Phần mềm OKR và bảng tính excel khác nhau như nào? Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu để triển khai OKR thành công ? Tất cả sẽ có trong bài viết dưới đây. Hy vọng, các lãnh đạo doanh nghiệp sẽ có tầm nhìn dài hơi trước khi bắt đầu triển khai OKR.
Hầu hết các doanh nghiệp khi triển khai OKR đều muốn bắt đầu quản lý bằng các trang bảng tính excel - công cụ miễn phí và có thể liên kết với các công cụ khác như Slack, Microsoft... Tuy nhiên, chúng vẫn bộc lộ những yếu điểm nhất định và không thể khiến mọi thứ "work" nhanh như công năng của phần mềm OKR.
Nội dung bài viết
Quản lý OKR bằng bảng tính excel: Bất cập mọi khía cạnh
Khi lựa chọn dùng bảng tính excel ngay từ đầu thay vì chọn phần mềm OKR, quá trình thực hiện tại doanh nghiệp sẽ diễn ra theo trình tự:
Ban lãnh đạo giới thiệu và đào tạo mọi người hiểu về lý thuyết OKR, hướng dẫn cách viết OKR và sắp xếp chúng theo thứ tự: cấp công ty, phòng ban và cá nhân.
Tất mọi người đều thiết lập mục tiêu của mình trên một trang bảng tính chung - hay còn gọi là mẫu OKR
Một số người cảm thấy khó khăn khi sử dụng
Mọi người bắt đầu tạo ra nhiều phiên bản khác nhau và chia sẻ các bảng tính qua email
Một số phàn nàn rằng OKR của mình đã bị người khác ghi đè lên
Các mục tiêu có thể liên kết giữa 2 - 3 phòng ban với nhau không thể hiện được trên trang bảng tính, và mỗi phòng làm việc với một file độc lập
Việc căn chỉnh OKR trở nên vô cùng khó khăn, khi thời gian lập kế hoạch sắp hết hạn, mọi người mạnh ai người ấy làm để hoàn thành việc viết OKR. Các thành viên không thể liên kết công việc của mình với người khác và không biết công việc của mình ảnh hưởng đến người khác và cả bộ phận như nào.
Cập nhật trang tính làm mọi người cảm thấy mất nhiều công sức và ngốn thời gian
Việc báo cáo tiến độ với cấp trên gặp nhiều khó khăn khi phải mất thời gian tổng hợp và thu thập dữ liệu các bảng excel từ nhiều nhóm để làm báo cáo.
Người quản lý phải chờ đợi các cuộc họp đánh giá từ các phòng ban và nhóm làm việc để biết tiến độ thực hiện chu kỳ OKR và dựa vào báo cáo tùy chỉnh đang được chuẩn bị. Các báo cáo này được tạo mỗi tháng một lần và người quản lý không thể nắm bắt được thông tin sớm để đưa ra phản hồi nhanh cho đội ngũ.
Khi OKR chạy được một thời gian, khảo sát đội ngũ về việc triển khai thì mọi người bày tỏ sự phàn nàn, tốn thời gian, nản….
Đây là những viễn cảnh chắc chắn doanh nghiệp sẽ gặp phải khi sử dụng bảng tính excel để quản lý mục tiêu OKR. Và đương nhiên, việc chán nản, mất động lực ở đội ngũ sẽ là yếu tố góp phần tạo nên sự thất bại khi triển khai OKR.
Xét ở khía cạnh từng vị trí, hạn chế của bảng tính cụ thể là:
Đối với cá nhân:
Nhập dữ liệu rườm rà, mất thời gian
Giới hạn phạm vi khi thiết lập OKR cá nhân với phòng ban và liên kết các nhóm
Dễ mắc lỗi và thiết lập mục tiêu trùng lặp
Khả năng hiển thị OKR giữa các nhóm bị hạn chế
Thiếu phản hồi kịp thời từ người quản lý và các thành viên trong nhóm
Dễ mất dữ liệu khi có ai đó thao tác nhầm
Nhìn chung, ở góc độ cá nhân làm việc thì đây có lẽ là một trải nghiệm không hề dễ chịu.
Đối với cấp lãnh đạo và quản lý phòng ban:
Thực hiện chấm điểm khó khăn
Khó khăn trong việc phân loại OKR
Báo cáo và Đánh giá là công việc quan trọng trong OKR nhưng rất mất thời gian để tổng hợp báo cáo, nên chỉ thực hiện vào cuối tháng thay vì hàng tuần.
Duy trì nhịp điệu check-in là một thách thức lớn với đội ngũ
Không thể thực hiện chức năng quản lý hiệu suất liên tục (CFRs) trong bảng tính
Lãnh đạo, người quản lý bị hạn chế trong việc thiết lập các tùy chọn, khả năng hiển thị, kiểm soát, truy cập…
Không có dữ liệu chính xác theo thời gian thực về tình trạng kinh doanh tại bất kỳ thời điểm nào đang thực thi OKR
Việc cảnh báo, phản hồi sớm là khó khăn khi phụ thuộc vào các báo cáo tổng hợp từ cấp dưới
Khi muốn chỉnh sửa, xóa mục tiêu… trong bảng tính sẽ ảnh hưởng đến nhiều bộ phận, cá nhân.
Phần mềm OKR: Quản lý mục tiêu tập trung và thúc đẩy hiệu suất
Nếu như việc quản lý mục tiêu bằng bảng tính trong doanh nghiệp là rời rạc, mất thời gian, và không cập nhật theo thời gian thực… thì phần mềm OKR giải quyết trọn vẹn các vấn đề này bằng cách:
Quản lý mục tiêu OKR tập trung và liên kết
Tất mục tiêu của doanh nghiệp được thiết lập đầy đủ trong phần mềm OKR. Bao gồm các cấp độ: cá nhân, phòng ban, doanh nghiệp. Tại đó, các mục tiêu được liên kết với nhau, mục tiêu cấp dưới sẽ được thiết lập dựa theo mục tiêu cấp trên nhằm bổ trợ cho nhau và không bị trùng lặp.
Trong phần mềm OKR, mọi thành viên đều có thể nhìn thấy mục tiêu, công việc, tiến độ thực hiện của nhau. Để từ đó, mỗi người không cần phải giải thích nhiều về công việc, những kết quả đạt được cũng phản ánh trực tiếp trên hệ thống. Và dễ dàng để đánh giá liệu mục tiêu của mỗi người có đang lệch hướng với mục chung không.
Tính liên kết không chỉ biểu thị ở việc liên kết mục tiêu giữa các cấp, mà còn liên kết chéo giữa các phòng ban cá nhân. Trong khi đó, bảng tính excel không thể làm được điều này.
Thúc đẩy hiệu suất công việc
Ở góc độ cá nhân, phần mềm OKR giúp đội ngũ không mất thời gian làm những công việc lặp lại như nhập dữ liệu, tạo báo cáo, điền kết quả công việc…. thay vào đó dành trọn vẹn thời gian để tập trung làm việc quan trọng. Không còn cảnh than phiền, chán nản như khi sử dụng bảng tính.
Ở góc độ người quản lý, lãnh đạo, sẽ có cái nhìn tổng nhất về tình hình kinh doanh, phát hiện những vấn đề tiềm ẩn để phản hồi ngay lập tức với đội ngũ, giúp duy trì tinh thần làm việc ở mức cao và tránh sa đà vào những việc không cần thiết.
Với bảng dashboard trực quan, việc quản lý OKR sẽ trở nên dễ dàng, từ tình trạng, tiến độ, công việc thực hiện mà không phụ thuộc vào bất kỳ báo cáo nào từ cá nhân hay phòng ban nào.
Tăng tương tác và liên kết trong đội ngũ
Với đặc thù là phần mềm chuyên dụng, các tính năng quan trọng của phần mềm OKR là CFRs, check-in, sẽ giúp tăng tương tác và liên kết trong đội ngũ. Với bảng tính, bạn không thể duy trì lịch check-in đều đặn và cập nhật các kết quả sau mỗi buổi trên bảng tính, nhưng với phần mềm, tất cả hoàn toàn tự động. Có thể thực hiện check-in nhiều lần trong tuần, bất kể thời gian nào.
Tạo ra thói quen sử dụng OKR
Ở một số phần mềm OKR tiêu biểu, hệ thống còn có tính năng huấn luyện người dùng hay tạo ra thói quen sử dụng OKR. Bằng cách giải thích các khái niệm quan trọng giúp người dùng chủ động thiết lập đúng theo các bước.
Hơn thế, sau khi kết thúc một chu kỳ, có thể kết quả nhận được chưa thực sự làm doanh nghiệp hài lòng nhưng nó sẽ là nền móng để mọi người làm quen và thích nghi với OKR. Không có tâm lý chán nản, khó sử dụng hay làm cản trở công việc như những nhược điểm của bảng tính excel. Tuy nhiên, hãy chọn phần mềm OKR phù hợp với tiêu chí của doanh nghiệp bạn và đáp ứng theo chuẩn nghiệp vụ OKR nhé.
Bảng so sánh nhanh giữa bảng tính excel và phần mềm OKR
Tuy nhiên, các nhóm nhỏ vẫn có thể sử dụng bảng tính để thiết lập mục tiêu
Bảng tính excel là công cụ tuyệt vời để áp dụng cho các công việc như: tạo danh sách, ngân sách, lưu trữ dữ liệu, biểu đồ hay đồ thị, thống kê…. Với các nhóm nhỏ quy mô dưới 10 người hoặc ít hơn 2- 3 người có thể sử dụng bảng tính cho mục đích thiết lập OKR. Bạn có thể quản lý OKR cho một vài cá nhân, xác định các Mục tiêu và Kết quả then chốt một cách thô sơ nhất. Nhưng, ngay cả với nhóm nhỏ, thì những điều bất cập như ở trên cũng sẽ xảy ra sớm.
Kết luận
Từ những so sánh trên, chúng ta có thể thấy rằng, việc sử dụng bảng tính excel thay cho phần mềm OKR chắc chắn không thể triển khai OKR một cách bài bản, chuyên nghiệp vì có quá nhiều điểm hạn chế với từng cá nhân trong tổ chức.
Phần mềm OKR được cung cấp bởi các đơn vị dịch vụ phần mềm SaaS sẽ là công cụ giải quyết trọn vẹn các khó khăn doanh nghiệp gặp phải khi quản lý bằng trang bảng tính excel. Sử dụng phần mềm OKR sẽ giúp cho hiệu suất của toàn đội ngũ được phát huy hết mức, làm tăng sự tương tác, tập trung và liên kết.
Thay vì để đội ngũ mất nhiều thời gian làm việc với bảng tính, bằng việc sử dụng phần mềm sẽ giúp họ có nhiều thời gian tập trung hơn, suy nghĩ về các mục tiêu vượt ngưỡng, về các sáng kiến trong công việc để đạt được mục tiêu lớn hơn.
Bạn muốn doanh nghiệp của bạn tăng trưởng như nào, phụ thuộc vào quyết định của bạn !
SlimCRM là giải pháp quản trị tổng thể được phát triển bởi công ty VINNO Việt Nam với hơn +13 năm kinh nghiệm về phần mềm. Hiện đã phục vụ cho hơn 2.000 khách hàng từ khối chính phủ, tập đoàn lớn, tư nhân và SME.
OKR là một tính năng nhỏ trong phần mềm này, được thiết bài bản theo chuẩn mực OKR từ Google, tinh gọn dễ dùng, hiểu ngay mà không cần thời gian đào tạo (tính năng Huấn luyện người dùng).
Để được tư vấn triển khai OKR miễn phí và đặt lịch demo với chuyên gia của chúng tôi, đăng kí bên dưới nhé.
