OKR đã giúp các công ty toàn cầu như Google, Intel, LinkedIn, Twitter đạt được thành công đáng nể như ngày hôm nay và trở thành phương pháp quản trị rất nhiều doanh nghiệp đang theo đuổi để áp dụng. Đi liền với đó, các phần mềm OKR lần lượt xuất hiện nhiều trên thị trường bởi sự bùng nổ của mô hình SaaS. Chắc chắc sẽ không có ứng dụng nào là hoàn hảo cả, nhưng những tiêu chí dưới đây bạn cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm OKR Việt Nam.
Nội dung bài viết
Phần mềm OKR là gì ?
OKR là từ viết tắt của Mục tiêu và Kết quả then chốt, một phương pháp quản lý mục tiêu giúp các công ty thực hiện chiến lược và phần mềm OKR là công cụ giúp chúng ta thực hiện điều đó. Theo đó, công cụ cho phép tạo và quản lý các mục tiêu, kết quả then chốt. Lên lịch check-in thường xuyên để kiểm tra và đánh giá tình trạng thực hiện mục tiêu. Các tính năng về CFR (Trao đổi, Phản hồi và Công nhận) là chìa khóa quan trọng trong phần mềm giúp thúc đẩy hiệu suất từng cá nhân để đạt được mục tiêu đề ra.
Trong phần mềm OKR Việt Nam, sẽ đo lường được sự tiến bộ mỗi mục tiêu, sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục tiêu quan trọng, kết quả mọi người đạt được và biết ai đang làm gì. OKR mang tính minh bạch, vì thế các mục tiêu từ cấp công ty đến phòng ban và cá nhân được mô tả rõ ràng trong phần mềm và công khai toàn công ty.
Phần mềm OKR Việt Nam đem lại lợi ích với doanh nghiệp như nào ?
OKR đã xuất hiện từ những năm 1970. Người đưa ra khái niệm này chính là Andy Grove nhưng được phát triển trở thành phương pháp phổ biến chính là John Doerr, một trong những nhà quản trị của Google. OKR nhanh chóng trở thành phương pháp được các doanh nghiệp như Google, LinkedIn, Twitter, Dropbox, Spotify, AirBnB và Uber… lựa chọn và làm nên tên tuổi của thương hiệu trên thị trường hiện nay.
Đây cũng chính là lí do “hấp dẫn” các chủ doanh nghiệp lao vào áp dụng và triển khai OKR cho toàn bộ công ty mặc dù để triển khai không hề dễ dàng. Nhưng, hiểu chưa đủ, chưa đúng về mặt lý thuyết rất dễ áp dụng sai và càng cố thực hiện sẽ khiến doanh nghiệp đi đến đường cùng. Bạn có thể tham khảo Hướng dẫn thiết lập mục tiêu OKR từ Google để hiểu rõ về lý thuyết gốc và cách mà Google đã áp dụng để đạt được thành công như nào.
Có rất nhiều lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm OKR Việt Nam, bao gồm ở góc đô doanh nghiệp và nhân viên sử dụng OKR làm cho mục tiêu của doanh nghiệp minh bạch hơn giúp bạn theo dõi chúng một cách dễ dàng, giúp doanh nghiệp đi theo một hướng và luôn biết được tiến trình công việc của mình như thế nào đồng thời tạo ra sự liên kết giữa nhân viên với doanh nghiệp.
- Tăng hiệu suất kinh doanh
Các nghiên cứu chỉ ra, các nhóm nhân viên ứng dụng phần mềm OKR so với nhóm không ứng dụng thì hiệu quả từ nhóm ứng dụng cao hơn hẳn, hiệu suất tốt hơn và tăng doanh số bán hàng.
- Tác động đến văn hóa doanh nghiệp
Tác động lớn nhất của việc sử dụng OKR trong hầu hết các tổ chức mà không có quản lý mục tiêu, hoặc những người chỉ tập trung hoàn toàn vào các chỉ số và KPI, là sự thay đổi văn hóa từ đầu ra sang kết quả. OKR tạo ra sự tập trung, minh bạch và liên kết cho tất cả công việc trong một tổ chức. Ba yếu tố này kết hợp dẫn đến tăng sự gắn kết giữa nhân viên và doanh nghiệp.
- Liên kết chiến lược
Phần mềm OKR Việt Nam giúp các nhà quản lý và nhân viên sắp xếp công việc, đảm bảo mọi người trong tổ chức đang đi theo cùng một hướng.
- Tập trung
Thực hiện tập trung vào mục tiêu được ưu tiên. OKR chỉ ra cần tập trung vào những gì quan trọng nhất bằng cách ưu tiên các công việc có tác động kinh doanh lớn nhất. Theo đó, OKR chỉ cho phép bạn đặt ra 1 -3 mục tiêu trong một chu kỳ. Với Kết quả then chốt, không thể nhiều hơn 5 kết quả. Bởi OKR buộc chúng ta phải đưa ra lựa chọn, cái gì là quan trọng và cần thực hiện ngay. Một chu kỳ OKR thường bắt đầu bằng các câu hỏi "Điều gì là quan trọng nhất trong 3 - 6 tháng tới? "
- Cam kết
Sau tập trung chính là cam kết. Yếu tố cam kết trong OKR chính là tất cả thành viên trong đội ngũ đồng ý thực hiện mục tiêu đó. Mỗi thành viên có trách nhiệm thực hiện các công việc của mình để đảm bảo hoàn thành mục tiêu của đội ngũ và mọi người đều có thể theo dõi được tiến độ của nhau. Và đương nhiên, việc theo dõi này sẽ phải sử dụng đến các công cụ free như trang bảng tính excel hoặc phần mềm OKR chuyên biệt.
- Nhân viên gắn bó
Mọi người đạt được kết quả mong đợi khi họ hiểu rõ mục đích công việc. OKR là công cụ giao tiếp và thực thi chiến lược theo cách mà mọi người cùng cam kết thực hiện một mục tiêu.
Ở cấp độ doanh nghiệp, OKR mang lại lợi ích:
- Nhanh chóng biết mọi hoạt động đang thực hiện trong một nhóm;
- Phần mềm OKR Việt Nam giúp tăng năng suất;
- Đưa ra quyết định sáng kịp thời và hiệu quả
- Điều chỉnh và kết nối nhân viên với các mục tiêu của doanh nghiệp
- Thúc đẩy sự tham gia và trao quyền cho từng cá nhân thông qua việc thiết lập mục tiêu
- Đưa ra định hướng rõ ràng cho từng cá nhân, phòng ban và đội nhóm
- Hướng dẫn mọi người và đưa ra phản hồi;
- Đo lường sự hài lòng trong công việc;
Ở cấp độ cấp nhân viên, OKR mang lại lợi ích:
- Làm nhiều hơn so với khả năng thực tế của mình, khai phá nội lực bản thân
- Được lãnh đạo lắng nghe;
- Nhận được lời khen ngợi và đóng góp từ đồng nghiệp
- Có một người quản lý master cho các mục tiêu lớn và mục tiêu hàng tuần
- Thúc đẩy hiệu suất cá nhân để hoàn thành mục tiêu chung của đội nhóm thông qua phần mèm OKR
- Cũng bởi lợi ích “không tưởng” này, OKR là công cụ để thúc đẩy và tăng trưởng doanh nghiệp một cách thần kỳ. Đây cũng chính là sự khác biệt lớn nhất giữa OKR với các phương pháp khác như KPIs hay MBO.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm OKR cho doanh nghiệp
Để có thể thực hiện OKR một cách bài bản, nên có công cụ để quản lý đó chính là phần mềm OKR. Dưới đây là những tiêu chí lựa chọn mà doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi triển khai để đạt được hiệu quả tốt nhất có thể.
Tính năng cơ bản
Một phần mềm OKR đầu tiên phải đáp ứng các tính năng cơ bản dưới đây:
- Khả năng thiết lập, theo dõi, giám sát và chấm điểm OKR ở mọi cấp độ của tổ chức
- Báo cáo và phân tích để hiểu mọi hoạt động đang diễn ra
- Khả năng hiển thị toàn diện tất cả OKR trong toàn bộ công ty
- Mọi tính năng khác có thể là điểm khác biệt của phần mềm so với các hệ thống khác hoặc bạn muốn dùng thêm theo nhu cầu, điều này có thể khiến doanh nghiệp bạn phải trả thêm chi phí.
Chi phí hợp lý
Thông thường mọi người nghĩ rằng phần mềm OKR Việt Nam càng đắt tiền càng hiệu quả. Nhưng đó không phải là sự thật. Bởi tất cả đều bắt đầu từ văn hóa của doanh nghiệp. Trước tiên, hãy đảm bảo đầu tư vào văn hóa định hướng theo số liệu trước khi chi tiêu ngân sách cho các công cụ đắt tiền.
Công cụ là phương tiện giúp chúng ta hoàn thành công việc nhanh hơn, nhưng nếu không biết cách sử dụng chúng, thì công cụ tốt hay đắt tiền cũng đều không quan trọng. Và công cụ có chi phí quá lớn trong khả năng ngân sách không có nghĩa sẽ là “cây đũa thần” giúp doanh nghiệp tăng trưởng.
Hiện nay, các phần mềm OKR nước ngoài rất nhiều tuy nhiên về mặt giá cả không hề nhẹ đối với các doanh nghiệp thuộc quy mô nhỏ (SME). Ngoài ra, còn chưa kể, quy trình thiết kế của các hệ thống này có phần khác biệt, phức tạp hơn (phần mềm được thiết kế theo thực tiễn kinh doanh sở tại) vì thế doanh nghiệp Việt khi sử dụng có thể sẽ gặp nhiều khó khăn.
Phần mềm OKR phải thân thiện với người dùng
Điều này cực kỳ quan trọng khi lựa chọn bất kỳ phần mềm nào chứ không chỉ riêng phần mềm OKR Việt Nam. Bởi lẽ, phần mềm khó sử dụng là một yếu tố khiến việc triển khai bị thất bại ở góc độ người dùng. Cần đảm bảo rằng công cụ OKRs bạn lựa chọn có trải nghiệm liền mạch, liên kết được công việc của từng cá nhân để thuận tiện theo dõi.
Top 3 phần mềm OKR Việt Nam
Khi các giải pháp nước ngoài vừa chi phí đắt và quy trình phức tạp, các giải pháp thuần Việt sẽ là lựa chọn phù hợp hơn các doanh nghiệp. Dưới đây là 3 hệ thống OKRs Việt Nam hàng đầu dựa trên các tiêu chí về: tính năng, tính dễ sử dụng, giả cá và hỗ trợ...cùng xem mỗi hệ thống có những ưu và nhược điểm gì nhé.
1. SlimCRM.vn - Phần mềm OKR theo chuẩn Google
SlimCRM là một giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể, trong đó OKR là tính năng mở rộng vừa ra mắt. Đội ngũ phát triển sản phẩm của SlimCRM không ngừng nâng cấp thêm tính năng mới để đáp ứng nhu cầu sử dụng cho khách hàng. OKR trong SlimCRM có gì ưu điểm gì ?
Quản trị bài bản theo kiến thức OKR chuẩn mực từ Google
Được thiết kế theo nguyên lý gốc từ Google, phần mềm OKR Việt Nam của SlimCRM đáp ứng đầy đủ các chức năng quan trọng cần có của một phần mềm bao gồm:
- Trang tổng quan OKR thể hiện tiến độ thực hiện mục tiêu
- Thiết lập và quản lý mục tiêu theo từng cấp
- Check - in giữa các đội nhóm, phòng ban với bộ câu hỏi có sẵn (có thể thay đổi)
- Đánh giá mức độ tự tin của mục tiêu
- Mẫu đánh giá, phản hồi, trao đổi giữa nhân viên và quản lý (CFR)
Thiết lập mục tiêu cho toàn bộ doanh nghiệp
Tất cả mục tiêu của doanh nghiệp được thiết lập trong hệ thống, bao gồm từ mục tiêu cấp công ty, phòng ban và cá nhân. Các mục tiêu này đều được minh bạch toàn nội bộ khi thiết lập (có chức năng cài đặt riêng tư)
Trước khi sử dụng phần mềm OKR Việt Nam của SlimCRM, người dùng sẽ vào mục Cài đặt để điền các thông số quan trọng cho OKR trước khi lên mục tiêu. Tại mỗi trường thông tin, luôn giải thích khái niệm để huấn luyện người dùng giúp người dùng không đặt mục tiêu và kết quả then chốt sai so với lý thuyết.
Nếu các giải pháp khác, bạn sẽ mất 1 click để xem giải thích khái niệm, thì SlimCRM khác biệt bằng cách giải thích khái niệm trực tiếp mà không mất một click nào.
Tại mỗi mục tiêu sẽ có danh sách các kết quả, tiến trình đang thực hiện, đánh giá mức độ tự tin cũng như phần trăm công việc đã thực hiện được.
Các OKR được phân chia theo các cấp và có thể liên kết với nhau trong hệ thống.
Cực kỳ dễ hiểu ngay cả đối với người chưa biết về OKR
Với triết lý thiết kế xuyên suốt là tinh gọn, tính năng OKR cũng không ngoại lệ. Tất cả các menu được thiết kế theo thứ tự ưu tiên và theo tính năng của phần mềm. Các menu bao gồm: bảng dashboard (tổng quan thông tin), OKR (danh sách các mục tiêu thiết lập), Check-in (lịch kiểm tra thực hiện mục tiêu), Cài đặt (phòng ban, vị trí, quyền nhân viên, bảng câu hỏi đánh giá..)
Để hiểu về OKR thông thường bạn sẽ phải hiểu rõ về lý thuyết gốc, sau đó ứng dụng vào phần mềm OKR. Tuy nhiên, với SlimCRM, người dùng có thể sử dụng ngay cả khi bạn chưa biết OKR là gì. Lối thiết kế tinh gọn, chức năng cốt tủy, cùng hệ thống các khái niệm được giải thích xuyên suốt trong phần mềm là kim chỉ nam hướng dẫn trọn vẹn cho những ai mới bắt đầu.
Nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể SlimCRM
OKR là một tính năng nằm trong giải pháp quản trị tổng thể SlimCRM, vì thế người dùng không đơn thuần chỉ sử dụng phần mềm OKR Việt Nam mà được sử dụng trọn vẹn tất cả các tính năng khác như: bán hàng, tài chính, nhân sự, công việc. Với lợi thế này giúp CEO có thể quản lý toàn diện doanh nghiệp trên một nền tảng thay vì sử dụng nhiều nền tảng khác nhau.
Vì nằm trong giải pháp tổng thể, OKR sẽ được liên kết với tính năng công việc của từng cá nhân, phòng ban, giúp việc quản lý được liền mạch và thông suốt, không mất thời gian đăng nhập ở các công cụ khác. Phần mềm có app trên Android và iOS thuận tiện cho mọi người sử dụng dù ở bất kỳ đâu.
Giá cả “không thể mềm” hơn
OKR là tính năng mở rộng trong phần mềm SlimCRM, vì thế khách hàng có nhu cầu sử dụng sẽ được nhà cung cấp bật lên trong hệ thống. Chi phí cho tính năng này dự kiến là 3.000.000 đồng. Với mức chi phí này đi kèm với những ưu điểm được sử dụng trọn vẹn giải pháp tổng thể thì đây thực sự là mức chi phí lý tưởng dành cho doanh nghiệp, ngay cả SME hay Startup.
Hiện tại, người dùng có thể trải nghiệm full giải pháp quản trị cũng như phần mềm OKR bằng tài khoản demo cùng tài liệu hướng dẫn trực qua có sẵn trên web Đăng kí nhận tài khoản dùng miễn phí tại đây.
SlimCRM được phát triển bởi công ty công nghệ VINNO VIỆT NAM với kinh nghiệm hơn +13 năm trong lĩnh vực phần mềm, hiện đang cung cấp dịch vụ cho các tập đoàn, chính phủ, khối nhà nước và tư nhân trên toàn quốc.
2. Myokr.online
Đây là phần mềm OKR thuần Việt tiếp theo giới thiệu với các bạn trong bài viết này. MyOKR được thiết kế theo nghiệp vụ chuẩn OKR nhưng mang trong mình những điểm riêng biệt.
Giao diện đơn giản
MyOKR có lối thiết kế tinh gọn, màu sử dụng màu sắc để phân biệt cho các trạng thái giúp người dùng nhanh chóng nhận biết trạng thái mục tiêu, công việc... của mình đang thực hiện như nào.
Hệ thống menu được sắp xếp gọn gàng bên trái bao gồm: Trang chủ, OKR, Sáng kiến, Kế hoạch, Check - in, KPI.
Một số tính năng cơ bản
Hệ thống được phân tầng OKR theo 3 cấp thứ tự: cá nhân, công ty, phòng ban. Có thể liên kết OKR giữa các phòng ban, cá nhân với nhau. Ngay tại màn hình chính, người dùng có thể nhìn thấy tổng quan các nhiệm vụ, mục tiêu, kế hoạch và tiến độ công việc cá nhân thực hiện.
MyOKR cho phép kiểm soát và theo dõi % hoàn thành mục tiêu và tiến độ công việc của từng phòng/ban, thậm chí của từng nhân viên, theo thời gian thực, mọi lúc, mọi nơi. Nhận diện nhanh chóng % hoàn thành nhiệm vụ và các mục tiêu qua hệ thống cảnh báo bằng màu sắc để khen ngợi kịp thời, và các nhiệm vụ nào đang trễ hẹn để đôn đốc ngay. Tăng động lực làm việc cho nhân sự hăng hái hơn.
Minh bạch là yếu tố không hề thiếu trong phần mềm OKR Việt Nam này, khi các thành viên nhìn thấy công việc và tiến độ của nhau, giúp tăng tính trách nhiệm và chủ động trong công việc. Thậm chí, tạo ra cảm xúc thi đua hoàn thành công việc. Đồng thời, gom hàng chục file excel (mục tiêu và kế hoạch của từng nhân viên), thậm chí hàng trăm file (nếu đông người) vào 1 phần mềm duy nhất. Rất thuận tiện để CBNV cập nhật tiến độ.
MyOKR hiện đã có app, người dùng có thể quản lý từ xa chỉ với một chiếc điện thoại. Theo dõi được công việc của từng nhân viên mọi lúc, mọi nơi.
Giá cả và tài khoản demo
Các thông tin này đều được nhà cung cấp ẩn đi, người dùng muốn sử dụng sẽ phải gọi tới số hotline để được tư vấn và đăng kí tài khoản trên website để nhận được tài khoản dùng thử phần mềm OKR.
Nhược điểm
Mặc dù phần mềm được thiết kế theo quy trình OKR nhưng các tính năng về Check-in, CFR, Đánh giá mức độ tự tin của Mục tiêu vẫn còn nhiều hạn chế
- Check - in không liên kết được với OKR của từng cá nhân mà chỉ check in theo OKR của phòng ban và công ty, tuy nhiên không hiển thị được chi tiết OKR và kết quả then chốt, các câu hỏi cần check in mà chỉ đơn giản là trao lời ghi nhận của từng bộ phận.
- Không có chức năng quản lý công việc không độc lập mà liên kết với file excel bên ngoài
- Mục OKR cho phép tổng hợp lại OKR và kết quả then chốt vào file excel, người dùng có thể tải về để xem. Đây là một điểm bất lợi với người dùng khi không thể xem trực tiếp mà phải download về.
- Các thông tin về hướng dẫn sử dụng không tìm thấy website, rất khó cho những ai mới bắt đầu.
3. OKRs.vn
Phần mềm OKR Việt Nam được phát triển bởi đơn vị SEONGON với bề dày kinh nghiệm về tư vấn giải pháp Marketing cho doanh nghiệp. Công cụ là OKRs là một sản phẩm mới được được vị này launching ra thị trường.
Thiết kế giao diện đẹp
VNOKRs có giao diện thiết kế đẹp, thông qua hệ thống màu sắc để nhận diện các hạng mục. Ngay tại dashboad, các thông tin quan trọng được hiện thị ngay lập tức giúp người dùng có thể theo dõi dễ dàng.
Phần mềm OKR này sắp xếp hệ thống menu theo nguyên tắc ưu tiên từ trái qua phải và từ trên xuống dưới giúp người dễ dàng tìm kiếm bất cứ mục nào mình mong muốn.
Tính năng chuẩn nghiệp vụ OKR
VNOKR cũng thiết kế theo quy trình OKR chung nên đảm bảo các tính năng quan trọng nhất như: bảng dashboad, check-in, OKRs, CFRs. Ngoài ra, còn có thêm chức năng cửa hàng cho phép quản lý các doanh mục sản phẩm, sản phẩm và đổi quà.
Trong phần mềm, người dùng có thể thiết lập tất cả chức năng của hệ thống từ vị trí, phòng ban, công việc, câu hỏi check in, tiêu chí đánh giá…
Giá cả
Phần mềm OKR Việt Nam của SEONGON có 2 phiên bản: thuê và server riêng. Mỗi gói mua giới hạn theo số lượng người sử dụng và tính năng sử dụng. Gói thấp nhất là 4.00.000 tháng (16 - 50 người). Với mức chi phí này thì VNOKRs là đơn vị giá cao nhất thị trường hiện nay. VNOKRs có tài khoản dùng miễn phí cho quy mô dưới 15 người nhưng giới hạn tính năng.
Nhược điểm
Với ưu điểm tập trung duy nhất vào OKR cho nên phần mềm cũng có hạn chế đó là không link được công việc, mà phải quản lý thông qua liên kết với Google Sheet. Chi phí khá cao và bị giới hạn tính năng theo gói sử dụng. Thêm nữa là, một số khái niệm trong hệ thống không được giải thích trực tiếp, buộc người dùng click vào dấu hỏi chấm để xem chi tiết, việc này rất dễ khiến người dùng quên và không biết cách sử dụng.
So sánh nhanh giữa 3 phần mềm OKR Việt Nam
Trên đây là 3 phần mềm OKR Việt Nam, doanh nghiệp có thể tham khảo. Việc quyết định triển khai OKR cần có một vị trí master về OKRs trong công ty để có thể hướng dẫn và thúc đẩy mọi người thực hiện. Phần mềm là công cụ giúp chúng ta tiến xa và nhanh hơn. Để có lựa chọn chính xác, hơn hết hãy tự trải nghiệm và đánh giá. Đắt chưa chắc đã là tốt.
Đăng kí dùng thử miễn phí, phần mềm OKR cho startup và SMEs tại đây.
