Quản lý và điều hành tour du lịch

Giới thiệu

KẾT NỐI & TĂNG HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Phần mềm Vtranet - Travel được hình thành trên thực tiễn tại nhiều doanh nghiệp du lịch tiêu biểu. Với quy trình kinh doanh và đặc thù xử lý nghiệp vụ kinh doanh - quản lý điều hành tour, hệ thống được xây dựng để đáp ứng với nhiều loại hình công ty du lịch lữ hành:

• Kinh doanh Tour Inbound ( Tour may đo riêng / Customized Tour, Tour hãng )
• Kinh doanh Tour Outbound
• Kinh doanh các dịch vụ đơn lẻ khác như: Đặt vé, Khách sạn, Thuê xe.... 
• Với các nghiệp vụ khác, như: Tour nội địa ( dạng Tour yêu cầu hoặc Tour bán lẻ gom đoàn )

Vtranet - Travel đáp ứng được tiêu chuẩn có sự kết hợp giữa "quy trình nghiệp vụ" tiêu chuẩn kết hợp với tính chất đặc thù "linh hoạt" tại từng doanh nghiệp.

Liên hệ tư vấn ( và Tài khoản Demo ): Hotline 0988.140.968 hoặc 04.6684.3699 | Email: info@vinno.vn

Lợi ích của giải pháp

• Nâng cao chất lượng dịch vụ bằng cách hạn chế sai xót trong quy trình làm việc với từng bộ phận phòng ban.
• Tăng năng suất lao động bằng cách giảm thiểu các công việc trùng lặp và tái sử dụng kết quả trước đó đã thực hiện.
• Cải thiện kết quả kinh doanh bằng cách cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời cho nhà bộ phận lãnh đạo.
• Tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp minh bạch và công bằng đối với mọi thành viên trong doanh nghiệp.
• Linh hoạt trong triển khai mô hình ứng dụng, dễ dàng điều chỉnh cho phù hợp với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, có thể đáp ứng dưới hình thức:
  • Phần mềm Quản lý kinh doanh và Điều hành tour - du lịch NỘI BỘ ( chỉ các thành viên / phòng ban trong công ty bạn vận hành )
  • Cổng thông tin điều hành hoạt động du lịch ( có hướng mở cho các đối tác bên ngoài tham gia vào hệ thống với cơ chế phân    quyền chặt chẽ - theo cách thức của công ty bạn )
  • Hoặc đơn giản là một kênh lưu trữ tập chung và chia sẻ dữ liệu hay Công cụ tổng hợp và dánh giá hiệu quả kinh doanh.

Vì sao chọn giải pháp Vtranet Travel ?

• Tính năng chuyên nghiệp với sự tham khảo từ các phần mềm nổi tiếng của nước ngoài cộng với kinh nghiệm triển khai trực tiếp cho các doanh nghiệp Việt Nam.
• Chi phí trriển khai phù hợp với Ngân sách doanh nghiệp (có thể triển khai bổ sung không gián đoạn sử dụng tại mọi thời điểm).
• Được phát triển bởi công ty phần mềm Vinno thành lập năm 2004 với kinh nghiệm triển khai phần mềm cho hơn 1000 khách hàng.
• Hoạt động trên cả hai môi trường mạng LAN và INTERNET.
• Quản trị linh hoạt - có thể mở rộng quy mô và thích nghi với sự thay đổi của doanh nghiệp theo từng giai đoạn và thời điểm.
• Dịch vụ hỗ trợ và bảo hành chuyên nghiệp 24/7 tại www.hotro24.com 

Chức năng chính của phần mềm

Chức năng liên hệ

• Thêm, Sửa, Xóa thông tin liên hệ.
• Check trùng và làm sạch dữ liệu trùng
• Tra cứu, Thống kê dữ liệu liên hệ nhiều tiêu chí
• Cảnh báo ngày hết hạn Visa, Hộ chiếu…trước 01 thời hạn mặc định
• Lưu tự động dữ liệu lịch sử liên quan đến Liên hệ
• Email chúc mừng sinh nhật tự động
• Phân quyền chi tiết khai thác dữ liệu ( chi tiết quyền: xem / sửa thông tin liên hệ )
• Cho phép import dữ liệu khách hàng từ excel.

Chức năng quản lý đối tác và nhà cung cấp

• Thêm, Sửa, Xóa thông tin nhà cung cấp.
• Tra cứu, Thống kê dữ liệu nhà cung cấp nhiều tiêu chí: Quốc gia / Thành phố, Loại dịch vụ….
• Lưu tự động dữ liệu lịch sử liên quan đến nhà cung cap: Tour triển khai ( số lượng / giá trị dịch vụ ), Ý kiến đánh giá.

• Quản lý thông tin hợp đồng mùa vụ:

  • Cảnh báo thời hạn hợp đồng
  • Cho phép attach file hợp đồng dịch vụ
  • Cho phép cập nhật bổ sung hợp đồng các năm mới
• Phân quyền chi tiết khai thác dữ liệu: Xem / Sửa / Xóa theo vai trò người dùng ( Quyền xóa sẽ rất hạn chế ).
• Cảnh báo các nab cung cap có đánh giá kém chất lượng dịch vụ ra màn hình trang chủ của vai trò liên quan.
• Màn hình thống kê / tổng hợp chất lượng dịch vụ nhà cung cấp

Tiếp nhận và xử lý request

• Thêm mới / Sửa / Xóa nhu cầu khách hàng
• Giao việc xử lý nhu cầu cho nhiều người (cảnh báo qua email công việc mới giao ).
• Lưu trữ lịch sử chương trình Tour & Báo giá tour đã gửi khách hàng.

• Thống kê / Tra cứu nhu cầu nhiều tiêu chí: Tên khách hàng,Loại dịch vụ, Mã request, Mã tour …

Quản lý booking / hợp đồng dịch vụ

• Thêm / Sửa / Xóa hợp đồng / booking ( tour / dịch vụ )
• Giao việc xử lý hợp đông / booking
• Cập nhật khách hang sử dụng dịch vụ ( khách đi tour ) bằng cơ chế import file excel.
• Ghi nhận giá trị booking, chi tiết tới từng nhóm dịch vụ, ghi nhận giá trị biến động ( tăng / giảm trước, trong khi thực hiện dịch vụ ) è Cơ sở theo dõi công nợ khách hàng
• Lập kế hoạch / bàn giao theo dõi công nợ khách hàng
  Ghi chú: Hệ thống sẽ có cảnh báo tới các đối tượng liên quan khi khoản công nợ đến hạn (cài đặt mặc định: Trước 1,2…ngày theo thực tế cần thiết của doanh nghiệp ).
• Bàn giao công nợ chi phí trực tiếp trên booking ( nếu là dịch vụ lẻ )
• Bàn giao Tour liên quan sang giai đoạn ĐIỀU HÀNH.
• Thống kê và tra cứu  đa tiêu chí
• Tạo biểu in xác nhận đặt địch vụ của khách hàng theo mẫu tiêu chuẩn của đơn vị.
• Lưu vết lịch sử Booking theo khách hàng, Tour ( nếu là dạng Tour bán gom đoàn )

Điều hành tour

Khâu lên lịch chạy tour: Kinh doanh, Điều hành, hoặc Bộ phận sản phẩm (với tình huống Tour bán lẻ)

• Tạo tour / Cập nhật, bàn giao tour sang khâu điều hành ( lập lịch chạy tour )
  (1). Tour gom đoàn: Danh sách tour sản phẩm => Hình thành tour thực hiện
  (2). Tour đoàn riêng: Booking / Hợp đồng => Hình thành tour thực hiện
• Phân công Điều hành phụ trách
• Giao việc xử lý nhanh các vấn đề liên quan

Khâu điều hành (Nhân sự Điều hành)

• Lập dự toán tour theo 03 các hình thức:

  • Cách 1: Nhập chi tiết dự toán
  • Cách 2: Nhập dự toán nhanh bằng cơ chế sao chép dữ liệu dự toán từ tour tương đồng => Tiến hành điều chỉnh
  • Cách 3: Sao chép tour (chương trình tour & dữ liệu điều hành) => Tiến hành điều chỉnh
• Tạo đề nghị thanh toán / tạm ứng chi phí NCC (có thể cài đặt cơ chế phê duyệt chi phí)
• In phiếu đề nghị thanh toán / Tạm ứng ncc

• Dữ liệu sổ điều tour: Giúp công ty kiểm soát nhanh các nhà cung cấp ( Ăn / Nghỉ ) cho các tour sẽ triển khai theo dạng lịch

Khâu kiểm soát ( Ban Lãnh đạo )

• Phê duyệt đề nghị thanh toán NCC.
• Kiểm soát giá trị phát sinh trong suốt quá trình chạy tour ( So sánh với giá trị DỰ TOÁN ban đầu với giá trị QUYẾT TOÁN ).

Khâu quyết toán: Điều hành phụ trách

• Điều chỉnh / Hoàn thiện chi phí chạy tour

• Chốt dữ liệu từ khâu DỰ TOÁN sang QUYẾT TOÁN è Cơ sở hình thành dữ liệu chạy báo cáo.

  • Xác thực thông tin Quyết toán: Check box & Lưu tour

Các biểu in giai đoạn điều hành:

• Chi tiết dự trù chi phí tour
• Biểu in điều tour
• Biểu in bàn giao HDV
• Biểu in thông tin điểm đến: Các điểm mạnh / hạn chế tại các nhà cung cấp.
• Biểu in danh sách khách đi tour – (Sẵn có tiện ích XẾP PHÒNG & in Danh sách xếp phòng cho cả trường hợp tour bán lẻ gom đoàn).
• Biểu in danh sách khách đi tour – Danh sách thủ tục Visa (theo biểu mẫu của đơn vị)
• Biểu in PHIẾU ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Theo dõi thanh toán

• Cập nhật và theo dõi các khoản thu của khách hàng trên booking
• Cập nhật và quản lý các khoản chi cho đối tác/tour
• Cảnh báo các khoản thu/chi đến hạn - có dấu hiệu cảnh báo "quá hạn".
• Thống kê / tổng hợp công nợ thu/chi theo: Khách hàng, đối tác, booking, tour 
• Cho phép in bản Quyết toán tổng hợp của từng chương trình tour trên hệ thống ( theo tổng hợp có sẵn của phần mềm ). 

Chức năng quản lý báo cáo ( tiêu chuẩn )

• Báo cáo doanh số, số lượng booking trong tháng
• Báo cáo doanh số của nhân viên kinh doanh
• Báo cáo hiệu quả kinh doanh của bộ phận bán hàng / nhân viên
• Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi trên từng nhân sự
• Báo cáo khách hàng doanh số khách hàng
• Báo cáo lãi gộp tour
• Báo cáo lãi gộp dịch vụ lẻ

Tích hợp hệ thống

• Tích hợp đầu số tổng đài => Ghi lịch sử cuộc gọi, rõ khách hàng là ai khi gọi đến công ty. 
• Tích hợp hệ thống email Marketing & Chăm sóc khác => Giúp doanh nghiệp bảo mật chặt chẽ dữ liệu liên hệ mà công ty đang có. 

Các chức năng tiêu chuẩn khác có sẵn gồm:

• Chức năng công việc
• Chức năng tài liệu
• Cập nhật thông tin nhân sự / tài khoản người dùng
• Tin tức hoạt động nội bộ / Thông báo
• Quản trị phân quyền theo vai trò người dùng trên hệ thống

Video giới thiệu về phần mềm