Phương pháp 5S bắt nguồn tại Nhật Bản và đang dần phổ biến tại Việt Nam bởi khả năng cải thiện thiện hiệu suất làm việc cũng như giảm thiểu chi phí không cần thiết. Vậy phương pháp 5S là gì? Tại sao đem lại nhiều lợi ích như vậy? Các bước thực hiện như thế nào? Trong bài viết hôm nay, Vinno sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mô hình này cũng như cách các doanh nghiệp Việt đã ứng dụng thành công.
Nội dung bài viết
5S là gì?
5S là hình thức quản lý trực quan có hệ thống, từ băng dán sàn đến sổ tay hướng dẫn vận hành. 5S không chỉ quản lý, sắp xếp môi trường làm việc sạch sẽ mà còn tối đa hóa hiệu quả, chất lượng và lợi nhuận. Điều đặc biệt ở phương pháp này là nhấn mạnh việc sử dụng tư duy và công cụ để tạo ra hiệu quả và giá trị. Danh sách kiểm tra 5S giúp các nhà sản xuất quan sát, phân tích và phát hiện lãng phí, đồng thời liên quan đến việc thực hành loại bỏ lãng phí.
Tại sao gọi là phương pháp 5S?
5S, đôi khi được gọi là 5s hoặc Five S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”. Theo tiếng Anh là: “ SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”. Khi dịch sang tiếng Việt thì cũng tạo được 5 chữ S, đó là “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG”
Mỗi chữ S đại diện cho một quy trình, cụ thể như sau:
Sàng lọc (Sort): Bước đầu tiên trong phương pháp 5S là sàng lọc. Bước này liên quan đến việc xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết, không liên quan, chỉ giữ lại những thứ thực sự cần thiết trong khu vực làm việc. Điều này giúp giảm bớt sự lộn xộn và hợp lý hóa không gian làm việc.
Sắp xếp (Set in order): Bước thứ hai là thiết lập nó theo thứ tự. Bước này liên quan đến việc sắp xếp lại các vật dụng sao cho hợp lý, có hệ thống, dễ tìm, dễ thấy. Điều này bao gồm chỉ định một vị trí cụ thể cho từng vật dụng và dán nhãn cho chúng để dễ nhận biết. Điều này giúp giảm thời gian tìm kiếm và giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa.
Sạch sẽ (Shine): Bước thứ 3 liên quan đến việc chủ động nỗ lực giữ cho khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Điều này có nghĩa là làm sạch và duy trì không gian làm việc . Nó có thể liên quan đến các công việc thường ngày như lau nhà, phủi bụi, v.v. hoặc thực hiện bảo trì máy móc, dụng cụ và các thiết bị khác.
Săn sóc (Standardize): Tạo một bộ tiêu chuẩn cho cả tổ chức và quy trình. Về bản chất, đây là bước doanh nghiệp lấy ba chữ S đầu tiên và đặt ra các quy tắc về cách thức và thời điểm thực hiện các nhiệm vụ này. Các tiêu chuẩn này có thể liên quan đến lịch trình, biểu đồ, danh sách, v.v.
Sẵn sàng (Sustain): Duy trì các thói quen mới và tiến hành kiểm tra để duy trì kỷ luật. Điều này có nghĩa là bốn chữ S trước đó phải được thực hiện theo thời gian. Điều này đạt được bằng cách phát triển ý thức kỷ luật tự giác ở những nhân viên sẽ tham gia vào 5S.
Mục đích của 5S là gì?
Mục đích của phương pháp 5S là cải thiện hiệu quả và năng suất tại nơi làm việc bằng cách tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, có tổ chức và an toàn. Nó nhằm mục đích loại bỏ lãng phí, giảm lỗi và tăng sự hài lòng của nhân viên bằng cách cung cấp một hệ thống rõ ràng và có cấu trúc để tổ chức không gian làm việc và tài liệu.
Đọc thêm: Transformational leadership là gì? Phong cách quản trị thời đại chuyển đổi số
Điểm khác biệt trước và sau khi sử dụng 5S là gì?
Trước 5S
Hàng tồn kho chất chồng xa tầm với
Hộp cũ chưa sử dụng
Nguy hiểm; hộp xếp chồng lên nhau trong lối đi
Không có tổ chức rõ ràng chẳng hạn như mã vạch, thời gian hàng tồn kho, mã màu hoặc quy ước đặt tên
Rác và mảnh vụn tích lũy
Sau 5S
Thùng và giá đỡ đồng nhất
Ngày theo dõi hàng tồn kho
Nội dung thùng được dán nhãn
Thùng, giá đỡ và sàn nhà được giữ sạch sẽ và trong tình trạng tốt
Ánh sáng trong cơ sở là đủ
Giá đỡ đủ thấp để không cần dùng thang để tiếp cận hàng tồn kho
Lợi ích khi sử dụng phương pháp 5S là gì?
Phương pháp 5S mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức áp dụng nó. Một số lợi ích bao gồm:
Cải thiện năng suất
Giảm chất thải
Tăng cường an toàn
Tăng sự hài lòng của nhân viên
Cải thiện sự hài lòng của khách hàng
Nâng cao chất lượng công việc cũng như môi trường làm việc
Giảm chi phí sản xuất
Có thể thấy 5S giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc. Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm về Gemba Walk, đây là một trong những công cụ thiết yếu được sử dụng trong quản lý tinh gọn, nhưng nhiều người vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của nó.
Các công cụ hỗ trợ quản lý quy trình 5S
5S mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức áp dụng nó. Dưới đây là một số công cụ hỗ trợ để triển khai 5S tốt hơn:
Băng đánh dấu sàn: được sử dụng để phác họa, đánh dấu những vị trí đặt thiết bị hoặc chỗ cần tránh.
Nhãn và dấu hiệu: được dùng để truyền tải thông tin cần thiết đến các thành viên khác, giúp họ biết trong ngăn kéo chứ gì và đồ vật cất ở đâu, không được đụng cái gì,... có thể sử dụng văn bản kèm màu sắc để tăng hiệu quả truyền đạt.
Thực hiện 5S như thế nào?
Từ khái niệm về 5S là gì đến ví dụ về sự khác biệt trước và sau khi sử dụng 5S, có thể thấy 5S tạo ra nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Sau đây là các bước thực hiện 5S.
Bước 1: Doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào?
Trước khi bạn bắt đầu, hãy thực hiện một bài kiểm tra. Nếu trả lời có cho bất kỳ câu hỏi nào sau đây, bạn có thể thấy 5S thực sự hữu ích và hiệu quả:
Mọi người ở nơi làm việc có gặp khó khăn khi tìm tài liệu hoặc tệp, dù ở định dạng vật lý hay kỹ thuật số không?
Tại nơi làm việc có dây điện lỏng lẻo, chùng xuống không?
Có tập tin, ngăn kéo và tủ nào không được dán nhãn hoặc chúng chứa nội dung không được đánh dấu khó xác định không?
Không gian có giá trị có bị chiếm dụng bởi những món đồ vô dụng không?
Có giấy tờ nào ở nơi làm việc không được sử dụng và đang bám đầy bụi không?
Mọi người có biết cách sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp và nhận thức đầy đủ về vai trò và trách nhiệm của mình không?
Nếu câu trả lời là không chiếm đa số thì 5S chính là thứ doanh nghiệp đang cần!
Bước 2: Chuẩn bị
Để triển khai phương pháp 5S hiệu quả, chắc chắn doanh nghiệp cần có sụ chuẩn bị và lên kế hoạch cẩn thận. Việc đầu tiên cần chuẩn bị là nhân sự chịu trách nhiệm về 5S, gồm: Trưởng ban, phó ban, thư ký và phụ trách ảnh. Bộ phận này có nhiệm vụ truyền đạt đến những phòng ban khác, giám sát, đào tạo và đánh giá quy trình,
Bước 3: Phát động kế hoạch 5S
Doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai 5S bằng cách đào tạo nhân viên của mình để hiểu hệ thống. Điều này có thể được theo dõi bằng các phiên họp nhân viên để đảm bảo thống nhất với nhau về việc triển khai.
Trong phiên họp đầu tiên, nhân viên phải sẵn sàng đáp ứng ba yêu cầu 5S đầu tiên:
Chụp ảnh hiện trạng nơi làm việc.
Sắp xếp để tách biệt những thứ cần thiết khỏi những thứ không vô dụng.
Sắp xếp những thứ cần thiết sao cho có chỗ cho mọi thứ đều có chỗ. Nhân viên sẽ có thể tìm thấy bất cứ thứ gì chỉ trong vài giây.
Dọn dẹp nơi làm việc và loại bỏ những thứ gây khó khăn cho việc duy trì sự sạch sẽ, chẳng hạn như các hộp trên sàn cản trở việc làm sạch toàn bộ bề mặt - thay vào đó hãy dán nhãn và cất chúng trong các ngăn kéo có dán nhãn.
Chuẩn bị một kế hoạch hành động cho những mục không thể giải quyết vào ngày hôm đó, nhưng sẽ có thể giải quyết trong tương lai gần. Điều này có thể bao gồm việc bán những món đồ không còn sử dụng nữa, tặng chúng, tái chế hoặc vứt chúng đi.
Chụp bức ảnh thứ hai sau cả ngày làm việc để xem lại.
Bước 4: Chuẩn hóa
Trong phiên họp ngày thứ hai nhân viên nên chụp bức ảnh thứ ba và so sánh nó với hai bức ảnh đầu tiên. Nhiều tổ chức thiết lập các cuộc đánh giá ngang hàng để kiểm tra xem các nguyên tắc 5S đang được đáp ứng như thế nào cũng như để đảm bảo kế hoạch đang tiến triển. Làm việc cùng nhau để mọi thứ cải tiến theo thời gian: sắp xếp lịch làm sạch, xác định vai trò và trách nhiệm, đồng thời chuẩn bị các quy trình hoặc sơ đồ bằng văn bản để giúp mọi người ghi nhớ những việc cần làm.
Bước 5: Duy trì
Trong phiên họp thứ ba khoảng hai tháng sau, hãy kiểm tra xem nơi làm việc trông như thế nào và lên lịch cho một cuộc đánh giá ngang hàng khác. Bằng cách này, có thể đảm bảo 5S được duy trì bằng cách đảm bảo các lịch trình đã xác định được đáp ứng và mọi người đều tuân thủ các quy trình.
Chữ S thứ 6 là gì?
Sau khi hiểu rõ tường tận 5S là gì, một số học viên đã thêm chữ "S" thứ sáu - An toàn, thành 6S. An toàn là một thành phần quan trọng của tổ chức nơi làm việc và đảm bảo rằng nhân viên làm việc trong một môi trường an toàn là điều cần thiết cho sức khỏe và năng suất của họ. An toàn là chữ "S" thứ sáu đảm bảo rằng nó được coi trọng và cân nhắc như nhau trong hệ thống tổ chức tổng thể tại nơi làm việc.
Vậy là trong bài viết này, Vinno đã giới thiệu khái niệm “5S là gì” cũng như đưa ra những lợi ích và cách áp dụng phương pháp 5S. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp quý doanh nghiệp có thêm nhiều kiến thức hữu ích.
Tìm hiểu và bắt đầu sử dụng phần mềm SlimCRM miễn phí cho doanh nghiệp tại đây!
