Đối với các nhà thầu thương mại, bao gồm cả tổng thầu và thầu phụ, dự án thành công là một dự án hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách. Khách hàng hài lòng với sản phẩm hoàn thành và nhà thầu thu được lợi nhuận lớn, mọi người đều có lợi. Khi một dự án thất bại, nó thường bắt nguồn từ các xung đột, chi phí vượt quá ngân sách và trì hoãn lịch trình.
Nếu không được quản lý đúng cách, cuối cùng nó sẽ dẫn đến việc vượt quá ngân sách và vượt quá ngày hoàn thành đáng kể theo lịch trình. Vượt quá ngân sách sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của nhà thầu, ngoài ra còn phải chịu phí phạt thiệt hại thanh khoản cho mỗi ngày quá hạn hoàn thành theo thỏa thuận. Nó cũng có thể ảnh hưởng đến các dự án sắp tới nếu công nhân và thiết bị của nhà thầu bị trói buộc cố gắng hoàn thành một dự án thất bại.
Vậy đâu là nguyên nhân khiến các dự án xây dựng thất bại? Bất kỳ yếu tố nào cũng có thể dẫn đến thất bại của dự án, nhưng phần lớn nó phụ thuộc vào việc quản lý dự án hoặc nhóm quản lý dự án thực hiện giám sát dự án tốt như thế nào. Ngay cả những dự án khó khăn nhất, gặp nhiều vấn đề cũng có thể thành công nếu được quản lý đúng cách.
Dưới đây là năm lý do khiến các dự án xây dựng thất bại và cách để ngăn chặn nó xảy ra trong dự án tiếp theo của bạn:
Nội dung bài viết
Thiếu Quy Trình Hoạch Định
Hoạch định kém sẽ dẫn đến thi công kém. Càng dành nhiều thời gian và công sức cho việc lập kế hoạch dự án sẽ đem lại nhiều lợi thế khi công việc được tiến hành. Nhiệm vụ này bắt đầu bằng việc xem xét cẩn thận và hiểu đầy đủ các bản vẽ, đặc điểm kỹ thuật, phạm vi công việc và mong đợi của khách hàng. Lập kế hoạch tốt bao gồm hợp tác với khách hàng, kiến trúc sư, nhà thầu phụ và nhà cung cấp để thiết lập lịch thi công và các cột mốc quan trọng của dự án.
Hoạch định không chỉ đơn giản là tạo ra một lịch thi công mà còn bao gồm tiến hành đánh giá rủi ro và chiến lược quản lý, phát triển kế hoạch an toàn cho từng địa điểm, thiết lập kế hoạch dự phòng, hậu cần công trường và sắp xếp việc giao vật liệu và thiết bị. Lưu ý rằng kế hoạch và lịch trình là những tài liệu “sống” cần được cập nhật và điều chỉnh khi công việc của dự án tiến triển.
Thất bại trong Giao tiếp
Giao tiếp tốt là yếu tố then chốt để mang lại thành công cho một dự án xây dựng. Khi giao tiếp giữa các bên liên quan bị gián đoạn hoặc xử lý không đúng cách, nó có thể dẫn đến chậm trễ, tai nạn, kéo theo nhiều chi phí trong việc làm lại và khiến khách hàng không hài lòng. Cập nhật cho mọi người về những thay đổi trong công việc hoặc lịch trình sẽ giúp ngăn chặn các vấn đề lớn phát sinh khiến dự án thất bại.
Để cải thiện giao tiếp, hãy thực hiện những điều sau:
- Xây dựng kế hoạch giao tiếp: Xác định phương thức giao tiếp chính (gặp mặt trực tiếp, email, phần mềm quản lý dự án), tần suất trao đổi thông tin và các bên liên quan cần được cập nhật.
- Thiết lập quy trình kiểm soát tài liệu: Chỉ định một người chịu trách nhiệm quản lý và phân phát tài liệu dự án, đảm bảo mọi tài liệu đều được lưu trữ và truy cập dễ dàng.
- Giao tiếp chủ động và kịp thời: Giữ cho mọi người cập nhật về tiến độ, thay đổi, vướng mắc và quyết định. Trả lời các thắc mắc nhanh chóng và chính xác.
- Lưu trữ toàn bộ giao tiếp: Lưu lại tất cả email, ghi chú cuộc họp, yêu cầu thông tin, hóa đơn, báo cáo, lệnh thay đổi và các cuộc trò chuyện có liên quan để tham khảo khi cần thiết.
Lưu ý rằng việc giao tiếp hiệu quả không chỉ là nói mà còn cần lắng nghe tích cực, thấu hiểu và tôn trọng quan điểm của mọi bên liên quan. Dòng chảy giao tiếp thông suốt sẽ giúp tránh hiểu lầm, tăng cường sự hợp tác và giúp dự án hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách.
Vượt Phạm Vi & Thay Đổi Yêu Cầu
Vượt phạm vi (Scope creep) là tình trạng thay đổi hoặc mở rộng liên tục phạm vi ban đầu của dự án ra ngoài những gì đã được đề xuất ban đầu. Các yếu tố dẫn đến vượt phạm vi bao gồm:
- Phạm vi công việc định nghĩa kém, không rõ ràng.
- Bản vẽ và đặc điểm kỹ thuật không đầy đủ.
- Giao tiếp kém giữa các bên liên quan.
- Quản lý lệnh thay đổi kém.
- Khách hàng thay đổi ý định về những gì họ muốn.
Thay đổi Yêu cầu (Change orders) tương tự ở chỗ chúng liên quan đến việc thay đổi bản vẽ ngoài phạm vi ban đầu. Điểm khác biệt là thay đổi yêu cầu có thể bao gồm cả việc thêm và xóa bỏ nội dung so với phạm vi ban đầu. Chủ sở hữu, tổng thầu và nhà thầu phụ có thể thực hiện thay đổi yêu cầu. Tuy nhiên, không phải lúc nào yêu cầu thay đổi cũng dẫn đến chi phí bổ sung hoặc kéo dài thời hạn hoàn thành.
Để ngăn chặn vượt phạm vi và quản lý tốt yêu cầu thay đổi, hãy thực hiện những điều sau:
- Dự án rõ ràng ngay từ đầu: Không tiến hành dự án với phạm vi công việc định nghĩa kém hoặc bản vẽ, đặc điểm kỹ thuật không đầy đủ. Xác định rõ ràng phương pháp xây dựng, hoàn thiện và vật liệu trước khi ký hợp đồng và bắt đầu công việc.
- Hợp đồng rõ ràng về quy trình thay đổi: Hợp đồng xây dựng phải nêu rõ cách thức yêu cầu và ghi nhận bất kỳ công việc nào nằm ngoài phạm vi ban đầu. Không được bắt đầu thêm bất kỳ công việc nào cho đến khi có lệnh thay đổi được viết ra và được khách hàng cho phép.
- Thống nhất chi phí và thời gian thêm: Xác định và thống nhất trước các chi phí bổ sung và kéo dài thời hạn hoàn thành có thể phát sinh do yêu cầu thay đổi.
- Làm việc với nhà thầu phụ: Thảo luận với nhà thầu phụ về tác động của yêu cầu thay đổi đến lịch trình của họ trước khi đồng ý thực hiện thêm công việc.
Bằng cách thực hiện những điều trên, bạn có thể kiểm soát tốt phạm vi dự án, tránh vượt ngân sách và đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn.
Vấn đề về Năng Suất & Trì Hoãn
Lưu ý rằng chúng ta sẽ không đề cập đến những sự kiện bất khả kháng như thiên tai gây ra trì hoãn mà không một bên tham gia nào có thể kiểm soát. Những trường hợp trì hoãn này thường được xử lý theo điều khoản bất khả kháng trong hợp đồng xây dựng và bảo vệ nhà thầu khỏi trách nhiệm bồi thường thiệt hại do không hoàn thành dự án đúng tiến độ.
Lịch trình dự án được xây dựng dựa trên kỳ vọng về năng suất. Mỗi nhiệm vụ hoặc công việc yêu cầu một số giờ công nhất định để hoàn thành, được sử dụng để xác định số lượng công nhân cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định.
Khi công nhân không đến làm, bị thương hoặc trốn việc, điều đó có thể làm giảm năng suất, gây ra chậm trễ và khiến lịch trình bị đảo lộn. Điều này có thể buộc bạn phải đưa thêm công nhân vào hoặc thuê ngoài nhiều việc hơn, dẫn đến giảm lợi nhuận.
Trong vài năm qua, tình trạng thiếu lao động và ít lao động lành nghề đã khiến vấn đề năng suất trở nên trầm trọng hơn. Công nhân mới không có đủ kỹ năng và tự tin để hoàn thành nhiệm vụ với tốc độ tương đương như những người giàu kinh nghiệm trong đội. Việc hiểu rõ khả năng của công nhân là rất quan trọng khi xác định lịch trình dự án của bạn.
Để cải thiện năng suất và giảm thiểu trì hoãn, hãy thực hiện những điều sau:
- Kiểm tra lý lịch và đào tạo nhân viên để đảm bảo họ có kỹ năng thực hiện công việc của mình.
- Chỉ định vai trò và trách nhiệm cụ thể để mọi người biết họ nên làm gì mỗi ngày.
- Cung cấp cho công nhân các công cụ và thiết bị phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả.
- Làm việc với các nhà thầu phụ để xác định xem họ có đủ nhân lực để thực hiện công việc theo hợp đồng theo lịch trình hay không.
Bằng cách thực hiện những điều trên, bạn có thể cải thiện năng suất lao động, giảm thiểu trì hoãn và đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn và ngân sách.
Ngó lơ các tín hiệu cảnh báo
Khi mọi thứ trong dự án diễn ra suôn sẻ, thật dễ dàng bỏ qua những dấu hiệu cảnh báo sớm về những rắc rối tiềm ẩn. Những vấn đề nhỏ nếu không được kiểm soát có thể nhanh chóng trở thành những rắc rối lớn, dẫn đến thất bại cho dự án. Điều này có thể do công nhân không báo cáo vấn đề hoặc không theo dõi sát sao tiến độ dự án.
Những vấn đề nhỏ này thường bị gác lại do bận xử lý các khía cạnh khác của dự án. Tuy nhiên, tất cả các vấn đề đều cần được ưu tiên và xử lý kịp thời khi chúng phát sinh. Quản lý dự án nên có khả năng phân tích và khắc phục sự cố càng sớm càng tốt để tránh chậm trễ. Tư duy nhanh nhạy và ra quyết định sáng suốt là những yếu tố quan trọng phân biệt giữa một quản lý dự án giỏi và một người xuất sắc.
Để tránh bỏ qua các cảnh báo và giải quyết kịp thời các vấn đề nhỏ cần:
- Tạo văn hóa cởi mở, khuyến khích nhân viên báo cáo vấn đề: Xây dựng môi trường làm việc nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ những lo ngại và phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn.
- Thiết lập hệ thống theo dõi dự án chặt chẽ: Theo dõi sát sao tiến độ dự án, đánh giá rủi ro thường xuyên và chủ động tìm kiếm những dấu hiệu tiềm ẩn của vấn đề.
- Xử lý ngay lập tức các vấn đề phát sinh: Không trì hoãn việc giải quyết các vấn đề nhỏ, vì chúng có thể nhanh chóng trở thành vấn đề lớn. Ưu tiên các vấn đề theo mức độ nghiêm trọng và ảnh hưởng của chúng đến dự án.
- Tổ chức họp giao ban thường xuyên: Sử dụng các cuộc họp nhóm để thảo luận về tiến độ, thách thức và vấn đề, đảm bảo mọi người trong nhóm đều biết những gì đang diễn ra và có thể đóng góp ý kiến.
- Học hỏi từ kinh nghiệm: Phân tích các vấn đề đã xảy ra trong quá khứ và thực hiện các biện pháp phòng ngừa để ngăn chặn chúng tái diễn trong các dự án tương lai.
Vtranet đáp ứng được tiêu chuẩn có sự kết hợp giữa "quy trình nghiệp vụ" tiêu chuẩn kết hợp với tính chất đặc thù "linh hoạt" tại từng doanh nghiệp.
Tham khảo chi tiết sản phẩm tại đây!
