Để hòa nhập môi trường văn hóa doanh nghiệp, mỗi nhân sự cần phải nắm được ít nhất 2 - 3 kỹ năng mềm quan trọng sau đây.
Nội dung bài viết
5 Kỹ năng mềm quan trọng nhất
1. Kỹ năng trình bày
Trình bày là một kỹ năng quan trọng. Bạn giỏi đến đâu mà không diễn đạt cho người khác hiểu được thì cũng chẳng để làm gì.
Công ty mình có 1 bạn nhân sự phòng thiết kế rất giỏi nha, kiến thức sâu rộng nhưng khả năng trình bày và thuyết phục người khác hơi kém chút. Nên hay bị đưa ra ý kiến gì là mọi người kiểu bác bỏ và không đủ lập luận để nói lại mọi người. Và bạn ấy dần ít bày tỏ quan điểm và ý kiến hơn.
Hoặc có bạn phòng dựng phim, bạn ấy là dân kỹ thuật nên ít nói, sợ nói sai, nên các cuộc họp thường im lặng, rồi lâu dần mọi người đánh giá bạn ấy không nhiệt tình đóng góp cho công việc.
Vậy nên học cách trình bày, thuyết phục người khác là 1 kỹ năng cực kỳ quan trọng.
CÁC BƯỚC TRÌNH BÀY
- Bước 1: Hệ thống thống hoá thứ cần nói thật nhanh với các gạch đầu dòng. Gạch nhanh cả ví dụ về thứ mình sẽ nói ( kinh nghiệm của Ngọc là khi nói mình có câu chuyện thuyết phục hơn rất nhiều )
- Bước 2: Lựa chọn hành văn phù hợp với người ngheMỗi người đều có những sự quan tâm khác nhau và thường họ chỉ “nghe” những cái nó khớp với đúng sự quan tâm của họ. Tốt nhất bạn nên nêu ý cần truyền đạt nhất ở ngay 2 câu đầu tiên. Trình bày tốt đánh giá ở 4 tiêu chí: Có mục đích rõ ràng + Ngắn gọn + Dễ hiểu + Dễ đọc / dễ nghe
2. Kỹ năng tư duy
Kỹ năng tư duy là hiệu quả trong việc sử dụng bộ não.
Hãy thử ví dụ này để biết bạn đang ở trình nào trong sử dụng bộ não:
- GHI NHỚ: Bạn có nhớ quán cafe gần đây nhất mình vào là quán nào không? Bạn đã uống gì ở đó, hết bao nhiêu tiền, quán có màu sắc chủ đạo là gì, bàn ghế trông ra sao? Càng nhớ được nhiều thì khả năng ghi nhớ của bạn càng tốt.
- HIỂU: Khi bước vào quán bạn có hiểu tại tại sao cái quán lại sắp xếp bàn ghế như vậy? Tại sao nó lại bật nhạc nhẹ mà không phải nhạc mạnh, cái giá sách để ở kia làm gì, tại sao nhân viên mặc đồng phục như vậy?
- ỨNG DỤNG: Nếu ai đó hỏi bạn nên đi quán cafe nào khi tới Hà nội thì bạn có lọc được trong các quán cafe mình đã đi để đưa ra một lựa chọn tối ưu?
- ĐÁNH GIÁ: Là việc xác định chuẩn và so sánh hiện tượng, sự vật với cái chuẩn. So với chuẩn thì cái bàn kia đã đủ sạch chưa, cafe có đủ ngon, nhân viên phục vụ đủ tốt không?...
- PHÂN TÍCH: Phân nhỏ một thông tin ra tới mức hiểu sâu nó. Ví dụ, bạn phân tích nhu cầu của khách hàng tới quán để từ đó suy ra rằng tại sao đèn phải mờ ảo, cafe phải đặc, phục vụ phải xinh, phải có giá sách, phải có người trông xe. Cao siêu hơn thì phân tích nhu cầu khách hàng, mô hình kinh doanh, chi phí, doanh thu, lợi nhuận,….
- SÁNG TẠO: Liệu quán cafe này nên được thay đổi như thế nào để có đông khách hơn? Cần thêm dịch vụ gì, cải tiến dịch vụ gì? Cách làm này đã là tốt nhất chưa? Có cách nào hiệu quả hơn ?,…
Tóm lại, nâng cao kỹ năng tư duy chính là liên tục tập luyện những thói quen này:
- GHI NHỚ: Nhìn, nghe, cảm nhận sau đó nhớ những thứ đó.
- HIỂU: Đặt các câu hỏi tại sao sau đó trả lời luôn.
- ỨNG DỤNG: sử dụng được những dữ liệu đã lưu trữ trong bộ nhớ.
- ĐÁNH GIÁ: Xác định một cái gì là tốt hay không tốt, phù hợp hay không phù hợp.
- PHÂN TÍCH: Phân tích những cái đã nhìn và nghe cho tới khi hiểu tại sao nó phải thế hoặc không nên như thế.
- SÁNG TẠO: Đặt câu hỏi và tìm ra câu trả lời để làm tốt hơn.
Và nếu bạn làm thuần thục những bước này biến nó thành 1 kỹ năng, phản xạ của bản thân. Thì bạn sẽ rất sớm trở thành một người có tư duy khác biệt, tạo ra nhiều sự đột phá, và tìm ra được những điều còn thiếu trong nhu cầu xã hội và trở nên giàu có từ đó.
Nó chính là sự khác biệt vì sao cùng một công việc, có người mãi nghèo, có người lại giàu lên.
Vì tư duy họ khác nhau.
3. Kỹ năng tự học
Kỹ năng tự học là kỹ năng mềm dựa vào hình thành thói quen học. Học mọi lúc mọi nơi và học có phương pháp.
Bạn có thể học được từ thành công cũng như thất bại, từ cái đúng cũng như cái sai, từ những ý tưởng thông minh tới những ý tưởng ngu dốt, từ người giàu cũng như người nghèo. Một ngày không học được cái gì thì chưa đi ngủ.
Phương pháp tự học thì có liên quan tới kỹ năng tư duy ở trên.
Học phải có trọng tâm và vận dụng được cái đã học trong thực tế nếu không bạn sẽ nhanh chóng quên chúng.
Và cách nhanh nhất là học cái gì gần với mình, học xong về ứng dụng làm ngay lập tức. Học đi đôi với Hành.
Nhiều người đọc và học rất nhiều nhưng không làm và ứng dụng thì lâu dần dễ bị dày về lý thuyết và mỏng về trải nghiệm, dễ dàng tin tưởng thái quá vào kiến thức của bản thân.
4. Kỹ năng quản lý cảm xúc
Là kỹ năng mềm về khả năng hiểu và quản lý cảm xúc của mình và của người khác.
- Bước 1: Nhận biết được cảm xúc của mình. Luyện khả năng này bằng cách thường xuyên chú ý đến trạng thái của bản thân và quan sát người khác để biết ta và người khác đang có xúc cảm gì. Ví dụ khi mình tức giận phát điên ( hãy phân tích chính mình, coi mình đang nóng mặt ra sao, tay run lên như nào, não truy cập và kết nối thông tin thế nào, tim đập ra sao...) hãy quan sát cảm xúc thật nhiều để HIỂU rõ.
- Bước 2: Kiểm soát cảm xúc. Một người biết kiểm soát cảm xúc không bao giờ để cảm xúc trở nên thái quá khi đối diện với một sự kiện mà người khác lập tức mất kiểm soát. Điều này có nghĩa là bạn không dễ bị “dính” bởi những chiêu trò câu view, quảng cáo lôi kéo, thông tin không chính thống. Không phản pháo, tranh cãi to tiếng khi có mâu thuẫn. Không đưa ra quyết định vội vàng khi đang phấn khích. Không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc dâng trào của đám đông… Điều này không có nghĩa là bạn trở nên vô cảm. Vấn đề chỉ là bạn phải dùng lý trí của mình để xác định một tin nào đó là đúng hay sai, nên hay không nên làm, cảm xúc đi sau cũng không muộn.
Ngoài ra, khơi dậy cảm xúc cũng là một kỹ năng. Bạn hoàn toàn có thể dùng suy nghĩ để từ trạng thái buồn chán sang trạng thái vui vẻ, từ bi quan thành lạc quan. Bí quyết là lưu trữ một số ký ức làm khơi dậy những cảm xúc tích cực, có thể là quá khứ hoặc viễn cảnh tương lai, khi cần thì mang ra hồi tưởng và hình thành xúc cảm tương ứng (như nghĩ tới kẹo là thấy ngọt miệng vậy)
5. Kỹ năng quản lý thời gian
Có rất nhiều người xug quanh mình mọi người ko quản lý được thời gian của mình, đặc biệt những người trẻ.
Họ dễ bị trôi thời gian không dừng được vào việc lướt lướt Fb vô nghĩa mà họ biết về điều đó nhưng không cưỡng lại được.
Hoặc được sếp giao việc thì không biết quản lý sao, thường rơi vào tình trạng thả lỏng ban đầu và tốc lực hoàn thành vào những lúc sát nút deadline.
Và có những người trẻ ngồi cafe lãng đãng ngày qua ngày. Tìm cách để “ giết thời gian”
- Bước 1: Nhận thức rằng thời gian là hữu hạn. Hiểu rằng cuộc sống là phép trừ, không thể tùy tiện lãng phí thời gian, nên ở mỗi giai đoạn của cuộc đời bạn phải đạt được một cái gì đó phù hợp.
- Bước 2: Làm cho thời gian trở nên khan hiếm. Xác định các mục tiêu. Xác định các công việc cần làm (vượt xa so với cái bạn nghĩ rằng có khả năng làm). Giới hạn thời gian thấp hơn so với giới hạn thời gian hiện tại cho mỗi công việc. Sự khan hiếm sẽ thúc đẩy bạn sử dụng các công cụ hỗ trợ, tìm cách làm tối ưu.
- Bước 3: Ưu tiên cho những thứ quan trọng nhất. Công việc nào càng mang lại giá trị thì càng quan trọng. Tập trung vào làm những việc đáng làm và loại bỏ những việc vặt.
- Bước 4: Thường xuyên xem xét lại và điều chỉnh. Tổng kết lại mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm. Rút ra những thứ cần thay đổi trong khoảng thời gian tiếp theo. Học 1 số phương pháp làm việc hiệu qu : quả cà chua. Tập trung 1 việc duy nhất vào 1 khoảng thời gian nhất định.
Tổng kết
Mong rằng qua bài viết, bạn đọc đã biết được 5 kỹ năng mềm quan trọng mà mỗi nhân sự trong doanh nghiệp cần phải có, tự trao dồi bản thân để đạt được nó.
Bạn đọc muốn tìm hiểu thêm về các kỹ năng mềm quan trọng khác thì tìm hiểu tại đây.
Nguồn: FB Nguyễn Hòa - GR Học viện kinh doanh
