Khác với những ta thường nghĩ, điều hành một tổ chức phi lợi nhuận không giống như điều hành một doanh nghiệp thông thường.

Đúng vậy, nhiều tổ chức phi lợi nhuận không bán hàng để kiếm tiền. Nhưng nếu bạn làm việc tại một tổ chức phi lợi nhuận, bạn biết rằng việc gây quỹ không hề dễ dàng hơn, giả dụ như, một công ty khởi nghiệp - ngay cả với một kế hoạch kinh doanh tuyệt vời.

Nếu có bất cứ điều gì, việc cạnh tranh thời gian và tiền bạc của các nhà tài trợ là một cuộc chiến không ngừng nghỉ. Giờ đây, nếu bạn đang eo hẹp ngân sách, điều cuối cùng bạn có thể muốn nghe là tự động hóa marketing cho các tổ chức phi lợi nhuận. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách nó có thể giúp giải quyết một số vấn đề lớn nhất mà bạn đang gặp phải hiện tại: tìm kiếm các nhà tài trợ phù hợp, tổ chức các sự kiện thành công hoặc xây dựng cộng đồng trực tuyến.

Những gì bạn sẽ học được trong bài đăng trên blog này:

• Tự động hóa marketing giúp các tổ chức phi lợi nhuận như thế nào
• Cách thiết lập tự động hóa marketing cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn
• Bí quyết để lựa chọn giải pháp tự động hóa marketing phù hợp cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn

Tự động hóa Marketing cho tổ chức phi lợi nhuận: Làm thế nào để mở rộng tác động

Tự động hóa marketing cho các tổ chức phi lợi nhuận là quy trình sử dụng phần mềm để cải thiện các nỗ lực marketing của các tổ chức phi lợi nhuận.

Phần mềm tự động hóa marketing dành cho các tổ chức phi lợi nhuận cho phép bạn nuôi dưỡng các khách hàng tiềm năng và nâng cao nhận thức bằng cách nhắm mục tiêu đến họ với nội dung được cá nhân hóa và có liên quan cao, do đó chuyển đổi họ thành các nhà tài trợ, tình nguyện viên và người ủng hộ trung thành.

Khái niệm cơ bản

Hãy nói theo cách này: Bằng cách triển khai tự động hóa marketing, bạn đã có một chân trong cửa ngay cả trước khi bạn gửi email cho một nhà tài trợ tiềm năng. 

Khi nói đến các chiến dịch marketing hiệu quả, khách hàng (trong trường hợp này là các nhà tài trợ) nên là trung tâm. Tự động hóa marketing cho các tổ chức phi lợi nhuận thực hiện điều này bằng cách sử dụng nhiều công cụ, bao gồm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), để tạo ra các chiến dịch marketing hiệu quả và nhanh chóng chốt giao dịch.

Ví dụ: Trong giai đoạn thu hút khách hàng tiềm năng, các nhiệm vụ thiết yếu là nâng cao nhận thức và phát nội dung.

Một nền tảng tự động hóa marketing có thể giúp bạn đạt được điều này bằng cách cung cấp dữ liệu và nội dung có liên quan để xây dựng mối quan hệ bền chặt với các nhà tài trợ của bạn đồng thời tạo dựng sự hiện diện thương hiệu chất lượng.

Nó có thể tinh gọn các quy trình nội bộ, tự động hóa các tác vụ tốn thời gian và giúp bạn có các cuộc trò chuyện cá nhân với nhà tài trợ của mình. Nghiên cứu cho thấy 53% các tổ chức phi lợi nhuận ưu tiên truyền thông kỹ thuật số như một phần trong chiến lược phát triển của họ.

Điều này sẽ giúp khách hàng tiềm năng của bạn cởi mở hơn với bạn và giúp họ hiểu rõ hơn về các sản phẩm và dịch vụ của bạn.

Sử dụng phân tích dữ liệu thông minh, bạn có thể biết các sản phẩm cụ thể mà khách hàng tiềm năng của bạn đang hướng đến và sau đó nhắm mục tiêu họ bằng các thông điệp được cá nhân hóa và phù hợp.

Ngoài ra, bạn có thể phân loại các khách hàng tiềm năng của mình thành các nhóm và nhắm mục tiêu đến những nhóm có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển.

Trong giai đoạn cuối cùng của tự động hóa marketing, những khách hàng tiềm năng được nuôi dưỡng đầy đủ và hứa hẹn sẽ được tự động phân công cho nhóm bán hàng của bạn để giúp chốt giao dịch và tăng doanh thu.

Điều này làm cho tự động hóa marketing trở nên có giá trị.

Tự động hóa marketing cho các tổ chức phi lợi nhuận là gì?

Giống như bất kỳ tổ chức nào khác, các tổ chức phi lợi nhuận cần các chiến dịch marketing và email để cải thiện hoạt động tiếp cận của họ. Tự động hóa marketing dành cho các tổ chức phi lợi nhuận có thể giúp tinh chỉnh chiến lược marketing bằng cách hỗ trợ lên kế hoạch trước, kích hoạt tự động hóa, cải thiện việc thu hút khách hàng tiềm năng và đơn giản hóa sự hiện diện trên mạng xã hội của bạn.

Dưới đây là một số cách quan trọng mà tự động hóa marketing có thể giúp đưa thành công marketing của bạn lên một tầm cao mới:

Cá nhân hóa thông điệp

Các tổ chức phi lợi nhuận thường có những câu chuyện cảm động để kể. Tuy nhiên, bạn không phải lúc nào cũng có thời gian hoặc tài nguyên để điều chỉnh những thông điệp đó theo sở thích riêng biệt của các nhà tài trợ khác nhau. Điều này gây ra hàng loạt vấn đề về hiệu suất: tỷ lệ mở email thấp, tỷ lệ hủy đăng ký cao hơn, danh tiếng người gửi bị ảnh hưởng, báo cáo spam - bạn cứ liệt kê ra. Công cụ tự động hóa marketing sử dụng phân nhóm và phân tích để cá nhân hóa từng thông điệp. Kết quả: Mức độ tham gia của nhà tài trợ tốt hơn.

Theo dõi các hoạt động

Phải mất vài email hoặc cuộc gọi để một nhà tài trợ đồng ý gặp mặt. Tuy nhiên, bạn không bao giờ có thể loại trừ khả năng họ không đến. Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện gây quỹ, việc theo dõi có thể tốn nhiều thời gian hơn gấp bội - đặc biệt đối với các nhóm nhỏ.

Thiết kế các chiến dịch email thành công

Để gây quỹ và nâng cao nhận thức về tổ chức phi lợi nhuận của bạn, bạn cần liên tục và không ngừng quảng bá ý tưởng của mình tới các nhà tài trợ tiềm năng. Với tự động hóa marketing, bạn có thể gửi email đến đúng người vào đúng thời điểm. Bạn có thể kết hợp cơ sở dữ liệu CRM, trình tạo email và công cụ tự động hóa để tạo ra một chiến dịch mạnh mẽ có thể khuếch đại tỷ lệ tham gia gây quỹ, thu hút thêm tình nguyện viên và tăng sự hỗ trợ của các nhà tài trợ. Tự động hóa marketing cho phép bạn lên lịch gửi email thông minh vào thời gian mở tối ưu nhất, do đó, tỷ lệ chuyển đổi tốt hơn. Trước khi khởi chạy, bạn có thể xem trước các mẫu email và danh sách để kiểm tra lỗi hoặc thiếu sót và kiểm tra khả năng phản hồi của chúng trên các thiết bị khác nhau.

Nuôi dưỡng các nhà tài trợ thông qua các chiến dịch email được kích hoạt

Các chiến dịch email có thể giúp bạn thúc đẩy những người ủng hộ và nhà tài trợ của mình đi đúng hướng. Kích hoạt tự động các email được cá nhân hóa dựa trên hành động của những người ủng hộ có thể giúp bạn giảm khối lượng công việc và thúc đẩy họ hướng tới một mục tiêu cụ thể. Hãy tưởng tượng điều này: một người ủng hộ đăng ký nhận bản tin của bạn. Dựa vào hành động này và các hành động tiếp theo, phần mềm tự động hóa marketing sẽ kích hoạt các email có liên quan để khuyến khích họ hướng tới mục tiêu của tổ chức phi lợi nhuận của bạn là quyên góp hoặc ký đơn thỉnh nguyện. 

Xây dựng mối quan hệ với các nhà tài trợ và người ủng hộ

Tự động hóa marketing cho các tổ chức phi lợi nhuận là một cách tuyệt vời để tự động gửi tin nhắn được cá nhân hóa đến các nhà tài trợ của bạn vào ngày sinh nhật của họ. Hơn nữa, bằng cách mời họ tham gia các sự kiện của tổ chức phi lợi nhuận, bạn có thể khiến họ thực sự gắn bó với bạn, mở đường cho các mối quan hệ bền vững, lâu dài.

Cách thiết lập tự động hóa marketing cho các tổ chức phi lợi nhuận

Khi triển khai tự động hóa marketing, hãy nghĩ về con người trước tiên, sau đó mới đến quy trình. Con người mà tôi muốn nói đến là cả nhân viên và nhà tài trợ. Dưới đây là một số yếu tố chính cần cân nhắc:

Xác định mục tiêu của bạn

Nghĩ về những mục tiêu lớn của bạn trong năm. Nếu bạn muốn tăng tiền quyên góp, bạn sẽ cần các số liệu cụ thể và các KPI hỗ trợ để theo dõi. Ví dụ, một số liệu tốt để đo lường điều này có thể là số ‘khách truy cập duy nhất’ với ‘tỷ lệ tạo khách hàng tiềm năng’ là KPI.

Lập bản đồ hành trình khách hàng của bạn với các quy trình nội bộ

Điều này sẽ giúp bạn hình dung các điểm quyết định hoặc hành động của khách hàng như chọn tham gia email, kích hoạt các chuỗi marketing như email chào mừng, mã khuyến mại hoặc giảm giá, v.v. Bạn sẽ biết điểm chạm nào nhận được nhiều hoạt động nhất. Nó sẽ mang lại sự rõ ràng về những gì cần tự động hóa và lý do tại sao.

Xem xét lại phân khúc nhà tài trợ của bạn

Điều chỉnh các phân khúc có thể giúp bạn chạy các thông điệp nhắm mục tiêu đúng thời điểm. Ví dụ: quyên góp ngay hôm nay và nhận một bộ quà chào mừng độc quyền (dành cho các nhà tài trợ lần đầu). Bạn sẽ có thể xác định các tiêu chí chấm điểm khách hàng tiềm năng tốt hơn, ưu tiên theo dõi và loại bỏ/hủy đăng ký những người đăng ký không tham gia trong kênh của bạn. Một tác dụng phụ, bạn có thể thấy khả năng phân phối email và mức độ tương tác được cải thiện.

Mẹo nhanh: Phân khúc khách hàng lý tưởng của bạn và tạo ra các đối tượng giống nhau để xây dựng lại danh sách của bạn theo thời gian. 

Tận dụng báo cáo và phân tích

Với dữ liệu chính xác, bạn có thể đo lường hoặc cải thiện hiệu suất của mình. Dựa trên các KPI của bạn, hãy sử dụng báo cáo tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh để tối ưu hóa các chiến dịch và thông báo cho chiến lược marketing trong tương lai của bạn.

Cách chọn nền tảng tự động hóa marketing phù hợp cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn

Đối với các tổ chức phi lợi nhuận, việc lựa chọn đúng công cụ tự động hóa marketing là rất quan trọng. Mặc dù tất cả các nền tảng marketing đều cung cấp các tính năng cơ bản tương tự, nhưng một số tính năng bổ sung nhất định có thể tạo ra sự khác biệt.

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn đầu tư vào đúng nền tảng:

 1. CRM tích hợp (Built-in CRM)

Công cụ marketing qua email và CRM của bạn nên song hành cùng nhau. Đây là lý do tại sao bạn nên chọn một nền tảng có CRM tích hợp sẵn. Bạn muốn tránh việc chuyển đổi giữa hai ứng dụng và thủ công thông tin cơ sở dữ liệu nhà tài trợ của bạn, điều này rất tốn thời gian.

Bạn có thể tham khảo phần mềm CRM đã tích hợp email tự động do đội ngũ Vinno phát triển.

Tìm hiểu thêm: Giải pháp CRM cho Tổ chức xã hội

2. Dễ sử dụng

Quá trình học hỏi không nên quá khó khăn và nhóm của bạn cần có thể hoàn thành công việc mà không cần các kỹ năng kỹ thuật như lập trình. Trình tạo email và biểu mẫu kéo và thả có thể giúp bạn đạt được điều đó. Hãy thử nghiệm các công cụ xây dựng của nền tảng trước khi đưa ra quyết định. Ít nhất, bạn nên được tiếp cận với trợ giúp onboarding và hỗ trợ khách hàng.

Hãy nhớ: Càng mất nhiều thời gian để nhóm của bạn bắt tay vào làm, thì chi phí cơ hội sẽ càng cao.

3. Chi phí

Đây là vấn đề hàng đầu đối với hầu hết những người sáng lập tổ chức phi lợi nhuận - và không phải là không có lý do. Các sản phẩm phần mềm dành riêng cho tổ chức phi lợi nhuận thường có giá cao hơn nhiều so với các công cụ tự động hóa marketing thông thường. Có thể có sự khác biệt đáng kể giữa các mô hình định giá theo người dùng và theo tháng.

Hãy hỏi nhà cung cấp ưa thích của bạn xem bạn có được phép hạ cấp xuống gói rẻ hơn miễn phí hay không hoặc chi phí hỗ trợ có tính thêm không.

4. Số liệu

Dữ liệu giá trị là yếu tố không thể thiếu cho thành công marketing của bạn. Nền tảng bạn chọn phải có khả năng theo dõi tỷ lệ mở email, nhấp chuột, tỷ lệ đăng ký/hủy đăng ký và các số liệu quan trọng khác.

Điều này có thể giúp bạn phân tích những gì hiệu quả và những gì không.

5. Phân loại

Phân khúc có thể giúp bạn tổ chức những người ủng hộ dựa trên hành vi và nhân khẩu học của họ. Điều này có thể giúp bạn xây dựng danh sách và tương tác với họ theo cách phù hợp và được cá nhân hóa.

Sử dụng thẻ, bạn có thể phát hiện ra những liên hệ không hoạt động và kích hoạt lại hoặc loại bỏ họ- từ đó duy trì cơ sở dữ liệu cập nhật và có giá trị.

6. Bản dùng thử miễn phí 

Không phải tất cả các nhà cung cấp đều cung cấp bản dùng thử miễn phí. Hãy đảm bảo bạn có cơ hội dùng thử các công cụ trong danh sách rút gọn trước khi mua. Điều này cho bạn biết liệu công cụ có giống như những gì được quảng cáo, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc sau khi mua.

7. Bảo mật và tuân thủ 

Các tổ chức phi lợi nhuận cũng có trách nhiệm duy trì quyền riêng tư của nhà tài trợ và tuân thủ pháp lý giống như bất kỳ tổ chức nào khác. Đảm bảo công cụ bạn chọn có các tính năng xác thực cần thiết, quyền dựa trên vai trò và mã hóa phù hợp với luật bảo vệ dữ liệu của Hoa Kỳ và quốc tế.

May mắn thay, nhiều nhà cung cấp cung cấp chiết khấu cho các tổ chức phi lợi nhuận, vì vậy hãy chắc chắn hỏi về điều này.

Lưu ý: Khi tổ chức của bạn phát triển, bạn có thể cần nâng cấp gói dịch vụ. Hãy cân nhắc điều này, vì việc nâng cấp có thể tốn kém khá nhiều. Bạn không muốn phải thay đổi nhà cung cấp mỗi lần vì hạn chế ngân sách.

Kết luận

Các tổ chức phi lợi nhuận có thể không hoạt động giống như một doanh nghiệp điển hình, nhưng họ phải đối mặt với nhiều vấn đề marketing tương tự. Các công cụ tự động hóa marketing sẽ giúp bạn cải thiện chiến lược marketing của mình, và góp phần nâng cao hiệu quả gây quỹ.

Vinno rất hân hạnh giới thiệu giải pháp chuyên ngành CRM dành cho tổ chức xã hội, tất cả trong một, đáp ứng hầu như mọi nhu cầu kinh doanh mà một tổ chức phi lợi nhuận có thể có. Phần mềm hứa hẹn mang lại cho quý tổ chức bước đột phá mà bạn đang tìm kiếm.