Bốn bước chuyển đổi số (Digital Tranformation) cho doanh nghiệp nhỏ

Chuyển đổi số là thuật ngữ không còn xa lạ với doanh nghiệp. Thế nhưng, để hiểu chính xác và phân biệt giữa các khái niệm trong digital tranformation thì không phải ai cũng tỏ tường. Từ đó dẫn tới kết quả, doanh nghiệp chậm chuyển đổi.

Định nghĩa về chuyển đổi số

Trước hết cần làm rõ một số thuật ngữ có liên quan và hay gây nhầm lẫn như sau:

• Số hóa (Digitization): là hình thức chuyển đổi và tiến hành lưu trử các thông tin theo các cách thức truyền thống như trước đây thành các dử liệu số.
• Ứng dụng số hóa (Digitallization): là việc ứng dụng các phương thức hoạt động mới trên nền tảng dữ liệu đã được số hóa nhằm nâng cao hiệu quả hơn cho công việc.
• Chuyển đổi số ( Digital transformation): là quá trình thay đổi mang tính toàn diện bao gồm cả số hóa và ứng dụng nhưng ở mức cao hơn và toàn diện hơn.

Như vậy, để có thể chuyển đổi số bước đầu tiên là phải tiến hành câu chuyện số hóa. Việc này liên quan đến việc tạo dữ liệu (data) và lưu trử chúng nên cần có một chiến lược thích hợp vì ảnh hưởng nhiều đến chi phí. Sau khi có nền tảng dữ liệu đã được số hóa, thì bước Ứng dụng số hóa sẽ thuận lợi hơn và mang đến cho doanh nghiệp sự hiệu quả hơn trong công việc. Bước này có thể làm từng phần tùy theo nguồn lực và nhu cầu của doanh nghiệp. Để cuối cùng là việc thay đổi toàn diện bằng bước chuyển đổi số.

Vậy tại sao doanh nghiệp phải tham gia 3 quá trình này?

Rõ ràng không có bước số hóa thì không thể tiến hành các bước sau. Nhưng thường thì bước này không mang lại những lợi ích thấy rõ cho doanh nghiệp, nhưng lại tốn nhiều tiền. Doanh nghiệp chỉ thật sự thấy hiệu quả một khi ứng dụng được việc số hóa cho công việc quản trị kinh doanh của mình. Nhưng, trong thời đại này khi mọi thứ xảy ra với tốc độ nhanh hơn với việc chúng ta nhận thức được sự thay đổi, thì việc ngồi ngoài cuộc chơi đồng nghĩa với việc chấm dứt cuộc chơi. Để dễ hình dung, chúng ta hãy xem các trường hợp điển hình sau:

ZARA

Zara là một thương hiệu về thời trang của Tây Ban Nha, thuộc tập đoàn Inditex đã thành công nhờ chuyển đổi số. Trong ngành thời trang, việc xác định các mẫu mã nào để bán và số lượng bao nhiêu cho từng mùa liên quan mật thiết đến việc thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Bán chạy thì tốt không chạy thì buộc tồn kho, giảm giá… và nói chung là gây lỗ cho doanh nghiệp.

Ai cũng biết điều này và từ trưóc đến nay, công việc quyết định này do các chuyên gia đảm nhiệm. Nhưng, tại Zara mọi thứ đã thay đổi. Sự khác biệt là, thay vì cho các cửa hàng đặt hàng một số lượng lớn cho cả mùa thì Zara chỉ cho phép đặt hàng với số lượng trong một hoặc hai tuần. Sau khi hàng hóa đến cửa hàng, Zara thu thập dữ liệu bán hàng hàng tuần từ mọi cửa hàng và phân tích doanh số bán hàng của nó so với nguồn cung.

Dựa vào các dữ liệu, Zara phân tích hiệu suất của các mặt hàng khác nhau. Như màu, kiểu dáng, phụ liệu…. từ đó Zara sử dụng các thông tin chi tiết này để lập các đơn hàng sau. Họ thiết kế và sản xuất các sản phẫm mang tính phổ biến nhất để đáp ứng nhu cầu, và thường đổi mới các dòng sản phẩm hai tuần một lần.

Nhờ phương pháp tiếp cận và phân tích dữ liệu như vậy khiến Zara ngày nay là tập đoàn thời trang lớn nhất trên thế giới, với doanh thu hơn 23 tỷ đô la.

Xem thêm: Doanh nghiệp nhỏ và lợi thế trong cuộc đua chuyển đổi số

TARGET

Target là một tập đoàn bán lẽ của Mỹ với doanh số năm 2015 là 73 tỷ đô la đã nhận thấy thị trường cho các bà mẹ mang thai ở Mỹ là rất lớn. (theo số liệu năm 2015 là 38 tỷ đô la) cho nên Target tiến hành lập một mô hình nhằm nhận diện trong số khách hàng nữ của mình ai là người đang mang bầu, để từ đó họ gửi các coupon khuyến mãi đến. Tiên hạ thủ vi cường, ra tay trước khi các đối thủ nhận diện ai là khách hàng mục tiêu khiến cho Target đắc lợi.

AirBnB

AirBnB là một ví dụ điển hình về chuyển đổi số trong loại hình kinh doanh cho thuê phòng trực tuyến nhưng không sở hữu phòng hoạt động theo mô hình kinh doanh nền tảng (platform business model). Nhằm gia tăng sự cạnh tranh, họ tự hỏi làm thế nào để các phòng cho thuê có thể đảm bảo nổi bật so với đối thủ cạnh tranh? Câu trả lời là: đăng những bức ảnh phù hợp. Nhưng điều gì tạo nên những bức tranh phù hợp, và ai là người quyết định?

Nhằm trả lời cho câu hỏi này, Các nhà nghiên cứu của Đại học Carnegie Mellon đã sử dụng dữ liệu và phát triển một mô hình gọi là machine learning để xác định loại ảnh nào hiệu quả nhất trong việc thu hút khách hàng.

Kết quả: 1- hình ảnh phòng ngủ là yếu tố quan trọng nhất trong việc xác định xem căn hộ của bạn sẽ được chọn và ở mức giá nào. 2- điều quan trọng là phải có cửa sổ trong hình ảnh và để rèm cửa sổ mở. 3- Ảnh nên chụp từ góc phòng để bao gồm toàn bộ giường trong hình ảnh. 4- Giường ngủ nên có ga trải giường màu sáng và trơn, tốt nhất là màu trắng hoặc ngà voi. 5- Nếu bức ảnh bao gồm tranh treo tường sẽ gia tăng sự thu hút.

Với các khuyến nghị này việc kinh doanh của AirBnB phất lên như diều gặp gió.

Trên đây chỉ là 3 thí dụ điển hình về hiệu quả của việc áp dụng số hóa trong kinh doanh. Còn rất nhiều câu chuyện về chuyển đổi số từ các thương hiệu lớn toàn cầu bạn có thể tham khảo để thấy chuyển đổi số đã giúp họ thành công như nào.

Tiêu chí đánh giá khả năng chuyển đổi số của doanh nghiệp

Để đánh giá khả năng chuyển đổi số của doanh nghiệp cần căn cứ theo 4 tiêu chí cốt lõi:

• Tăng năng suất cá nhân
• Tương tác với khách hàng
• Tối ưu quy trình
• Chuyển đổi sản phẩm số

Và trả lời các câu hỏi bên dưới để tự đánh giá và biết doanh nghiệp mình đang ở đâu.

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp bạn lưu trữ dữ liệu ở đâu ?

1. ​File server
2. Giấy / tủ hồ sơ
3. Clound: Google Drive / Office 365...
4. Ổ cứng máy tính cá nhân

Câu hỏi 2: Công cụ làm việc nhóm ?

1. Giấy tờ / công văn
2. Họp trực tiếp
3. Qua phần mềm quản lý công việc
4. Email, chat, zalo

Câu hỏi 3: Công cụ tương tác với  khách hàng ?

1. Email tự động
2. Gọi điện / sms
3. Website doanh nghiệp
4. Chatbot
5. Social (Facebook, Youtube....)
6. Email cá nhân
7. Gặp mặt trực tiếp

Câu hỏi 4:  Sử dụng phần mềm để quản lý quy trình ?

1. Phần mềm ERP
2. Phần mềm quản lý công việc
3. Phần mềm kế toán
4. Phần mềm quản lý nhân sự
5. Phần mềm CRM

Câu hỏi 5:  Thường xuyên kiểm tra, phân tích và đo lường dữ liệu để thay đổi ? 

1. Nhân sự tính thủ công định kỳ
2. Không báo cáo
3. Báo cáo tổng hợp tự động bằng phần mềm theo thời gian thực

Câu hỏi 6: Sản phẩm doanh nghiệp bán là gì?

1. Sản phẩm vật lý
2. Dịch vụ
3. Sản phẩm số: phần mềm, app, tài khoản  thuê bao….

Một số công việc doanh nghiệp cần làm để khởi động quá trình chuyển đổi số

• Chủ doanh nghiệp là người am hiểu kỹ thuật số 
• Thường xuyên xây dựng, trang bị, đào tạo lực lượng bán hàng 
• Nâng cấp các công cụ/phần mềm sử dụng hàng ngày 
• Trao đổi và giao tiếp thường xuyên qua kênh kỹ thuật số 
• Sử dụng các công cụ bán hàng tự động từ đăng kí, phân phối nội dung, chăm sóc khách hàng, thanh toán...
• CRM là công cụ thiết yếu
• Nâng cao trải nghiệm, tương tác với khách hàng tại mọi điểm tiếp xúc 
• Triển khai các công cụ số để tiếp cận thông tin xuyên suốt trong doanh nghiệp
• Số hoá sản phẩm và dịch vụ

Bốn bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ

Lợi thế của doanh nghiệp SMEs là quy mô nhỏ vì thế khi thay đổi sang mô hình mới tiết kiệm được nhiều thời gian, nhanh chóng hơn so với các doanh nghiệp lớn, quy trình thường rườm rà và mất nhiều khâu. Để chuyển đổi số, doanh nghiệp nên bắt đầu với 4 bước như sau:

1. Lưu trữ dữ liệu online
Đây là bước căn bản đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện, theo đó hãy cập nhật các quy trình trên giấy và đưa mọi thứ lưu trữ trên cloud thông qua các hệ sinh thái để vừa tiết kiệm chi phí, bảo mật. Khi dữ liệu được lưu trên đây, tất cả nhân viên trong doanh nghiệp đều có thể truy cập sử dụng dù ở bất cứ đâu, cập nhật thông tin, phối phối công việc dễ dàng hơn.

2.  Tăng hiệu suất làm việc cá nhân
Yếu tố thứ hai chính là Tăng hiệu suất làm việc cá nhân. Thời công nghệ 4.0 luôn lấy yếu tố về cạnh tranh năng lực sản xuất lên đầu, vì thế doanh nghiệp bạn bắt buộc phải sử dụng các công cụ hỗ trợ làm việc cá nhân, công cụ giao việc, email, Google Driver, kho tri thức dùng chung... để giúp toàn bộ nhân viên công ty tăng hiệu suất làm việc và tận dụng hết sức mạnh từ tri thức.

3. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Chuyển đổi số luôn bắt đầu từ khách hàng và điểm kết thúc cũng là khách hàng. Thương hiệu nào tạo ra trải nghiệm tốt sẽ là người chiến thắng. Bạn nên áp dụng các công cụ Live chat, email automation, fanpage, chat box...để tăng trải nghiệm số tại mọi điểm tiếp xúc

4. Tối ưu quy trình nội bộ
Sử dụng phần mềm CRM, HRM, ERP….để tối ưu quy trình bán hàng, làm việc

Tham khảo ngay giải pháp chuyển đổi số tinh gọn cho doanh nghiệp nhỏ SlimCRM để chuyển đổi nhanh hơn và sớm đạt được kết quả mong muốn.

Tổng hợp và biên tập

Tham khảo bài viết từ Facebook Lai Ho - Quản trị & Khởi nghiệp