Hạn chế của Excel trong Quản lý phòng thí nghiệm

Việc tạo Hệ thống quản lý thông tin phòng thí nghiệm (LIMS) cho phòng thí nghiệm của bạn có thể rất phức tạp, đặc biệt nếu bạn muốn phối hợp và theo dõi tất cả các hoạt động của phòng thí nghiệm, bao gồm mẫu, thuốc thử và thiết bị.
Sẽ rất khó khăn để biết bắt đầu từ đâu, vì vậy một số phòng thí nghiệm chọn bắt đầu với Microsoft Excel hoặc Google Sheets. Nhưng đây không phải là lựa chọn tốt nhất cho một phòng thí nghiệm hiện đại, chủ yếu vì các bảng tính không tích hợp các tính năng cần thiết để quản lý các quy trình và luồng công việc phức tạp trong phòng thí nghiệm. Tệ hơn nữa, phòng thí nghiệm càng sử dụng bảng tính làm hệ thống quản lý thông tin lâu dài thì việc nhập, tìm kiếm, phân tích và xử lý dữ liệu quan trọng càng trở nên khó khăn.
Mặt khác, LIMS có thể phát triển và mở rộng cùng với phòng thí nghiệm, với các tính năng và chức năng được thiết kế đặc biệt để đáp ứng những yêu cầu khắt khe của môi trường phòng thí nghiệm.

Dưới đây là bảy hạn chế chính mà bảng tính và các giải pháp tạm thời khác không đáp ứng được so với một LIMS toàn diện.

Vấn đề bảo mật dữ liệu 

Với bảng tính, Thông tin y tế được bảo vệ (PHI) và Sở hữu trí tuệ (IP) luôn không được bảo mật an toàn.
Bảo mật Thông tin y tế được bảo vệ (PHI) và Sở hữu trí tuệ (IP) luôn quan trọng đối với phòng thí nghiệm của bạn. Gần như không thể bảo mật các tệp Excel riêng lẻ theo cách đủ để đáp ứng các yêu cầu về PHI và IP.
Phòng thí nghiệm hoặc công ty của bạn phải bảo mật PHI theo cách tuân thủ HIPAA. Điều này thường yêu cầu các cơ chế bảo mật phức tạp (ví dụ: xác thực hai yếu tố) mà thông thường không thể triển khai trong Excel.
Dữ liệu phòng thí nghiệm cũng là tài sản trí tuệ cần được bảo vệ. Với các bảng tính như Excel hoặc Sheets, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng sao chép, cắt hoặc dán dữ liệu từ các tệp riêng lẻ và sau đó dữ liệu đó có thể bị phân phối vô tình hoặc do gian ý. Ngoài ra, việc phát hiện ra vi phạm PHI hoặc IP là cực kỳ khó khăn khi hệ thống phòng thí nghiệm được cấu thành từ các tệp Excel rời rạc.
Một cơ sở dữ liệu LIMS có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ là cần thiết cho các phòng thí nghiệm và tổ chức phải bảo vệ PHI và IP. Để bảo vệ phòng thí nghiệm của bạn, hãy tìm một LIMS với chính sách truy cập nghiêm ngặt, để đảm bảo chỉ nhân viên được chỉ định mới có thể truy cập dữ liệu. LIMS đầy đủ tính năng sẽ ghi lại dữ liệu nào đã được truy cập và ai đã truy cập, với dấu thời gian đánh dấu thời điểm truy cập.

Dễ dàng thất lạc dữ liệu

Với việc sử dụng Excel làm LIMS, nhân viên phòng thí nghiệm rất dễ dàng xóa hoặc di chuyển nhầm (và sau đó mất) các tệp Excel và dữ liệu bảng tính. Nếu nhân viên phòng thí nghiệm có thể chỉnh sửa các tệp, thì việc ngăn chặn (và phát hiện) các thay đổi sai lầm trong dữ liệu hoặc mất thông tin sẽ trở nên khó khăn.
Mất ngay cả một tệp duy nhất cũng có thể dẫn đến thảm họa cho phòng thí nghiệm của bạn. Sẽ rất khó khăn để tạo lại dữ liệu trong tệp đó. Ngay cả khi bạn có thể phục hồi một tệp, nó cũng có thể đã lỗi thời (và có thể mất nhiều thời gian để tìm thấy).
Ngược lại, LIMS có một cơ sở dữ liệu duy nhất, người dùng phòng thí nghiệm không thể vô tình di chuyển hoặc xóa bất kỳ tệp hoặc thông tin nào.

Quá nhiều tệp Excel

Các tệp Excel riêng lẻ theo dõi dữ liệu có xu hướng nhân lên nhanh chóng, khiến việc tổ chức công việc phòng thí nghiệm trở nên khó khăn. Nếu bạn lên kế hoạch sử dụng các tệp riêng lẻ để theo dõi mọi thứ trong phòng thí nghiệm, bạn có thể có hàng tá hoặc thậm chí hàng trăm tệp.
Khi các tệp Excel nhân lên vượt quá mức có thể quản lý được, việc tìm kiếm dữ liệu bạn cần trở thành một cuộc săn tìm vất vả. Bạn sẽ cần nhờ đồng nghiệp giúp bạn xác định vị trí thông tin hoặc thực hiện một cuộc tìm kiếm máy tính tốn nhiều thời gian cho bạn và nhóm của bạn.
Tình huống bực bội này có thể tránh được với một LIMS hiện đại. Vẻ đẹp của một hệ thống phòng thí nghiệm được xây dựng cho mục đích cụ thể là cơ sở dữ liệu đơn lẻ, với các bản ghi riêng biệt được lưu trữ và sắp xếp theo một định dạng an toàn, logic, chỉ được truy cập bởi nhân viên được ủy quyền.

Khó khăn trong việc truy cập tập tin từ xa

Truy cập vào bảng tính Excel có thể là một vấn đề, đặc biệt là khi các tệp được lưu trữ trên các máy chủ mà chỉ có thể truy cập được tại chỗ. Bạn có thể truy cập vào một số máy chủ dễ dàng hơn từ các vị trí từ xa, nhưng nhiều máy chủ nằm trong tường lửa khiến việc truy cập từ xa trở nên không thể.
LIMS dựa trên đám mây giải quyết vấn đề này. LIMS được thiết kế đặc biệt để người dùng được ủy quyền có thể truy cập từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, đồng thời cung cấp bảo mật nâng cao cho PHI và IP nhạy cảm.

Nhiều người dùng không thể đồng thời xem và / hoặc chỉnh sửa tệp bảng tính

Excel cũng có thể gây ra nhầm lẫn và thất vọng khi nhiều người dùng phòng thí nghiệm cố gắng truy cập và chỉnh sửa các tệp cùng một lúc. Khi điều này xảy ra, các tệp có thể bị khóa đối với người dùng thứ hai hoặc bị người dùng thứ hai trùng lặp nếu họ chỉnh sửa tệp.
Đối với thông tin cần nhiều người truy cập liên tục cùng một lúc, điều này có thể nhanh chóng trở thành cơn ác mộng cho phòng thí nghiệm của bạn.
Vấn đề này trở nên không còn liên quan nếu bạn chọn LIMS cho phép nhiều người dùng truy cập và chỉnh sửa bản ghi đồng thời.

Khó theo dõi lịch sử thay đổi tệp trong Excel 

Việc theo dõi dữ liệu phòng thí nghiệm theo thời gian là rất quan trọng để hiểu phòng thí nghiệm của bạn đã phát triển như thế nào. Nếu bạn thực hiện bất kỳ loại xét nghiệm mẫu lâm sàng nào, thì việc theo dõi dữ liệu xét nghiệm là rất quan trọng.
Theo dõi các thay đổi trong bảng tính Excel cực kỳ khó khăn, nếu bạn có thể thực hiện được. Nếu phòng thí nghiệm của bạn đã chỉnh sửa một tệp nhiều lần, bạn sẽ thấy gần như không thể hiểu rõ ràng những thay đổi đã được thực hiện ở đâu, ai đã thực hiện những thay đổi đó và khi nào những thay đổi đó được thực hiện. Điều này đặt tính toàn vẹn của dữ liệu phòng thí nghiệm vào nguy cơ.
Mặt khác, LIMS được thiết kế để theo dõi các thay đổi, vì vậy người dùng có thể dễ dàng xem và ghi lại bất kỳ thay đổi nào đối với bản ghi.

Không thể đặt các mức truy cập khác nhau cho người dùng khác nhau trong Excel

Bạn có cần kiểm soát mức độ truy cập của từng người dùng đối với dữ liệu trong phòng thí nghiệm của mình không?
Bạn có thể chỉ định các tệp Excel riêng lẻ là ‘Chỉ đọc’ cho một số người dùng nhất định, nhưng việc hạn chế quyền truy cập chỉ vào một vài trường dữ liệu trong tệp đó lại rất khó khăn. Với Excel, quyền truy cập đọc/ghi thường áp dụng cho tất cả hoặc không ai cả. Việc cập nhật quyền truy cập của người dùng cũng có thể là một gánh nặng nếu dữ liệu phòng thí nghiệm của bạn bao gồm nhiều tệp riêng lẻ, vì bạn sẽ cần cập nhật thủ công từng tệp.
Các cơ sở dữ liệu LIMS chứa hồ sơ người dùng cung cấp một cách cực kỳ hiệu quả để kiểm soát những gì người dùng có thể xem và chỉnh sửa. Cụ thể hơn, một LIMS cho phép bạn quản lý ai có thể xem và chỉnh sửa từng trường nhập dữ liệu riêng lẻ là lý tưởng. Khi bạn có thể kiểm soát quyền truy cập thông qua hồ sơ của người dùng, chỉ mất vài phút để cập nhật quyền truy cập và quyền hạn của họ.

Sử dụng LIMS cho một phòng thí nghiệm có tổ chức và hiệu quả

Excel không được thiết kế để hoạt động như LIMS và không phải là giải pháp lâu dài để quản lý phòng thí nghiệm của bạn. LIMS cần được tạo ra từ một cơ sở dữ liệu được thiết kế để hoạt động như LIMS. Các tệp Excel riêng lẻ cuối cùng sẽ không cung cấp các chức năng bạn cần theo nhiều cách. Để tìm hiểu thêm về Phần mềm quản lý phòng thí nghiệm và cách Vtranet có thể mang lại lợi ích cho phòng thí nghiệm của bạn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.