Chu trình PDCA là gì? Ứng dụng mô hình PDCA sao cho hiệu quả?

Tất cả doanh nghiệp đều muốn cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, bộ máy cồng kềnh - quan liêu, sự “cô lập” giữa các bộ phận, thậm chí văn hóa doanh nghiệp có thể cản trở sự tiến bộ và đổi mới. Ứng dụng chu trình PDCA (plan - do - check - act) giúp các công ty thoát khỏi tình trạng trì trệ để chuyển đổi sang một hệ thống cải tiến liên tục. Hãy cùng tìm hiểu chu trình PDCA là gì và cách áp dụng chu trình PDCA mang đến lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp qua bài viết sau!

PDCA là gì? Lợi ích khi sử dụng mô hình PDCA

PDCA, viết tắt của plan - do - check - act,  là phương pháp quản lý chất lượng nhằm thực hiện cải tiến liên tục quy trình, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức. Mô hình này còn được biết đến với tên gọi chu trình deming PDCA, chu trình Shewhart, bánh xe deming…do được lấy ý tưởng từ nhà vật lý Walter Shewhart và sau đó được phát triển bởi William Deming. PDCA cycle cũng được biết đến như thành tố chính của quản lý tinh gọn - lean management.

Dưới đây là những lý do bạn nên sử dụng chu trình PDCA trong quản lý chất lượng:

• Thực hiện qua 4 bước đơn giản, trực quan: plan - lập kế hoạch, do - làm, check - kiểm tra, act - hành động

• PDCA mang tính “lặp lại liên tục”, điều này giúp bạn phát hiện  để giải quyết các sai lầm từ nguyên nhân gốc rễ. Đồng thời ngăn ngừa chúng xảy ra trong tương lai.

• PDCA có khả năng tùy biến linh hoạt dựa theo đặc điểm của từng doanh nghiệp. Do đó bạn có thể dễ dàng mở rộng chu trình PDCA để phù hợp với quy mô công ty, nhóm thực hiện…

Nói cách khác, chu trình PDCA là một vòng lặp chứ không phải là một quy trình từ đầu đến cuối. Mục tiêu là cải thiện không ngừng trong quá trình học tập và phát triển doanh nghiệp.

>> Đọc thêm: Lập mẫu kế hoạch công việc nâng cao hiệu suất chỉ với 4 bước

Chu trình PDCA là gì?

Nguồn gốc của chu trình PDCA

Quy trình PDCA được nhen nhóm từ những năm 1920 bởi nhà vật lý Walter A. Shewhart. Ông là người đầu tiên phát triển một chu trình lặp lại để cải thiện được gọi là chu trình Shewhart, bao gồm ba bước: xác định (Specify), sản xuất (Produce) và kiểm tra (Inspect).

W. Edwards Deming đã sửa đổi chu trình Shewhart vào những năm 1940 và sau đó áp dụng nó vào thực tiễn quản lý ở Nhật Bản vào những năm 1950.  Cụ thể, chu trình Deming được tiến hành như sau:

1. Thiết kế sản phẩm với các checklist phù hợp

2. Sản xuất và kiểm tra sản phẩm

3. Bán sản phẩm trên thị trường

4. Kiểm tra trải nghiệm của khách hàng và cải tiến sản phẩm

Năm 1951, Liên đoàn Khoa học và Kỹ sư Nhật Bản (JUSE) đã thay đổi khung Deming thành chu trình PDCA với độ nhận diện cao hơn. Mặc dù đã hơn nửa thế kỷ trôi qua kể từ khi chu trình PDCA của Deming được giới chủ doanh nghiệp Nhật Bản giới thiệu, nhưng hầu hết các phương pháp tiếp cận vẫn cố gắng lặp lại chu kỳ học tập càng nhanh càng tốt, để thu thập phản hồi từ khách hàng và cải tiến tất cả các lĩnh vực liên quan, một khía cạnh quan trọng của chu trình PDCA.

4 giai đoạn trong mô hình PDCA

Hãy tưởng tượng rằng bạn có rất nhiều lời phàn nàn từ người tiêu dùng về tốc độ phản hồi chậm của đội ngũ chăm sóc khách hàng. Sau đó, bạn sẽ cần phải cải thiện cách nhóm của mình làm việc để đảm bảo khách hàng thỏa mãn và hài lòng. Đó là điểm mà PDCA phát huy tác dụng. Cùng tìm hiểu kỹ hơn qua 4 bước trong quy trình PDCA dưới đây:

Plan (lập kế hoạch)

Trong giai đoạn này, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể và rõ ràng mà tổ chức muốn đạt được. Sau khi định rõ mục tiêu, bạn cần phân tích hiện trạng và thu thập dữ liệu liên quan để đánh giá tình hình hiện tại.

Từ những đánh giá khách quan, bạn tạo ra các kế hoạch và giải pháp để đạt được mục tiêu. Điều này bao gồm việc xác định các hoạt động cụ thể, nguồn lực cần thiết, lập lịch và đặt ra các tiêu chí đo lường thành công.

Chú ý: ở bước lập kế hoạch, bạn cần trả lời những câu hỏi như:

• Vấn đề cốt lõi chúng ta cần giải quyết là gì?

• Chúng ta cần những nguồn lực nào?

• Chúng ta có những nguồn lực nào?

• Giải pháp tốt nhất để khắc phục sự cố với các tài nguyên sẵn có là gì?

• Kế hoạch được coi là thành công trong những điều kiện nào? Các mục tiêu là gì?

Do (thực hiện)

Trong giai đoạn tiếp theo của chu trình PDCA, bạn tiến hành thử nghiệm các giải pháp được đề xuất trong bản kế hoạch được lập. Lưu ý rằng phải là “thử nghiệm” vì trong quá trình thực hiện, các vấn đề không lường trước được có thể xảy ra. Nếu bạn không muốn làm gián đoạn phần còn lại của hoạt động, bạn nên sử dụng kế hoạch của mình ở quy mô nhỏ và trong một môi trường được kiểm soát.

Check (Kiểm tra)

Đây được xem là bước quan trọng nhất trong mô hình quản lý PDCA. Trong giai đoạn này, bạn thực hiện phân tích dữ liệu thu thập được từ giai đoạn Thực hiện và so sánh nó với mục tiêu ban đầu đề ra. Những đánh giá ở đây sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định trong bước tiếp theo của quy trình PDCA. Bởi vậy, hãy xem xét các chỉ số cẩn thận và khách quan nhất.

Khâu Kiểm tra cũng giúp bạn trả lời những câu hỏi như:

• Kế hoạch có thực sự hiệu quả không? 

• Có bất kỳ trục trặc trong quá trình? 

• Những bước nào có thể được cải thiện hoặc cần được loại bỏ khỏi các lần lặp lại trong tương lai?

Act (Hành động)

Nếu tất cả diễn ra theo đúng kế hoạch, ở bước Hành động, bạn có thể thực hiện kế hoạch đã thử nghiệm và kiểm tra của mình. Quy trình mới này sẽ trở thành cơ sở cho các lần lặp lại mô hình PDCA trong tương lai.

Hãy xem xét các câu hỏi sau đây trước khi hành động:

• Bạn cần những nguồn lực nào để triển khai giải pháp ở quy mô đầy đủ?

• Cần đào tạo gì cho nhân viên để triển khai và áp dụng thành công?

• Làm thế nào bạn có thể đo lường và theo dõi hiệu suất của giải pháp?

• Có những cơ hội nào để cải thiện?

• Kinh nghiệm có thể được áp dụng cho các dự án khác không?

Ngược lại, nếu kế hoạch không thành công như mong đợi, bạn có thể quay lại giai đoạn lập kế hoạch (plan) để điều chỉnh, cải tiến và chuẩn bị cho một thử nghiệm mới.

>> Đọc thêm: Chuẩn hóa quy trình vận hành trong doanh nghiệp bằng cách nào ?

Khi nào nên sử dụng mô hình quản lý PDCA?

Một điểm đặc trưng của chu trình PDCA là sự linh hoạt. Đặc điểm này cho phép PDCA được sử dụng trên nhiều doanh nghiệp, tổ chức, phòng ban và thậm chí cả các nhóm riêng lẻ. Không có giới hạn về mặt triển khai và nó có thể áp dụng trong các tình huống sau: 

• Phát triển một sản phẩm hoặc dịch vụ mới  

• Tối ưu hóa các quy trình hoặc sản phẩm hiện tại 

• Khởi động một dự án cải tiến quy trình mới 

• Khám phá những cơ hội mới để cải tiến liên tục 

• Phát hiện các vấn đề dư thừa hoặc lỗ hổng về quy trình và tìm cách loại bỏ chúng

>> Đọc thêm: Áp dụng SOP để tối ưu hóa quy trình vận hành

Các cách áp dụng mô hình PDCA trong thực tế

Hãy xem xét các ví dụ về cách áp dụng mô hình PDCA (Plan-Do-Check-Act) trong giáo dục, quản trị chất lượng và sản xuất để làm rõ khả năng ứng dụng thực tế của mô hình này

Áp dụng chu trình PDCA trong giáo dục

Hoạt động cải tiến giáo dục với phương pháp PDCA được nhiều cở sở giáo dục tiên tiến trên thế giới áp dụng và tính hiệu quả của nó đã được chứng minh. Ví dụ cho trình PDCA trong giáo dục gồm 4 bước sau:

1. Plan

• Xác định mục tiêu giảng dạy và học tập, bao gồm các kỹ năng và kiến thức cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.

• Thiết lập kế hoạch giảng dạy bao gồm các hoạt động, tài liệu, và đánh giá học tập.

• Phân bổ nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch giảng dạy.

2. Do

• Thực hiện kế hoạch giảng dạy và đánh giá học sinh.

• Cung cấp tài liệu và hoạt động giảng dạy phù hợp với mục tiêu học tập và đánh giá học sinh.

• Đảm bảo rằng các hoạt động giảng dạy được thực hiện theo kế hoạch và đạt được chất lượng tốt.

3. Check

• Đánh giá kết quả học tập và đánh giá hiệu quả của kế hoạch giảng dạy.

• Xác định những điểm yếu và mạnh của quá trình giảng dạy và học tập.

• Thu thập phản hồi từ học sinh và giảng viên để cải thiện kế hoạch giảng dạy.

4. Act

• Đưa ra các phương án cải tiến để cải thiện kế hoạch giảng dạy và đánh giá học sinh.

• Điều chỉnh kế hoạch giảng dạy để đáp ứng mục tiêu học tập và đánh giá học sinh.

• Xây dựng các hoạt động và tài liệu giảng dạy mới để cải thiện chất lượng giảng dạy và học tập.

Áp dụng chu trình PDCA trong sản xuất và quản trị chất lượng

PCDA ngày nay trở thành nhân tố không thể thiếu trong các hệ thống quản trị chất lượng QMS như ISO 9001, ISO 140001… Chu trình PDCA áp dụng trong mô hình quản lý chất lượng theo ISO 9001 được thể hiện như sau:

1. Plan

Doanh nghiệp thực hiện lập kế hoạch hàng năm (mục tiêu hoạt động, chiến lược, chính sách chất lượng…) dựa theo điều 4 - điều 7 trong hệ thống ISO 9001, cụ thể: bối cảnh tổ chức, sự lãnh đạo, hoạch định và hỗ trợ

2. Do

Doanh nghiệp hiện thực hóa kế hoạch dựa theo mục 7 và mục 8 tiêu chuẩn ISO 9001:

• Năng lực và đào tạo

• Thiết kế, phát triển

• Mua hàng

• Sản xuất, cung ứng dịch vụ

3. Check

Giai đoạn kiểm tra chất lượng trong chu trình PDCA bao gồm đánh giá kết quả của quá trình thực hiện và so sánh chúng với mục tiêu đã đặt ra. Kiểm tra giúp xác định các điểm mạnh và điểm yếu của quá trình và đưa ra các cải tiến cần thiết. Quá trình check cần đảm bảo các yêu cầu:

• Mức độ hài lòng của khách hàng phải được thu thập, đo lường, đánh giá chính xác

• Đánh giá nội bộ

• Đánh giá từ phía lãnh đạo

4. Act

• Thực hiện cô lập những sản phẩm không phù hợp 

• Khắc phục, phòng ngừa và cải tiến liên tục

Tải xuống mẫu pcda chuyên nghiệp ngay tại đây!

Ứng dụng chu trình PCDA hiệu quả hơn với phần mềm SlimCRM

SlimCRM là phần mềm quản trị tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ với khả năng bao quát đầy đủ 4 khía cạnh của doanh nghiệp: tài chính - khách hàng - công việc - quy trình nội bộ. 

Xét ở khía cạnh khách hàng, SlimCRM cung cấp các công cụ để doanh nghiệp lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và cải tiến quá trình quản lý khách hàng dựa trên mô hình PDCA. Từ đó giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến mối quan hệ khách hàng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của họ, cụ thể:

• Plan: Thiết lập kế hoạch quản lý khách hàng, lên lịch trình tương tác với khách hàng, đánh giá khách hàng và cập nhật thông tin khách hàng theo thời gian thực. Bên cạnh đó, SlimCRM cung cấp công cụ quản trị mục tiêu với OKRs thúc đẩy doanh nghiệp luôn tăng trưởng

• Do: quản lý thông tin khách hàng trên một màn hình duy nhất, cung cấp công cụ email, sms tự động, ticket, call center… để nâng cao tương tác với khách hàng. 

• Check: SlimCRM cung cấp đa dạng báo cáo, phân tích như báo cáo tỷ lệ chuyển đổi cơ hội thành khách hàng, báo cáo công nợ,..giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những điểm mạnh và điểm yếu của quá trình quản lý khách hàng

• Act: Dữ liệu được tổng hợp và kết xuất thành biểu đồ trực quan, cho phép doanh nghiệp xác định phương án cải tiến phù hợp. 

Trải nghiệm dùng thử phần mềm SlimCRM ngay tại đây!

Giải đáp một số thắc mắc liên quan đến chu trình PDCA

Sự khác biệt giữa PDCA và Six Sigma là gì? 

Đều là các công cụ nâng cao việc quản lý quy trình doanh nghiệp, sự khác biệt giữa PDCA và Six Sigma thể hiện ở chỗ: Six Sigma là một nguyên tắc quản lý toàn diện và PDCA là công cụ trong đó. 

PDCA giải thích cách thực hiện Six Sigma, đó là quy trình lập kế hoạch, thực hiện, hành động, kiểm tra. Six Sigma gọi đây là phương pháp DMAIC (xác định, đo lường, phân tích, cải thiện và kiểm soát).

Sự khác biệt giữa PDCA và PDSA là gì?

PDCA là viết tắt của "Plan-Do-Check-Act" và PDSA là "Plan-Do-Study-Act". Sự khác biệt nằm ở giai đoạn 3: Check (Kiểm tra) và Study (Nghiên cứu).

Ở giai đoạn "Kiểm tra" trong PDCA, nhóm cần kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình và xem liệu kế hoạch ban đầu có hiệu quả hay không. Ngược lại, giai đoạn "Nghiên cứu" trong PDSA nhằm mục đích phân tích chuyên sâu kết quả từ sự thay đổi ở mỗi bước, đảm bảo cải tiến quy trình lâu dài. Bạn có thể kết hợp cả hai mô hình bằng cách nghiên cứu và kiểm tra kết quả thu được từ các test để tăng độ chính xác cho dữ liệu.

Nhược điểm của mô hình PDCA là gì?

Có 2 nhược điểm chính khi áp dụng PDCA Cycle, bao gồm:

• Khó thực hiện: Mô hình PDCA tuy đơn giản nhưng thực hiện không hề đơn giản. Vì PDCA chia quy trình thành các bước nhỏ hơn nên thưởng tốn thờ gian và không phải giải pháp phù hợp cho các dự án khẩn cấp

• Yêu cầu cam kết: PDCA không phải là sự kiện diễn ra một lần. Đây là một quá trình liên tục và liên tục, do đó đòi hỏi sự cam kết từ trên xuống. Nếu không có sự  cam kết từ lãnh đạo và nhân viên, chu trình PDCA không thể hoạt động hiệu quả trong thời gian dài.

Trên đây là toàn bộ thông tin giải đáp chu trình PDCA là gì và một số ứng dụng trong thực tế. Hy vọng bài viết giúp bạn có thêm kiến thức hữu ích để nâng cao hơn nữa chất lượng quản lý doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi Vinno để nhận nhiều bài viết thú vị về quản trị nhé!