Các doanh nghiệp truyền thống hiện nay đa phần đang sử dụng KPI (Key Performance Indicator) để đo lường độ hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, phòng ban và cá nhân. Vậy nên khi nghe tới thuật ngữ OKR, họ thường đặt ra các câu hỏi:
- Dùng OKRs, vậy tôi phải bỏ KPI à?
- OKRs hơn KPI chỗ nào?
- OKRs và KPI có thể dùng đồng thời không?
- OKRs nhìn cũng giống giống KPI.
Thông qua bài chia sẻ của anh Mai Xuân Đạt - CEO Seongon sẽ giúp bạn đọc có một cái nhìn tổng quát về OKR, từ đó lựa chọn nên phương pháp phù hợp cho doanh nghiệp mình.
Nội dung bài viết
KPI là gì?
Để so sánh, trước hết ta phải biết chính xác KPI là gì. Trên thực tế, rất ít doanh nghiệp đang sử dụng KPI một cách chính xác. Chính xác hơn họ đang dùng ... MBO (Management by Objectives). Khi nhà quản lý nói chuyện với nhân viên "KPI tháng này của em là...", thật ra anh ta đang muốn nói "Mục tiêu tháng này của em là...".
Thật vậy, các công ty sử dụng KPI theo cách nói "KPI tháng này của em là..." thực ra đang không sử dụng KPI mà là đang quản lý mục tiêu theo cách truyền thống Thác đổ (mục tiêu đi từ trên xuống). Cách quản trị theo mục tiêu đã có từ 1950, được khởi xuống bởi cha đẻ của ngành Quản trị hiện đại Peter Drucker.
Vậy KPI thực sự là gì? KPI là chỉ báo hiệu suất trọng yếu (chính) cho thấy sức khỏe của một DN, một dự án trên tiến trình hướng tới đạt được Mục tiêu. KPI được lựa chọn từ việc xác định các nhân tố thành công chính của tổ chức (Critical Success Factors - CSF).
Trong cuốn KPI của David Parmenter, có một KPI ví dụ, xuyên suốt từ đầu cuốn sách, là "Chuyến bay trễ" của một hãng máy bay. Chỉ báo này được theo dõi liên tục, mỗi khi có chuyến bay trễ xuất hiện, ngay lập tức thông tin này sẽ được báo lên tới CEO, tiếp theo CEO sẽ gọi điện ngay cho nơi có chuyến bay trễ xảy ra và nhắc nhở, tìm biện pháp khắc phục.
KPI không phải là "Giảm số chuyến bay trễ xuống dưới 100 chuyến/năm". KPI là "Chuyến bay trễ". Còn khi được phát biểu thành "Giảm số chuyến bay trễ xuống dưới 100 chuyến/năm" thì nó trở thành Mục tiêu. Để Mục tiêu đạt được thì cần Quản trị Mục tiêu.
KPI là các chỉ số thể hiện độ hiệu quả của công việc
OKRs là gì?
Lịch sử Quản trị mục tiêu bắt đầu từ 1950, từ Peter Drucker, sau này có rất nhiều mô hình, khung, tư duy quản trị đi theo hướng này, trong đó có OKRs. OKRs sinh ra từ 1970 tại Intel nhưng chỉ trở thành hiện tượng toàn cầu trong khoảng 10 năm trở lại đây. Công ty áp dụng OKRs sớm nhất (sau Intel) có lẽ là Google, tiếp theo là tới các công ty xung quanh Google ở thung lũng Silicon.
OKRs (Objectives and key results) là một khuôn khổ thiết lập mục tiêu giúp tổ chức xác định mục tiêu (Objective) bằng việc thiết lập các kết quả để đạt được mục tiêu đó (Key results).
OKRs cũng cần các chỉ số phải đo lường được, linh hoạt, minh bạch và đầy khát vọng. Chúng thường đặt sau các cuộc họp từ bạn lãnh đạo và nhân viên để tìm kiếm sự đồng thuận từ cả hai phía, đòng thời OKR không bị ràng buộc vào lương thưởng hoặc đánh giá hiệu suất. Cuối cùng, OKR giúp các doanh nghiệp đặt ra những mục tiêu tham vọng và sau đó tập trung vào việc đạt được kết quả trong suốt một quý kinh doanh.
Ví dụ, nếu một doanh nghiệp đặt mục tiêu là "phát triển doanh nghiệp một cách bứt phá" trong quý tiếp theo, thì các kết quả cần đạt là:
- Tăng doanh thu lên 1 tỷ.
- Ra mắt 10 sản phẩm mới.
- Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng lên 50%.
OKRs tạo ra sự hợp tác toàn diện trong doanh nghiệp và cùng nhau hướng tới những mục tiêu thách thức thực sự. OKRs dựa trên niềm tin vào khả năng của con người và năng lực trao quyền mạnh mẽ của các nhà quản lý với cấp dưới của mình.
OKRs, phiên bản nâng cấp của MBO, khắc phục nhiều yếu điểm của Quản trị mục tiêu thời kỳ đầu như sự xung đột giữa nhà quản lý và cấp dưới, khả năng tạo ra các kết quả xấu (cố gắng bán hàng cho khách hàng không phù hợp), tâm lý e ngại của nhân viên trước các mục tiêu cao, tính chính trị trong tổ chức (sử dụng các biện pháp phi hiệu suất để đạt được mục tiêu).
Xem thêm: Cách viết OKR đúng kèm ví dụ - Công thức chuẩn từ John Doerr
Xem thêm: OKR - Hiểu đúng và đủ về thiết lập mục tiêu chuẩn như Google
OKRs giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu tham vọng
Liệu có thể thay thế KPI bằng OKRs?
Nếu doanh nghiệp đang dùng KPI sai, tức là đang quản lý mục tiêu Thác đổ như nói ở đầu bài và gọi chúng là KPI (như vậy là sai), thì việc sử dụng OKRs chỉ đơn giản là việc nâng cấp cách quản trị mục tiêu.
Nếu doanh nghiệp đang dùng KPI đúng, tức là sử dụng các chỉ báo để đo hiệu suất, thì việc áp dụng OKRs cũng không ảnh hưởng gì tới KPI mà ngược lại còn làm cho KPI trở nên hiệu quả hơn. Mỗi khi phát hiện ra có KPI không tốt, ảnh hưởng tới hiệu suất, tới việc đạt được mục tiêu sau cùng của tổ chức, OKRs sẽ là công cụ hữu ích để cải thiện các KPI.
Ví dụ KPI cho mục tiêu có được thể trạng tốt để leo núi sẽ gồm: nhịp tim, huyết áp, khả năng đi bộ đường dài... Khi xác định được KPI, bước tiếp theo là đo lường để biết được trạng thái của KPI.
Giả sử KPI "khả năng đi bộ đường dài", thực trạng là có thể đi bộ 10km/ngày, thực trạng này thấp hơn mức tối thiểu cần thiết là 20km/ngày. Lúc đó chúng ta có thể kết luận là thể trạng chưa đủ tốt để đạt mục tiêu leo núi. Khi đó sẽ tồn tại một mục tiêu: Tăng khả năng đi bộ đường dài từ 10km lên 20km/ngày. Để đạt được mục tiêu này, có thể sử dụng OKRs.
Hãy kết hợp cả hai để đạt hiệu quả tốt nhất
Nếu doanh nghiệp của bạn đang áp dụng sai KPI, thì hãy sử dụng OKRs. Còn nếu bạn đang áp dụng chính xác KPI thì hãy sử dụng cả 2 nếu đủ sức tìm hiểu kỹ lưỡng, nếu không thì tập trung sử dụng OKRs đi vì KPI (đúng) rất khó.
Xem thêm: 12 mẫu OKR theo chức vụ và phòng ban
SlimCRM - Phương pháp quản trị OKRs
Để có thể thực hiện được việc hoàn thành OKRs, doanh nghiệp không thể thiếu một công cụ OKRs giúp quản trị các mục tiêu đã đặt và giám sát các chỉ số của nó. Bởi vì các giải pháp OKRs từ thị trường trong nước còn rất ít, doanh nghiệp Việt trong quá trình tìm kiếm một giải pháp OKRs từ các sản phẩm quốc tế thì thường gặp chung một vấn đề là chi phí cao, quy trình phức tạp, tốn thời gian để học và thao tác, rào cản ngôn ngữ,...
Hiểu được vấn đề này, SlimCRM đã phát triển công cụ quản trị OKRs cho doanh nghiệp Việt với quy trình chuẩn của Google. Áp dụng SlimCRM giúp doanh nghiệp không chỉ thiết lập và quản lý được OKRs mà còn giúp từng nhân viên trong doanh nghiệp giám sát, theo dõi OKRs một cách toàn diện, giúp họ cảm giác được mình là một phần rất quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Đây là một điều khác biệt mà các công cụ quản lý OKRs khác chưa làm được.
Cộng cụ quản lý OKRs của SlimCRM
Bạn đọc có thể đăng ký SlimCRM tại đây.
Tổng kết
Nói ngắn gọn, OKRs là Quản trị mục tiêu và kết quả chính, nhằm đạt được mục tiêu thách thức trong khi KPI là Chỉ báo hiệu suất (đo lường sức khỏe) nhằm đánh giá sự thành công của một tổ chức hoặc của một hoạt động cụ thể trên tiến trình hướng tới mục tiêu. Cả 2 đều hướng tới đích đạt được các mục tiêu, nhưng theo 2 cách khác nhau. Có thể sử dụng riêng biệt hoặc kết hợp, miễn là sử dụng chúng đúng cách.
Hy vọng bài viết đã cho bạn đọc một cái nhìn tổng quát về OKRs và giúp các doanh nghiệp có được câu trả lời cho riêng mình về câu hỏi: Có nên thay thế KPI bằng OKRs hay không?
Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm về OKRs qua bài viết sau đây.
Nguồn: Mai Xuân Đạt - CEO Seongon
