12 kỹ thuật lập mô hình quy trình nghiệp vụ BPM 2023 (phần 1)

Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ chủ yếu được sử dụng để lập bản đồ quy trình làm việc, giúp bạn có thể hiểu, phân tích và thực hiện những thay đổi tích cực đối với các quy trình trong doanh nghiệp. Việc sơ đồ hóa giúp bạn dễ hình dung hơn về quá trình trên và đưa ra các quyết định tốt hơn.

Mô hình BPM là gì?

BPM là viết tắt của Business Process Management, có nghĩa là Quản lý quy trình kinh doanh/quy trình nghiệp vụ. Đây là một phương pháp quản lý các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. BPM giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các quy trình kinh doanh, từ đó nâng cao năng suất và lợi nhuận.

Mô hình BPM bao gồm các bước sau:

• Thiết kế: Bước này bao gồm việc xác định các quy trình kinh doanh hiện tại, phân tích các quy trình đó và thiết kế các quy trình mới hiệu quả hơn.
• Thực hiện: Bước này bao gồm việc triển khai các quy trình mới và đào tạo nhân viên về cách sử dụng các quy trình đó.
• Theo dõi và cải tiến: Bước này bao gồm việc theo dõi hiệu quả của các quy trình mới và thực hiện các cải tiến cần thiết.

Đọc thêm: Business Process Automation (BPA) là gì? Hướng dẫn tự động hóa quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp

BPMN là gì?

BPMN là viết tắt của Business Process Model and Notation, có nghĩa là Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh. Đây là một ngôn ngữ tiêu chuẩn quốc tế để mô hình hóa các quy trình kinh doanh. BPMN được sử dụng bởi các doanh nghiệp, tổ chức và cơ quan chính phủ để mô tả, phân tích và cải thiện các quy trình kinh doanh của họ.

BPMN sử dụng một tập hợp các ký hiệu trực quan để mô hình hóa các quy trình kinh doanh. Các ký hiệu này được chia thành các loại chính sau:

• Các sự kiện: Các sự kiện là các điểm khởi đầu hoặc kết thúc của một quy trình kinh doanh.
• Các hoạt động: Các hoạt động là các tác vụ được thực hiện trong một quy trình kinh doanh.
• Các luồng: Các luồng là các đường dẫn mà dữ liệu và thông tin di chuyển trong một quy trình kinh doanh.
• Các điều kiện: Các điều kiện là các quyết định được đưa ra trong một quy trình kinh doanh.

Mô hình nghiệp vụ là gì?

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả chi tiết về các quy trình nghiệp vụ của một tổ chức. Mô hình nghiệp vụ xác định các hoạt động, thông tin và luồng dữ liệu liên quan đến các quy trình này.

Mô hình nghiệp vụ được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

• Hiểu rõ hơn về các quy trình nghiệp vụ: Mô hình nghiệp vụ giúp các nhà quản lý, nhân viên và các bên liên quan khác hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của các quy trình nghiệp vụ.
• Thúc đẩy cải tiến: Mô hình nghiệp vụ giúp doanh nghiệp xác định các cơ hội cải tiến trong các quy trình nghiệp vụ của họ.
• Tự động hóa quy trình nghiệp vụ: Mô hình nghiệp vụ có thể được sử dụng để thiết kế các hệ thống tự động hóa quy trình nghiệp vụ (BPA).
• Kiểm soát quy trình nghiệp vụ: Mô hình nghiệp vụ có thể được sử dụng để đo lường và phân tích hiệu suất của các quy trình nghiệp vụ.

Có nhiều phương pháp khác nhau để mô hình hóa nghiệp vụ. Một phương pháp phổ biến là sử dụng BPMN (Business Process Model and Notation), một ngôn ngữ tiêu chuẩn quốc tế để mô hình hóa các quy trình kinh doanh

Việc sử dụng các mẫu sau đây để dễ dàng làm chủ việc lập mô hình quy trình nghiệp vụ

• Ký hiệu mô hình quy trình nghiệp vụ (BPMN)
• Sơ đồ UML (UML diagrams)
• Kỹ thuật lưu đồ (Flowchart technique)
• Sơ đồ luồng dữ liệu (Data flow diagrams)
• Sơ đồ hoạt động của từng vai trò (Role activity diagrams)
• Sơ đồ tương tác của từng vai trò (Role interaction diagrams)
• Biểu đồ Gantt (Gantt charts)
• Integrated definition for function modeling
• Mạng màu petri (Colored petri-nets)
• Phương pháp hướng đối tượng (Object oriented methods)
• Kỹ thuật luồng công việc (Workflow technique)
• Mô hình mô phỏng (Simulation model)

Tại phần 1 của bài viết, chúng ta sẽ đến với 6 kỹ thuật lập mô hình quy trình nghiệp vụ đầu tiên.

1. Ký hiệu mô hình quy trình nghiệp vụ (BPMN)

Nói một cách đơn giản, BPMN là một biểu diễn đồ họa của quy trình nghiệp vụ bằng cách sử dụng các đối tượng tiêu chuẩn. Về mặt kỹ thuật, nó được định nghĩa là một tập hợp các ký hiệu đồ họa và các quy tắc xác định các mối liên kết giữa các đối tượng

BPMN bao gồm các khối cơ bản sau đây;

• Đối tượng luồng: sự kiện (hình tròn), hoạt động (hình chữ nhật với các góc tròn) và cổng (kim cương)
• Đối tượng kết nối: chủ yếu bao gồm các mũi tên, chúng biểu thị luồng trình tự (mũi tên liền), luồng thông báo (mũi tên đứt nét) và các liên kết
• Swimlanes: pool (nơi chứa các biểu diễn đồ họa) và làn (các phân vùng phụ của pool)
• Phần mềm: đối tượng dữ liệu, nhóm và chú thích.

Ưu điểm lớn nhất của BPMN là nó được viết dựa trên một quy chuẩn với các giá trị rõ ràng. Vì vậy, rất nhiều nhà phân tích nghiệp vụ đã quen thuộc với nó, khiến họ nhanh chóng đi vào áp dụng BPMN. Ngoài ra, hầu hết các công cụ mô hình hóa đều hỗ trợ BPMN, giúp việc chia sẻ và chỉnh sửa thông tin dễ dàng hơn nhiều ngay cả khi sử dụng chúng trên các phần mềm khác nhau. Tất cả những điều này cùng nhau làm cho BPMN trở thành kỹ thuật mô hình hóa quy trình kinh doanh phổ biến nhất tại thời điểm này.

Đọc thêm: Ứng dụng công nghệ chuyển đổi số trong các doanh nghiệp

2. Sơ đồ UML (UML diagrams)

UML là một việc mô hình hóa quy trình nghiệp vụ. Nó chủ yếu được sử dụng để đặc tả, mường tượng, phát triển và tài liệu hóa các hệ thống phần mềm BPM. Nhưng các chuyên gia nghiệp vụ đã điều chỉnh nó như một kỹ thuật mô hình hóa quy trình nghiệp vụ mạnh mẽ.

Với 14 kiểu sơ đồ UML khác nhau, nó nổi tiếng với tính linh hoạt, mạnh mẽ để trực quan hóa hầu hết mọi quy trình nghiệp vụ. Chúng thường được sử dụng để mô hình hóa logic chi tiết của một quy trình kinh doanh. Theo nhiều cách, biểu đồ UML là hướng đối tượng tương đương với biểu đồ luồng.

Như đã đề cập ở trên, một trong những ưu điểm chính của nó là tính linh hoạt. Nhưng với 14 loại sơ đồ khác nhau, một số người có thể cảm thấy khó hiểu về từng loại. Thêm vào đó cùng một quá trình có thể được sơ đồ hóa bằng nhiều loại UML khác nhau. Vì vậy đây không phải là lựa chọn phổ biến nhất trong các nhà phân tích.

3. Kỹ thuật lưu đồ (Flowchart technique)

Lưu đồ có lẽ là loại sơ đồ phổ biến nhất trên thế giới. Bởi vì nó có ít ký hiệu tiêu chuẩn giúp nhiều người có thể dễ dàng hiểu được. Trên thực tế, BPMN có thể được coi là phiên bản nâng cao của kỹ thuật lưu đồ cơ bản. Ngoài ra, hầu hết các phần mềm đều hỗ trợ tạo lưu đồ, giúp chúng tiếp cận nhiều người hơn.

Lưu đồ sử dụng luồng hành động tuần tự và không hỗ trợ phân tích các hoạt động. Nhiều người cho rằng kỹ thuật lưu đồ là kỹ thuật đầu tiên để xây dựng BPM. Nó đã được sử dụng trong nhiều năm trời dù nhiều người không biết chính xác thời gian nó được phát minh.

4. Sơ đồ luồng dữ liệu (Data flow diagrams)

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) cho thấy luồng dữ liệu hoặc thông tin từ nơi này đến nơi khác. DFDs mô tả các quá trình, hiển thị cách mà các quá trình này liên kết với nhau thông qua các kho lưu trữ dữ liệu và cách các quá trình liên quan đến người dùng.

Chúng thường được sử dụng để ghi lại quá trình phân tích tài liệu thiết kế. DFD có thể được coi là một phương pháp tổ chức dữ liệu từ trạng thái thô, là xương sống của “ việc phân tích có cấu trúc” được phát triển vào đầu những năm sáu mươi bởi Yourdon.

5. Sơ đồ hoạt động của từng vai trò (Role activity diagrams)

Vai trò được thể hiện thông qua việc mô tả một hành vi mong muốn trong tổ chức. Chúng thường là các chức năng tổ chức, bao gồm hệ thống phần mềm, khách hàng và nhà cung cấp. RAD cung cấp một góc nhìn khác về quy trình và đặc biệt hữu ích trong việc hỗ trợ giao tiếp. Vậy nên RAD rất trực quan, để đọc, dễ hiểu và trình bày một cái nhìn chi tiết về quy trình và cho phép các hoạt động diễn ra song song.

6. Sơ đồ tương tác của từng vai trò (Role interaction diagrams)

Các hoạt động của doanh nghiệp và vai trò được kết nối theo một hệ thống ma trận. Các hoạt động được hiển thị theo chiều dọc trên trục bên trái và các vai trò được hiển thị theo chiều ngang ở trên cùng. Văn bản và ký hiệu cùng được sử dụng trên loại sơ đồ này.

Mặc dù phức tạp hơn một chút so với sơ đồ luồng vì chúng có thể gây rối cho một số người dùng, với nhiều mũi tên trỏ sang trái và phải. Nhưng nhìn chung, RID khá trực quan để hiểu và dễ đọc tuy nhiên

Tuy nhiên, đầu vào và đầu ra từ các hoạt động không được mô hình hóa khiến chúng thiếu đi nhiều thông tin quan trọng. RID không linh hoạt như lưu đồ, mang tính cứng nhắc. Nhưng so với các kỹ thuật mô hình hóa khác, RIDs vẫn khá linh hoạt. Chúng có thể được vẽ bằng các phần mềm BPM.

Tổng kết

Thông qua phần 1, các bạn đã nắm được 6 kỹ thuật lập mô hình quy trình nghiệp vụ cơ bản cho doanh nghiệp. Mong rằng doanh nghiệp đã chọn được cho minh 1 kỹ thuật mô hình phù hợp với mình.

Nếu bạn vẫn chưa chọn được cho mình 1 kỹ thuật phù hợp thì cũng không sao cả, hãy tham khảo thêm phần 2: 12 kỹ thuật lập mô hình quy trình nghiệp vụ BPM bạn nhé!

Nguồn: Creatly