Quản trị tài chính và dòng tiền yếu kém là nguyên nhân giết chết doanh nghiệp chứ không phải do thị trường, đối thủ hay gặp thiên tai dịch bệnh.
Lỗ hổng thứ 1 : Kiểm soát dòng tiền
Thực tế tồn tại ở nhiều doanh nghiệp hiện nay:
- Không tổ chức công tác tài chính kế toán nội bộ
- Không theo dõi thu nhập/chi phí trong suốt cả năm, thay vào đó là vật lộn với đống hóa đơn giấy hay các file excel rời rạc.
- CEO không có thông tin mới nhất về dòng tiền. Dữ liệu kinh doanh rời rạc, chưa được tập hợp được số liệu
Dẫn tới hậu quả, người điều hành doanh nghiệp không bao giờ thực sự biết doanh nghiệp của mình đứng ở đâu, không biết thu được bao nhiêu và chi bao nhiêu, có lãi hay không và thậm chí là có bao nhiêu dòng tiền vào/ra. Sự vô tổ chức này dẫn đến hóa đơn bị bỏ qua và số tiền lớn chưa thanh toán.
Để kiểm soát dòng tiền, doanh nghiệp phải trả lời 4 chỉ số dòng tiền sau:
- Doanh thu và chi phí ? Doanh thu hôm nay / tuần này / tháng này là bao nhiêu ?Tình trạng các hóa đơn ? Khách hàng nào đã thanh toán / chưa thanh toán / đang quá hạn ?
- Số tiền mặt trong quỹ ? Tiền mặt tại tài khoản đang còn bao nhiêu ?
- Dự báo thu chi ngắn hạn ? Trong tuần này, tháng này sẽ thu về bao nhiêu ?
Để làm điều đó, chủ doanh nghiệp cần theo dõi 2 khía cạnh sau:
- Theo dõi thu nhập bắt đầu với hóa đơn để biết: khách hàng nào đã thanh toán?/ khách hàng nào đang quá hạn thanh toán?/ doanh nghiệp kiếm được bao nhiêu tiền mỗi tháng / tuần / ngày ?
- Theo dõi chi phí bắt đầu bằng phân loại chi phí: theo dõi sát sao thu nhập và chi phí giúp hiểu rõ hơn chuyển động của dòng tiền và cải thiện việc ra quyết định.
Vậy thì làm thế nào để tăng dòng tiền trong doanh nghiệp ?
Sử dụng phần mềm để quản lý dòng tiền theo thời gian thực
Một số chủ doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt với vấn đề dòng tiền vì không có thông tin liên tục. Có thể hóa đơn của họ đang trên giấy và chưa được tập hợp được số liệu. Có thể họ không theo dõi thu nhập /chi phí trong suốt cả năm, thay vào đó là vật lộn với đống hóa đơn giấy hay các file excel rời rạc.
Doanh nghiệp bạn có đang như thế ? Nếu vậy, đã đến lúc bạn phải thay đổi, cân nhắc sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp giúp bạn cập nhật các khoản thu, chi phí, lập hóa đơn dễ dàng và đảm bảo bạn luôn kiểm soát được các hóa đơn chưa thanh toán.
Giúp khách hàng thanh toán hóa đơn nhanh & dễ dàng
Gửi hóa đơn kịp thời. Bạn gửi hóa đơn càng sớm, bạn càng được khách hàng thanh toán sớm.
Gửi nhắc nhở trước ngày đáo hạn hóa đơn. Khách hàng thường quên hóa đơn vì họ có rất nhiều thứ phải xử lý. Đôi khi họ chỉ cần một lời nhắc nhở nhẹ nhàng
Hãy lịch sự. việc lịch sự trong hóa đơn giúp cải thiện 5% cơ hội được thanh toán đúng hạn.
Công cụ để kiểm soát dòng tiền
Các phần mềm kế toán đều có thể kiểm soát tốt dòng tiền nhưng thường có độ trễ và giao diện không thân thiện với người quản lý. Rất may, các phần mềm CRM hiện đại lại đã có đầy đủ các tính năng giúp CEO nắm bắt thông tin về dòng tiền trong doanh nghiệp một cách hiệu quả và tức thì.
SlimCRM là một công cụ như thế. So với các hệ thống khác thì tính năng quản lý dòng tiền, cơ hội là điểm mạnh của hệ thống này. Xem nhanh doanh thu-chi phí, hóa đơn thanh toán, tiền quỹ hay dự báo thu chi.
Lỗ hổng thứ 2: Quỹ dự phòng tiền mặt
Nhiều doanh nghiệp không thiết lập quỹ dự phòng hoặc có nhưng ít, hoặc thường xuyên sử dụng quỹ, dẫn tới khi cần không có. Thông thường, quỹ dự phòng được doanh nghiệp trích từ tiền lợi nhuận. Số tiền này sẽ được dùng để dự trữ, phòng trừ cho những tình huống cấp bách, khó khăn của công ty như: Khi gặp khủng kinh hoảng, thiên tai, Doanh thu sụt giảm mạnh mẽ, Có cơ hội tăng trưởng đột phá...
Qũy dự phòng bao nhiêu là đủ ?
Quỹ dự phòng phải đủ để bạn cảm thấy an toàn thông thường là 3 hoặc 6 tháng.
Công thức tính quỹ dự phòng
Nếu doanh nghiệp có chi phí ổn định cả năm: Quỹ dự phòng = Tổng chi phí x Số tháng dự trữ
Giả sử, chi phí trung bình của bạn là 20.000 đô la mỗi tháng và bạn muốn giữ khoản dự trữ sáu tháng, hãy nhân 20.000 đô la x 6 tháng và dự trữ tiền mặt của bạn sẽ bằng 120.000 đô la.
Nếu doanh nghiệp có chi phí tăng giảm theo mùa vụ: Qũy dự phòng = (Chi phí tháng cao điểm x Số tháng) + (Chi phí tháng thấp điểm x Số tháng)
Giả sử, tháng chi phí cao là 150.000 triệu và tháng thấp điểm là 20.000 triệu . Để xây dựng dự trữ tiền mặt trong sáu tháng , lấy 20.000 x 5 tháng (100.000) để có được tổng số tiền trong năm tháng đầu tiên . Sau đó thêm cộng thêm tháng có chi phí cao (150.000) sẽ ra tổng là 250.000 triệu.
>>> Xem chi tiết cách SlimCRM kiểm soát dòng tiền tại đây: https://bit.ly/3bH3hhr
