Tài chính giống như huyết mạch của doanh nghiệp, để tiền đẻ ra tiền, sinh thêm nhiều lợi nhuận thì kỹ năng quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả là quan trọng nhất với CEO. Bởi vì, khi nguồn tiền cạn kiệt là lúc doanh nghiệp không còn tồn tại.
Quản lý tài chính chính là việc lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp, điều quan trọng nhất là phải tăng doanh thu và đầu tư để đem lại lợi nhuận. Nguồn vốn luôn được quản lý chặt chẽ để lợi nhuận từ khoản đầu tư cao hơn chi phí tài chính.
Làm sao để quản lý tài chính một cách hiệu quả, những nguyên tắc tối quan trọng dưới đây CEO cần nắm chắc và ghi nhớ.
Nội dung bài viết
Các thành phần trong hệ thống quản lý tài chính doanh nghiệp quả
Lập ngân sách
Lập ngân sách cho phép doanh nghiệp phân bổ các nguồn lực theo thứ tự ưu tiên trong chiến lược kinh doanh. Doanh nghiệp nên phát triển ngân sách cho từng bộ phận, dự án, dựa theo kế hoạch kinh doanh trong năm. Các khoản này sau đó được tổng hợp thành một ngân sách tổng thể và được Hội đồng quản trị phê duyệt.
Trong năm, để thực hiện ngân sách hàng năm đã được phê duyệt, các ngân sách nhỏ cũng cần được chuẩn bị dựa trên các sự kiện được thiết lập để tiến hành.
Về nguyên tắc, một ngân sách tốt là khi người không chuẩn bị kế hoạch cũng có thể thực hiện mà không cần tham khảo từ người chuẩn bị. Lập ngân sách phải đảm bảo dễ đọc, dễ hiểu, tính toán rõ ràng các chi phí hợp lý. Để có thể chuẩn bị được ngân sách chính xác nhất đòi hỏi phải có sụ tham gia của nhân viên từ các bộ phận khác để cùng nhau lên kế hoạch.
Kế toán
Bao gồm sổ ghi chép từ bộ phận kế toán, bảng cân đối kế toán, điều này liên quan đến quá trình tổ chức các giao dịch, cho phép doanh nghiệp nắm rõ tình hình các giao dịch tài chính đang diễn ra.
Các giao dịch này cần phải được ghi lại trong các tài liệu kế toán, phần mềm kế toán hay phần mềm quản lý tài chính và được phân loại theo các tiêu chí khác nhau (bộ phận thực hiện, địa điểm, số lượng…) Hơn bao giờ hết, mỗi doanh nghiệp cần có phần mềm quản lý tài chính để CEO có thể quản trị tổng thể doanh nghiệp trên một phần mềm mà không phải phụ thuộc vào các bộ phận liên quan. Bởi phần mềm kế toán sẽ chỉ phù hợp với nhân sự kế toán trong công ty, không cho phép nhiều người cùng sử dụng, khả năng truy xuất dữ liệu không có.
Báo cáo
Một trong những thành phần quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả là phải thường xuyên kiểm tra các báo cáo. Mục đích để biết doanh nghiệp có đủ tiền để duy trì hoạt động, doanh thu và lợi nhuận ra sao, các khoản nợ vay cần thanh toán, tìm hiểu xem có đang sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả không.... để từ đó CEO đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời.
Các báo cáo quan trọng sẽ bao gồm: báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, bảng dự báo lãi lỗ.
Kiểm soát nội bộ
Mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt với những mối đe dọa có thể ngăn cản tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra. Một số nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp , một số khác thì không. Do đó, kiểm soát nội bộ là tất cả các hành động mà doanh nghiệp cần thực hiện để ngăn chặn hoặc phát hiện hoặc sửa chữa những mối đe dọa này bao gồm các hoạt động như: xem xét các báo cáo tài chính; hạn chế quyền truy cập với những người không được phép…
Văn hóa và giá trị
Song hành cũng các yếu tố thì văn hóa và giá trị cũng đóng vai trò quan trọng. Bởi nếu, một doanh nghiệp dù có quản lý bằng công cụ, bằng trí tuệ tốt đến đâu nếu không có văn hóa trong sạch, trách nhiệm mỗi cá nhân, minh bạch cũng đều làm ảnh hưởng tới hệ thống quản lý tài chính yếu kém.
Nguyên tắc quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả
Khi quản lý tài chính hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí đầu tư mà còn đảm bảo luôn có sẵn nguồn vốn khi cần thiết. Đây là hoạt động liên quan đến việc phân bổ các quỹ cần thiết để vận hành thành công doanh nghiệp. Dưới đây là một số nguyên tắc dành cho bạn.
Luôn có quỹ dự phòng
Rất nhiều chủ doanh nghiệp không chú ý đến việc xây dựng quỹ dự phòng, dẫn tới khi gặp khủng hoảng không có nguồn tài chính cứu cánh. Đại dịch Covid-19 là một ví dụ điển hình cho thấy chúng ta có thể gặp bất cứ sự khủng hoảng nào khi kinh doanh mà không thể lường trước.
Việc xây dựng quỹ phòng sẽ là một khoản tài chính vừa đủ để dùy trì hoạt động doanh nghiệp trong lúc khó khăn, hoặc đầu tư vào các cơ hội có 1 không 2.
Thông thường, lợi nhuận sẽ được trích một phần để xây dựng quỹ. Quỹ này đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp hoạt động bình thường từ 3 hoặc 6 tháng. Để xác định số tiền cần thiết cho quỹ, hãy bắt đầu từ chi phí chia theo chi phí cố định và không cố định.
Lập kế hoạch kinh doanh
Một kế hoạch kinh doanh rõ ràng sẽ cho biết doanh nghiệp đang ở đâu trong điều kiện thị trường hiện tại và mục tiêu bạn muốn đạt được là gì. Về mặt tài chính, lập kế hoạch giúp doanh nghiệp phân bổ tài chính và các hoạt động kinh doanh cần thiết để thúc đẩy doanh thu. Đồng thời cho chủ doanh nghiệp thấy làm thế nào để có được nguồn vốn cần thiết duy trì hoạt động kinh doanh.
Việc phân bổ quỹ hợp lý là cần thiết để doanh nghiệp thành công. Để có thể phân bổ vốn, quan trọng là phải biết bạn đang đứng ở đâu trên thị trường, lợi tức đầu tư là bao nhiêu, lợi nhuận đạt được.... Điều này sẽ giúp CEO quản lý tài chính tốt hơn.
Giảm nợ
Một nguyên tắc không kém phần quan trọng giúp quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả đó là ưu tiên giảm nợ. Nợ khó đòi có thể gây căng thẳng và làm ảnh hưởng tới nguồn thu, đến các kế hoạch kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mang những khoản nợ khó đòi này vào tài chính năm này qua năm khác. Thay vào đó, cần xóa sổ chúng trong năm tới để đảm bảo tình hình tài chính ổn định.
Dự báo dòng tiền
Duy trì dự báo dòng tiền hàng ngày chi tiết theo từng mặt hàng, sản phẩm trên cơ sở luân phiên trong 6 tháng tới. Xác định xem có bất kỳ khoản thâm hụt nào hay không và lập kế hoạch trang trải tất cả các khoản thâm hụt bằng cách thu xếp vốn lưu động hoặc các quỹ khác.
Cập nhật báo cáo thường xuyên
Bên cạnh dự báo dòng tiền, chủ doanh nghiệp cũng cần thường xuyên cập nhật các báo cáo để nắm được các số liệu kinh doanh quan trọng. Mỗi tháng một lần, nên đối chiếu các khoản thu, vay, tiền gửi, tiền lãi...nếu có phát sinh sẽ được xử lý nhanh chóng.
Thuê dịch vụ bên ngoài để cắt giảm chi phí
Để giảm chi phí hoạt động, bạn cũng có thể cân nhắc đến việc thuê dịch vụ để xử lý các khoản báo cáo, thuế, dịch vụ thay vì cần tới một bộ phận kế toán độc lập (chỉ áp dụng với các công ty quá nhỏ, ít người)
Đầu tư vào công nghệ
Để giảm tối đa các rủi ro khi quản lý, từ các thao tác nhập tay thủ công và hạn chế về phân quyền, truy cập sử dụng. Việc đầu tư vào một giải pháp quản trị tổng thể là cần thiết với CEO hơn bao giờ hết.
Nếu như phần mềm kế toán với đặc thù chỉ dành cho kế toán thì các hệ thống quản trị tổng thể cho phép nhiều người cùng sử dụng và phân quyền linh hoạt. Tại đây, tất cả các dữ liệu về dòng tiền, thu chi, hóa đơn (quá hạn, đã thanh toán, chưa thanh toán) sẽ được cập nhật tự động. Chủ doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong quản lý thay vì bị động như trước đây, phụ thuộc vào các báo cáo từ kế toán. Các chỉ số tài chính quan trọng được cập nhật trong phần mềm mà không cần tới các báo cáo bằng excel như trước.
SlimCRM là một giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp như thế, được thiết kế theo nguyên lý BCS (Balance Score Card) tập trung vào 4 khía cạnh cốt lõi nhất một doanh nghiệp cần: TÀI CHÍNH, CÔNG VIỆC, BÁN HÀNG, NHÂN SỰ.
Với hệ thống quản trị này, CEO có thể điều hành toàn bộ công ty từ xa ở mọi khía cạnh, tất cả các phòng ban đều có thể sử dụng mà không bị giới hạn như các phần mềm đặc thù (HRM, kế toán, chấm công ..)
Bạn có thể ĐĂNG KÍ tại đây để nhận tài khoản dùng thử miễn phí nhé !
