CRM cho doanh nghiệp nhỏ vs CRM cho doanh nghiệp lớn khác nhau như nào? Tiêu chí nào để lựa chọn CRM phù hợp với doanh nghiệp mình? Cùng xem phân tích dưới đây từ Capterra - công ty con do Gartner điều hành, đơn vị nghiên cứu và tư vấn công nghệ thông tin hàng đầu thế giới nhé.
Trước khi đi sâu vào tìm việc tìm hiểu và lựa chọn CRM phù hợp cho doanh nghiệp mình thì việc quan trọng nhất người lãnh đạo cần làm là hiểu những điều cơ về phần mềm CRM là gì, phân biệt được CRM dành cho doanh nghiệp nhỏ và CRM cho doanh nghiệp lớn khác nhau như nào, và doanh nghiệp bạn nên chọn loại CRM là hợp lý.
Nội dung bài viết
CRM cho doanh nghiệp lớn có đặc điểm gì ?
Thông thường, các doanh nghiệp lớn sử dụng CRM với mục đích để theo dõi hoạt động bán hàng, tiếp thị, điều hành và nhiều hơn nữa. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên vì doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu như vậy, nhưng điểm khác biệt nằm ở quy trình hoạt động và quy trình làm việc. Doanh nghiệp lớn thường phức tạp hơn nhiều so với doanh nghiệp nhỏ.
Vì thế, phần mềm CRM dành cho nhóm doanh nghiệp này thường có hàng triệu tính năng hoặc tiện ích bổ sung khác nhau để lựa chọn như: tự động hóa lực lượng bán hàng, các tùy chỉnh nâng cao, biến quy trình làm việc hiện tại thành một dây chuyền làm việc tự động và điều chỉnh theo nhu cầu với sự trợ giúp của các kỹ sư phần mềm hoặc chuyên viên tư vấn. Với đặc thù quy trình kinh doanh khá phức tạp nên thường gặp khó khăn ở giai đoạn đầu thiết lập nhưng ngược lại, khi đã đi vào hoạt động sẽ đem lại hiệu quả tuyệt vời.
Doanh nghiệp quy mô lớn thường cần ở phần mềm CRM các tính năng về báo cáo, dự báo, phân tích nâng cao, không chỉ phục vụ cho người dùng cuối để thực hiện công việc hàng ngày của họ mà còn dành cho các CEO để quản lý và giám sát. Bởi vì, người ra quyết định triển khai CRM ở các công ty lớn thường là các vị trí CEO, CFO và rất nhiều hệ thống CRM được triển khai với mục đích chỉ để đáp ứng nhu cầu của Ban quản trị.
CEO có thể không phải là người trực tiếp sử dụng CRM nhưng họ muốn có các báo cáo cấp cao về hiệu suất của doanh nghiệp. Đôi khi, các tiện ích bổ sung giúp người quản lý giám sát dễ dàng hơn nhưng lại tạo ra trải nghiệm khó chịu đối với người dùng cuối (nhân viên) khiến cho phần mềm trở nên khó sử dụng.
CRM cho doanh nghiệp nhỏ có đặc điểm gì ?
Phần mềm CRM cho doanh nghiệp nhỏ cũng bao gồm nhiều tính năng tương tự như CRM cho doanh nghiệp quy mô lớn: theo dõi doanh số, quản trị quan hệ khách hàng và một số tích hợp về tiếp thị nhưng chúng ở cấp độ đơn giản và nhẹ hơn rất nhiều về mặt tính năng và tiện ích.
Tại doanh nghiệp nhỏ, người muốn sử dụng CRM thường là chủ doanh nghiệp. Do đó, người ra quyết định triển khai cũng chính là người dùng cuối trong tổ chức thay vì là một CEO điều hành hay một người đại diện trong đội ngũ bán hàng.
Vì người ra quyết định cũng là người dùng cuối nên CRM cho doanh nghiệp nhỏ tập trung nhiều hơn vào khả năng sử dụng và tính đơn giản hơn, vì đó cũng là điều mà người ra quyết định mong muốn .
Chủ doanh nghiệp nhỏ thường rất bận rộn, ngân sách hạn chế, không có nhiều thời gian để học cách sử dụng phần mềm được cho là sẽ tiết kiệm thời gian và đem lại lợi nhuận cho tổ chức. Vì nhiều tính năng khiến phần mềm trở nên phức tạp và cồng kềnh, CRM cho doanh nghiệp nhỏ xét về mặt tính năng sẽ kém "khủng" hơn so với CRM cho doanh nghiệp lớn, nhưng đổi lại, chúng lại dễ sử dụng hơn rất nhiều.
Thêm nữa, ở doanh nghiệp nhỏ, thường không có đội ngũ CNTT nên sẽ mất rất nhiều tiền để thuê các chuyên gia tư vấn, do đó phần mềm CRM phải có quy trình thiết lập đơn giản nhất. Chủ doanh nghiệp nhỏ cũng không thể dành thời gian hàng tuần để đào tạo đội ngũ về cách sử dụng. Vì vậy, CRM cho doanh nghiệp nhỏ phải thực sự tinh gọn và dễ sử dụng đối với người dùng.
4 tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm CRM cho doanh nghiệp
Tính đơn giản
Đây là tiêu chí số 1 mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải chú ý. Hãy trả lời các câu hỏi sau: Bạn sẵn sàng bỏ ra bao nhiêu thời gian và tiền bạc để thiết lập CRM và đào tạo đội ngũ sử dụng ? Cần xem xét mức độ hiểu biết về công nghệ của đội ngũ ở mức nào ? Việc thiết lập phức tạp có gây khó khăn cho người dùng cuối khi nhập dữ liệu vào CRM không ?
Điểm mấu chốt: Phần mềm CRM đem lại hiệu quả thật sự chỉ khi doanh nghiệp sử dụng chúng. Vì thế hãy lựa chọn một phần mềm CRM mà bạn thực sẽ sử dụng chúng để làm việc hàng ngày. Và đảm bảo rằng, bạn có thể sử dụng thành thạo phần mềm đó - hoặc có thể thuê ai đó hướng dẫn cách sử dụng thời gian đầu.
Nếu doanh nghiệp muốn rút ngắn thời gian đào tạo sử dụng cho đội ngũ, nên sử dụng phần mềm CRM được thiết kế đơn giản, dễ hiểu; tốt nhất là có sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp dịch vụ. Hầu hết các phần mềm CRM cho doanh nghiệp nhỏ thường khá trực quan, quy trình thiết lập đơn giản, ngắn gọn, hỗ trợ sử dụng qua các kênh như ebook online, video hướng dẫn và bộ phận chăm sóc khách hàng.
Nếu doanh nghiệp có dự định thuê nhà tư vấn hoặc trả thêm tiền để được hỗ trợ sử dụng, hãy để nhà cung cấp thực hiện điều này vì đây cũng là trách nhiệm của họ.
Tính năng
Bạn cần CRM có tính năng nào ? Những tính năng cơ bản đã đầy đủ chưa? Doanh nghiệp có gặp khó khăn nếu không có tính năng gửi email tự động hoặc báo cáo chuyển đổi khách hàng không ?
Điểm mấu chốt: Có sự khác biệt giữa “muốn” và “cần” và điều quan trọng là phải tìm ra điều đó trước khi bạn mua CRM.
Nếu bạn có một danh sách dài các tính năng như tự động hóa lực lượng bán hàng và tiếp thị, cũng như các công cụ báo cáo phân tích và dự báo chuyên sâu, thì bạn cần một CRM dành cho doanh nghiệp quy mô lớn. Thậm chí, bạn sẽ phải cần sự hỗ trợ từ chuyên viên tư vấn để thiết lập lại tất cả các tùy chỉnh hiện tại và đào tạo người dùng cuối về cách sử dụng báo cáo cũng như cách điều chỉnh tự động hóa.
Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, các tính năng về tự động hóa và báo cáo không quá cần thiết so với nhu cầu của doanh nghiệp lớn. Điều quan trọng là tập trung vào việc bán hàng chuyên nghiệp (chứ không phải tạo ra một dây truyền làm việc tự động) và làm cho dịch vụ khách hàng được cá nhân hóa tốt hơn (hơn là gửi các email soạn sẵn) điều này có thể khiến cho khách hàng lựa chọn doanh nghiệp của bạn hơn là các doanh nghiệp lớn đấy.
Vì vậy, đừng "sao chép" những ông lớn khi không cần thiết. CRM cho doanh nghiệp nhỏ thường cung cấp các tính năng cơ bản và kèm theo một số tiện ích bổ sung hoặc tùy chỉnh đơn giản. Điều này giúp bạn thực sự hiểu và sử dụng phần mềm dễ dàng thay vì phải vật lộn với các tính năng khủng mà lại không cần đến.
Giá cả
Bên cạnh tiêu chí về tính đơn giản, tính năng, yếu tố thứ 3 cân nhắc đó chính là giá cả. Hãy xem xét thật kỹ nhu cầu của doanh nghiệp cần một phần mềm CRM như nào, bạn có thể chi trả cho bao nhiêu tính năng trong bảng giá của phần mềm đó ?
Khi triển khai các tính năng hoặc một số tính năng mong muốn khác, doanh nghiệp có phải trả thêm tiền không ? Nếu cần hỗ trợ thiết lập sử dụng CRM, có phải trả thêm tiền cho dịch vụ khách hàng không ? Về cơ bản, hãy tính tổng các loại chi phí có thể xảy ra.
Điểm mấu chốt: Có nhiều phân khúc giá phần mềm CRM cho doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, CRM cho doanh nghiệp nhỏ thường có giá "mềm" hơn so với CRM cho doanh nghiệp lớn tại thời điểm triển khai ban đầu và sau đó loại bỏ các tính năng không cần thiết ở các mức giá thấp hơn.
Đối với các doanh nghiệp lớn, việc trả thêm chi phí vài trăm triệu cho một tính năng tùy chỉnh độc quyền không phải là vấn đề. Trong khi đó, các doanh nghiệp nhỏ lại gặp khó khăn khi giá cả quá cao, vì họ chỉ cần tới một số tính năng chứ không phải tất cả, điều này dễ làm vượt quá ngân sách dự kiến.
Doanh nghiệp của bạn cần gì bây giờ ?
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn sở hữu một CRM có khả năng mở rộng khi quy mô công ty phát triển - vậy thì, công cụ nào là quan trọng với doanh nghiệp ngay lúc này ? Bạn có thể tự xử lý những việc gì, bạn có thể chi trả ở mức nào? Tính năng nào là thực sự cần thiết và giúp ích cho doanh nghiệp, thay vì làm phức tạp hóa quy trình làm việc hiện tại ?
Điểm mấu chốt: Nên lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô hiện tại của doanh nghiệp. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp lớn, không có gì phải bàn cãi, thứ bạn cần là một CRM khủng và riêng biệt dành cho doanh nghiệp có quy mô lớn. Nhưng nếu là chủ doanh nghiệp nhỏ, có lẽ thật dễ dàng để suy nghĩ và tự trả lời liệu có nên sử dụng hệ thống CRM quy mô lớn ngay bây giờ để phục vụ tương lai hay không. Mặc dù hiện tại, bạn đang muốn mở rộng quy mô doanh nghiệp và đang chuẩn bị cho sự tăng trưởng đó.
Sai lầm của doanh nghiệp nhỏ đó chính là lựa chọn một phần mềm quá phức tạp và khó sử dụng, đến nỗi không thể sử dụng được. Nếu không được đào tạo và hỗ trợ, nhiều doanh nghiệp nhỏ sẽ không thể sử dụng phần mềm CRM đúng cách ngoài việc trả tiền cho rất nhiều tính năng và tiện ích bổ sung mà không cần tới.
Vì vậy, thay vì lựa chọn các phần mềm phục vụ cho mục đích mở rộng quy mô trong tương lai, hãy nghĩ về những điều doanh nghiệp cần để đạt được: một CRM dễ sử dụng cho doanh nghiệp và phát huy được điểm mạnh (không phải điểm mạnh của đối thủ)
Giải pháp CRM cho doanh nghiệp nhỏ từ đơn vị trong nước
Từ những phân tích ở trên, chúng ta đã có cái nhìn rõ ràng nhất về phần mềm CRM và xác định được doanh nghiệp mình cần gì ở một phần mềm CRM.
Với đặc trưng của doanh nghiệp nhỏ: ít tiền, ít nhân sự, quy trình có hoặc không, kiêm nhiệm nhiều...các chủ doanh nghiệp nên lựa chọn các giải pháp đơn giản mà đáp ứng được các tính năng cơ bản như đã phân tích ở trên.
Câu hỏi đặt ra, giữa CRM cho doanh nghiệp nhỏ của nước ngoài và trong nước nên chọn cái nào ? Không khó để trả lời câu hỏi này, bởi:
- CRM trong nước thường sẽ được thiết kế theo nghiệp vụ, thực tiễn của doanh nghiệp trong nước và thấu hiểu vấn đề mà chủ doanh nghiệp gặp phải hơn so với CRM nước ngoài (thiết kế theo thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp nước ngoài nên không phù hợp với đại đa số của doanh nghiệp Việt)
- Sử dụng CRM trong nước sẽ tiện lợi hơn về mặt hỗ trợ sử dụng, thiết lập, giải quyết khiếu nại, đảm bảo quyền lợi khách hàng hơn
- Chi phí sử dụng CRM nội luôn mềm hơn
- CRM nội cũng đầy đủ các tính năng cơ bản nhất mà một doanh nghiệp nhỏ cần. Việc của bạn là hãy sử dụng thành thạo để đạt hiệu quả cao thay vì nhìn vào danh sách các tính năng khủng, nhìn thì thích đấy nhưng thực tế lại chẳng đem lại lợi ích nào ngoài một chi phí nặng đô.
Các giải pháp CRM dành cho mọi phân khúc doanh nghiệp đều có sự góp mặt của các đơn vị cung cấp trong nước. Với CRM cho doanh nghiệp nhỏ, SlimCRM là một gợi ý hoàn hảo dành cho tổ chức của bạn khi đã làm tốt nhất những khía cạnh, vấn đề mà chủ doanh nghiệp nhỏ quan tâm.
Thiết kế bao quát và đầy đủ tính năng ở mức cần thiết
Đúng với tinh thần tinh gọn nhất, SlimCRM được thiết kế bao quát nhất các khía cạnh về: Tài chính, Bán hàng, Nhân sự và Công việc. Điều mà rất ít các giải pháp có được đầy đủ các yếu tố này. Chưa hết, điểm cộng ở giải pháp là các tính năng ở mức cơ bản nhất không thừa không thiếu, và dễ sử dụng là tiêu chí hàng đầu.
- Kiểm soát và thúc đẩy dòng tiền doanh nghiệp, bức tranh toàn cảnh về tài chính có ngay ở dashboard mà không mất một click nào
- Tạo ra doanh thu nhiều hơn với cùng một số lượng khách hàng, bằng những tính năng chuyên biệt hỗ trợ đội sales đắc lực như: Sales Pipelines, Smart View, Lead Scoring... giúp đội ngũ tập trung vào một việc duy nhất, đồng thời giảm thiểu tối đa các tác vụ lặp lại không cần thiết để nâng cao hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân
- Môi trường làm việc số online, giống như một văn phòng truyền thống nhưng hiện diện trên môi trường số và được số hóa tất cả. Lưu trữ tập trung, tìm kiếm dễ dàng, tương tác nhanh chóng...
Quản trị dễ dàng và sử dụng được ngay
Tất cả các tính năng trong hệ thống không đòi hỏi người dùng phải có chuyên môn hay kiến thức ngành để sử dụng. Phần mềm có công năng tuyệt vời khi có thể tự huấn luyện người sử dụng và mỗi người có thể bắt đầu được ngay mà không cần đến những buổi bàn giao hay đào tạo sử dụng mất thời gian.
SlimCRM tự tạo ra quy trình, vì thế doanh nghiệp nhỏ chưa có quy trình kinh doanh cùng bộ phận nhân sự kiêm nhiệm nhiều có thể bắt đầu sử dụng ngay mà không đòi hỏi phải theo một tuần tự nào. Tính năng trong hệ thống bao quát, đơn giản và không đi sâu vào nghiệp vụ chi tiết vì thế việc sử dụng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn nhiều so với các giải pháp đặc thù chuyên biệt
Công cụ giúp giải phóng cho lãnh đạo
- Ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu được cập nhật real time
- Điều hành toàn bộ doanh nghiệp từ xa
- Giảm phụ thuộc vào các bộ phận liên quan khi cần báo cáo số liệu...
- Giúp chuẩn hóa quy trình kinh doanh, quản lý khách hàng, nhân sự, tài chính, công việc..
Quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp CRM cho doanh nghiệp nhỏ, có thể ĐĂNG KÍ dưới đây để được tư vấn và tìm hiểu kỹ hơn về SlimCRM nhé.
