Xây dựng phòng kinh doanh với 5 bước dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết trọn vẹn các bài toán khó về lương, thưởng và tạo động lực nhân viên.
Cái khó đối với doanh nghiệp đó là tìm kiếm một đội ngũ nhân sự "chất" và "tinh nhuệ" nhất để bán hàng. Và trong quá trình điều hành đó, việc xây dựng các chỉ tiêu bán hàng, lương thưởng là bài toán nan giản với người quản lý. Dưới đây là những gợi ý giúp bạn đập tan những khó khăn đó, áp dụng cho mọi loại hình công ty.
Nội dung bài viết
Quy trình làm việc của phòng kinh doanh
Quy trình làm việc của phòng kinh doanh có thể thay đổi tùy theo từng doanh nghiệp, nhưng nhìn chung sẽ bao gồm các bước sau:
1. Xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh
- Xác định mục tiêu doanh thu, lợi nhuận, thị phần.
- Phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh.
- Lập kế hoạch chiến lược kinh doanh.
2. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
- Xác định khách hàng mục tiêu.
- Tìm kiếm thông tin về khách hàng tiềm năng.
- Lập danh sách khách hàng tiềm năng.
3. Tiếp cận khách hàng
- Gọi điện thoại, gửi email, hoặc gặp trực tiếp khách hàng.
- Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Trả lời các câu hỏi của khách hàng.
4. Đàm phán và chốt giao dịch
- Thương lượng giá cả, điều khoản thanh toán.
- Lập hợp đồng.
- Chốt giao dịch.
5. Chăm sóc khách hàng sau bán hàng
- Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt.
- Giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
- Duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Xem thêm:
1. 3 mô hình tổ chức phòng kinh doanh nên áp dụng để đạt hiệu quả cao
Ngoài ra, phòng kinh doanh còn có thể thực hiện các công việc khác như:
- Nghiên cứu thị trường
- Phát triển sản phẩm mới
- Quảng bá sản phẩm
- Tham gia các hội chợ triển lãm
Các bước xây dựng phòng kinh doanh mạnh mẽ cho doanh nghiệp
Để xây dựng phòng kinh doanh mạnh mẽ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
1. Xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh
- Xác định rõ mục tiêu doanh thu, lợi nhuận, thị phần.
- Phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh.
- Lập kế hoạch chiến lược kinh doanh cụ thể.
2. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên
- Tuyển dụng nhân viên có năng lực, phẩm chất phù hợp.
- Đào tạo nhân viên về kiến thức, kỹ năng bán hàng, chăm sóc khách hàng.
- Tạo môi trường làm việc năng động, sáng tạo.
3. Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả
- Xác định rõ các bước trong quy trình bán hàng.
- Áp dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ bán hàng.
- Theo dõi, giám sát hiệu quả hoạt động của nhân viên.
4. Tạo động lực cho nhân viên
- Đề ra mức lương, thưởng hấp dẫn.
- Khen thưởng kịp thời những nhân viên có thành tích tốt.
- Tạo cơ hội phát triển cho nhân viên.
5. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
- Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp đoàn kết, năng động.
- Khuyến khích tinh thần sáng tạo, đổi mới.
- Tạo môi trường làm việc thân thiện, cởi mở.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý:
- Luôn cập nhật xu hướng thị trường, nhu cầu khách hàng.
- Đầu tư vào nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
5 lưu ý quan trọng khi xây dựng phòng kinh doanh
Xây dựng phòng kinh doanh bằng việc xây dựng kế hoạch cá nhân
Mỗi nhân viên bán hàng đều có kế hoạch cá nhân của họ. Kế hoạch này sẽ bao gồm các hạng mục như:
- Lương cơ bản (Base Sarary)
- Chỉ tiêu bán hàng / Hạn ngạch (Quota)
- Tỷ lệ hoa hồng (Commission Rate)
- Tiền hoa hồng, thưởng (tỷ lệ hoa hồng tính theo thời gian hạn ngạch);
- Mức lương kỳ vọng (On target earnings - OTE): Tổng lương cơ bản và các khoản thưởng, hoa hồng..
Những yếu tố đã liệt kê có vẻ như rất nhiều biến, nhưng hai tiêu chuẩn ngành SaaS sẽ giúp bạn đơn giản hóa kế hoạch bán hàng rất nhiều:
- Tỷ lệ hoa hồng tiêu chuẩn cho các sản phẩm/ dịch vụ SaaS là 10%. Ví dụ: Chốt giao dịch trị giá 100 triệu đồng sẽ tạo ra một khoản hoa hồng 10 triệu
- Trong việc xây dựng OTE cho sales, sự phân chia 50/50 giữa lương cơ bản và thưởng là điển hình. Đối với những sales đạt đến chỉ tiêu bán hàng, mức thưởng sẽ bằng mức lương cơ bản.
Tổng hợp lại, các tiêu chuẩn này tạo ra quy tắc thứ ba: Chỉ tiêu bán hàng thông thường sẽ bằng 10 lần mức lương cơ bản.
Khi sales đạt chỉ tiêu bán hàng trong một quý, tỷ lệ hoa hồng của họ sẽ tăng lên 15% trên doanh số bán hàng. Điều này khuyến khích những nhân viên kinh doanh giỏi nhất tiếp tục vượt qua mục tiêu của họ, thay vì dừng chân ở vạch đích đã định.
Đối với các Sales mới, thời gian trung bình trong ngành để đạt được năng suất là 4 tháng, nhưng thời gian này có thể dài hơn hoặc ngắn hơn tùy thuộc vào thời gian tìm hiểu sản phẩm và phát triển quy trình. Hầu hết các doanh nghiệp đều thiết lập một lịch trình phát triển dần dần, trong thời gian đó sales mới có chỉ tiêu bán hàng thấp hơn và số tiền được đảm bảo cao hơn để bù đắp cho việc thiếu hoa hồng.
Tất cả sales ở cùng cấp độ nên thực hiện theo cùng một kế hoạch. Nếu sales liên tục vượt quá chỉ tiêu bán hàng, Quy tắc 10 cung cấp cơ sở để tăng lương cho họ.
Ví dụ: Nếu Sales tạo ra 600 triệu ARR (doanh thu định kỳ hàng năm) mới, thì bạn có thể tăng mức lương cơ bản lên 60 triệu. Tuy nhiên, chỉ tiêu bán hàng của họ bây giờ sẽ cần phải tăng từ 500 triệu lên 600 triệu. Hãy cẩn thận để tránh các đợt tăng có thể biến sales thành công đang đạt chỉ tiêu bán hàng thành sales kém hiệu quả.
Xây dựng kế hoạch nhóm
Trong quy trình xây dựng phòng kinh doanh ở bước 2 này cần chú ý đến khái niệm Quota Capacity - QC là tổng mức chỉ tiêu bán hàng của nhóm kinh doanh.
Ví dụ: Nếu bạn có 10 Sales với chỉ tiêu mỗi người là 500 triệu đồng, suy ra QC cả nhóm sẽ là 5 tỷ đồng. Nếu bạn đang dự đoán đạt 5 tỷ đồng ARR mới cho năm tới, nhưng chỉ có 2 sales đạt năng suất cao (1 tỷ QC), bạn vẫn rất khó đạt được mục tiêu kinh doanh.
Nếu nhóm bán hàng trung bình chỉ đạt được khoảng 70% QC thì bạn cần tìm giải pháp nâng hiệu quả, nỗ lực làm việc để vượt mức đạt được mục tiêu của nhóm. Trong quá trình lập kế hoạch, hãy đảm bảo rằng bạn dành đủ thời gian để những sales mới luyện tập, trau dồi thuần thục các kỹ năng.
Chỉ tiêu bán hàng của quản lý phải được đặt bằng 80% QC của nhóm. OTE của người quản lý (dựa trên tỷ lệ 50/50 giữa lương cơ bản và thưởng) sẽ được đặt theo tỷ giá của chức quản lý trên thị trường. Tỷ lệ hoa hồng sẽ là biến phụ thuộc.
Ví dụ:
- Một quản lý gồm 10 sales (QC = 5 tỷ ) kiếm được 200 triệu là tổng thu nhập (OTE)
- 200 triệu OTE tương ứng với mức lương cơ bản 100 triệu và 100 triệu tiền thưởng
- 80% QC sẽ là 4 tỷ ARR mới.
- Tỷ lệ hoa hồng ở mức 4 tỷ ARR mới cần tạo ra 100 triệu tiền thưởng
- Do đó, tỷ lệ hoa hồng của quản lý là 100 triệu/ 4 tỷ = 2.5%
Nếu nhóm đạt hơn 80% QC, đó là dấu hiệu bạn có thể thuê thêm nhân viên kinh doanh miễn là bạn có đủ khách hàng tiềm năng (lead) được tạo ở đầu đường ống bán hàng (sales pipeline). Theo kinh nghiệm của tôi, các sales hiếm khi tự đi tìm cơ hội và cần hỗ trợ từ marketing để tạo ra các khách hàng tiềm năng. Một sales tuyệt vời sẽ tạo ra tối đa 50% khách hàng tiềm năng thông qua nỗ lực tìm kiếm cơ hội nguồn Outbound.
Khu vực bán hàng
Khu vực bán hàng mô tả những ranh giới, khu vực sales hoạt động để tránh xung đột và đảm bảo phạm vi phủ sóng đầy đủ. Có một số cách giúp bạn phân chia hợp lý hơn:
- Theo địa lý (Geos)
Thông thường, khách hàng tiềm năng được chỉ định cho các lãnh thổ địa lý dựa trên vị trí của họ (thường là trụ sở công ty). Các API được kết nối với Salesforce (chẳng hạn như Clearbit hoặc Zoom Info) có thể tự động thực hiện nhiệm vụ này. Các vùng địa lý phải có kích thước gần giống nhau, không phải về diện tích khu vực mà là về số lượng khách hàng tiềm năng mà sales có thể khai thác được.
Khi nhiều sales được thuê hơn, các lãnh thổ hiện có cần được chia nhỏ để tạo ra các mảnh ghép mới cho những nhân viên mới. Khi nhà cung cấp SaaS ngày càng cạnh tranh nhiều hơn, các lãnh thổ ngày càng nhỏ hơn. Ngược lại, việc bán hàng trở nên dễ dàng hơn khi khi doanh nghiệp ngày càng thành công và có chỗ đứng vững chắc. Một tổ chức không ngừng tăng trưởng có nghĩa là kinh doanh có thể khai thác nhiều hơn trong khi lượng cơ hội ít hơn.
- Thị trường dọc (Verticals)
Một số nhà cung cấp SaaS sẽ tạo khu vực bán hàng dựa trên thị trường dọc. Điều này có ý nghĩa khi sản phẩm có tính đặc thù cao đối với một thị trường khách hàng cụ thể. Chuyên môn hóa theo chiều dọc giúp sales thành thạo các trường hợp sử dụng.
- Vòng tròn (Round-Robin)
Khu vực bán hàng, chỉ tiêu bán hàng và kế hoạch nên được triển khai hàng quý tại doanh nghiệp. Đây cũng là thời gian để đào tạo lại đội ngũ bán hàng về các thay đổi của sản phẩm và các phương pháp hay nhất. Bạn nên tìm ra những điểm mạnh sales đang làm tốt từ đó, đào tạo và phổ biến điều này ra toàn quy mô nhóm.
Gia hạn hợp đồng
Gia hạn hợp đồng là một vấn đề quan trọng trong quy trình xây dựng phòng kinh doanh. Điều này nhằm thúc đẩy động lực cho nhân viên bằng cách giữ chân khách hàng cũ cho doanh nghiệp, vừa có doanh thu mà chi phí marketing được tiết kiệm tối đa.
Hiện nay, các doanh nghiệp thường để sales phụ trách tài khoản trong 12 tháng kể từ thời điểm chốt hợp đồng ban đầu để khuyến khích các giao dịch gia hạn. Bất kỳ hoạt động gia hạn nào trong tài khoản tại thời gian đó đều được coi là ARR mới.
Sau 12 tháng, tài khoản sẽ được gia hạn, điều này phải tuân theo hạn ngạch và tỷ lệ hoa hồng riêng, có thể do một nhân viên kinh doanh khác làm việc. Tỷ lệ hoa hồng trên ARR hiện tại phải thấp hơn nhiều so với ARR mới.
Có một số phương án khác nhau để giúp bạn thiết lập quy trình gia hạn, hãy xem xét ưu và nhược điểm của từng cách dưới đây:
- Phụ trách bởi Sales đã ký hợp đồng: Việc quản lý gia hạn có thể vẫn do nhân viên kinh doanh chốt giao dịch phụ trách - họ nắm bắt rõ ràng và hiểu biết rõ nhất với tài khoản. Lợi thế là rõ ràng, nhưng vấn đề là những nhân viên kinh doanh này ngày càng dành ít thời gian hơn để chốt giao dịch với các doanh nghiệp mới. Điều này biến những “thợ săn” giỏi nhất thành “nông dân”.
- Việc gia hạn có thể được phụ trách bởi các sales chuyên nghiệp bất kỳ, thường là những người bán hàng ưu tú được lựa chọn vì năng lực của họ rất tốt để tăng ARR.
- Phụ trách bởi nhóm Customer Success Management - CSM xử lý việc gia hạn. Mặc dù điều đó có thể ổn đối với các nhà cung cấp đã hoạt động có thị phần vững chắc, nhưng trong những năm đầu mới thành lập, các sales có nhiều khả năng tối đa hóa giá trị của việc gia hạn hoặc để cứu vãn một thỏa thuận gặp khó khăn. Do đó, các CSM nên hợp tác với sales để thực hiện việc giữ chân khách hàng, hơn là hoạt động độc lập.
Năng suất bán hàng
Đối với những sản phẩm yêu cầu người bán có kinh nghiệm, được trả lương rất cao, thì sản phẩm cũng cần tạo ra các quy mô hợp đồng phù hợp với chỉ tiêu bán hàng dành cho họ. Nhưng nếu sản phẩm chỉ tạo ra các giá trị hợp đồng nhỏ, điều đó vẫn ổn miễn là tốc độ bán hàng cao và có thể thuê các sales tầm trung để bán sản phẩm đó.
Vì OTE chiếm 20% doanh số bán hàng, chi phí bán hàng (quản lý, vận hành, phát triển bán hàng) thường sẽ tiêu tốn thêm 15-25% doanh thu. Điều đó có nghĩa là bạn có thể chi khoảng 50% ARR mới cho Marketing CAC (Customer acquisition cost) và vẫn giữ được khoản hoàn vốn của mình dưới 12 tháng.
Tóm lại, đây chỉ là những quy tắc chung khi xây dựng phòng kinh doanh - hãy nhớ kiểm tra các con số thực tế. Để xây dựng phòng kinh doanh thành công và đưa nhóm kinh doanh vận hành nhịp nhàng, các bạn vẫn có thể gặp phải những thử thách và sai lầm, tuy nhiên việc tham khảo tìm hiểu thêm những công thức trên đây sẽ hỗ trợ quá trình dễ dàng hơn nhiều đấy.
