Là một chủ doanh nghiệp, việc của bạn không phải chỉ là kinh doanh tạo ra tiền mà hơn hết am hiểu kiến thức tài chính sẽ có cái nhìn trọn vẹn để điều hành doanh nghiệp. Vậy thì những điều bạn cần biết là gì ?
Nội dung bài viết
Dòng tiền
Đây chính là phần quan trọng nhất vì dòng tiền là máu của doanh nghiệp, con người nếu máu ngừng chảy chỉ vài phút là chết, thì hãy nhớ Doanh nghiệp cũng vậy không bao giờ được để thiếu máu. Rất nhiều doanh nghiệp lại không quản trị tốt được phần này, đặc biệt là những người mới khởi nghiệp. Chính vì vậy, tôi đã chứng kiến những bài học đau thương các doanh nghiệp phá sản không phải kinh doanh không có lãi, mà do không làm cho mạch máu được lưu thông đều đặn dẫn đến “mất thanh khoản nhất thời” mà phá sản.
Vậy làm thế nào để “Kiểm soát dòng tiền trong doanh nghiệp”?
Lập Bảng dự trù dòng tiền năm, quý, tháng, tuần 1 cách chi tiết. Để lập được bảng kế hoạch dòng tiền này, bạn phải có một kế hoạch kinh doanh cụ thể, dự báo doanh thu là bao nhiêu ở từng thời điểm. Song song với đó sẽ là các kế hoạch về chi tiền như: nhập hàng, đầu tư tài sản, chi phí thường xuyên, lương,.... Khi bạn vạch ra được kế hoạch dòng tiền cụ thể, bạn sẽ thấy được thời điểm nào doanh nghiệp của bạn đủ, thời điểm nào thiếu, và thiếu trong bao lâu. Bạn luôn phải chuẩn bị cho doanh nghiệp mình các phương án dự phòng, nếu “máu” không đảm bảo, thì nguồn “máu” dự phòng là từ đâu, chi phí để có được nguồn tiền dự phòng đó là bao nhiêu?, chi phí đó có đảm bảo cho kết quả kinh doanh mong muốn. Hãy nhớ rằng “Chi luôn dự trù tăng, thu luôn dự trù giảm” so với kế hoạch hoặc so với cùng kỳ để đảm bảo dòng tiền luôn chảy cho dù tình trạng xấu nhất xảy ra.
Khi bạn đảm bảo được dòng tiền, nó sẽ giúp bạn đảm bảo mô hình kinh doanh bền vững và thiết lập các mục tiêu mà bạn muốn đạt được.
Mọi người thường mắc lỗi ở chỗ này: Kinh doanh thì không có chiến lược, kế hoạch cụ thể nên không kiểm soát được thu, toàn dự trù thu trên trời, cảm tính; Chi phí thì lại luôn dự trù ở mức thấp nhất và hy vọng mình có thể tiết kiệm, hy vọng không có biến cố xảy ra.
Lỗi thường mắc với chủ doanh nghiệp siêu nhỏ là tự quản lý tài chính, lẫn lộn giữa tiền cá nhân và tiền công ty, không hạch toán rõ ràng lương cá nhân của mình, không hạch toán dự trù tiếp khách….dẫn đến thường xuyên thâm hụt quỹ, hoặc kế toán cũng không biết đâu để lên dự trù khi phải chạy theo các ông bà chủ doanh nghiệp kiểu này.
Các chỉ số trên báo cáo tài chính sẽ cho bạn biết rất nhiều điều, và nó là những con số biết nói
Xem thêm: Cách quản trị và thúc đẩy dòng tiền trong doanh nghiệp
Bảng cân đối kế toán tài chính
Đầu tiên bạn cần biết sự cân đối giữa Nguồn vốn và Tài sản. Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn
Sau đó bạn phân tích tiếp:
- Tài sản của bạn hiện đang có những gì? Tiền, hàng tồn kho, công nợ phải thu,... Và những tài sản đó là: Tài sản dài hạn và Tài sản ngắn hạn.
- Để hình thành được lên tài sản bạn phải có nguồn vốn, Nguồn vốn là những phần nào: nguồn vốn tự có - vốn chủ sở hữu, lợi nhuận từ kinh doanh, hay là từ vốn vay, hoặc chiếm dụng, vốn từ nhà cung cấp qua nợ phải trả,..
Bảng cân đối kế toán vô cùng quan trọng nó cho bạn thấy tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn tại một thời điểm cụ thể, và so sánh những gì doanh nghiệp có với những gì doanh nghiệp nợ. Nhìn vào đó bạn sẽ thấy được tại thời điểm này so với thời điểm năm trước Tài sản có tăng không, vốn có tăng không, lợi nhuận ra sao, và phần tăng giảm đó đang nằm ở đâu. Từ đó bạn có thể phân tích các chỉ số về tài chính của công ty bạn có phù hợp với ngành nghề bạn kinh doanh.
Mỗi ngành nghề khác nhau sẽ có giá trị của các chỉ số tài chính khác nhau. Mình xin lấy một vài ví dụ:
Chỉ số Vòng quay hàng tồn kho = Doanh thu trong kỳ/ hàng tồn kho bình quân trong kỳ (trung bình cộng của giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ)
Chỉ số này cho biết hàng tồn kho quay bao nhiêu vòng trong kỳ để tạo ra số doanh thu được ghi nhận trong kỳ đó. Chỉ số này càng cao thì doanh nghiệp bán hàng nhanh, không bị ứ đọng hàng nhiều, giảm lượng vốn đầu tư vào hàng tồn kho. Thường người ta muốn chỉ số này cao.
Nhưng chỉ số này cao quá cũng không tốt, vì như vậy, là bạn không có hàng dự trữ trong kho, khi có biến động của thị trường nhu cầu tăng lên,hoặc nhà cung cấp ngừng không cung cấp hàng, bạn chưa tìm được nguồn nhập mới, bạn không có nguồn hàng dự trữ để bán → bạn mất cơ hội bán hàng. Điển hình, như dịch Covid 19, doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào nguồn cung từ các NCC ở vùng dịch, họ tạm ngừng giao dịch, khách hàng của bạn cần mua hàng, nhưng hàng tồn kho bạn không có, đặt hàng nhà cung cấp không giao hàng được cho bạn -> bạn đành bỏ mất đơn hàng.
Việc duy trì vòng quay hàng tồn kho bao nhiêu là phù hợp sẽ phụ thuộc vào ngành nghề bạn đang kinh doanh: bạn kinh doanh mặt hàng tiêu dùng thường xuyên như lương thực, thực phẩm hoặc mặt hàng theo trend thì vòng quay hàng tồn kho sẽ phải cao hơn doanh nghiệp kinh doanh máy móc, thiết bị sản xuất
Số vòng quay nợ phải thu = Doanh thu bán hàng/ các khoản phải thu bình quân
Chỉ số này phản ánh tốc độ thu hồi công nợ của doanh nghiệp, chỉ số này càng lớn chứng tỏ khả năng thu hồi nợ của doanh nghiệp cao. Chỉ số này phụ thuộc vào các chính sách bán hàng, thời gian cho khách hàng nợ. Người ta thường cũng mong muốn chỉ số này cao, chứng tỏ sự an toàn trong tài chính, bạn bán hàng có ít công nợ và thu hồi công nợ nhanh.
Tuy nhiên, có thể nếu chỉ số này của công ty bạn cao hơn các công ty cùng ngành hàng thì có thể doanh nghiệp của bạn sẽ mất đi khách hàng để sang mua hàng của đối thủ cạnh tranh để được chiếm dụng vốn lâu hơn. Nhưng cá nhân tôi không dùng công cụ này làm vũ khí cạnh tranh, thường tôi sẽ chọn hy sinh chỉ tiêu khác để an toàn chỉ tiêu này.
Trên bảng cân đối kế toán, có rất nhiều chỉ số để chúng ta phân tích, trên đây là ví dụ một số chỉ số cơ bản.
Báo cáo kết quả kinh doanh
Cho bạn biết được trong một khoảng thời gian, doanh thu của bạn là bao nhiêu, chi phí bỏ ra là bao nhiêu. Nó phản ánh kết quả của một kỳ hoạt động, cho biết doanh nghiệp của bạn lãi hay lỗ.
Để có được doanh thu như vậy, chi phí đã hợp lý chưa, cái gì có thể tối ưu hơn và cắt giảm được, hạng mục nào đang không cần bằng trong tổng thể chi phí.… Bạn cần phân tích để tối ưu chi phí và gia tăng lợi nhuận cho Doanh nghiệp mình.
Ban không thể chỉ nhìn vào báo cáo kết quả kinh doanh, bạn cần đọc được với những mặt hàng công ty đang kinh doanh thì mặt hàng nào là chủ lực, đem về lợi nhuận tốt nhất, mặt hàng nào kinh doanh không hiệu quả, để đưa ra các phương án thúc đẩy việc bán các mặt hàng có khả năng sinh lời và tìm phương án thay thế cho các mặt hàng không đem lại hiệu quả. Những mặt hàng nào đã nằm trong tồn kho quá lâu cần đưa ra giải pháp để giải phóng để không trở thành mặt hàng “chết” trong kho.
Những kiến thức về tài chính là vô cùng quan trọng và những số liệu báo cáo cần phải kịp thời, chính xác mới giúp bạn phân tích và đưa ra các quyết định đúng đắn trong điều hành doanh nghiệp.
Trích các loại quỹ
Tôi dành riêng 1 phần để viết về cái này vì nó rất quan trọng. Bản chất nó là 1 phần trong chi phí doanh nghiệp, nhưng vì nhiều người hay quên các hạng mục này nên tôi viết riêng nó ra để ace lưu ý hơn.
Trong cơ cấu chi phí, ngoài những chi phí hiện hữu cần chi liên tục, chúng ta phải nhớ trích các nguồn quỹ khác nhau để đảm bảo vận hành của doanh nghiệp xuyên suốt năm, xuyên suốt nhiều năm và phân bổ chi phí cho hợp lý. Thường chúng ta sẽ có các loại quỹ sau trong doanh nghiệp:
- Quỹ khấu hao tài sản cố định: Gồm kho tàng, showroom, văn phòng, máy móc công cụ dụng cụ. Tùy tài sản khác nhau mà có thời gian khấu hao khác nhau, bạn cũng có thể chọn khấu hao nhanh hoặc khấu hao chậm. Tôi thì thường lựa chọn phương pháp khấu hao nhanh.
Ví du: Chi phí hoàn thiện 1 cửa hàng là hết 200tr, bạn dự tính sau khoảng 4 năm sẽ phải sửa chữa lại cửa hàng, thì 200tr này sẽ khấu hao trong 4 năm, mỗi năm là 50tr, tức mỗi tháng bạn hạch toán trích quỹ khấu hao cửa hàng trong chi phí của mình là khoảng gần 5tr. Trong trường hợp này thường khi tính khấu hao nhanh tôi sẽ chọn khấu hao trong 2 năm, tức mỗi tháng mất gần 10tr. Bản chất đây chỉ là cách định khoản, chi phí không chi trước thì chi sau, nhưng cách này đẩy áp lực lên bộ phận quản lý phải tính toán kinh doanh đảm bảo.
Xem thêm: Quỹ dự phòng là gì? Doanh nghiệp xây dựng quỹ bao nhiêu là đủ ?
- Quỹ dự phòng rủi ro hàng tồn kho: Tùy dòng sản phẩm có thể dao động từ 0.5%-2% với sản phẩm thông thường. Các loại sản phẩm như đồ ăn, hoa quả có thể lên đến 30% quỹ này.
- Quỹ khen thưởng phúc lợi: Quỹ này để chi trả tháng lương thứ 13 cho nhân viên, thưởng nhân viên trong suốt 1 năm, các chế độ đãi ngộ đi du lịch…
- Quỹ đền ơn đáp nghĩa: Bản chất là quỹ từ thiện, đóng góp trách nhiệm xã hội (Quỹ này thường sẽ trích theo lợi nhuận của doanh nghiệp, sau khi hạch toán có lãi mới trích quỹ này)
- Quỹ công đoàn
- Quỹ Marketing, Nghiên cứu thị trường
- Quỹ nghiên cứu phát triển mẫu…..
Tùy mô hình kinh doanh và định hướng kinh doanh của chủ doanh nghiệp sẽ có các loại quỹ khác nhau. Nhưng việc trích các quỹ là bắt buộc để chúng ta nhìn thấy thực chất mỗi tháng chúng ta đang chi phí là bao nhiêu, chứ không phải chỉ vỏn vẹn mấy khoản thực chi hàng tháng, như thế “Tưởng lãi hóa ra lại lỗ”, và tính toán kinh doanh dẫn đến sai lầm nhiều.
Chia sẻ Đinh Xuân Lan - CLB Doanh nhân trẻ khởi nghiệp
