Hợp đồng là nền tảng kinh doanh của nhiều ngành công nghiệp. Quản lý hợp đồng theo quy trình được gọi là quản lý vòng đời hợp đồng (CLM), rất quan trọng để duy trì các mối quan hệ kinh doanh. Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng cho phép các tổ chức tối đa hóa các điều khoản thỏa thuận của họ. Giải pháp này nhằm mục đích thực hiện và giám sát hợp đồng theo cách tối đa hóa cả hiệu suất tài chính và hoạt động đồng thời giảm thiểu rủi ro – tất cả những điều cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp.
Ngay cả các công ty cỡ trung bình cũng có thể có hàng nghìn hợp đồng đang hoạt động và vào bất kỳ thời điểm nào. Mỗi hợp tác hiện hành sẽ làm tăng thêm mức độ phức tạp mà khó có thể quản lý được nếu không có công nghệ hỗ trợ thích hợp. Các tổ chức dựa vào bằng tính bằng cách tiếp cận thủ công có thể sẽ phải chịu những tổn thất. Nếu không tích hợp dữ liệu và tích hợp với các hệ thống khác như quản lý quan hệ khách hàng hoặc lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp, việc quản lý hợp đồng không thể được mở rộng để phù hợp với tốc độ tăng trưởng.
Sau đây là một số lợi ích tiêu biểu mà phần mềm quản lý hợp đồng sẽ đem lại:
Nội dung bài viết
Cải thiện việc tuân thủ hợp đồng
Phần mềm quản lý hợp đồng cho phép các tổ chức hợp lý hóa quy trình của họ và cung cấp trách nhiệm giải trình hợp đồng tốt hơn từ yêu cầu đến phê duyệt. Không có điều khoản quan trọng nào có thể bị xóa và chỉ những người phù hợp mới có quyền chỉnh sửa tài liệu phù hợp để tổ chức có quyền kiểm soát hợp đồng của mình.
Giảm rủi ro
Việc tuân thủ hợp đồng được cải thiện mang lại lợi ích đáng kể cho việc tạo ra rủi ro. Việc thực thi và vận hành theo các điều khoản và điều kiện mới nhất, như được quy định trong hợp đồng của doanh nghiệp, sẽ giúp cải thiện sự tuân thủ tổng thể. Một nghiên cứu chỉ ra rằng việc quản lý tuân thủ được tăng cường 55% bằng cách sử dụng hệ thống quản lý hợp đồng. Sự tuân thủ, cùng với khả năng chứng minh điều đó, phụ thuộc vào quá trình kiểm tra và giám sát tuân thủ.
Về phía mua hàng, việc tiêu chuẩn hóa các quy trình và thủ tục sẽ làm giảm lượng chi tiêu không chính xác và rủi ro về cung ứng đồng thời tăng đòn bẩy chi tiêu. Cuối cùng, rủi ro trong chuỗi cung ứng giảm đi và nhìn chung, việc mua hàng ít tốn kém hơn và có giá trị hơn, cải thiện việc quản lý rủi ro tổng thể.
Việc sử dụng hệ thống quản lý hợp đồng cho phép đạt được hiệu quả cao hơn trong việc giới thiệu nhà cung cấp nhờ các công cụ xác nhận và chứng nhận. Nó giúp dễ dàng xác định các hợp đồng với các nhà cung cấp đa dạng và những nhà cung cấp nằm trong khu vực có rủi ro cao, có thể do sự bất ổn về kinh tế, bất ổn chính trị hoặc thiên tai. Điều này rất quan trọng để quản lý rủi ro tổ chức của tổ chức. Hệ thống quản lý hợp đồng cũng giúp việc phát hiện và xử lý các vi phạm chính sách hoặc quy định trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Quản lý tài liệu tốt hơn
Với phần mềm quản lý hợp đồng, việc lưu trữ tài liệu không cần phải thuê ngoài hoặc chiếm diện tích văn phòng với những tủ hồ sơ lộn xộn. Các thành viên trong nhóm có thể tải tài liệu giấy trực tiếp vào hệ thống dưới dạng hình ảnh, pdf để tất cả tài liệu liên quan đến thỏa thuận đều có sẵn từ một địa điểm. Ngoài ra, có thể nhập danh bạ điện tử từ bất kỳ loại nào và hiển thị trạng thái tài liệu với các chi tiết liên quan khác. Các tính năng bao gồm kiểm soát phiên tổ chức cho phép tổ chức theo dõi tất cả các liên hệ của mình từ một kho lưu trữ duy nhất.
>>> Đọc thêm: So sánh 12 phần mềm quản lý hợp đồng tốt nhất hiện nay
Luôn đi trước ngày gia hạn
Gia hạn hợp đồng là một trong những công việc quan trọng trong quy trình quản lý hợp đồng, đây là một cơ hội tăng doanh thu đối với bên cung cấp dịch vụ tuy nhiên nó thường bị bỏ lỡ. Phần mềm quản lý hợp đồng cho phép tổ chức định cấu hình cảnh báo với cài đặt mặc định hoặc tùy chỉnh dưới dạng lặp lại. Cảnh báo sẽ không được đặt lại cho đến khi nhóm được chỉ định đạt được cột mốc tiếp theo mà tổ chức có thể đảm bảo rằng hành động thích hợp đang được thực hiện cho đến ngày gia hạn.
Với việc quản lý hợp đồng tốt hơn, các tổ chức sẽ tăng tỷ lệ hoàn thành vòng đời hợp đồng.
Luôn sẵn sàng cho cuộc kiểm toán
Với các tổ chức kiểm tra, tổ chức sẽ có quyền truy cập vào toàn bộ lịch sử hợp đồng của mình chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Do đó, tổ chức sẽ có thể duy trì một tài khoản chính xác để kiểm tra và theo dõi Lộ trình kiểm tra đầy đủ của mình nhằm mục đích tuân thủ chính sách.
Tăng tính minh bạch của hợp đồng
Không giống như các hệ thống quản lý hợp đồng trên giấy, việc lưu trữ tệp trong một kho lưu trữ kỹ thuật số tập trung duy nhất cho phép tuân thủ và Báo cáo tốt hơn. Với kho lưu trữ hợp đồng trung tâm, tổ chức có thể đảm bảo nhân viên của mình đang làm việc từ các mẫu hợp đồng cập nhật nhất từ các nhóm pháp lý và sử dụng các điều khoản mới nhất. Nếu nhân viên của tổ chức cần truy cập bất kỳ thứ gì trong số này khi đang di chuyển, tổ chức có thể ủy quyền truy cập thông qua trang web được bảo vệ bằng mật khẩu có sẵn ở bất kỳ nơi nào có kết nối internet. Bằng cách này, các mẫu và điều khoản mới nhất được mở cho mọi nhân viên được ủy quyền mọi lúc, mọi nơi.
>>> Đọc thêm: Phần mềm quản lý Hợp đồng xuất khẩu
Thời gian phê duyệt ngắn hơn
Bằng cách tự động hóa hoàn toàn quy trình hợp đồng với quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, tổ chức có thể đẩy nhanh quá trình xem xét và nâng cao hiệu quả. Việc tạo danh sách việc cần làm theo quy trình làm việc năng động cho phép tổ chức quét tất cả các hợp đồng để người quản lý hợp đồng hiểu rõ hơn về tình trạng công việc hiện tại của tổ chức. Với thông tin này, tổ chức có thể thông báo cho các bên chịu trách nhiệm qua email để nhắc nhở họ về các bước tiếp theo hoặc xác định rõ ràng các quy trình báo cáo.
Tối ưu hóa tài chính
Hệ thống quản lý hợp đồng giúp loại bỏ việc gia hạn ngoài kế hoạch các dịch vụ mong muốn và giảm phí pháp lý. Nó cũng cung cấp khả năng hiển thị chi tiêu, điều này rất cần thiết để đảm bảo tổ chức nhận được giá trị tốt nhất cho khoản đầu tư của mình.
Theo Ardent Partners - một công ty nghiên cứu và tư vấn tập trung vào việc xác định, thúc đẩy và thúc đẩy các chiến lược, quy trình và công nghệ quản lý cung ứng, các tổ chức liên kết quy trình tìm nguồn cung ứng và hợp đồng của họ có nhiều khả năng giữ được tỷ lệ tiết kiệm cao hơn. Các nhóm mua sắm tốt nhất báo cáo mức tiết kiệm hàng năm cao hơn 37% so với các nhóm cùng ngành. Mua hàng từ các nhà cung cấp được phê duyệt vào đúng thời điểm, đúng số lượng với mức giá đã thỏa thuận sẽ giúp giảm chi tiêu sai lầm. Việc theo dõi các khoản giảm giá, thời gian giao hàng và giảm giá theo số lượng đảm bảo rằng tất cả các khoản tiết kiệm được thương lượng trong chu trình tìm nguồn cung ứng đều được thực hiện.
Tăng năng suất
Việc sử dụng hệ thống quản lý hợp đồng cho phép tổ chức kiểm tra các mốc quan trọng tốt hơn và cung cấp các công cụ cũng như cảnh báo tự động để nhận thông báo khi cần. Bằng cách loại bỏ các quy trình thủ công và tập trung kho lưu trữ tài liệu, các tổ chức có quyền kiểm soát tốt hơn đối với hiệu quả quy trình và quy trình làm việc của mình.
Đàm phán hợp đồng chỉ là bước khởi đầu của mối quan hệ với nhà cung cấp. Các tổ chức phải đảm bảo rằng họ đang quản lý đầy đủ tất cả các thỏa thuận và nghĩa vụ của mình. Việc sử dụng các công cụ thích hợp để theo dõi và giám sát hợp đồng sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong cách tổ chức quản lý chi tiêu và mối quan hệ với nhà cung cấp.
Trên đây là bài viết những lợi ích của phần mềm quản lý hợp đồng, Hy vọng bài viết này đã cung cấp những kiến thức hữu ích cho bạn. Đừng quên ủng hộ đội ngũ Vinno bằng cách để lại bình luận và chia sẻ bài viết này đến nhiều người hơn nhé!
Tìm hiểu giải pháp quản lý hợp đồng chuyên nghiệp và hiệu quả Vtranet ngay hôm nay!
