ERP không phải là cái gì đó mới ở Việt Nam, mà ngược lại ERP đã và đang được triển khai rộng rãi ở các doanh nghiệp vừa và lớn. Không thể phủ nhận giá trị mà ERP tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Nhưng triển khai ERP vẫn còn là một thách thức lớn với cả doanh nghiệp và cả đơn vị cung cấp.
Triển khai ERP (Enterprise Resource Planning) rất hiếm khi thất bại trong công đoạn xây dựng. Tuy nhiên, các dự án thường xuyên nhận thất bại trong giai đoạn triển khai. Có rất nhiều chuyện khá khủng khiếp về việc triển khai ERP thất bại mà tôi từng chứng kiến và nghe được. Kiểu như: nhà cung cấp ERP không có đủ khả năng để chuyển giao theo đặc thù của khách hàng, khách hàng không đưa ra được đâu là nhu cầu kinh doanh thật sự cần, thực tế kinh doanh, quản trị ở khách hàng đang trong giai đoạn hỗn loạn,…
Vậy đâu là chìa khoá để triển khai ERP thành công?
1) Tập trung vào những yêu cầu quan trọng nhất
Một lẽ tự nhiên là phần lớn khách hàng nghĩ tất cả các nghiệp vụ chức năng đều quan trọng, và nhiều khi tầm quan trọng là như nhau. Tại sao không đưa ra yêu cầu khi chúng ta đang chi tiền cho một hệ thống mới? Tất cả các suy nghĩ đó tạo ra một khởi đầu phức tạp, nhà cung cấp có cảm giác không có yêu cầu chức năng nào thật sự quan trọng vì tất cả yêu cầu đều quan trọng như nhau và chúng quá lớn cho nguồn lực chi trả cho cả bản thân họ và cả đội ngũ từ khách hàng.
Hãy dừng cách suy nghĩ đó nếu bạn muốn đưa dự án ERP của mình đi đến thành công. Hãy lùi lại một bước và tập trung 80% nỗ lực của bạn cho 20% các chức năng thực sự quan trọng mang tính sống còn của doanh nghiệp . Tốt nhất bạn nên tập trung vào trả lời các câu hỏi quan trọng như:
- Yếu tố quan trọng tạo ra lợi nhuận (profit)?
- Những yêu cầu nghiệp vụ là quan trọng nhất để thúc đẩy lợi nhuận?
- Có những yêu cầu đặc thù nào trong ngành công nghiệp mà doanh nghiệp đang hoạt động?
- Quy trình nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp đã được viết ra và được thống nhất?
- Làm thế nào các chức năng phần mềm sẽ giải quyết các yếu tố quan trọng để tạo ra thành công?
Theo kinh nghiệm của tôi với rất nhiều dự án ERP đã thực hiện triển khai thì đây là một trong những yếu tố quan trọng dẫn đến thành công nhưng thường hay bị bỏ qua nhất. Đáng tiếc là nó rất dễ dàng bị cường điệu hoá bởi các nhà cung cấp phần mềm ERP. Trừ khi bạn đã xác định rõ ràng 5-7 yêu cầu quan trọng cần được nhìn thấy với một sự thấu hiểu sâu.
2) Con người
Sẽ rất tệ nếu bạn không có những con người phù hợp trong đội dự án. Nó là quy tắc tạo ra thành công ở các dự án ERP. Sự thành công bắt đầu từ đội ngũ tham gia dự án và kết thúc ở khả năng lãnh đạo. Bạn thấy rằng ở những dự án triển khai ERP thất bại thường có người quản lý dự án không hiểu rõ mục tiêu chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, không hiểu rõ các quy trình nghiệp vụ và cả sự liên kết giữa các quy trình nghiệp vụ đó với nhau, tệ hơn là họ không có đủ khả năng tạo ra sự gắn kết với các thành viên dự án đến từ các bộ phận nghiệp vụ.
Khi bắt đầu triển khai một hệ thống thì 99,9% mang tính chất tạm thời và có thể đi sai trong quá trình triển khai. Nếu dự án được giao cho đúng người, đúng vị trí thì chính những con người được chọn lựa đúng ấy sẽ tham gia trực tiếp triển khai, tập trung vào quản lý thay đổi, dẫn dắt cả tổ chức thay đổi,… Họ sẽ biến những tắc nghẽn tiềm năng thành những va chạm nhỏ trên đường.
3) Lãnh đạo chức năng kinh doanh
Dự án phải được dẫn dắt bởi một lãnh đạo chức năng kinh doanh cốt lõi trong doanh nghiệp, và người quản lý dự án IT phải được tách rời với quy trình này. Tôi biết bạn sẽ nói tại sao lại mâu thuẫn vậy? Nhưng đó là yếu tố quan trọng để đưa dự án ERP triển khai thành công.
Người lãnh đạo nghiệp vụ kinh doanh phải là người dẫn dắt các quy trình làm việc để đảm bảo tất cả phải tập trung vào những thành phần chính trong hệ thống kinh doanh, từ đó hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh, dẫn dắt để đạt được business value, giá trị cho nguồn lực đầu tư, giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh,… Nhưng thông thường những người lãnh đạo nghiệp vụ kinh doanh không phải là người được trang bị kỹ năng quản lý dự án CNTT một cách tốt nhất.
Do đó, việc tìm kiếm một người quản lý dự án CNTT thành thạo trong việc gắn kết tất cả vào cùng nhau (các nhu cầu kinh doanh, quy trình nghiệp vụ, quản lý dự án, các yếu tố CNTT,…) và tạo thuận lợi cho việc thực hiện (đôi khi người quản lý dự án CNTT chấp nhận đứng sau hậu trường trong một vai phụ) là chìa khóa để thành công.
Ví dụ: Trong kinh nghiệm của tôi, nếu triển khai ERP được dẫn dắt bởi CNTT, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ đổ lỗi CNTT thiếu kiến thức kinh doanh trên những vấn đề phát sinh – bất kể họ có thể ngăn chặn chúng. Thay vào đó, nếu các chức năng kinh doanh dẫn dắt việc thực hiện, họ sẽ đưa lên các vấn đề kinh doanh trước. Trong những trường hợp đó, nếu CNTT không thể thiếu, thì các vấn đề thường đã không được giải quyết thành công – hoặc trong việc quản lý chi phí hiệu quả nhất. Vì vậy, giải pháp tối ưu xảy ra chỉ khi có sự hợp tác giữa nhà quản lý CNTT và lãnh đạo nghiệp vụ kinh doanh.
4) Quản lý thay đổi
Triển khai một hệ thống mới là một trong những sáng kiến quản lý thay đổi đáng kể nhất của một công ty có thể bắt tay vào. Đặc biệt là triển khai dự án ERP, công ăn việc làm của con người trong tổ chức bị thay đổi, các quy trình được định nghĩa lại, văn hoá doanh nghiệp thay đổi, và hệ thống được thay đổi,… Vì vậy, quản lý thay đổi là điều rất quan trọng để dẫn đến sự thành công.
Mặc dù quản lý thay đổi là một yêu cầu để thành công, nhưng nó không cần thiết cho các nhà lãnh đạo dự án và nhóm được một chuyên gia trong quản lý thay đổi để thành công. Thay vào đó, lãnh đạo là chìa khóa – giao tiếp chủ động, cung cấp tình trạng rõ ràng về tương lai, lộ trình để đến được với hệ thống quản trị trong tương lai, đặt câu hỏi, kết hợp đầu vào, lắng nghe niềm trăn trở của lãnh đạo cấp cao và người làm dùng đầu cuối, và quan trọng là tạo ra truyền thông nội bộ đủ mạnh để dẫn dắt tất cả mọi người trải nghiệm hệ thống mới với tư duy tích cực. Project Manager và các nhà lãnh đạo chức năng sẽ thực hiện hoặc phá vỡ thành công dự án ERP của bạn.
5) Đào tạo nhận thức và giáo dục người dùng
Chủ đề này không nên bỏ qua, đó là cách duy nhất để đảm bảo kết quả kinh doanh đạt được. Không chỉ tập trung vào việc của hướng dẫn mà nó còn giúp mọi người ghi nhớ lý do tại sao chúng ta triển khai một hệ thống mới – chúng tôi muốn mọi người nghĩ, đặt câu hỏi và làm việc như một đội với một mục tiêu chung để cung cấp kết quả kinh doanh như kỳ vọng của lãnh đạo.
Như vậy, các quy trình cần phải được xác định và hiểu rõ bằng cách trả lời các câu hỏi:
- Trách nhiệm công việc hàng ngày của mỗi người sẽ thay đổi như thế nào?
- Họ hiểu những mong đợi từ lãnh đạo?
- Họ hiểu được mối liên quan giữa các quy trình chức năng với nhau?
- Họ hiểu làm thế nào để thực hiện các chức năng trong hệ thống?
- Họ biết làm thế nào để tránh lặp lại sai lầm?
- Họ có biết làm thế nào để chạy các báo cáo?
Đây là những câu hỏi đơn giản nhưng thường bị bỏ qua hoặc được đề cập đến nhưng chỉ mang tính chất sơ sài. Khi một người dùng cuối thấy mọi thứ phức tạp thì họ sẽ có xu hướng quay về cách làm việc cũ và tìm mọi cách để chê bai hoặc từ chối sử dụng hệ thống mới. Đây cũng là một nguyên nhân gây ra thất bại thường thấy ở các dự án phần mềm.Theo các doanh nghiệp, việc nâng cấp hoặc triển khai hệ thống mới, những người theo các chìa khóa để thành công không chỉ triển khai thành công hệ thống mới mà còn giảm căng thẳng và thất bại đáng kể, và doanh nghiệp cũng sẽ có cơ hội áp dụng công nghệ để nâng cao lợi nhuận, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và mang lại nhiều giá trị gia tăng.
Có thể bạn nghĩ khác với những yếu tố tạo ra thành công cho một dự án ERP hoặc một dự án CNTT. Đừng lo lắng, hãy chia sẻ quan điểm của mình để cùng nhìn nhận thấu đáo hơn.
Theo Tuỳ Phong – APEX Global Corporation
