi tạo | Không có | 3.720.000 | Không có |
2 | Bản quyền | Duy trì hàng năm: 1.000.000đ/năm Miễn phí năm đầu | Không có | Không có |
3 | Các gói
| |||
100 tài liệu | 2.500.000 25.000đ/tài liệu Khuyến mại 50% còn 1.250.000đ | 500.000 5.000đ tài liệu | Không có gói 100 tài liệu | |
| 300 tài liệu | 4.500.000đ Tương đương 15.000đ/tài liệu | |||
| 4 | Xác thực cho khách hàng cá nhân:
FPT và onesign không cần vì có thể ký xác nhận bằng ảnh hoặc vẽ chữ ký. | |||
| Xác thực bằng SMS | 1.100đ/sms | 1.100đ/sms | Không có | |
| Xác thực bằng voice otp | Không có | Không có | 594.000đ/500 cuộc gọi tương đương 1.100đ/cuộc gọi Phí khởi tạo:1.000.000 | |
Ký số đới với khách hàng cá nhân: | 2 cách : - Xác thực bằng ảnh (ký trên điện thoại hoặc chèn file chứ ký) -Xác thực bằng OTP (1.100đ/sms) | Xác thực bằng sms otp | 1. Vẽ chữ ký trên khung ký trong tài liệu 2. Tải ảnh chữ ký (vẽ chữ ký ra giấy rồi chụp lại lưu trên máy tinh hoặc chụp CMT 2 mặt + chữ ký lưu sẵn trên máy tính) 3. Đăng ký chữ ký số cá nhân cho khách hàng ký 1 lần (chi phí cao nên tùy thuộc vào quyết định của doanh nghiệp) | |
| 5 | Chi phí triển khai | |||
Tổng chi phí nếu triển khai gói 100 hợp đồng | 1.250.000đ/100 tài liệu Nếu có sử dụng gói sms để xác thực bằng opt sẽ thanh toán thêm 110.000đ | 4.330.000 /100 tài liệu Đã có 100 sms | 4.500.000đ/ 300 tài liệu | |
| Phí duy trì tiếp theo | 3.500.000 (1 triệu bản quyền +chi phí gói sử dụng chưa tính sms) | 610.000 (đã bao gồm 100 sms) | 4.500.000đ/300 tài liệu | |
| Chữ ký số điện tử (không cần Token) | 500 lần ký trong 1 năm: 1.100.000đ | 880.000đ/năm không giới hạn số lần ký | 950.400 đ/năm (gói 300 phiên ký/tháng) | |
| Tổng chi phí nếu Nếu đăng ký thêm chữ ký số điện tử | 2.350.000 | 5,210,000 | 5.480.000đ | |
Tổng kết
Mong rằng qua bài viết, bạn đọc đã nắm được cái nhìn tổng quan về hợp đồng điện tử và các chọn đúng nhà cung cấp cho mình.
Bạn đọc muốn tìm hiểu thêm về chủ đề hợp đồng điện tử có thể xem tại đây.
