DMAIC là một chiến lược chất lượng dựa trên dữ liệu được sử dụng để cải thiện các quy trình. Nó là một phần không thể thiếu của sáng kiến Six Sigma. Vậy DMAIC là gì? Phương pháp này đem lại giá trị gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng Vinno tìm hiểu trong bài viết ngày hôm nay!
Nội dung bài viết
DMAIC là gì?
Define (Xác định), Measure (Đo lường), Analyze (Phân tích), Improve (Cải thiện) và Control (Kiểm soát) là từ viết tắt của DMAIC. Quá trình này bao gồm năm giai đoạn: xác định vấn đề, cải thiện hoạt động, xác định các cơ hội cải tiến, đặt mục tiêu dự án và đáp ứng nhu cầu của khách hàng (nội bộ và bên ngoài).
DMAIC đề cập đến một chu kỳ cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu và nhằm mục đích tối ưu hóa và ổn định quy trình hay mô hình kinh doanh.
Xét về định nghĩa của DMAIC , thì đây là chiến lược gồm năm giai đoạn để cải thiện nhiều quy trình khác nhau của doanh nghiệp, cho dù đó là quy trình phát triển phần mềm, sản xuất hay một số quy trình khác. Mặc dù được liên kết với Six Sigma , nhưng chiến lược này cũng có thể được áp dụng cho các chiến lược cải tiến quy trình và tinh gọn khác. DMAIC là kỹ thuật giải quyết vấn đề dựa trên dữ liệu được thiết kế để xác định và xử lý những điểm không hiệu quả trong quy trình.
Phương pháp DMAIC bắt nguồn từ chu trình PDSA (Plan - lập kế hoạch, Do - thực hiện, Search - nghiên cứu, Do - hành động) được phát triển bởi nhà thống kê Walter A. Shewhart tại Phòng thí nghiệm Bell vào những năm 1930. Nhưng kỹ thuật ngày nay được định hình bởi một số tổ chức lớn nhất trên thế giới như Toyota, Motorola, GE và Ford Motor Company. Bạn có thể đọc thêm về 20 mô hình quản lý tinh gọn phổ biến hiện nay, tại đây!
Doanh nghiệp nào phù hợp với phương pháp DMAIC?
Trước khi đi sâu vào quy trình chính, Doanh nghiệp nên có bước tìm hiểu xem liệu áp dụng DMAIC có pháp phù hợp để giải quyết vấn đề của mình? Bước này được gọi là "Nhận biết".
Lý do tại sao bước này lại quan trọng, mặc dù không phải là phần chính thức của DMAIC, là vì phương pháp DMAIC không thể áp dụng cho mọi trường hợp. Kỹ thuật này có thể giúp doanh nghiệp trong một số điều kiện cụ thể. Nhận biết các điều kiện phù hợp và chọn đúng vấn đề cần giải quyết là chìa khóa để hiểu liệu phương pháp DMAIC có phải là công cụ phù hợp với bạn hay không.
Làm thế nào để đánh giá những điều kiện đó? Dưới đây là ba yếu tố chính cần xem xét:
Quy trình làm việc hiện tại thiếu hiệu quả
Phát hiện một số yếu tố có thể cải thiện: thời gian giao hàng, chi phí sản xuất,...
Có thể đánh giá được quy trình thông qua các phương phương pháp đo lường định lượng
Sau khi đánh giá các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể xác định chắc chắn liệu quy trình của mình có thể hưởng lợi từ việc triển khai DMAIC hay không?
>> Đọc thêm: Chuẩn hóa quy trình vận hành trong doanh nghiệp bằng cách nào ?
5 giai đoạn của DMAIC là gì?
Phương pháp DMAIC tuân theo năm giai đoạn chính, nhằm tạo nền tảng cho việc cải tiến quy trình, lập biểu đồ mục tiêu, theo dõi tiến độ và phân tích kết quả. Năm giai đoạn của mô hình DMAIC là:
1. Define - Xác định
Trong giai đoạn đầu tiên của chu trình DMAIC, nên chọn những cơ hội quan trọng và có tác động nhất để cải thiện. Công việc chính của giai đoạn này là lập bản đồ quy trình, trọng tâm, phạm vi và mục tiêu cuối cùng cũng như hiểu vấn đề ảnh hưởng đến tất cả các bên liên quan như thế nào. Cách để bắt đầu phương pháp DMAIC là xác định vấn đề .
Các bước quan trọng khác trong giai đoạn này là:
Xác định cơ hội có tiềm năng cải tiến cao
Phác thảo phạm vi của dự án
Tạo bản đồ luồng giá trị ( VSM ) để ghi lại mọi bước trong quy trình
Phát triển tiếng nói của khách hàng ( VOCT ) để xác định chính xác nhu cầu của khách hàng
Xác định tất cả các bên liên quan
Ước tính tác động và hoàn thành dự án
Xác định và ghi lại cơ hội kinh doanh
Rút ra các quy trình liên quan khác
Giai đoạn “Define - Xác định” thành công sẽ giúp doanh nghiệp tiến lên phía trước với các mục tiêu và thời gian hoàn thành dự án rõ ràng.
2. Measure - Đo lường
Đo lường là giai đoạn đánh giá hiệu suất của một quy trình nhất định. Không có tiêu chuẩn chung để so sánh, vì vậy doanh nghiệp khó có thể theo dõi các cải tiến. Do đó, ở giai đoạn này, Vinno cung cấp cho quý doanh nghiệp công cụ quản lý CRM tinh gọn và chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện phương pháp DMAIC cũng như quản trị tổ chức của mình, bằng cách:
Cung cấp không gian thu thập dữ liệu được sử dụng để đo lường thành công
Thể hiện trực quan các chỉ số đầu vào, quy trình và đầu ra
Hỗ trợ thu thập và kiểm tra dữ liệu hiện trạng
Phân tích ảnh hưởng, hoặc các chỉ số khác của doanh nghiệp
Công cụ quản lý SlimCRM có biểu đồ kiểm soát, biểu đồ cột và biểu đồ tròn,... sẽ giúp doanh nghiệp quan sát dữ liệu một cách trực quan nhất.
3. Analyze - Phân tích
Trong giai đoạn này, mục tiêu của doanh nghiệp là xác định và kiểm tra nguyên nhân cơ bản của vấn đề để đảm bảo rằng sự cải thiện diễn ra từ sâu bên trong nơi bắt nguồn của vấn đề.
Các bước quan trọng trong giai đoạn này bao gồm:
Thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ hoàn chỉnh (RCA), bao gồm nhiều kỹ thuật và phương pháp: phân tích thay đổi, sự kiện và phân tích nguyên nhân, ...
Thực hiện phân tích tác động và chế độ lỗi (FMEA) để xác định tất cả những nơi có vấn đề, kém hiệu quả, sai sót, hay thiếu sót có thể xảy ra.
Thực hiện kiểm soát quá trình
Xây dựng kế hoạch cải tiến
Sau giai đoạn này, doanh nghiệp có thể nắm bắt và ghi lại kết quả cải tiến và kế hoạch hành động sẽ bắt đầu hình thành.
>> Đọc thêm: 5 phương pháp đánh giá hiệu quả công việc hữu ích
4. Improve - Cải thiện
Bằng phân tích đã được thực hiện, bây giờ là lúc để bắt đầu các cải tiến. Giai đoạn này bao gồm các hoạt động sau:
Suy nghĩ và đưa ra ý tưởng giải pháp
Phát triển thiết kế thí nghiệm (DOE) để xác định những lợi ích mong đợi của một giải pháp
Sửa đổi bản đồ quy trình và kế hoạch theo dữ liệu được thu thập trong giai đoạn trước
Phác thảo giải pháp thử nghiệm và kế hoạch
Thực hiện các sự kiện Kaizen để cải tiến quy trình
Thông báo cho tất cả các bên liên quan về giải pháp
Việc sử dụng phần mềm quản lý CRM rất hữu ích ở giai đoạn này. Phần mềm giúp quy trình được thực hiện liền mạch, đạt được sự hợp tác giữa các chức năng và giúp ban quản lý và giám đốc điều hành dễ dàng theo dõi tiến trình của một dự án DMAIC nhất định.
Hiểu thêm về CRM: CRM áp dụng cho các doanh nghiệp nào? Doanh nghiệp của bạn thì sao?
5. Control - Kiểm soát
Sau khi thay đổi được áp dụng và giải quyết thành công các vấn đề để cải thiện hoạt động của bạn, đã đến lúc đưa quy trình vào tầm kiểm soát để đảm bảo hiệu quả lâu dài của nó. Đây là lúc doanh nghiệp:
Xác định và ghi lại tiêu chuẩn công việc mới
Phát triển kế hoạch kiểm soát chất lượng để đảm bảo toàn bộ nhóm đang làm việc với cùng một kỹ thuật và số liệu
Xác nhận tỷ lệ thất bại có giảm không
Sử dụng kiểm soát quy trình thống kê (SPC) để giám sát việc thực hiện quy trình và xác định bất kỳ vấn đề nào phát sinh
Xác định các cải tiến bổ sung, nếu cần, để đáp ứng các mục tiêu của quy trình
Hợp lý hóa các cải tiến quy trình bằng cách sử dụng “5 chữ S” của Lean
Tích hợp, lập tài liệu và truyền đạt những bài học kinh nghiệm
Sau giai đoạn Kiểm soát, bạn có thể định lượng toàn bộ tác động của các thay đổi quy trình về giảm chi phí, hiệu quả, cải tiến chất lượng , tăng năng suất và sự hài lòng của khách hàng.
Giai đoạn này tiếp tục cho đến khi xuất hiện các cơ hội cải tiến mới. Bắt đầu phương pháp DMAIC đòi hỏi thời gian, nỗ lực và kỷ luật, nhưng một khi nhân viên hiểu rõ về nó, họ sẽ cảm thấy thoải mái với cách tiếp cận này.
Lợi ích của phương pháp DMAIC Là Gì?
Hiểu được DMAIC là gì, cũng như các giai đoạn của phương pháp này thì doanh nghiệp có thể giảm số lượng lỗi. Lợi ích chính của quy trình DMAIC là cách tiếp cận đơn giản nhưng có cấu trúc cao. Nếu không có loại cấu trúc này, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi những gì đang hoạt động tốt hoặc loại bỏ thay đổi quy trình không hiệu quả. Và nếu không triển khai các biện pháp kiểm soát hiệu quả, thì ngay cả những thay đổi tốt nhất về quy trình cũng sẽ không được tuân thủ đúng cách.
Vì phương pháp DMAIC có cấu trúc và yêu cầu tài liệu chi tiết nên nó cho phép các doanh nghiệp trau dồi cách tiếp cận của họ để giải quyết vấn đề và liên tục tăng năng suất. Dữ liệu được thu thập thông qua quy trình có thể được sử dụng cho các dự án khác trong cùng một doanh nghiệp.
Điểm khác biệt giữa DMADV và DMAIC là gì?
DMADV tương tự như phương pháp DMAIC, là một phương pháp cốt lõi khác của Six Sigma . Sự khác biệt chính là: trong khi DMAIC nhằm mục đích cải tiến gia tăng cho các quy trình hiện có, thì DMADV được sử dụng khi quy trình hiện tại cần được thiết kế lại hoàn toàn. Các chữ cái DMADV là viết tắt của:
D: Define - Xác định
M: Measure - Đo lường
A: Analyze - Phân tích
D: Design - Thiết kế
V: Verify - Xác minh
Có thể thấy, ba chữ cái đầu tiên của các từ viết tắt đều giống nhau. Thiết kế và Xác minh là điểm khác biệt chính của DMADV với DMAIC. Trong giai đoạn thứ ba, các nhóm thiết kế và triển khai quy trình mới cần thiết cho quá trình thiết kế lại, sau đó, giai đoạn thứ tư liên quan đến việc xác minh xem có đạt được kết quả mong muốn hay không. Do đó, DMADV phù hợp hơn để giải quyết các quy trình hoặc sản phẩm có vấn đề.
DMAIC Six Sigma - Bộ đôi hoàn hảo cho cải tiến quy trình
DMAIC và Six Sigma là hai phương pháp cải tiến quy trình mạnh mẽ, thường được kết hợp với nhau để mang lại hiệu quả tối ưu. DMAIC cung cấp một khung sườn thực tế để giải quyết các vấn đề và thực hiện thay đổi, trong khi Six Sigma tập trung vào giảm thiểu sai sót và biến động trong các quy trình. Kết hợp cả hai, bạn có được một công cụ toàn diện để cải thiện hiệu suất, chất lượng, hiệu quả và hài lòng của khách hàng.
Six Sigma bổ sung cho DMAIC bằng cách cung cấp bộ công cụ và kỹ thuật thống kê để đo lường, phân tích và giảm thiểu biến động trong các quy trình. Các nguyên tắc cốt lõi của Six Sigma bao gồm:
- Tập trung vào khách hàng: Xác định và đáp ứng nhu cầu của khách hàng để tăng cường sự hài lòng.
- Dựa trên dữ liệu: Sử dụng dữ liệu thực tế để đưa ra quyết định và theo dõi tiến bộ.
- Cải tiến liên tục: Xây dựng một văn hóa liên tục tìm kiếm và thực hiện các cải tiến nhỏ, bền vững.
- Quản lý quá trình chủ động: Thiết lập các hệ thống và quy trình để kiểm soát các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất.
Hiểu DMAIC là gì, cũng như cách sử dụng phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình hoạt động theo hướng tốt hơn và tạo ra nhiều giá trị cho doanh nghiệp. Phần mềm SlimCRM chính là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất và quy trình làm việc!
