Khi đại dịch Covid chưa có dấu hiệu giảm, dân công sở bắt buộc làm việc tại nhà (work from home), để đảm bảo an toàn sức khỏe bản thân và cộng đồng. Tuy nhiên, làm việc ở nhà không hề thuận lợi như mọi người thường nghĩ. Tình huống này có thể dễ chịu với một số nguời và khó chịu với một số nguời khác. Tuy nhiên ai cũng biết rằng để quản lý bản thân khi làm việc tại nhà một việc không dễ dàng. Làm thế nào để duy trì sự tập trung và làm việc hiệu quả là cả một sự hiểu biết lớn và nghệ thuật thực hành.
Trong chuỗi các bài viết về làm việc từ xa mà Vinno đăng tải, hôm nay xin chia sẻ với mọi người 10 hiểu lầm nguy hiểm về quản lý thời gian khi work frome home.
1. Chúng ta nghĩ: Mình có thể quản lý thời gian
Sự thực: Chúng ta không thể quản lý thời gian lẫn tiết kiệm thời gian. Thực tế, chúng ta chỉ có thể quản lý bản thân mình và lựa chọn những gì mình làm. Thời gian vẫn trôi kể cả khi chúng ta áp dụng các kỹ thuật quản lý tinh vi. Bạn vẫn chỉ có 24h mỗi ngày, hết ngày thì thời gian cũng hết!
2. Chúng ta nghĩ: Quản lý thời gian là làm được nhiều việc hơn với ít thời gian hơn
Sự thực: Quản lý thời gian hiệu quả liên quan tới việc bạn lựa chọn làm một ít việc quan trọng và tạo ra hiệu quả lớn nhất. Chúng ta không bao giờ đủ thời gian để làm tất cả những thứ muốn làm hoặc việc phải làm. Chìa khóa ở đây là lựa chọn những việc cần làm theo thứ tự ưu tiên, tập trung vào đó nhiều hơn và bỏ qua phần còn lại. Bạn sẽ có được sự hiểu quả!
3. Chúng ta nghĩ: Lên danh sách công việc (todo list) sẽ giúp làm việc hiệu quả
Sự thực: Lên danh sách công việc chỉ là một khâu khi thực hiện dự án hay sắp lịch cho một ngày làm việc. Việc này chẳng có ý nghĩa gì khác là một dự định “sẽ làm”. Để hiệu quả, bạn cần sắp xếp thời gian cụ thể cho công việc và “block” chúng lại. Mỗi giờ bạn “block” để thực hiện sẽ giống một cam kết hơn là dự định.
4. Chúng ta nghĩ: Tôi cần một công cụ mạnh để sắp xếp công việc có tổ chức
Sự thực: Chỉ khi nào chúng ta là người có tổ chức thì việc sử dụng một hệ thống hay công cụ quản lý thời gian mới hiệu quả. Việc tổ chức con người liên quan đến việc phá bỏ các thói quen cũ và hình thành các thói quen tích cực mới. Đó là trạng thái tinh thần nhiều hơn là một hệ thống hỗ trợ.
5. Chúng ta nghĩ: Sự yên tĩnh sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn
Sự thực: Sự yên tĩnh chỉ có trong tưởng tượng của các nhà văn. Xã hội kinh doanh là thực tế đầy ồn ào, náo động. Bạn sẽ không bao giờ tránh khỏi sự ngắt quãng, bị quấy rầy. Chúng ta có thể làm cho sự ngắt quãng bớt đi chứ không làm nó biến mất được. Để hiệu quả, hãy học cách đối phó với sự ngắt quãng. Ngắt quãng thực ra không làm lãng phí thời gian mà chính trong sự ngắt quãng, ta có thể tìm thấy nhiều cơ hội bất ngờ.
6. Chúng ta nghĩ: Điện thoại, email, những cuộc họp và gặp gỡ là những thủ phạm lớn nhất làm lãng phí thời gian
Sự thực: Thực tế, không có chuyện lãng phí thời gian ở đây. Đơn giản, đây là thời gian theo “nghĩa vụ”. Bạn làm vì công việc buộc phải vậy. Sự lãng phí thời gian đến từ sự trì hoãn, thời gian tìm kiếm… và đặc biệt từ chủ nghĩa hoàn hảo – bạn dành quá nhiều thời giờ cho những việc nhỏ nhặt. Chúng ta vẫn luôn là kẻ thù lớn nhất của chính mình. Tăng hiệu quả công việc liên quan đến việc quản lý bản thân chứ không phải công việc hay nơi làm việc.
7. Chúng ta nghĩ: Sẽ là hiệu quả hơn nếu tôi tập trung vào một nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành
Sự thực: Làm một việc trong một khoảng thời gian dài chưa chắc đã là tốt nhất. Cách thông minh là chia một dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ mà mỗi nhiệm vụ có thể hoàn thành trong thời gian 1-2 giờ. Hãy tưởng tượng đây là cuộc thi chạy 100m chứ không phải là thi marathons, bạn sẽ thấy mọi thứ dễ kiểm soát hơn nhiều.
8. Chúng ta nghĩ: Thời gian là tiền bạc
Sự thực: Thời gian còn hơn cả tiền bạc, nó là cuộc sống. Tiền bạn có thể kiếm thêm, còn thời gian một khi đã trôi qua tuyệt đối không thể lấy lại. Đây là nguồn tài nguyên không có sự thay thế và chỉ dùng được một lần.
9. Chúng ta nghĩ: Tôi nghĩ tôi phải làm việc này (tâm lý nạn nhân)
Sự thực: Thực tế là bạn hoàn toàn có thể lựa chọn những gì bạn làm và những gì bạn không làm dựa trên thứ tự ưu tiên. Là một nhà quản lý, bạn nói “có” với hầu hết các công việc để chứng tỏ năng lực của mình và vì vậy, bạn bị cuốn trong vòng xoáy “tôi phải làm”. Hãy tạo một thứ tự ưu tiên cho vị trí của bạn và tổ chức mọi thứ xung quanh thứ tự ưu tiên đó, bạn sẽ giành lại được thời gian cho mình.
10. Chúng ta nghĩ: Chúng ta có thể dùng lý trí để kiểm soát mọi thứ
Sự thực: Con người là một sinh vật của cả lý tính và cảm tính. Trong công việc, bạn hy vọng mọi thứ có thể kiểm soát được nhưng thực tế, chúng ta bị ảnh hưởng rất nhiều về mặt cảm tính từ những sự việc xảy ra. Khi mọi thứ được đặt trên sức mạnh của lý trí và logic, nó có khả năng bị sụp đổ dễ dàng nếu mọi thứ không đúng như bạn lập kế hoạch ban đầu.
Chia sẻ Nguyen Thanh Tuan
