Trong bối cảnh hội nhập hiện nay, nhiều công ty và doanh nghiệp có bộ phận chuyên về mảng xuất nhập khẩu với tham vọng đẩy mạnh sản phẩm, dịch vụ của mình ra nước ngoài. Còn với các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu, phòng xuất nhập khẩu là phòng có vai trò quan trọng nhất, thể hiện đúng bản chất và thực hiện công việc trọng yếu nhất về lĩnh vực mà doanh nghiệp đang thực hiện.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của phòng xuất nhập khẩu và mô tả công việc của các vị trí trong phòng xuất nhập khẩu.
Nội dung bài viết
Xuất nhập khẩu là gì?
Xuất nhập khẩu là một hệ thống các quan hệ mua bán phức tạp có tổ chức, cả bên trong và bên ngoài, nhằm mục tiêu lợi nhuận, thúc đẩy sản xuất hàng hóa phát triển, chuyển đổi cơ cấu kinh tế, ổn định và từng bước nâng cao mức sống của nhân dân. Xuất nhập khẩu đem lại lợi ích, hiệu quả đột biến nhưng có thể gây ra thiệt hại lớn vì các chủ thể trong nước tham gia xuất nhập khẩu không dễ dàng khống chế được.
Xuất nhập khẩu là việc mua bán hàng hóa với nước ngoài nhằm phát triển sản xuất, nâng cao chất lượng đời sống người dân. Mua bán hàn hóa ở đây phức tạp hơn trong nước vì giao dịch với các nước trên thế giới tạo ra thị trường rộng lớn khó kiểm soát, mua bán qua trung gian chiếm tỉ trọng lớn, đồng tiền thanh toán bằng ngoại tệ mạnh, hàng hóa vận chuyển qua biên giới, cửa khẩu các quốc gia khác nhau phải tuân theo luật pháp của từng quốc gia cũng như luật pháp quốc tế.
Hoạt động xuất nhập khẩu được thực hiện với nhiều hoạt động nghiệp vụ và nhiều khâu, từ việc điều tra thị trường nước ngoài, lựa chọn hàng hóa xuất nhập khẩu, thương nhân giao dịch, tiến hành giao dịch đàm phán, kí kết hợp đồng, thực hiện hợp đồng cho đến khi hàng hóa được chuyển đến cảng, chuyển giao quyền sở hữu cho người mua, hoàn thành các thanh toán. Mỗi khâu, mỗi nghiệp vụ này phải được nghiên cứu kỹ và thực hiện đầy đủ nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế cao nhất.
Phòng xuất nhập khẩu là gì?
Phòng xuất nhập khẩu là một bộ phận trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu hoặc doanh nghiệp xuất nhập khẩu trực tiếp, là tập hợp của nhiều nhân viên đảm nhận các vị trí công việc khác nhau để thực hiện hàng loạt các công việc liên quan đến hồ sơ, thủ tục hải quan phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của khách hàng hoặc cho chính công ty mình.
Chức năng, nhiệm vụ của phòng xuất nhập khẩu
Chức năng, nhiệm của của phòng xuất nhập khẩu được công ty trao cho và phải thực hiện theo đúng quy định của công ty, mỗi hoạt động của nhân viên mang trách nhiệm của phòng xuất nhập khẩu của công ty.
Chức năng của phòng xuất nhập khẩu
Chức năng chính của phòng xuất nhập khẩu là quản lý và kiểm soát, điều phối toàn bộ quá trình cung ứng của doanh nghiệp. Nói cách khác, mọi hoạt động của phòng xuất nhập khẩu đều liên quan đến các vấn đề về xuất nhập khẩu như làm thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế, tìm kiếm khách hàng,…
Nhiệm vụ của phòng xuất nhập khẩu
Phòng xuất nhập khẩu là cách gọi chung, có nhiều công ty có thể dùng cách gọi phòng quản lý xuất nhập khẩu. Việc đặt ra nhiệm vụ, quyền hạn thường được ghi nhận trong các văn bản nội bộ của công ty. Chẳng hạn, phòng quản lý xuất nhập khẩu của công ty Canon có nhiệm vụ:
- Lập và triển khai các kế hoạch nhận hàng, xuất hàng nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất và yêu cầu của khách hàng.
- Thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhận hàng, xuất hàng đúng thời hạn yêu cầu.
- Lập và triển khai các báo cáo cho hải quan theo yêu cầu của luật hải quan.
- Đề xuất với cấp trên trực tiếp về mỗi ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận.
Bên cạnh đó, quyền hạn, nhiệm vụ của phòng xuất nhập khẩu được thể hiện thông qua quyền hạn, nhiệm vụ của từng vị trí việc làm trong phòng xuất nhập khẩu. (Xem phần dưới)
Mô tả công việc và yêu cầu của nhân viên phòng xuất nhập khẩu
– Nhân viên xuất nhập khẩu
Nhân viên xuất nhập khẩu có nhiều nhiệm vụ liên quan đến từng bước của quy trình vận chuyển. Họ theo dõi các lô hàng và trao đổi với khách hàng về tiến độ của gói hàng. Họ phối hợp vận chuyển với các đại lý hải quan để làm thủ tục giao hàng ở nước ngoài. Thư ký cũng giải quyết các báo giá từ các chủ hàng tiềm năng và xử lý các yêu cầu bồi thường với các công ty bảo hiểm nếu có bất kỳ sự cố lô hàng nào xảy ra.
Nhiệm vụ chính của nhân viên xuất nhập khẩu là cung cấp dịch vụ hậu cần giao hàng hiệu quả thông qua quản lý dữ liệu. Họ phụ trách tài liệu xuất nhập khẩu, biên soạn các chỉ định về hãng vận chuyển và tuyến đường, tính phí quốc tế cho mỗi chuyến hàng, và theo dõi các khoản thanh toán và hạn ngạch của lô hàng. Phần lớn công việc này được thực hiện bằng cách sử dụng các hệ thống tự động có thể xác định lô hàng, thu thập dữ liệu và đăng ký gói hàng với các cơ quan chính phủ.
Bên cạnh đó, nhân viên xuất nhập khẩu còn thực hiện nhiều nhiệm vụ khác, bao gồm:
- Giao dịch, đàm phán với đối tác để phát triển sản phẩm mới, ký kết hợp đồng.
- Xây dựng phương án xuất nhập khẩu và soạn thảo hợp đồng ngoại thương.
- Nhận đơn đặt hàng và đóng gói các mặt hàng để vận chuyển
- Sắp xếp tuyến đường vận chuyển
- Lập hóa đơn và theo dõi tình trạng đơn hàng.
Khi nền kinh tế toàn cầu ngày càng trở nên phụ thuộc vào công nghệ và kỹ thuật số, nhân viên xuất nhập khẩu cần có khả năng sử dụng máy tính để thực hiện công việc. Kỹ năng giao tiếp và ngoại ngữ cũng là một yêu cầu quan trọng với nhân viên xuất nhập khẩu, bởi khi làm thương mại quốc tế, họ cần phải có khả năng hiểu được các đối tác của họ ở nhiều quốc gia. Cuối cùng, nhân viên xuất nhập khẩu cần phải có con mắt tinh tường để tìm hiểu chi tiết và quản lý đơn hàng chính xác.
– Nhân viên mua hàng:
Nhiệm vụ của nhân viên mua hàng (hay nhân viên thu mua - purchaser) bao gồm:
- Tìm kiếm nhà cung cấp (thường làm việc tại các công ty thương mại nhỏ, kinh doanh nhiều mặt hàng, nhà cung cấp không cố định).
- Liên hệ nhà cung cấp để hỏi hàng, xin báo giá.
- Phân tích báo giá nhận được, dự toán các chi phí nhập khẩu (phí vận tải, thuế nhập khẩu…).
- Soạn thảo Hợp đồng ngoại thương và đàm phán về các điều khoản hợp đồng.
- Chuẩn bị các chứng từ thanh toán (mở L/C, chuyển tiền..).
- Thực hiện các công việc cần thiết về vận tải quốc tế để đưa hàng về kho.
- Tiến hành khai báo Hải quan.
- Đưa hàng về nhập kho.
– Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu:
Họ nghiên cứu thị trường tiềm năng, thực hiện các chuyến thăm bán hàng cá nhân, tổ chức các chương trình khuyến mại, chỉ định đại lý và nhà phân phối và đàm phán các hợp đồng mua bán. Một số nhân viên kinh doanh cũng có thể đảm nhiệm việc sắp xếp khâu vận chuyển hàng hóa và thu tiền thanh toán.
– Nhân viên chứng từ:
Nhiệm vụ của nhân viên chứng từ bao gồm:
- Soạn thảo, điều chỉnh, bổ sung, cập nhật các loại chứng từ xuất nhập hàng hóa thông dụng như: Vận đơn, Hợp đồng, hóa đơn, giấy báo hàng cập cảng, lệnh giao hàng, khai thông tin với hải quan.
- Thu xếp các thủ tục để hoàn thiện bộ chứng từ khai báo hải quan, bộ chứng từ xin cấp CO (giấy chứng nhận nguồn gốc). Nếu là hàng hóa đặc biệt cần xin phép thì bạn cũng phải tiến hành xin cấp phép xuất nhập khẩu cho những hàng hóa này.
- Thực hiện các công văn, tờ trình có liên quan cần thiết.
- Giữ liên lạc với khách hàng để thường xuyên cập nhật về thời gian và tình trạng của tuyến hàng.
- Tham gia với bộ phận nhân viên hiện trường (Operator) để hỗ trợ các thủ tục về thông quan.
- Lưu trữ mọi hồ sơ chứng từ trong mọi cuộc giao dịch để phục vụ cho công việc.
Nhân viên chứng từ rất quan trọng, vì vậy, các nhà tuyển dụng thường đặt ra các yêu cầu như sau:
- Nắm được cơ bản những kiến thức về hải quan, các quy trình thông quan, chạy lệnh, giao và nhận hàng hóa.
- Có khả năng giao tiếp và sử dụng thành thạo tiếng Anh trong việc đọc hiểu và soạn thảo các văn bản, thư từ có liên quan.
- Tin học văn phòng.
- Vì đây là vị trí liên quan tới các văn bản chứng từ quan trọng nên bắt buộc ứng viên phải tỉ mỉ, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm, và đặc biệt có khả năng chịu áp lực công việc vì thường xuyên phải đối diện với các deadline.
Các vị trí việc làm trong phòng xuất nhập khẩu có thể được tuyển dụng thường xuyên, phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực của công ty. Trong các vị trí đó, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ là một bước đệm dẫn đến những vị trí cực kỳ thú vị sau này trong sự nghiệp của bạn, ví dụ như: điều phối viên hậu cần quốc tế, nhà môi giới hải quan và người quản lý tuân thủ thương mại quốc tế.
- Các điều phối viên hậu cần quốc tế chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các lô hàng được bán trên toàn cầu sẽ đến được điểm đến của họ nhanh nhất và rẻ nhất có thể.
- Các nhà môi giới hải quan đảm bảo rằng hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu của công ty họ có thể thông quan với chi phí và phiền phức tối thiểu.
- Các nhà quản lý tuân thủ thương mại quốc tế đảm bảo rằng công ty của họ luôn tuân thủ luật pháp quốc gia và quốc tế trong tất cả các giai đoạn của quá trình xuất nhập khẩu.
Lời kết
Mong rằng qua bài viết này, bạn đã bước đầu hiểu được thế nào là một phòng xuất nhập khẩu, chức năng, nhiệm vụ và mô tả vị trí của nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu. Và đừng quên rằng, như đã đề cập trong bài viết, để vận hành phòng xuất nhập khẩu một cách chỉn chu, khoa học và có hiệu quả trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, một phần mềm quản lý phù hợp là công cụ không thể thiếu.
Mời bạn tham khảo SlimCRM - phần mềm quản lý tinh gọn cho doanh nghiệp. Được phát triển bởi Vinno, công ty có hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ phần mềm cho hơn 3000 doanh nghiệp, SlimCRM chắc chắn sẽ giúp bạn “quản trị doanh nghiệp dễ dàng và tạo ra nhiều lợi nhuận hơn”.
