Chuyển đổi Chính phủ số là quá trình ứng dụng công nghệ hiện đại để cải thiện hiệu quả hoạt động của chính phủ. Chính phủ các cấp đang tiến hành chuyển đổi kỹ thuật số để cung cấp các dịch vụ và chương trình của chính phủ một cách hiệu quả, minh bạch và tiết kiệm chi phí hơn. Ngày nay, việc chuyển đổi số đã trở nên quan trọng để đáp ứng kỳ vọng của các công dân hiện đại.
Nội dung bài viết
Xu hướng Chuyển đổi Chính phủ số
Theo một cuộc khảo sát gần đây của Granicus với 115 lãnh đạo chính phủ, 61% tin rằng tổ chức của họ đang không theo kịp khu vực tư nhân trong việc áp dụng và triển khai các công nghệ hiện đại. Ngoài ra, 36% tin rằng chính phủ sẽ không bao giờ bắt kịp khu vực tư nhân về mặt công nghệ. Tình trạng quan liêu và ngân sách là những yếu tố hàng đầu cho câu hỏi tại sao, nhưng nhiều chính phủ đang điều hướng những môi trường phức tạp này bằng cách tập trung vào các lĩnh vực chính, bao gồm dịch vụ kỹ thuật số, công nghệ ưu tiên di động, truyền thông có mục tiêu và tự động hóa quy trình.
Xem thêm: Giải pháp phần mềm Chính phủ: ứng dụng và giải pháp giữa các Bộ/Cơ quan
Hợp nhất trải nghiệm công dân
Không Chính phủ nào muốn chờ đến lượt mình và họ cũng không phải làm vậy. Bằng cách áp dụng cách tiếp cận “không có cửa sai”, các nhà lãnh đạo có thể bắt kịp những gã khổng lồ tư nhân như Amazon, nơi đã nâng cao kỳ vọng về trải nghiệm của khách hàng.
Để thực hiện chuyển đổi kỹ thuật số, CNTT và những người thực thi phải có ý tưởng rõ ràng về thành công trông như thế nào từ quan điểm của người dùng của họ. Đồng thời , họ cũng cần làm cho mọi người tin tưởng vào Chính phủ số bằng cách triển khai công nghệ an toàn, đáng tin cậy, hiệu quả và hướng tới mục đích sử dụng của con người.
Chính phủ số có ba mục tiêu chính:
- cung cấp cho công dân nhiều lựa chọn hơn
- có được những hiểu biết sâu sắc hơn về công dân
- tăng hiệu quả
Quy trình và biểu mẫu cho các dịch vụ của chính phủ có thể được truy cập trực tuyến và ở một nơi, giúp công dân dễ dàng thực hiện mọi giao dịch với chính phủ của họ. Khi số lượng giao dịch tăng lên, chi phí tiết kiệm hàng năm sẽ ngày càng nhiều và con số này dự kiến sẽ tăng lên theo thời gian.
Tự động hóa các quy trình thủ công
Những quy trình thủ công nào có thể giảm tải cho nhân viên chính phủ bằng phần mềm được xây dựng theo mục đích? Đó là điều mà nhiều chính phủ đang hỏi và trả lời khi họ chuyển đổi từ các quy trình thủ công truyền thống sang các giải pháp tự động được hỗ trợ bởi công nghệ. Các ví dụ có thể bao gồm việc mang lại hiệu quả cho quy trình họp công khai/trưc tuyến để xử lý phản hồi các yêu cầu dịch vụ, là việc thu thập dữ liệu và tổng hợp báo cáo các cấp.
Ví dụ, quy trình nội bộ đối với văn bản báo cáo và chuẩn bị cho cuộc họp công khai thường yêu cầu quy trình ban hành thủ công các văn bản giấy trong nhiều tuần để kiểm tra và phê duyệt. Tự động hóa Báo cáo từ dữ liệu thông qua kỹ thuật số, giúp loại bỏ sai sót, cắt giảm các bước kiểm tra / tổng hợp thủ công, rút ngắn từ vài tuần xuống thậm chí chỉ vài phút. Với công dân, họ có thể kiểm tra số liệu, bỏ qua một số nội dung và chỉ tập trung vào nội dung quan trọng nhất đối với họ.
Tương tự, nhiều chính quyền địa phương sử dụng giải pháp số để tự động hóa cách họ quản lý theo dõi hồ sơ. Bằng cách thay thế những gì đã từng là thủ công và tốn thời gian bằng một giải pháp kỹ thuật số, chính phủ có thể tập trung vào công việc có mức độ ưu tiên cao hơn.
Thiết kế cho thiết bị di động
Thiết bị di động đã tác động đến chính phủ với sức mạnh tương tự như mọi lĩnh vực khác. Báo cáo mức độ tương tác của statista.com đến cuối năm 2020 cho thấy xu hướng này đang gia tăng. Thiết bị di động chiếm 42% tổng số lượt truy cập trang web ở Việt nam và trên 55% ở thế giới. Trên thực tế, đối với những nhóm dân cư khó tiếp cận, thiết bị di động có thể là thiết bị duy nhất mà họ sở hữu. Vì những lý do này và hơn thế nữa, các tổ chức chính phủ tiếp tục tối ưu hóa trải nghiệm cho thiết bị di động từ việc xây dựng các trang web đáp ứng cho thiết bị di động đến loại bỏ nhu cầu về tệp PDF.
Sử dụng dữ liệu nhiều hơn và tốt hơn
Dữ liệu không còn là phạm trù của một số ít lựa chọn. Các giải pháp công nghệ đã cung cấp dữ liệu cho nhiều nhà lãnh đạo chính phủ và các nhà hành pháp dân chủ hơn. Dữ liệu cung cấp bối cảnh và phản hồi để từ đó giúp chính phủ trở nên hiệu quả hơn và đáp ứng tốt hơn các mong muốn và nhu cầu của người dân. Bằng cách nhận dữ liệu trong thời gian thực, dữ liệu cũng được phân phối khi nó có giá trị nhất, thay vì sau những khoảng thời gian trôi đi đáng kể có thể khiến thông tin chi tiết về dữ liệu trở nên lỗi thời. Dữ liệu đang tác động đến mọi thứ, từ nhà ở, giao thông đến trải nghiệm của người dân. Đồng thời, các nhà lãnh đạo chính phủ thừa nhận rằng cần có các quy tắc rõ ràng để thu thập, xử lý và sử dụng số lượng dữ liệu ngày càng tăng.
Một số cách thức để đạt được Chuyển đổi Chính phủ số
Trong điều kiện lý tưởng, chuyển đổi kỹ thuật số trong chính phủ sẽ đơn giản như việc điều chỉnh các giải pháp công nghệ theo nhu cầu. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa của chính phủ mang lại những thay đổi đáng kể và đòi hỏi phải đánh giá chặt chẽ những vấn đề cần cân nhắc dưới đây và hơn thế nữa.
Sử dụng đám mây một cách an toàn
Ngày nay, công nghệ đám mây được coi là an toàn, nếu không muốn nói là an toàn hơn phần mềm truyền thống. Các nhà lãnh đạo công nghệ hiệu quả dành thời gian để đào tạo nhóm của họ về sự phát triển này (đặc biệt là CNTT) và những biện pháp bảo mật nào được tích hợp sẵn trong công nghệ đám mây. Theo Gartner, các nhà lãnh đạo chính phủ nên loại bỏ câu hỏi về bảo mật đám mây khỏi “Đám mây có an toàn không?” và thay bằng "Tôi có đang sử dụng đám mây một cách an toàn không?"
Ngân sách và Kế hoạch mua sắm thích ứng
Chuyển đổi là một quá trình nỗ lực và liên tục. Với ngân sách hạn hẹp, bạn tập trung vào đâu trước tiên? Cần phải có hiểu biết rõ ràng về các cơ hội và các sáng kiến phù hợp cho từng giai đoạn. Đặt quá nhiều dự án cùng lúc có nguy cơ làm ảnh hưởng đến tất cả. Các quy trình mua sắm và lập ngân sách hiện tại thường tụt hậu so với tốc độ của tiến bộ công nghệ. Các tổ chức chậm trao hồ sơ dự thầu sẽ ngừng áp dụng ngay cả khi có nhu cầu cao. Tìm cách để đẩy nhanh hoặc hợp lý hóa quy trình Yêu cầu thông tin (RFI - request for information), đảm bảo tài trợ và phát hành đề xuất (RFP - request for proposal).
Tăng cường hợp tác với CNTT
Một ưu tiên trong việc dẫn dắt chuyển đổi kỹ thuật số thành công là tăng cường mối quan hệ hợp tác giữa các nhà thực hành chính phủ và nhân viên CNTT. Từ các vấn đề về pháp lý và hợp đồng đến các vấn đề về băng thông, CNTT có thể giúp phần còn lại của một cơ quan khắc phục sự cố hoặc tránh chúng hoàn toàn. Đổi lại, người dùng doanh nghiệp có thể cung cấp cho nhân viên CNTT bối cảnh có giá trị mà họ cần để tối ưu hóa các giải pháp kỹ thuật số cho các nhu cầu cụ thể. Càng nhiều thông tin liên lạc giữa các phòng ban càng tốt.
Xây dựng chính sách để quản lý thay đổi
Chuyển đổi kỹ thuật số, tác động đến con người nhiều như công nghệ, đòi hỏi phải xem xét kỹ lưỡng việc đào tạo và tiếp nhận người dùng. Các hệ thống mới có thể có nghĩa là phải đào tạo nhiều hơn, cần các nguồn lực phát triển có kỹ năng cao và các vấn đề đi kèm với các hệ thống mới. Cũng nên nhớ rằng nhiều người coi sự thay đổi là rủi ro. Một thách thức đối với nhiều cơ quan chính phủ là vượt qua nỗi sợ hãi đó.
