Trong quá trình sản xuất kinh doanh, việc ước tính doanh số và lập kế hoạch kinh doanh là điều cần thiết đối với cả doanh nghiệp và bộ phận bán hàng. Cấp quản lý cần tới một công cụ để giúp họ có thể đoán trước được tình hình thị trường, cũng như mức doanh thu họ cần đạt trong tương lai. Đó chính là dự báo bán hàng. Cùng SlimCRM tìm hiểu ngay sau đây.
Nội dung bài viết
- 1. Dự báo bán hàng (Sale Forecast) là gì?
- 2. Tầm quan trọng của dự báo bán hàng
- 3. Lợi ích của việc dự báo bán hàng chính xác
- 4. Bottom-up hay top-down? Chọn phương pháp dự báo bán hàng phù hợp
- 5. 7 phương pháp dự báo bán hàng phổ biến
- 6. Cách lập dự báo bán hàng chính xác
- 7. Mẫu dự báo bán hàng và hướng dẫn sử dụng
- 8. Chia sẻ bộ công cụ hỗ trợ bán hàng
- 9. Có thể bạn quan tâm?
Dự báo bán hàng (Sale Forecast) là gì?
Dự báo bán hàng là quá trình ước tính doanh thu trong tương lai bằng cách dự đoán số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà một đơn vị (có thể là một nhân viên, một đội kinh doanh hoặc một công ty) sẽ bán được trong tuần, tháng, quý hoặc năm tới.
Dự báo bán hàng thường được dựa trên dữ liệu bán hàng trong quá khứ, mức trung bình của ngành và trạng thái hiện tại của quy trình bán hàng.
Tải ngay mẫu kế hoạch bán hàng và theo dõi cơ hội bằng excel tại đây!
Tầm quan trọng của dự báo bán hàng
Nhìn chung, đối với doanh nghiệp, những dự báo bán hàng đáng tin cậy giúp giám đốc điều hành nắm chắc hoạt động kinh doanh. Đối với những công ty đại chúng (đã lên sàn chứng khoán), dự báo chính xác sẽ góp phần làm tăng mức tín nhiệm cho họ trên thị trường.
Trong nội bộ doanh nghiệp, dự báo bán hàng có giá trị riêng. Ví dụ, bộ phận tài chính dựa vào dự báo để phát triển ngân sách hoạch định năng lực và tuyển dụng; đội ngũ sản xuất dùng dự báo để lập kế hoạch chu kỳ sản phẩm.
Dự báo cũng giúp bộ phận kinh doanh lập kế hoạch theo chỉ tiêu doanh thu và địa phận bán hàng, chuỗi cung ứng và việc mua nguyên liệu, chiến lược bán hàng và chiến lược kênh đối tác.
Đó chỉ là một vài ví dụ. Tuy nhiên trong thực tế, dự báo bán hàng vẫn không được ứng dụng triệt để tại nhiều công ty, dẫn đến kết quả kinh doanh kém. Nếu thông tin từ dự báo không được chia sẻ, bộ phận tiếp thị sản phẩm không thể lập kế hoạch phù hợp với chỉ tiêu bán hàng hoặc mức doanh thu cần đạt. Điều này dẫn tới dư thừa hoặc thiếu hụt hàng tồn kho, hoặc mục tiêu kinh doanh không chính xác, tất cả đều là sai lầm tổn hại tới lợi nhuận. Các doanh nghiệp có thể phòng tránh chúng bằng việc định kỳ thực hiện dự báo bán hàng chất lượng.
Có thể bạn quan tâm:
1. Direct sale và các xu hướng bán hàng trực tiếp năm 2023
Lợi ích của việc dự báo bán hàng chính xác
Lập dự báo bán hàng chính xác có thể đem lại nhiều lợi ích, bao gồm:
- Cải thiện khả năng ra quyết định trong tương lai
- Tiết kiệm thời gian bán hàng theo sales pipeline (đường ống bán hàng) và dự báo rủi ro
- Căn chỉnh chỉ tiêu kinh doanh và lợi nhuận dự kiến
- Giảm thời gian lên kế hoạch, thiết lập và phân bổ chỉ tiêu
- Tạo ra bộ tiêu chí để đánh giá xu hướng trong tương lai
- Giúp đội ngũ bán hàng tập trung vào các cơ hội sẽ đem lại doanh thu cao, lợi nhuận cao, dẫn đến tỷ lệ thành công cao
Bottom-up hay top-down? Chọn phương pháp dự báo bán hàng phù hợp
Nhìn chung, có hai phương pháp dự báo bán hàng: “top-down” - dự báo từ trên xuống và “bottom-up” - dự báo từ dưới lên.
Bottom-up sales forecast là phương pháp dự đoán lấy số đơn vị sản phẩm doanh nghiệp sẽ bán nhân với chi phí trung bình của mỗi đơn vị. Có thể xem xét cả số lượng địa phận bán hàng, số lượng nhân viên, số lượng tương tác trực tuyến và một vài chỉ số khác. Nguyên lý của cách dự báo này là bắt đầu từ những biến nhỏ nhất để tổng hợp lên. Ưu điểm của dự báo bottom-up là dù có bất kỳ biến số nào thay đổi, dự báo vẫn dễ dàng được sửa đổi, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết.
Top-down sales forecast bắt đầu với TAM (Total Addressable Market) - tổng quy mô khả dụng của thị trường, sau đó ước tính SOM (Serviceable Obtainable Market) - thị phần của thị trường mà doanh nghiệp có thể chiếm lĩnh. Ví dụ: Nếu tổng quy mô thị trường là 500 tỷ và công ty ước tính có thể giành 10% thị phần, thì dự báo doanh số bán hàng sẽ là 50 tỷ/năm.
Khi lập dự báo bán hàng, áp dụng cả hai phương pháp là điều hệ trọng. Bạn có thể bắt đầu với Top-down, sau đó sử dụng phương pháp Bottom-up để xem liệu ước tính của bạn có khả thi hay không. Hoặc bạn có thể áp dụng riêng từng cách thức để xem cái nào phù hợp hơn. Để đưa ra được dự báo chính xác nhất, các công ty vẫn nên thực hiện cả hai loại dự báo, sau đó căn chỉnh cho đến khi kết quả đồng nhất.
7 phương pháp dự báo bán hàng phổ biến
Nghiên cứu cho thấy các công ty có dự báo bán hàng chính xác có thể đạt được những lợi ích đáng kể:
- Doanh thu tăng cao hơn 10% so với cùng kỳ.
- Khả năng đạt hạn ngạch cao hơn 7.3%.
Dưới đây là 7 phương pháp dự báo bán hàng phổ biến và hiệu quả mà các nhà quản lý có thể áp dụng:
1. Dự báo theo độ dài chu kỳ bán hàng:
- Cách thức: Sử dụng thời gian trung bình để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng. Ví dụ: chu kỳ 4 tháng, khách hàng tiềm năng 2 tháng có 50% chốt đơn.
- Ưu điểm: Áp dụng cho nhiều chu kỳ bán hàng từ nhiều nguồn khách hàng.
- Hạn chế: Chu kỳ bán hàng thay đổi theo sản phẩm, quy mô công ty. Cần theo dõi dữ liệu liên tục để đảm bảo dự báo chính xác.
2. Dự báo theo hướng khách hàng tiềm năng:
- Cách thức: Phân tích từng nguồn khách hàng tiềm năng dựa trên hành vi của các khách hàng tương tự trong quá khứ để dự đoán khả năng chuyển đổi thành doanh thu.
- Dữ liệu cần thiết:
- Danh sách khách hàng tiềm năng mỗi tháng
- Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng theo nguồn
- Doanh thu trung bình theo nguồn khách hàng
- Ưu điểm: Dự báo bán hàng chính xác hơn nhờ so sánh doanh thu theo từng nguồn khách hàng tiềm năng.
- Hạn chế: Cần công cụ hỗ trợ quản lý nguồn khách hàng và đo lường hiệu quả mỗi tháng.
3. Dự báo theo từng giai đoạn của cơ hội bán hàng:
- Cách thức: Phân tích hiệu suất bán hàng trong quá khứ để ước tính tỷ lệ chốt đơn thành công cho từng giai đoạn chăm sóc khách hàng (tìm kiếm, xác định, báo giá, demo, ký hợp đồng...).
- Lưu ý: Phương pháp này không tính đến đặc điểm riêng lẻ của từng trường hợp, dẫn đến khả năng dự báo thiếu chính xác.
- Ưu điểm: Đơn giản, mang tính khách quan cao.
- Hạn chế: Không phù hợp với công ty mới thành lập vì cần dữ liệu lịch sử bán hàng.
4. Dự báo trực quan:
- Cách thức: Dựa trên niềm tin của cấp lãnh đạo/quản lý/giám sát vào đội ngũ bán hàng. Họ sẽ hỏi nhân viên về cách thức đạt được mục tiêu để dự báo.
- Ưu điểm: Phù hợp với công ty mới thành lập không có dữ liệu lịch sử bán hàng.
- Hạn chế: Khá chủ quan vì nhân viên bán hàng thường có xu hướng lạc quan hơn về cơ hội bán hàng.
Lựa chọn phương pháp phù hợp:
- Mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng.
- Lựa chọn phương pháp phù hợp dựa trên đặc điểm doanh nghiệp, sản phẩm, nguồn khách hàng và dữ liệu sẵn có.
- Kết hợp nhiều phương pháp để tăng độ chính xác của dự báo.
Lưu ý:
- Dữ liệu là yếu tố then chốt cho dự báo chính xác.
- Cần theo dõi và cập nhật dữ liệu liên tục để đảm bảo dự báo phù hợp với thực tế.
5. Dự báo dựa trên phân tích thị trường thử nghiệm:
- Cách thực hiện: Phát hành sản phẩm/dịch vụ mới cho một nhóm người nhất định để xem phản ứng của thị trường.
- Ưu điểm:
- Tìm hiểu trực tiếp phản ứng của thị trường và khắc phục vấn đề trước khi ra mắt chính thức.
- Tăng nhận thức về thương hiệu cho các công ty khởi nghiệp.
- Hạn chế:
- Tốn kém.
- Phản ứng thị trường có thể khác nhau ở các khu vực khác nhau.
6. Dự báo dựa trên lịch sử mua hàng:
- Cách thực hiện: Sử dụng dữ liệu bán hàng trước đây để dự đoán doanh số bán hàng trong tương lai.
- Ưu điểm:
- Đơn giản và nhanh chóng.
- Độ chính xác cao nếu thị trường không thay đổi nhiều.
- Hạn chế:
- Không tính đến tính thời vụ của thị trường.
- Không xem xét quy trình bán hàng.
7. Dự báo tổng hợp:
- Cách thực hiện: Kết hợp nhiều yếu tố từ các kỹ thuật dự báo khác nhau như độ dài chu kỳ bán hàng, hiệu quả bán hàng của nhân viên, v.v.
- Ưu điểm:
- Độ chính xác cao dựa trên dữ liệu.
- Giúp nhà quản lý kiểm soát tốt hoạt động kinh doanh.
- Hạn chế:
- Yêu cầu phần mềm quản lý chuyên biệt.
- Dữ liệu ảo có thể ảnh hưởng đến độ chính xác.
Kết luận:
Lựa chọn phương pháp dự báo bán hàng phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại sản phẩm/dịch vụ, quy mô doanh nghiệp, và đặc điểm thị trường.
Cách lập dự báo bán hàng chính xác
Việc xây dựng dự báo bán hàng có thể khiến bạn bị ngợp, đặc biệt là khi mới bắt đầu. Sự thật là dự báo bán hàng khá đơn giản nếu bạn theo sát quy trình. Sau đây là 4 bước dễ thực hiện để bạn lập dự báo bán hàng cho doanh nghiệp của mình.
Bước 1. Tính toán tỷ lệ doanh thu (sales run rate)
Một cách để dự báo doanh thu là dự đoán điều gì sẽ xảy ra nếu doanh số bán hàng của bạn tiếp tục duy trì với tốc độ như hiện tại.
Bạn có thể có kết quả bằng phép toán đơn giản:
Doanh số bán hàng dự kiến = Tỷ lệ doanh thu (Doanh số bán hàng hiện tại / số kỳ bán hàng cho đến nay) x Số kỳ bán hàng còn lại
Ví dụ: Kết thúc quý I, bạn đã thu được 120 triệu. Bạn chia 120 triệu cho 3 tháng sẽ được con số 40 triệu/tháng. Đây chính là tỷ lệ doanh thu của bạn. Sau đó bạn nhân với 9 tháng còn lại sẽ được con số 360 triệu, là doanh số bán hàng dự kiến cho đến cuối năm, nếu không có gì thay đổi với doanh nghiệp của bạn.
Đây là một trong những cách đơn giản và thiếu chính xác nhất để xây dựng một kế hoạch kinh doanh, vì nó không tính đến thời vụ, sự tăng trưởng hoặc sụt giảm của doanh nghiệp. Nhưng nó là xuất phát điểm để bạn có thể tiếp tục tinh chỉnh sau đây.
Bước 2. Điều chỉnh theo lịch sử xu hướng và tính thời vụ
Nếu bạn có dữ liệu bán hàng trong quá khứ, bạn nên tổng hợp lại. Dữ liệu bán hàng quá khứ sẽ cho bạn nhìn lại 12-24 tháng trước của doanh nghiệp mình, xem những tháng nào có mức tăng đột biến và tháng nào sụt giảm.
Ví dụ: Nếu bạn kinh doanh thời trang, việc có tăng trưởng đột biến vào hai ngày hội mua sắm như Black Friday và Cyber Monday, sau đó sụt giảm mạnh vào mùa hè là điều khá dễ hiểu. Bạn nên xem phần trăm tăng giảm chênh lệch của những tháng đó so với mức trung bình hàng tháng, sau đó điều chỉnh cho phù hợp. Những đợt tăng giảm này có thể biến động rất lớn.
Theo Shopify - Nền tảng thương mại điện tử lớn nhất thế giới dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ: “Trong suốt tuần lễ Black Friday và Cyber Monday, các nhà bán lẻ trên Shopify đã thu về hơn 1.5 tỷ đô.” Tuy nhiên đấy không phải là mức trung bình hằng ngày hay hằng tuần.
Đồng thời, nếu việc kinh doanh của bạn có tính thời vụ hoặc tính xu hướng, bạn nên xem phần trăm tăng giảm so với tháng trung bình. Ví dụ, nếu doanh số của bạn thường tăng vọt 30% vào tháng Mười Một, bạn nên chỉnh tỷ lệ doanh thu theo xu hướng này.
Bước 3. Sửa đổi dự báo bán hàng theo xu hướng thị trường đã được dự đoán
Hoạt động kinh doanh không xảy ra trong phòng thí nghiệm, mà là trong thế giới thực đang thay đổi từng ngày. Vì vậy bạn cần quan sát và xem xét những thay đổi trong thị trường.
Những thứ như sự thay đổi tốc độ tăng trưởng chung của thị trường, hành vi của người tiêu dùng và các xu hướng mới có thể có tác động rất lớn đến những con số trong doanh nghiệp.
Ví dụ: Nếu bạn kinh doanh trong thị trường thực phẩm chức năng, và ngành này được dự đoán tăng 23% vào năm 2023, đó có thể là tiêu chí cho tỷ lệ tăng trưởng của bạn.
Dù những con số trên thị trường không nhất thiết liên hệ với doanh nghiệp bạn, chúng vẫn có thể hữu ích trong việc dự báo.
Bước 4. Thêm kế hoạch chiến lược kinh doanh của công ty bạn.
Dù thế giới bên ngoài có tác động lớn tới doanh nghiệp của bạn, nhưng những hoạt động nội bộ của bạn cũng ảnh hưởng tới kết quả bạn mong muốn trong vài tháng tới.
Bạn có đang tung ra bất kỳ sản phẩm mới nào không? Hoạt động ra mắt sản phẩm trong quá khứ như thế nào? Bạn có đang tiếp thị tới tệp khách hàng mới không? Bạn mong muốn những thị trường mới này sẽ thêm bao nhiêu khách hàng mới vào tệp khách hàng của mình?
Giá cả có đang thay đổi hay không? Điều này ảnh hưởng tới doanh số như thế nào nếu giá cả thay đổi? Những câu hỏi này có thể ảnh hưởng lớn tới doanh thu trong tương lai của bạn và những cân nhắc quan trọng cho kế hoạch bán hàng của bạn.
Khi bạn đã bao gồm mọi thứ trong các bước 1-4, bạn đã có sẵn một dự báo tuyệt vời. Nhưng đó chỉ là một cách đơn giản và tổng thể để xây dựng dự báo. Có những cách khác — nâng cao hơn bạn có thể thực hiện, tùy thuộc vào chỉ số bạn có và dựa vào để phát triển.
Mẫu dự báo bán hàng và hướng dẫn sử dụng
Mọi dự báo bán hàng đều mang một mục tiêu: cung cấp cho bạn cái nhìn sơ lược về hoạt động kinh doanh trong tương lai. Nhưng với mỗi loại hình kinh doanh, bạn cần có những tinh chỉnh khác nhau trong dự báo.
Ví dụ: nếu bạn là chủ một cơ sở kinh doanh offline nhỏ, thì dự báo của bạn sẽ rất khác so với một doanh nghiệp thương mại điện tử chủ yếu bán online. Dù cả hai doanh nghiệp vẫn dựa vào lượng khách hay quy trình bán hàng, tuy nhiên, cách những biến số đó thay đổi thì hoàn toàn khác nhau.
Dưới đây là 3 mẫu dự báo bán hàng điển hình mà SlimCRM đã tổng hợp, bạn có thể tải xuống ngay lập tức.
Mẫu dự báo 3 năm - Dự báo nhiều khung thời gian
Chia sẻ bộ công cụ hỗ trợ bán hàng
Ngoài dự báo bán hàng, bạn cũng có thể sử dụng một số phần mềm quản trị quan hệ khách hàng hỗ trợ hoạt động của bộ phận bán hàng và tự động hóa một vài quy trình bán hàng.
Hiện nay, SlimCRM là nền tảng CRM sales giúp tăng năng lực bán hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ với những tính năng sau:
- Quản lý hóa đơn: Nhanh chóng tạo, xuất, lưu trữ hóa đơn ngay trên phần mềm.
- Tạo hóa đơn nhanh và đẹp mắt: Cung cấp các mẫu hóa đơn được ưa chuộng nhất.
- Tự động gia hạn hóa đơn định kỳ: Giúp doanh nghiệp quản lý và tự động gia hạn các hóa đơn đã được thanh toán theo định kỳ.
- Nhắc nhở thanh toán: Tự động gửi email khách hàng gia hạn thêm dịch vụ / sản phẩm khi gần tới ngày hết hạn.
- Quản lý chi phí bán hàng: Các khoản thu/chi được thể hiện rõ qua các các bảng dashboard.
Đọc thêm: 9 phần mềm quản lý sales tốt nhất hiện nay
Đăng ký trải nghiệm miễn phí phần mềm tại: https://slimcrm.vn/dang-ky.html
Có thể bạn quan tâm?
1. Ai sử dụng dự báo bán hàng
Dự báo bán hàng đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến hầu hết các bộ phận trong doanh nghiệp:
- Bộ phận tài chính: Dựa vào dự báo doanh thu để quyết định đầu tư hàng năm và hàng quý.
- Bộ phận sản phẩm: Lập kế hoạch nhu cầu sản phẩm mới dựa trên dự báo bán hàng.
- Bộ phận nhân sự: Điều chỉnh nhu cầu tuyển dụng phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp dựa trên dự báo bán hàng.
2. Ai là người chịu trách nhiệm dự báo doanh số?
Mỗi tổ chức có những cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm cho việc dự báo doanh số bán hàng. Dưới đây là một số ví dụ:
Người dẫn đầu về sản phẩm: Họ dự đoán sản phẩm nào sẽ bán ra và thời điểm bán ra.
Lãnh đạo bán hàng: Họ cam kết về doanh số mà nhóm của họ sẽ đạt được. Cách thức dự báo của họ sẽ khác nhau tùy thuộc vào kinh nghiệm. Ví dụ:
- Nhà quản lý cấp 1: Dự báo dựa trên các cơ hội bán hàng tiềm năng.
- Nhà quản lý cấp 3: Dự báo dựa trên tổng hợp nhiều số liệu và tỷ lệ chốt đơn hàng.
Đại diện bán hàng: Họ báo cáo số liệu bán hàng cho quản lý.
3. Dự báo doanh số bán hàng trong giai đoạn bất ổn
Sự kiện bất ngờ có thể ảnh hưởng mạnh mẽ đến dự báo doanh số của bạn. Thiên tai, khủng hoảng kinh tế hay bất kỳ biến động nào đều có khả năng thay đổi đáng kể dự đoán trước đây. Những dự tính về mức tăng trưởng doanh thu có thể bị đảo ngược bất ngờ.
Khi một sự kiện đặc biệt xảy ra, các nhà lãnh đạo tài chính và bán hàng cần nắm bắt thông tin nhanh chóng:
- Tình trạng quy trình bán hàng hiện tại như thế nào?
- Kịch bản tốt nhất và xấu nhất có thể xảy ra là gì?
- Dự báo đã thay đổi như thế nào so với trước đây?
Thay vì dựa vào ước tính hay phỏng đoán thiếu chính xác, giải pháp CRM sẽ cung cấp cái nhìn thực tế về trạng thái giao dịch và quy trình bán hàng.
Trong giai đoạn khủng hoảng, dữ liệu cập nhật liên tục từ đại diện bán hàng vào hệ thống CRM là vô cùng quan trọng. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể theo dõi sát sao diễn biến và đưa ra quyết định hỗ trợ kịp thời cho đội ngũ bán hàng. Dữ liệu cũng giúp họ xác định các mục tiêu ưu tiên và điều chỉnh dự báo cho phù hợp.
Độ chính xác của dự báo phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu mà đội ngũ bán hàng cung cấp.
Hãy ghi nhớ:
- Dữ liệu cập nhật liên tục là chìa khóa để dự báo chính xác trong thời kỳ bất ổn.
- Giải pháp CRM cung cấp cái nhìn toàn diện về quy trình bán hàng và hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.
- Hợp tác chặt chẽ giữa đội ngũ bán hàng và ban lãnh đạo là yếu tố then chốt để vượt qua giai đoạn khó khăn.
Với chiến lược phù hợp và dữ liệu chính xác, doanh nghiệp có thể thích ứng và duy trì hiệu quả hoạt động ngay cả trong giai đoạn bất ổn.
