Case Study: Online hóa và Tự động hóa các công việc lặp lại trong doanh nghiệp trên phần mềm CRM

Nhân sự phải giải quyết nhiều lần cùng một công việc lặp lại đang là thực trạng nhức nhối xảy ra trong doanh nghiệp hiện nay, điển hình như:

• Nhập thủ công thông tin cơ hội vào file quản lý
• Bấm số gọi điện và nhắn tin cho khách hàng
• Gửi email/SMS follow cơ hội
• Nhắc khách hàng thanh toán, hợp đồng hết hạn
• Gửi email/tin nhắn xác nhận khi nhận được thanh toán của khách hàng.
• Hay nhắc hoàn thành công việc​..

Hiện trạng này xảy ra tại tất cả các bộ phận trong tổ chức, không chỉ làm giảm năng suất công việc vì dễ gây ra sai sót, tốn thời gian, nhân sự làm việc chán nản mà còn ảnh hưởng đến doanh thu, ách tắc dòng tiền hoạt động.

Hiện tại, có rất nhiều giải pháp công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa các công việc lặp lại, tuy nhiên, trước khi bắt đầu ứng dụng, doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ tránh tình trạng lãng phí thời gian, chi phí và tăng thêm gánh nặng cho nhân sự.

Như Bill Gate đã nói: “Nguyên tắc đầu tiên của bất kỳ công nghệ nào được sử dụng trong một doanh nghiệp là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động hiệu quả sẽ khuếch đại sự hiệu quả. Nguyên tắc thứ hai là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động không hiệu quả sẽ khuếch đại sự không hiệu quả"

Dưới đây, SlimCRM gửi đến bạn case study "Online hóa và Tự động hóa các công việc lặp lại trong doanh nghiệp" giúp các đơn vị giải quyết bài toán khi ứng dụng ngay trên nền tảng số duy nhất.

I. Tự động hóa các công việc lặp lại theo chu trình: Trước, Trong và Sau bán hàng

1. Giai đoạn TRƯỚC BÁN HÀNG

• Gom lead đa kênh: Hoàn toàn khác biệt khi trước đây khi bạn phải nhập dữ liệu lead thủ công trên excel, dễ gây sai sót và thất lạc, với SlimCRM, mọi cơ hội từ các nguồn (Web/ facebook/ email/ chatbot) sẽ được tự động đưa vào hệ thống đầy đủ thông tin, không cần nhập lại số liệu.
• Gửi mail follow khách hàng tiềm năng: Sử dụng Drip email đã tích hợp sẵn trên SlimCRM bao gồm chuỗi email soạn sẵn kèm các nội dung đa dạng (quà tặng, ebook, khuyến mãi,..) và định trước thời gian gửi (ngày 1/3/7/10/14) theo tiến trình tâm lý khách hàng, bạn có thể nuôi dưỡng và convert tự động chỉ với 1 lần cài đặt.

2. Giai đoạn TRONG BÁN HÀNG

Sau khi đã gom lead vào trong cùng một hệ thống, Sales bắt đầu thực hiện chuỗi hành động để tiếp cận, chăm sóc khách hàng, với mục đích chốt giao dịch thành công và gia tăng doanh thu cho tổ chức.

• Gọi điện chăm sóc cơ hội: Sử dụng tổng đài ảo tích hợp trên SlimCRM chỉ với 1 click thay vì bấm từng số điện thoại như trước đây. Điều này không chỉ giảm sai sót, tiết kiệm time chốt giao dịch mà người quản lý có thể theo dõi, nghe lại lịch sử tư vấn của từng nhân viên để điều chỉnh kịp thời.

• Soạn và gửi báo giá: Trước đây, nếu như Sales phải lập từng báo giá trên excel/ word gửi mail cho khách rất mất thời gian và thiếu thẩm mỹ thì giờ đây, bạn có thể lập báo giá đẹp mắt chỉ với vài click chuột để chọn thông tin khách, điền thông tin sản phẩm và gửi mail ngay trên phần mềm. Ngoài ra, Sales có thể copy link báo giá gửi cho khách duyệt ngay trên mobile và khách hàng cũng có thể bình luận trực tiếp trên file báo giá đó.
• Quản lý hợp đồng online bao gồm:

- Lập hợp đồng tự động và gửi mail cho khách
- Sử dụng hợp đồng và chữ ký điện tử, không cần in và chuyển phát nhanh như hình thức truyền thống, đảm bảo an toàn và tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng và nhân viên ngay trong bối cảnh dịch bệnh như hiện nay.
- Gửi email /SMS/ thông báo cho người phụ trách hợp đồng khi hợp đồng hết hạn.

• Quản lý hóa đơn và ghi nhận thanh toán

- Nhắc hạn thanh toán hóa đơn: Bạn có thể thiết lập được số ngày, số lần nhắc, phần mềm sẽ gửi email /sms nhắc nhở tới khách
- Tự động gửi mail /tin nhắn xác nhận khi nhận được thanh toán của khách hàng
- Xuất hóa đơn điện tử đầy đủ thông tin chỉ với 1 click chuột

3. Giai đoạn SAU BÁN HÀNG

• Hỗ trợ sau bán: Tạo support ticket, chọn mẫu trả lời khách hàng đã được soạn sẵn trong SlimCRM, không cần gõ lại
• Tích hợp form khảo sát ngay trên hệ thống, có thể gửi định kỳ để lấy feedback khách hàng, kịp thời điều chỉnh nâng cao chất lượng dịch vụ
• Cài đặt gửi email định kỳ chăm sóc khách hàng, khuyến mãi và upsell, tăng doanh thu

II. Tự động hóa các công việc lặp lại trong quy trình nội bộ

Theo một thống kê ở Mỹ, cứ mỗi 11 phút bị gián đoạn, chúng ta mất trung bình khoảng 25 phút để quay trở lại công việc. Khả năng tập trung bị giảm sút sẽ khiến bạn gặp nhiều khó khăn trong việc tiếp nhận thông tin hàng ngày. Hiện nay có nhiều doanh nghiệp sử dụng các công cụ chat để giao việc, với đặc điểm chủ yếu dùng cho mục đích trao đổi thông tin nhanh, follow khách hàng thì các ứng dụng ít nhiều sẽ gây ra nhiều bất lợi khi làm việc như:

• Không tách biệt tin nhắn thông thường vs thông tin công việc, dễ trôi tin
• Mất thời gian bàn giao lại cho nhân sự mới
• Không có báo cáo công việc

Để khắc phục những bất lợi trên, SlimCRM đã có sẵn những tính năng tự động hóa các công việc lặp lại nhằm loại bỏ thao tác thủ công, nâng cao năng suất làm việc, giúp nhân viên có thêm thời gian thực hiện những mục tiêu quan trọng của tổ chức.

1. Khía cạnh công việc nội bộ

• Tự động giao việc định kỳ: Với những công việc có tính chất lặp lại, cần làm đều đặn (hàng tuần, tháng, quý,,) người quản lý có thể cài đặt trên phần mềm tự động giao việc tới nhân sự phụ trách. Ví dụ: Mỗi tuần phòng Marketing phải ra mắt 1 ebook mới, cuối tuần cần phải báo cáo công việc đã làm trong tuần đó lên phần mềm..
• Nhắc nhở công việc hết hạn: SlimCRM sẽ tự động gửi thông qua email hoặc thông báo trên phần mềm tới nhân sự phụ trách nhằm thúc đẩy nhanh hơn tiến độ để hoàn thiện công việc đúng hạn.

• Tự động cập nhật tiến độ công việc: Giờ đây, quản lý sẽ không phải mất quá nhiều thời gian để chat zalo, check mail chỉ để theo dõi công việc của nhân viên nữa, phần mềm sẽ tự động báo cáo tiến độ công việc tới quản lý khi nhân viên cập nhật theo từng cấp độ: Chưa bắt đầu - Đang thực hiện - Đang kiểm tra - Chờ phản hồi - Đã hoàn thành

2. Báo cáo thống kê trên SlimCRM

Không cần phải vật lộn với đống giấy tờ, file excel báo cáo dày đặc với các chữ số của nhân viên như trước, chủ doanh nghiệp và các quản lý có thể nắm bắt chi tiết các chỉ số kinh doanh ngay trên SlimCRM được cập nhật liên tục theo thời gian thực.
Với phòng kinh doanh:

• Sản phẩm nào đang bán chạy nhất
• ​Khách hàng nào giao dịch nhiều nhất
• Mức độ tăng trưởng doanh thu hàng tháng
• Tỷ lệ chốt Sales từng nhân viên

Với phòng Marketing:

• Kênh marketing nào đang hoạt động hiệu quả nhất
• Số lượng lead hàng ngày, hàng tháng là bao nhiêu

Bạn có thể tham khảo chi tiết thông tin tại webinar do SlimCRM tổ chức về chủ đề này tại: https://youtu.be/KHOSE5L0-Rc 

SlimCRM là nền tảng chuyển đổi số tinh gọn cho doanh nghiệp nhỏ, được quản lý bởi Công ty phần mềm Vinno Việt Nam, đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ, với hơn 3.000 khách hàng doanh nghiệp và 10.000 khách hàng cá nhân, trong đó có các tập đoàn và doanh nghiệp nổi tiếng ở Việt Nam như VinSmart (thuộc tập đoàn VinGroup), ngân hàng SHB, ngân hàng Bảo Việt...

Quý doanh nghiệp có thể trải nghiệm phần mềm SlimCRM ngay TẠI ĐÂY