Hiện nay, QMS (quản lý chất lượng) được áp dụng rộng rãi trong nhiều loại hình doanh nghiệp và ngành công nghiệp khác nhau. Vậy QMS là gì? Việc thiết lập và triển khai QMS diễn ra thế nào? QMS ứng dụng trong những ngành nào? Tất tần tật những thắc mắc trên sẽ được Vinno giải đáp trong bài viết dưới đây.
Nội dung bài viết
QMS là gì?
QMS là viết tắt của "Quản lý chất lượng" (Quality Management System). QMS là một hệ thống quản lý được áp dụng trong một tổ chức để đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức đó. Nó bao gồm các quy trình, quy định và phương pháp được thiết kế để kiểm soát và cải thiện chất lượng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
Mục tiêu của QMS là đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng được yêu cầu chất lượng và mong đợi từ khách hàng. QMS cung cấp các khung pháp và hướng dẫn để tổ chức thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng, kiểm soát quy trình sản xuất, đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình, và thúc đẩy việc cải thiện liên tục.
Lợi ích của QMS là gì?
Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) có ảnh hưởng to lớn đến mọi khía cạnh hoạt động của tổ chức. Một số lợi ích của QMS bao gồm:
Đáp ứng yêu cầu khách hàng
QMS giúp tổ chức đáp ứng các yêu cầu và mong đợi của khách hàng một cách hiệu quả. Điều này giúp tăng niềm tin và lòng tin cậy của khách hàng vào sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức.
Cải thiện chất lượng
QMS tập trung vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó giúp tổ chức xác định, kiểm soát và cải thiện các quy trình và quy trình làm việc để đảm bảo chất lượng cao hơn.
Tăng hiệu suất và hiệu quả
QMS giúp tổ chức tăng cường hiệu suất và hiệu quả trong việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó tạo điều kiện cho việc tối ưu hóa quy trình, giảm lãng phí và tăng cường sự hiệu quả trong sử dụng tài nguyên.
Tuân thủ quy định và chuẩn mực
QMS đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ các quy định và chuẩn mực quy định trong ngành công nghiệp. Điều này giúp tránh vi phạm pháp luật và giảm rủi ro pháp lý.
Tăng cường quản lý rủi ro
QMS giúp tổ chức xác định và quản lý các rủi ro liên quan đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc đánh giá và giảm thiểu rủi ro giúp đảm bảo hoạt động ổn định và ổn định của tổ chức.
Tạo cơ hội mở rộng và tăng trưởng
QMS tạo ra cơ hội cho tổ chức mở rộng hoạt động, phát triển và tăng trưởng. Việc xác định và cải thiện quy trình, tăng cường chất lượng và đáp ứng yêu cầu khách hàng giúp tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng và phát triển bền vững.
Xây dựng văn hóa chất lượng
QMS đóng góp vào việc xây dựng một văn hóa chất lượng trong tổ chức. Nó thúc đẩy tinh thần liên tục cải tiến, sự chú trọng đến chất lượng và ý thức về trách nhiệm của tất cả các thành viên trong tổ chức đối với chất lượng.
Các loại hệ thống quản trị chất lượng
Có nhiều loại hệ thống quản lý chất lượng khác nhau. Sự lựa chọn QMS thích hợp cho doanh nghiệp phụ thuộc vào lĩnh vực, yêu cầu về chất lượng và các yếu tố khác liên quan.
Bạn có biết hệ thống phổ biến nhất trong QMS là gì không? Trước tiên hãy cùng Vinno tìm hiểu về hệ thống quản trị chất lượng phổ biến nhất ISO 9000. ISO 9000 là tiêu chuẩn chung cho hệ thống quản lý chất lượng. Nó cung cấp các khái niệm cơ bản, thuật ngữ và nguyên tắc của hệ thống quản lý chất lượng.
Hệ thống ISO 9001 sẽ cụ thể hóa hệ thống này. Trong đó, ISO 9001 xác định các yêu cầu cụ thể để một tổ chức có thể xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Nó tập trung vào việc đảm bảo rằng tổ chức đáp ứng các yêu cầu chất lượng của khách hàng và các quy định pháp lý tương ứng.
Dưới đây là một số ví dụ về các hệ thống quản lý chất lượng trong lĩnh vực khoa học và đời sống:
Hệ thống ISO 9001:2015 (đặt ra các yêu cầu và hướng dẫn để tổ chức xây dựng, triển khai và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.)
Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 (hệ thống quản lý môi trường )
ISO 13485 (hệ thống quản lý chất lượng cho các thiết bị y tế)
ISO 19011 (quản lý đánh giá hệ thống)
ISO17025:2017 (tiêu chuẩn quốc tế về yêu cầu chung cho năng lực thử nghiệm và hiệu chuẩn phòng thí nghiệm)
IATF 16949 (hệ thống quản lý chất lượng cho các sản phẩm liên quan đến ô tô)
Các thành phần và yêu cầu của QMS
Mặc dù các hệ thống quản lý chất lượng có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình tổ chức, tuy nhiên, có một số yếu tố cốt lõi chung cho tất cả các hệ thống quản lý chất lượng.
Có chín yếu tố cốt lõi trong một hệ thống quản lý chất lượng:
Chính sách và mục tiêu chất lượng: Chính sách chất lượng là tuyên bố cấp cao của ban lãnh đạo để định hướng hệ thống quản lý chất lượng. Mục tiêu chất lượng là những mục tiêu cụ thể hỗ trợ cho chính sách chất lượng.
Sổ tay chất lượng: Sổ tay chất lượng là tài liệu cung cấp thông tin tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và thông tin khác về hệ thống quản lý chất lượng.
Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm: Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ cho hệ thống quản lý chất lượng và xác định vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong tổ chức.
Quản lý dữ liệu: Đây là quá trình thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu để hỗ trợ các nỗ lực cải tiến chất lượng.
Quy trình: Quy trình là hoạt động để đạt được các mục tiêu chất lượng và mua hàng liên quan đến quá trình mua nguyên liệu, vật tư và dịch vụ.
Chất lượng sản phẩm dẫn đầu sự hài lòng của khách hàng: Chất lượng sản phẩm là mức độ mà sản phẩm đáp ứng các mục tiêu chất lượng. Sự hài lòng của khách hàng là mức độ mà khách hàng hài lòng với chất lượng sản phẩm.
Cải tiến liên tục bao gồm CAPA: Cải tiến liên tục là quá trình liên tục cải thiện chất lượng bằng cách thực hiện các thay đổi nhỏ, gia tăng. Hành động khắc phục và phòng ngừa (CAPA) là quá trình giải quyết các vấn đề chất lượng và ngăn ngừa các vấn đề chất lượng trong tương lai.
Công cụ chất lượng: Công cụ chất lượng là các công cụ sử dụng để đo lường chất lượng, bao gồm thiết bị kiểm tra và hiệu chuẩn để đảm bảo độ chính xác.
Kiểm soát tài liệu: Kiểm soát tài liệu là quá trình tạo, xem xét và phê duyệt tài liệu. Tài liệu phải được kiểm soát để đảm bảo tính chính xác và cập nhật của chúng.
Thiết lập và triển khai QMS
Sau khi nắm rõ các thành phần thiết yếu của QMS là gì rồi thì việc tiếp đến cần làm là phải hiểu cách thiết lập và triển khai chúng như thế nào.
Trước khi thành lập một hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp cần xác định và quản lý các quy trình đa chức năng, liên kết với nhau để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Thiết kế QMS phải phụ thuộc vào các mục tiêu và nhu cầu đa dạng của tổ chức, cũng như các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp. Cấu trúc này chủ yếu dựa trên chu trình PDCA và tạo điều kiện cho việc cải tiến liên tục cho cả sản phẩm và hệ thống quản lý chất lượng.
Dưới đây là các bước cơ bản để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng:
Thiết kế và xây dựng
Các phần thiết kế và xây dựng được sử dụng để phát triển cấu trúc của QMS, quy trình và kế hoạch thực hiện tương ứng. Quản lý cấp cao nên giám sát phần này để đảm bảo nhu cầu của tổ chức và khách hàng là động lực thúc đẩy sự phát triển của hệ thống.
Triển khai
Triển khai được thực hiện bằng cách chi tiết hóa từng quy trình thành các quy trình con và hướng dẫn nhân viên về tài liệu, giáo dục, công cụ đào tạo và số liệu. Mạng nội bộ của công ty ngày càng được sử dụng để hỗ trợ triển khai hệ thống quản lý chất lượng.
Kiểm soát và Đo lường
Kiểm soát và đo lường là hai lĩnh vực quan trọng trong xây dựng QMS và thường xuyên được thực hiện thông qua các cuộc đánh giá có hệ thống đối với hệ thống quản lý chất lượng. Các chi tiết cụ thể có thể khác nhau đáng kể giữa các tổ chức tùy thuộc vào quy mô, rủi ro tiềm ẩn và tác động môi trường.
Đánh giá và Cải thiện
Xem xét và cải thiện chi tiết cách xử lý kết quả kiểm toán. Mục tiêu là xác định tính hiệu lực và hiệu quả của từng quy trình đối với mục tiêu của nó, để truyền đạt những phát hiện này cho nhân viên và phát triển các quy trình và thực tiễn tốt nhất mới dựa trên dữ liệu thu thập được trong quá trình kiểm tra.
Ứng dụng của hệ thống quản trị chất lượng
Hệ thống quản trị chất lượng (QMS) có thể ứng dụng trong nhiều ngành khác nhau. Dưới đây là một số ngành nghề chính mà QMS được áp dụng:
Sản xuất công nghiệp
QMS được sử dụng rộng rãi trong các ngành như sản xuất ô tô, điện tử, máy móc, hàng tiêu dùng, và các ngành sản xuất khác. Tiêu chuẩn chất lượng như ISO 9001 được áp dụng để đảm bảo quy trình sản xuất chất lượng, kiểm soát chất lượng sản phẩm và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Dịch vụ y tế
Ngành y tế sử dụng QMS để quản lý chất lượng trong các cơ sở y tế, bệnh viện, phòng khám và các tổ chức y tế khác. Tiêu chuẩn như ISO 13485 đặc biệt dành cho các thiết bị y tế và các dịch vụ y tế chuyên ngành.
Dịch vụ tài chính
QMS cũng được áp dụng trong ngành dịch vụ tài chính như ngân hàng, bảo hiểm, quỹ đầu tư và các công ty tài chính khác. Việc áp dụng QMS trong lĩnh vực này giúp đảm bảo tính chính xác, bảo mật và tuân thủ các quy định liên quan đến dịch vụ tài chính.
Du lịch
Áp dụng QMS trong du lịch giúp các tổ chức du lịch quản lý và kiểm soát chất lượng dịch vụ một cách hệ thống. Điều này có thể bao gồm quy trình đặt phòng, đón tiếp khách hàng, cung cấp thông tin và hỗ trợ, quản lý hoạt động du lịch, quản lý an toàn và bảo mật, và liên tục cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Các tiêu chuẩn chất lượng như ISO 9001 có thể được áp dụng để đảm bảo quy trình du lịch được thực hiện một cách hiệu quả hay ISO 10002 có thể giúp quản lý phàn nàn khách hàng và xử lý khiếu nại. Việc áp dụng QMS trong du lịch giúp tăng cường sự tin tưởng và hài lòng của khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm lỗi và sự cố, tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm, và tạo điều kiện cho việc phát triển và cải thiện liên tục trong ngành du lịch.
Trên đây là bài viết giải đáp “QMS là gì?” và ứng dụng của chúng trong những ngành khác nhau. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về QMS và biết cách triển khai chúng trong doanh nghiệp của mình. Đừng quên theo dõi Vinno để cập nhật thêm những kiến thức hữu ích khác nhé!
