Ai làm startup, thậm chí kinh doanh đều biết thương trường như chiến trường, tỷ lệ tử vong của các doanh nghiệp rất cao. Tuổi thọ trung bình của con người là 60-70, chứ công ty nào mà trụ qua 10 năm đều có thể nói là rất giỏi, 20 năm đã là lão làng. Riêng startup, qua được 3 năm đầu thì mười chỉ còn có một. Chúng ta cũng nghe nhiều về sự suy tàn của các người khổng lồ như BlackBerry, Kodak, Motorola, SONY v.v. Tóm lại là thương trường khốc liệt.
Bàn về lý do thất bại của các doanh nghiệp hay startup, thường thì ai cũng có thể nói rất hay (giống như bàn chuyện chứng khoán hay chính trị vậy). Nào là sản phẩm quá đắt, nào là burn tiền không hiệu quả, nào là chọn sai phân khúc, nào là marketing yếu kém, nào là pivot không kịp, hoặc là do thiếu nguồn lực tài chính ... Tuyệt nhiên bạn sẽ rất ít khi nghe: Công ty đấy chết là vì quản trị kém. Các công việc như hành chính, nhân sự, pháp chế, kế toán v.v không quyết định sự sống còn của công ty? Các bộ phận này có cần những con người tài năng để lãnh đạo? Có cần học hỏi và áp dụng những công cụ tiên tiến để cải thiện hiệu suất (ví dụ như Agile trong lĩnh vực phát triển phần mềm, Design Thinking trong phát triển sản phẩm )
Nội dung bài viết
QUẢN TRỊ - YẾU TỐ VÔ HÌNH
Bất cứ doanh nghiệp nào, kể cả các startup 3,4 người, đều không bao giờ rời xa được các hoạt động quản trị. Hãy thử nghĩ đến các câu hỏi đơn giản dưới đây:
- Ai sẽ ra quyết định khi có tranh chấp, bất đồng?
- Tiền vốn do ai đóng góp, và các khoản chi sẽ do ai quyết định?
- Phân chia công việc trong nhóm như thế nào? Và làm sao để theo dõi điều đó?
- Kết quả công việc sẽ được chia sẻ và chuyển giao cho người khác như thế nào?
- Mọi người sẽ được trả lương bao nhiêu? Dựa trên cơ sở gì? Mức lương này có thay đổi hay không?
- Nhân sự mới được tuyển dụng như thế nào? Người mới sẽ đảm nhiệm những việc gì? Ai sẽ hướng dẫn và quản lý công việc của nhân viên mới?
- Công ty hành xử thế nào khi 1 thành viên phạm sai lầm, chậm deadline, không hoàn thành công việc?
Có thể thấy, cho dù bạn có nhận thức được hay không, quản trị là một phần không thể thiếu đối với mỗi startup. Tuy nhiên, phần lớn các founder thường không được đào tạo hoặc học tập một cách có hệ thống về vấn đề quản trị, nên thường không nhận diện được các yếu tố quản trị. Trong thực tế, chúng ta thường xây dựng nên cách doanh nghiệp với cấu trúc, nguyên tắc dựa trên bản năng, hoặc bắt chiếc một cách vô thức các mô hình quản trị mà ta nhìn thấy trong xã hội.
QUẢN TRỊ KHÔNG PHẢI BỘ MÔN KHOA HỌC CHÍNH XÁC
Kể cả những startup có founder đã làm việc nhiều năm trong các công ty lớn, thậm chí khởi nghiệp 1,2 lần vẫn có thể sẽ mắc phải những vấn đề quản trị. Bản chất quản trị là vấn đề con người, nên rất khó để có các nguyên tắc "cứng". Người lãnh đạo startup giỏi, quen với việc quản trị ít người, công ty ai cũng biết nhau, làm việc tuy lương thấp mà ý chí cao, nhưng khi công ty phình to ra, hệ thống quản trị thay đổi không kịp sẽ dẫn đến nhiều tai họa.
Ngược lại, người giỏi lãnh đạo doanh nghiệp lớn, quen với việc quản trị đông người, làm việc gì cũng có trợ thủ, có bộ phận chuyên môn, mọi người kỷ luật nghiêm mình, làm gì cũng có quy trình. Nếu chuyển sang làm startup, không biết thay đổi cho phù hợp, nhà mới cấp 4 mà đã đào móng như xây lâu đài, cũng nguy hiểm không kém vậy.
PHÙ HỢP MỚI LÀ QUAN TRỌNG
Bạn cần chú ý, hành trình đi từ 1 startup vài người đến một tập đoàn cả nghìn người không phải là một hành trình xây dựng doanh nghiệp, mà là một hành trình tiến hóa. Sinh vật trên thế giới từ con vi khuẩn, tiến hóa thành con người ngày nay, cho dù ở bất cứ giai đoạn nào, mỗi giống loài đều là 1 sinh vật hoàn chỉnh, và có thể tiến hóa theo vô số hướng khác nhau để thích nghi với hoàn cảnh. Con người thông minh hơn con gián, nhưng 1 triệu năm nữa, người có thể tuyệt diệt, nhưng gián thì không. Nếu bạn là một con gián, bạn không cần có 1 hệ thần kinh như con người làm gì cả, một bộ não gián là đủ với bạn.
Ví dụ như vậy là để thấy, mỗi thời điểm công ty đều cần một hệ thống quản trị "hoàn chỉnh" tương ứng với nhu cầu. Có sự cân đối và hài hòa giữa các thành phần. Chứ không phải là nhìn vào một công ty "tiến hóa cao" rồi sau đó bắt chước từng phần một. Làm như vậy, giống như bạn tự lăp 1 chiếc máy tính, nhưng vì không có tiền nên mua 1 chiếc máy tính rẻ tiền, sau đó cắm vào 1 con chip đắp tiền, rồi sau đó khi có tiền, bạn lại mua linh kiện xịn, thay dần linh kiện cũ. Hậu quả chắc chắn là máy bạn sẽ hỏng.
QUẢN TRỊ KÉM LÀ BOM NỔ CHẬM
Đường dài mới biết ngựa hay, startup có đi được xa hay không, quản trị đóng vai trò quan trọng. Thông thường, với tốc độ phát triển của các startup, hệ thống quản trị cần thay đổi liên tục. Khi doanh nghiệp mở rộng, nhu cầu cải tiến về quản trị không thay đổi, mà sẽ càng khó hơn, vì thế khoảng cách giữa các thay đổi sẽ giãn ra. (6 tháng 1 tiểu phẫu, 1 năm 1 đại phẫu). Nếu startup phát triển nhanh, khách hàng nhiều, nhân viên gia tăng, vốn rót liên tục, trong ngắn hạn mọi thứ sẽ có vẻ rất thuận lợi. Nhưng chỉ sau 1 năm, 2 năm, khi các yếu tố bên ngoài chậm lại, yếu kém về quản trị sẽ bộc lộ rõ và siết cổ các startup.
Dưới đây là 1 vài dấu hiệu và khía cạnh của quản trị trong 1 startup nhỏ. Bạn có thể sử dụng Operating Model Canvas để thiết kế hệ thống quản trị. Với công ty lớn, bạn có thể sử dụng STAR Model của giáo sư Galbraith
Operating Model Canvas Ảnh: Internet
STAR Model của giáo sư Galbraith Ảnh: Internet
HỆ THỐNG THÔNG TIN
- Nhóm của bạn dùng các công cụ gì để giao tiếp?
Liệu có phải tất cả các vấn đề đều được thảo luận trong 1 group chat Facebook hoặc Zalo? Bạn có đang dùng email làm công cụ chính để giao việc hoặc trao đổi?
- Nhóm của bạn dùng công cụ gì để quản trị danh mục các công việc?
Liệu mọi người có đang dùng sổ tay để theo dõi công việc của mình? Công việc có phải đang được giao trực tiếp bởi lãnh đạo và sau đó mọi người tự chịu trách nhiệm mà không cần theo dõi qua 1 danh sách công khai?
- Nhóm của bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu bằng cách nào?
Liệu mọi người có đang lưu trữ dữ liệu trong máy tính/tài khoản cá nhân thay vì một thư mục thống nhất? Mọi người có thể truy cập mọi tài liệu cần thiết ngay lập tức hay bạn sẽ cần phải hỏi người khác để biết một tài liệu đang nằm ở đâu?
Lời khuyên: Hãy sử dụng các công cụ như Slack, Trello, Airtable, Google Drive v.v một cách chuyên nghiệp vào công việc của bạn. Các công ty lớn hơn sẽ dần chuyển sang các phiên bản trả tiền hoặc các ứng dụng ERP chuyên môn hơn.
QUY TRÌNH
- Chuỗi giá trị của công ty bạn là gì?
Công việc bắt đầu từ bộ phận nào, và kết thúc tại bộ phận nào? Liệu toàn bộ thành viên trong nhóm có tự xác định được công việc của mình mà không cần CEO phải đưa ra chỉ thị? Mọi người có hiểu được quy trình mà công ty bạn tạo ra giá trị cuối cùng?
Value Chain Ảnh: Internet
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
Ma trận phân quyền Ảnh: Internet
- Hệ thống ra quyết định?
Mọi người có biết phạm vi và quyền hạn ra quyết định của mình? Bạn có đang phải quyết định mọi thứ hay nhóm của bạn có đang ra quyết định chậm vì phải thống nhất ý kiến của quá nhiều người? Đâu là những quyết định quan trọng cần phải đưa ra thường xuyên, và những ai sẽ tham gia vào quy trình ra quyết định đó?
- Cấu trúc tổ chức
Có bao nhiêu bộ phận trong công ty? Chức năng của của chúng? Ai sẽ phải báo cáo với ai? Nhiệm vụ của mỗi thành viên trong tổ chức?
Một số cuốn sách hay bạn có thể đọc tham khảo:
- Operating Model Canvas (NXB Van Haren). Cuốn này không bán trên Amazon. Anh em chỉ có thể mua online qua Van Haren
- Tương lai của quản trị (Gary Hamel)
- Reinventing Organization (Frederic Laloux)
- Execution (Larry Bossidy). Đã có tiếng Việt
- Measure what matter (John Doer). Đã có tiếng Việt
- Lean Analytic: Use Data to Build a Better Startup Faster. Đã có tiếng Việt nhưng khuyên anh em nên tìm bản gốc.
- KPI (David Parameter)
- Work rules - Quy tắc của Google
Nguồn: Hoàng Đức Minh - ThinkZone
