Biết ơn không chỉ đơn thuần là phép lịch sự. Tìm hiểu cách tạo thư cảm ơn nhà tài trợ để kết nối và giúp tổ chức phi lợi nhuận của bạn nổi bật.
Mặc dù có vẻ đơn giản, thư cảm ơn nhà tài trợ có thể gây ra nhầm lẫn trong lĩnh vực phi lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu làm đúng, nó sẽ vô cùng hiệu quả.
Bài viết này sẽ đề cập đến mọi thứ cần biết về hình thức này, bao gồm cả mẫu thư cảm ơn nhà tài trợ miễn phí để bạn bắt đầu ngay lập tức.
Nội dung bài viết
Thư cảm ơn nhà tài trợ là gì?
Thư cảm ơn nhà tài trợ là thông điệp chính thức mà tổ chức phi lợi nhuận gửi đến những người ủng hộ đã đóng góp tài chính. Thư cảm ơn thường bao gồm lời cảm ơn cá nhân hóa về số tiền tặng cụ thể và tác động của nó.
Việc gửi thư cảm ơn là cơ hội để các tổ chức kết nối và bày tỏ lòng biết ơn về sự hỗ trợ của nhà tài trợ, cho dù trực tuyến, trực tiếp hay qua thư trực tiếp.
Lưu ý:
- Thư cảm ơn không phải lúc nào cũng giống biên lai quyên góp, đây là yêu cầu của IRS đối với mọi khoản đóng góp từ thiện trị giá 250 đô la trở lên.
- Thư cảm ơn được dùng với mục đích tỏ lòng cảm ơn nhà tài trợ để xây dựng mối quan hệ (nhiều tổ chức sẽ bao gồm thông tin thuế).
Loại đóng góp nào phù hợp để gửi thư cảm ơn nhà tài trợ?
Trả lời ngắn gọn: Tất cả các loại đóng góp! Bất kể người ủng hộ đóng góp bao nhiêu, mọi người tham gia đóng góp đều nên nhận được thư cảm ơn nhà tài trợ. Điều này bao gồm:
- Quyên góp trực tuyến
- Kiểm tra và các đóng góp ngoại tuyến được ghi nhận khác
- Quyên góp hiện vật
- Quà tặng phù hợp
- Quà tặng tưởng nhớ
- Quỹ do nhà tài trợ tư vấn
- Quà tặng di sản
Mẹo chuyên nghiệp: Với CRM dành cho Tổ chức xã hội do Vinno phát triển, bạn có thể thêm hoặc nhập các khoản đóng góp ngoại tuyến được thực hiện bằng tiền mặt hoặc séc để giữ tất cả dữ liệu nhà tài trợ và thư cảm ơn của bạn ở cùng một nơi.
Tại sao tổ chức phi lợi nhuận của bạn nên gửi thư cảm ơn nhà tài trợ?
Cho dù được gửi qua email hay thư tay, thư cảm ơn nhà tài trợ đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân nhà tài trợ. Dưới đây là năm lý do tại sao bạn nên gửi thư cảm ơn đến tất cả các nhà tài trợ của mình theo cách này.
Xây dựng mối quan hệ
Một nghiên cứu gần đây về lòng trung thành của nhà tài trợ cho thấy 71% nhà tài trợ cảm thấy gắn bó hơn với một tổ chức khi họ nhận được tài liệu cá nhân hóa. Bạn có thể cá nhân hóa email hoặc tin nhắn văn bản xác nhận khoản đóng góp (và bạn nên làm như vậy!), nhưng thư cảm ơn thể hiện mức độ quan tâm không gì sánh được - đặc biệt là khi bạn ghi nhận số tiền đóng góp của người nhận, chiến dịch hoặc sáng kiến mà họ đóng góp và cách họ tạo ra tác động. Điều này tạo ấn tượng lâu dài cho những người ủng hộ.
Tuân thủ pháp lý️
Đối với các tổ chức muốn kết hợp thông tin biên lai quyên góp vào thư cảm ơn của họ - đặc biệt đối với những nhà tài trợ trị giá 250 đô la trở lên có thể tìm kiếm khấu trừ thuế cho khoản đóng góp từ thiện của họ - thư của bạn nên bao gồm các thông tin sau:
- Tên hợp pháp của tổ chức
- Số tiền và ngày đóng góp chính xác
- Mô tả cho đóng góp phi tiền mặt (nếu có)
- Ước tính thiện chí về giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ (nếu có)
- Tuyên bố xác nhận không có trao đổi hàng hóa / dịch vụ cho khoản đóng góp được miễn thuế (nếu có)
Mặc dù không có thời hạn cụ thể nào được yêu cầu cho thư cảm ơn, nhưng luôn nên cảm ơn các nhà tài trợ ngay sau khi họ tặng quà. Đối với biên lai quyên góp vì mục đích thuế, hãy đảm bảo gửi biên lai cùng năm với năm thực hiện khoản đóng góp.
Tính bền vững
Những lá thư cảm ơn cũng có thể khuyến khích việc ủng hộ/ tài trợ nhiều lần. Một quan sát chỉ ra rằng các nhà tài trợ nhận được thư cảm ơn trong vòng hai ngày sau khi đóng góp có khả năng quyên góp lại cho tổ chức cao gấp bốn lần.
Một lá thư được cá nhân hóa nhiều hơn - đặc biệt nếu được gửi qua thư - sẽ bổ sung cho bất kỳ xác nhận kỹ thuật số nào bạn đã thực hiện, thúc đẩy thêm những kết nối đó và mang lại nhiều sự hỗ trợ hơn trong dài hạn.
Lợi thế cạnh tranh
Nhiều tổ chức phi lợi nhuận thường cạnh tranh sự chú ý của cùng một nhóm người ủng hộ. Một cách dễ dàng và lâu dài để nổi bật so với các tổ chức phi lợi nhuận khác là gửi thư cảm ơn một cách nhất quán.
Khoảng 91% các tổ chức ngừng xác nhận các khoản quà tặng định kỳ vào tháng thứ ba. Mặc dù bạn không cần gửi thư riêng cho từng khoản đóng góp hàng tháng, nhưng một email xác nhận được gửi hàng tháng cảm ơn họ và tiếp tục cho họ thấy tác động của món quà liên tục sẽ khiến những người ủng hộ cảm thấy gắn bó hơn nhiều với tổ chức của bạn.
Lời nhắc nhở thân thiện
Hãy nhớ: Xa mặt thì cách lòng. Thư cảm ơn nhà tài trợ thường xuyên là một cách tuyệt vời để giữ liên lạc với những người ủng hộ và cập nhật cho họ về các chương trình của bạn và những thay đổi mà tổ chức của bạn đang tạo ra trên thế giới.
Những người ủng hộ của bạn không chỉ đơn thuần là máy ATM - hãy đối xử với họ như một phần quan trọng của tổ chức của bạn!
Làm thế nào để viết thư cảm ơn nhà tài trợ trong 6 bước
Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu viết thư cảm ơn nhà tài trợ? Thực hiện theo các bước sau và tải xuống mẫu thư cảm ơn nhà tài trợ mẫu để hoàn thành xuất sắc lá thư của bạn!
Bước 1: Tổ chức
Thư cảm ơn nhà tài trợ thường có thể bị bỏ qua - những nhân viên tổ chức phi lợi nhuận bận rộn có thể quên những ai cần gửi thư, gửi thư đến đâu và thậm chí quên khoản quà nào cần xác nhận.
Để tránh quên cảm ơn các nhà tài trợ hoặc quên gửi biên lai quyên góp theo yêu cầu của IRS, các tổ chức phi lợi nhuận cần sử dụng một giải pháp phần mềm mạnh mẽ để sắp xếp hợp lý tất cả các thư tín và email của họ.
Công cụ cần thiết: Tiết kiệm thời gian (và giảm căng thẳng!) Bằng cách giữ tất cả các thư cảm ơn nhà tài trợ trong CRM dành cho tổ chức xã hội của Vinno. Bạn có thể thiết lập tính năng tự động gửi biên lai quyên góp cho tất cả các khoản quà tặng, theo dõi những khoản quyên góp nào đã được xác nhận và thậm chí gửi tin nhắn nhắm mục tiêu đến bất kỳ phân khúc nhà tài trợ nào bạn muốn.
Bước 2: Cá nhân hóa
Theo báo cáo tiếp thị của McKinsey, 78% người được hỏi cho biết nội dung được cá nhân hóa khiến họ có nhiều khả năng trở thành khách hàng thường xuyên. Mặc dù các tổ chức phi lợi nhuận hoạt động trong lĩnh vực từ thiện và không bán sản phẩm, nhưng loại thông tin chi tiết này cũng có giá trị tương tự.
Khi các tổ chức phi lợi nhuận cá nhân hóa thư cảm ơn nhà tài trợ của họ với các chi tiết cụ thể (chứ không chỉ gửi tin nhắn hàng loạt), người nhận có nhiều khả năng phản hồi tích cực hơn.
Công cụ cần thiết: Với các công cụ tiếp thị và tương tác của Vinno, các tổ chức phi lợi nhuận có thể sử dụng các trường hợp nhập động để nhập số tiền quyên góp cụ thể, tên người ủng hộ, v.v. Người nhận sẽ cảm thấy như họ đang nhận được một ghi chú viết tay - ngay cả khi đó là email.
Bước 3: Trình bày tác động
Các nhà tài trợ muốn biết chính xác những đóng góp của họ đã tạo ra sự khác biệt như thế nào. Tương tự như việc soạn thảo thư kêu gọi hàng năm hoặc thư quyên góp cuối năm, thư cảm ơn của bạn nên bao gồm các chương trình hoặc sáng kiến cụ thể được thúc đẩy bởi khoản tài trợ của nhà tài trợ.
Để bắt đầu viết thư, hãy cân nhắc xem lá thư của bạn có thể trả lời những câu hỏi như:
- Khoản quà tặng này cụ thể đã giúp đỡ ai?
- Tại sao món quà của họ lại quan trọng ngay bây giờ?
- Tác động ngắn hạn và dài hạn của món quà của họ là gì?
- Quà tặng của họ có ý nghĩa gì đối với tổ chức của bạn?
Công cụ cần thiết: Một CRM dành cho tổ chức xã hội với hồ sơ liên hệ chi tiết là một cách tuyệt vời để xem xét và phân tích tác động của các khoản quà tặng từ nhà tài trợ. Sắp xếp các phân khúc nhà tài trợ của bạn theo loại chiến dịch, số tiền tặng quà hoặc bộ lọc tùy chỉnh của riêng bạn và tìm ra chính xác cách những người ủng hộ của bạn đã giúp đạt được mục tiêu của bạn.
Bước 4: Chuẩn bị cho thành công
Để tiết kiệm thời gian và năng lượng - và tránh được rất nhiều rắc rối - hãy đảm bảo đặt thông báo cho các khoản đóng góp mới và tạo biên lai quyên góp tự động để những người ủng hộ nhận ngay lời cảm ơn ngay lập tức, việc bạn có thể theo dõi với Thư cảm ơn.
Bạn cũng nên đảm bảo sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích. Thư cảm ơn nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề mà không có bất kỳ thuật ngữ chuyên ngành hoặc câu văn dài dòng nào.
Bước 5: Thúc đẩy hành động
Trong Thư cảm ơn, hãy nhắc lại sứ mệnh và tác động của tổ chức bạn để các nhà tài trợ nhớ lại lý do tại sao họ quyên góp cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn ngay từ đầu. Bao gồm thông tin về cách người đọc có thể liên hệ với bạn, cũng như các kênh khác mà họ có thể kết nối một cách không chính thức hơn (Instagram, Facebook, v.v.).
Mặc dù Thư cảm ơn không phải là thư yêu cầu quyên góp, nhưng việc đưa thêm thông tin cho các nhà tài trợ muốn quyên góp lại hoặc tham gia vào công việc của bạn theo cách khác thì không bao giờ là thừa.
Công cụ cần thiết: Giúp các nhà tài trợ thực hiện các bước tiếp theo dễ dàng nhất có thể. Hãy chia sẻ một liên kết hoặc mã QR, đưa những người ủng hộ đến trang đích quyên góp của bạn hoặc một sự kiện sắp tới chỉ trong vài giây.
Để Vinno giúp bạn hoàn thành công việc
Một lá thư cảm ơn nhà tài trợ tuyệt vời có thể là công cụ mạnh mẽ để tạo kết nối và truyền cảm hứng cho việc cho lại và tham gia trong tương lai.
Để tận dụng tối đa Thư cảm ơn, bạn cần các công cụ phù hợp để tự động hóa dễ dàng, tạo thương hiệu riêng và cá nhân hóa. Với giải pháp chuyên ngành CRM dành cho tổ chức xã hội của Vinno, các tổ chức phi lợi nhuận có thể chấp nhận quyên góp, gửi biên lai quyên góp tự động và thậm chí tạo và xuất các thư cảm ơn được cá nhân hóa, tất cả tại một vị trí thuận tiện.
