Tuyển dụng là việc làm cần thiết ở tất cả doanh nghiệp để tìm kiếm những nhân sự tài năng cho các vị trí. Nhà tuyển dụng muốn tuyển được đúng người ưng ý sẽ phải trang bị cho mình những kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng, và ở mỗi vị trí lại có sự linh hoạt khác nhau. Không thế, mà chủ đề về nhân sự luôn là mối quan tâm và tìm kiếm của doanh nghiệp hiện nay.
Trên thực tế, không có một công thức bí mật nào để các nhà quản lý áp dụng cả, nhưng một vài vẹo và những lưu ý cơ bản đã được nhiều sử dụng, từ đó mỗi nhà tuyển dụng có thể điều chỉnh cho phù hợp và tránh mắc phải những lỗi phổ biến thường gặp.
Nội dung bài viết
1. Các loại phỏng vấn
Nhà tuyển dụng có nhiều hình thức lựa chọn để thực hiện cuộc phỏng vấn như: phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tiếp. Sự lựa chọn sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố từ khách quan đến chủ quan như: vị trí được tuyển dụng, ngành nghề, văn hóa doanh nghiệp, điều kiện về vị trí địa lý hay tình hình xã hội (ví dụ như Covid 19 chẳng hạn chắc chắn phải phỏng vấn từ xa rồi)
Kỹ thuật phỏng vấn tuyển dụng nên có cấu trúc (chuẩn bị sẵn) nhưng khi thực hiện tùy theo ngữ cảnh lúc đó mà cấu trúc đó có thể bị thay đổi. Mục đích chính của phỏng vấn có cấu trúc là xác định các kỹ năng công việc cần thiết cho vị trí đó. Nhà tuyển dụng sẽ chuẩn bị và hỏi 1 bộ câu hỏi chung đó cho tất cả các ứng viên để từ đó dễ dàng so sánh và đánh giá giữa các ứng viên với nhau. Có thể thay đổi trật tự câu hỏi miễn là vẫn đảm bảo khai thác đủ các khía cạnh cần hỏi.
Có 2 hình thức phỏng vấn tuyển dụng phổ biến:
- Phỏng vấn qua điện thoại
- Phỏng vấn trực tiếp
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng qua điện thoại
Một cuộc phỏng vấn trước qua điện thoại có thể hữu ích để đánh giá xem liệu trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng và mức lương của ứng viên có phù hợp với vị trí và tổ chức hay không. Phỏng vấn qua điện thoại thường được sử dụng để thu hẹp phạm vi ứng viên sẽ được mời phỏng vấn trực tiếp. Trong giai đoạn sàng lọc trước, người phỏng vấn nên hỏi ứng viên đủ các câu hỏi được chuẩn bị kỹ lưỡng để xác định xem trên thực tế, họ có phải là ứng viên khả thi cho vị trí này hay không.
Các cuộc phỏng vấn trước qua điện thoại có thể giúp nhà tuyển dụng:
- Đánh giá kỹ năng giao tiếp chung của ứng viên.
- Làm rõ các mục không rõ ràng trong sơ yếu lý lịch của ứng viên.
- Hỏi về những thay đổi công việc thường xuyên hoặc những khoảng trống trong việc làm.
- Trò chuyện thẳng thắn với ứng viên về yêu cầu lương.
Một số câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại vị trí nhân viên kinh doanh
Bảng câu hỏi chi tiết tại đây: https://bit.ly/2RHsNdS
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng trực tiếp (1-1 hoặc nhóm)
Phỏng vấn trực tiếp với ứng viên có thể có cấu trúc hoặc không cấu trúc, và nó có thể được tiếp cận theo một trong nhiều cách, tùy thuộc vào loại thông tin mà người phỏng vấn tìm kiếm. Ba cách tiếp cận phổ biến nhất khi phỏng vấn là dựa theo hành vi, dựa trên năng lực và tình huống. Ưu điểm của phỏng vấn trực tiếp là nhà tuyển dụng có thể khai thác tối đa các thông tin liên quan đến nghề nghiệp cũng như thông tin bên lề (cá nhân, gia đình, tính cách). Những cử chỉ, biểu cảm khi phỏng vấn, là những dữ liệu quan trọng để nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên có phù hợp với vị trí, phù hợp văn hóa doanh nghiệp hay không.
Một số câu hỏi phỏng vấn trực tiếp vị trí nhân viên kinh doanh
Bảng câu hỏi chi tiết: https://bit.ly/2RHsNdS
2. Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng
2.1. Giai đoạn trước phỏng vấn
Trong kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng sẽ bao gồm nhiều bước, tại bước chuẩn bị này, nếu nhà tuyển dụng càng có sự chuẩn bị tốt sẽ khai thác được nhiều thông tin từ ứng viên, tránh hỏi những câu hỏi vô nghĩa hay quên những câu quan trọng cần hỏi. Dưới đây là gợi ý một công việc cần thực hiện:
- Đọc lại các CV ứng tuyển
- Lập danh sách các phẩm chất, kỹ năng và các loại kinh nghiệm cần sử dụng để sàng lọc hồ sơ và ứng viên phỏng vấn xin việc.
- Xác định những ưu tiên
- Xây dựng bộ khung các câu hỏi
- Chuẩn bị danh sách các tiêu chí đánh giá ứng viên
- Đào tạo/hướng dẫn người phỏng vấn
- Phân loại ứng viên
Nhà tuyển dụng phải biết cách khơi gợi thông tin mong muốn từ các ứng viên. Đây là kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng bắt buộc. Mặc dù không đòi hỏi một kỹ thuật phức tạp, nhưng đòi hỏi nhiều hơn là chỉ hỏi ứng viên xem họ có sở hữu các kỹ năng và kinh nghiệm làm việc cho vị trí này hay không. Theo đó, các nhà tuyển dụng nên hỏi các ứng viên về những tình huống cụ thể tại nơi làm việc, cách xử lý như nào... Do đó, các câu hỏi nên được thiết kế để cho thấy ứng viên đã thể hiện các kỹ năng họ đã thể hiện trong các tình huống cụ thể khi làm việc của mình. Các câu trả lời cho những câu hỏi như vậy có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về kinh nghiệm thực tế của ứng viên.
2.2. Trong khi phỏng vấn
Bước vào giai đoạn phỏng vấn, khi mọi thứ đã sẵn sàng là lúc nhà quản lý thể hiện kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chọn nhân tài cho doanh nghiệp mình. Việc bạn có thể khai thác tối đa và hiểu được ứng viên hay không sẽ nằm ở bước này.
Quá trình phỏng vấn có thể gây căng thẳng cho cả người phỏng vấn và người được phỏng vấn. Ứng viên lo lắng là điều bình thường, vì vậy người phỏng vấn nên cố gắng giúp ứng viên cảm thấy thoải mái ngay từ khi họ bước vào phòng. Bằng cách giúp ứng viên cảm thấy thư giãn và thoải mái, người phỏng vấn có cơ hội tốt hơn để hiểu rõ về khả năng và tính cách của ứng viên.
Trước khi bắt đầu với những câu hỏi đã chuẩn bị, người phỏng vấn có thể giảm bớt căng thẳng bằng cách khuyến khích ứng viên nói về một mối quan tâm cụ thể — có thể là điều gì đó trong sơ yếu lý lịch của họ. Ví dụ như, bạn có thể giới thiệu ngắn gọn về bản thân không ? Tìm địa chỉ công ty có khó không ? Điều này có thể giúp ứng viên trả lời các câu hỏi dễ hiểu hơn và nhà tuyển dụng dựa vào đó để cân nhắc lại xem liệu họ có thực sự quan tâm đến công việc đó hay không.
Một số dạng câu hỏi nên áp dụng
Câu hỏi dựa trên hành vi và năng lực
Câu hỏi dựa trên hành vi và năng lực nhằm mục đích khám phá ứng viên thể hiện cách họ xử lý các tình huống cụ thể. Logic dựa trên nguyên tắc lấy hiệu suất trong quá khứ dự đoán hành vi trong tương lai; ứng viên đã cư xử như thế nào trong quá khứ cho biết họ sẽ cư xử như thế nào trong tương lai.
Trong cách tiếp cận hành vi - một kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng để đánh giá sự phù hợp của ứng viên đối với vị trí - mục đích là để xem xét kinh nghiệm, các thuộc tính cá nhân và các kỹ năng liên quan đến công việc của ứng viên. Cách tiếp cận dựa trên năng lực tập trung đặc biệt vào các kỹ năng cần thiết cho vị trí; các kỹ năng liên quan đến công việc tạo thành các tiêu chí để đánh giá các ứng viên.
Khi thực hiện phỏng vấn dựa trên hành vi hoặc năng lực, các câu hỏi của người phỏng vấn được thiết kế để xác định xem ứng viên có những kỹ năng và kinh nghiệm nghề nghiệp nhất định hay không. Thay vì hỏi ứng viên sẽ xử lý một tình huống giả định như thế nào, người phỏng vấn nên hỏi ứng viên về tình huống trong thực tế họ đã xử lý như thế nào trong quá khứ. Các câu hỏi phỏng vấn dựa trên hành vi và năng lực có xu hướng tập trung, thăm dò và cụ thể.
Sau đây là một số ví dụ về câu hỏi hành vi:
- Mô tả một tình huống mà bạn đã thuyết phục thành công ai đó nhìn nhận mọi thứ theo cách của bạn.
- Mô tả khoảng thời gian bạn phải đối mặt với một tình huống căng thẳng và bạn đã giải quyết như nào ?
- Bạn có thể kể lại một tình huống mà bạn đã sử dụng khả năng phán đoán và logic tốt để giải quyết một vấn đề.
- Hãy cho tôi một ví dụ về thời điểm bạn đặt mục tiêu và có thể đạt được nó.
- Hãy kể cho tôi nghe về khoảng thời gian bạn phải sử dụng kỹ năng thuyết trình của mình để tác động đến ý kiến của ai đó.
- Hãy cho tôi một ví dụ cụ thể về thời điểm bạn phải tuân thủ một chính sách mà bạn không đồng ý.
Nếu các câu trả lời dường như không chi tiết, người phỏng vấn có thể hỏi các câu hỏi tiếp theo:
- Chính xác thì bạn đã làm gì ?
- Vai trò cụ thể của bạn trong việc này là gì ?
- Bạn đã gặp những thách thức nào ?
- Tại sao bạn lại làm điều đó ?
- Tại sao bạn lại đưa ra quyết định đó ?
Các câu hỏi phỏng vấn dựa trên năng lực có thể cung cấp cho nhà tuyển dụng cảm giác về hiệu suất công việc và thái độ của ứng viên đối với công việc. Sau đây là một số ví dụ về các câu hỏi dựa trên năng lực:
- Bạn có thể kể về khoảng thời gian bạn phải khuyến khích người khác đóng góp ý kiến hoặc quan điểm. Bạn đã làm thế nào để mọi người cùng tương tác? Kết quả cuối cùng là gì?
- Bạn có thể kể về một tình huống khi bạn sử dụng kỹ năng giao tiếp bằng lời nới đã tạo ra sự khác biệt trong kết quả. Bạn cảm thấy thế nào và học được gì?
- Bạn có thể kể về một tình huống khi bạn phải thuyết phục người khác chấp nhận quan điểm của mình khi họ cho rằng bạn sai. Bạn đã chuẩn bị như thế nào? Cách tiếp cận của bạn là gì? Họ đã phản ứng như thế nào? Kết quả là gì ?
Câu hỏi tình huống
Câu hỏi tình huống là một kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cung cấp cho ứng viên các tình huống hoặc sự kiện giả định và tập trung vào kinh nghiệm, hành vi, kiến thức, kỹ năng và khả năng trong quá khứ của họ bằng cách yêu cầu ứng viên cung cấp các ví dụ cụ thể về cách ứng viên sẽ trả lời trong tình huống được mô tả. Loại phỏng vấn này tiết lộ cách ứng viên nghĩ và cách họ sẽ phản ứng trong một tình huống cụ thể. Sau đây là các ví dụ tham khảo dành cho bạn:
- Bạn được thuê làm trưởng phòng nhân sự cho công ty có 300 nhân viên và đang phải vật lộn thực hiện các công việc hành chính nhân sự cần thiết. Giám đốc tài chính yêu cầu bạn cần phải có chiến lược hơn. Bạn sẽ xử lý tình huống này như nào ?
- Bạn là nhân viên chăm sóc khách hàng trong công ty truyền hình cáp. Nếu khách hàng phản hồi rằng kỹ thuật viên đến sửa chữa vụng về làm bẩn tấm thảm mới vừa mua, bạn sẽ trả lời họ như nào ?
Câu hỏi tiếp theo
Đặt những câu hỏi tiếp theo - còn được gọi là thăm dò - có thể cần thiết khi người phỏng vấn không hiểu đầy đủ về câu trả lời, khi câu trả lời mơ hồ hoặc không rõ ràng hoặc khi người phỏng vấn yêu cầu thông tin cụ thể hơn từ ứng viên. Các câu hỏi thăm dò mời gọi chi tiết hơn thường bắt đầu bằng "cái gì" hoặc "như thế nào". Các câu hỏi thể hiện ý kiến cá nhân đầu bằng "bạn có" hoặc "bạn có phải không." Các câu hỏi bắt đầu bằng "tại sao" có thể khiến người trả lời phải phòng thủ hoặc dẫn đến ít thông tin hữu ích và yêu cầu thăm dò thêm.
Đọc thêm: Nhận diện tính cách ứng viên thông qua mô hình DISC
Một vài ví dụ như:
- Bạn có thể vui lòng cho tôi biết thêm về. . . ?
- Bạn có thể cho tôi biết thêm về điều đó?
- Tôi không chắc bạn muốn nói gì. . . Bạn có thể cho tôi một số ví dụ?
- Bạn đã đề cập. . . Bạn có thể cho tôi biết thêm về điều đó? Điều gì nổi bật trong tâm trí bạn về điều đó?
- Đây là những gì tôi nghĩ rằng tôi đã nghe. . . Tôi đã hiểu bạn một cách chính xác?
- Những gì tôi nghe bạn nói là. . .
- Điều gì khiến bạn cảm thấy như vậy?
Kiểm soát cuộc phỏng vấn
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng còn đòi hỏi người phỏng vấn nên biết cách kiểm soát hoàn toàn cuộc phỏng vấn. Thiết lập và duy trì sự kiểm soát, ngoài kỹ thuật đặt câu hỏi tốt, kỹ năng lắng nghe hiệu quả.
Lắng nghe hiệu quả là một thách thức, một phần vì mọi người thường tập trung vào những gì họ đang nói hơn là những gì họ đang nghe. Chìa khóa cho người phỏng vấn là nói càng ít càng tốt.
- Giảm thiểu phiền nhiễu bên trong và bên ngoài; chỉ tập trung vào những gì ứng viên đang nói.
- Nghe câu trả lời đầy đủ trước khi đặt câu hỏi tiếp theo.
- Làm rõ các câu trả lời của ứng viên nếu cần và hỏi xem có cần thêm thông tin hay không.
- Xem biểu cảm khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể của người được phỏng vấn.
Khuyến khích giao tiếp
Để có được nhiều thông tin nhất có thể từ ứng viên, kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cần có ở người quản lý là khuyến khích ứng viên giao tiếp, tạo ra một bầu không khí thúc đẩy giao tiếp. Sau đây là những gợi ý:
- Nơi phỏng vấn phải là nơi yên tĩnh
- Lên lịch đủ thời gian để cuộc phỏng vấn không bị gấp gáp.
- Thông báo trước cho ứng viên về địa điểm và thời gian phỏng vấn.
- Hãy chào ứng viên bằng một nụ cười dễ mến hoặc một cái bắt tay chắc chắn. Giới thiệu bản thân và bất kỳ ai khác sẽ tham gia phỏng vấn.
- Xin phép ghi âm cuộc phỏng vấn hoặc ghi chép.
- Bắt đầu theo cách tạo không khí thoải mái cho ứng viên.
- Vạch ra các mục tiêu và cấu trúc cuộc phỏng vấn.
- Cố gắng đặt những câu hỏi để tạo điều kiện cho cuộc thảo luận, tránh những câu hỏi chỉ yêu cầu câu trả lời có hoặc không. Giữ câu hỏi mở để ứng viên có cơ hội nói một cách thoải mái.
- Bắt đầu với các câu hỏi dễ và dần dần chuyển sang các câu hỏi khó hơn và khai thác
- Chỉ hỏi một câu hỏi tại một thời điểm.
- Nếu cần, hãy lặp lại câu hỏi nhưng cố gắng không diễn đạt lại.
- Không dẫn dắt, nhắc nhở, ngắt lời hoặc giúp ứng viên tìm câu trả lời.
- Tránh biểu hiện trên khuôn mặt có thể dẫn đến câu trả lời.
- Lắng nghe kỹ câu trả lời của ứng viên.
- Thăm dò khả năng quản lý và làm việc theo nhóm của ứng viên.
- Đánh giá xem ứng viên có phù hợp với văn hóa của tổ chức hay không.
2.3 Kết thúc cuộc phỏng vấn
Khi kết thúc cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên có những câu hỏi mở cho ứng viên và hỏi họ có câu hỏi nào không, sau đó giải đáp một cách chi tiết để ứng viên hiểu rõ hơn. Điều này sẽ cho phép ứng viên hiểu rõ về các khía cạnh như vị trí công việc, điều kiện việc làm như giờ làm, mức lương và lợi ích.
Kết thúc một cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn có thể muốn:
- Hỏi xem ứng viên có hứng thú với công việc đó hay không dựa trên thông tin được cung cấp khi phỏng vấn.
- Hỏi về tính khả dụng.
- Yêu cầu danh sách những người có thể liên hệ để tham khảo.
- Giải thích khung thời gian cho phần còn lại của cuộc phỏng vấn, các bước tiếp theo trong quy trình và thời điểm có thể đưa ra quyết định trúng tuyển
- Chào và cảm ơn họ đã tham gia phỏng vấn
Các bước như vậy giúp ứng viên để lại ấn tượng tích cực về người phỏng vấn và tổ chức. Sau khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên cập nhật bảng đánh giá cho tất cả các ứng viên tích cực. Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng cần thông báo cho các ứng viên lý do không trúng tuyển, bằng cách gửi một email, đây là phép lịch sự.
Hy vọng với những chia sẻ này sẽ cung cấp thêm cho người làm nhân sự những kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng để đạt hiệu quả cao hơn và tuyển dụng được đúng người như mong muốn.
Tự động hóa quy trình tuyển dụng và phỏng vấn bằng phần mềm ? Bạn muốn dùng thử ?
