Các bước triển khai mô hình Kaizen cho doanh nghiệp

Để nâng cao chất lượng của sản phẩm, việc tiến hành liên tục cải tiến được coi là vô cùng cần thiết. Vì thế mà triết lý Kaizen đã giúp các doanh nghiệp Nhật Bản vượt xa hơn so với các đối thủ cạnh tranh, thông qua việc tuân thủ những chính sách và quy tắc cố định nhằm loại bỏ những sai sót và đảm bảo chất lượng, tạo ra sự hài lòng cho khách hàng.

Vậy quy trình thực hiện Kaizen như thế nào là điều được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nguồn gốc và 8 bước thực hiện Kaizen được chúng tôi nghiên cứu mới nhất dưới đây.

Nguồn gốc Kaizen ra đời như thế nào?

Kaizen có nguồn gốc tại Nhật Bản, được hiểu theo cách sau: "Kai" có nghĩa là sự thay đổi, trong khi "zen" mang ý nghĩa tốt hơn. Hoặc nói cách khác, triết lý Kaizen được hiểu là liên tục cải thiện chính bản thân mọi người, hàng ngày và ở bất ở đâu. Tuy vậy, một quan điểm khác cho rằng Kaizen không chỉ đơn giản là cải thiện mà Kaizen còn là tối ưu hóa quy trình, sản phẩm, môi trường làm việc và cả con người.

Vào năm 1986, triết lý Kaizen từ phương Tây đã được Masaaki Imai lan tỏa tới mọi người thông qua cuốn sách Kaizen mang tên "Chìa khóa thành công cạnh tranh của Nhật Bản".

Sau thế chiến thứ 2, nhiều hệ lụy đã ảnh hưởng đến cuộc sống con người. Trong tình hình đó, W. Edwards Deming cùng một nhà sản xuất người Nhật nhận thấy giá trị của triết lý Kaizen và nhanh chóng lan tỏa ý này đến mọi người.

Mục đích lần này là tập trung vào việc tăng cường hiệu suất sản xuất, nâng cao chất lượng cuộc sống cho mọi người. Sức mạnh sự cố gắng là điều kiện cần, để đạt được những thành tựu vượt bậc, việc trang bị đầy đủ khả năng nhìn nhận năng lực bản thân, vị trí và bạn cần làm gì để cải thiện những lỗ hỏng đó.

Xem thêm:

1. Các "ông lớn" trên thế giới ứng dụng Kaizen như thế nào?

2. Lean là gì? 20 mô hình quản lý tinh gọn phổ biến hiện nay

8 bước thực hiện Kaizen cho doanh nghiệp

Bước 1: Lựa chọn và xác định phạm vi áp dụng Kaizen

Kaizen chỉ nên áp dụng vào những dây chuyền sản xuất hoặc các bộ phận chuyên môn thực sự cần thiết và có khả năng thực hiện cải tiến. Không nên sử dụng Kaizen một cách tùy tiện, vì việc áp dụng sai mục tiêu có thể gây phản tác dụng cho phương pháp này. Bạn nên bắt đầu áp dụng Kaizen ở một điểm nhất định, sau đó mở rộng áp dụng vào từng đội nhóm, bộ phận và cuối cùng mở rộng ra toàn bộ doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định mục tiêu qua thực trạng doanh nghiệp hiện tại

Bất kỳ phương pháp hoặc chiến lược thay đổi nào cũng đòi hỏi sự suy nghĩ sáng suốt từ doanh nghiệp khi đưa ra quyết định. Quá trình đánh giá thực trạng của doanh nghiệp hiện tại là bước quan trọng để xác định hướng và mục tiêu Kaizen một cách chính xác.

Việc triển khai Kaizen không cần chi phí quá lớn, bởi vì bản chất của Kaizen không nằm ở những công cụ khoa học hiện đại phức tạp, mà nó là một triết lý được áp dụng vào quản lý tổ chức và doanh nghiệp. Mặc dù không yêu cầu số tiền lớn, nhưng Kaizen yêu cầu sự cam kết và nỗ lực kéo dài từ phía doanh nghiệp, đặc biệt là từ lãnh đạo, nhằm tạo ra sự chỉ đạo mạnh mẽ và nghiêm túc đối với nhân viên.

Vì vậy, để mọi người không bỡ ngỡ, doanh nghiệp nên chuẩn bị nền tảng tinh thần và phổ biến cho công ty trước khi đưa ra bất kỳ quyết định tiếp theo.

Bước 3: Xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề

Sau khi đã hiểu rõ tình hình của doanh nghiệp, bước tiếp theo là cụ thể hóa việc xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề mà công ty đang gặp phải. Khi bạn hiểu rõ các lỗ hổng của mọi vấn đề thì quá trình giải quyết vấn đề có thể diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn so với việc chỉ giải quyết theo quán tính, không đảm bảo tính chặt chẽ và ổn định.

Ví dụ: Doanh nghiệp của bạn đang đối mặt với vấn đề tồn đọng hàng tồn kho quá nhiều, thì nguyên nhân gốc rễ là gì? Có thể nguyên nhân đó bắt nguồn từ sai sót trong quá trình phân phối, hoặc từ chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu,... Bạn có thể dựa vào các số liệu thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ lâu để có câu trả lời chính xác nhất.

Một phương pháp hữu ích để làm tìm ra các vấn đề hiệu quả đó là phương pháp 5 Whys. Phương pháp này được thực hiện một cách đơn giản trong việc xác định nguyên nhân gốc rễ của những vấn đề. Phương pháp hoạt động bằng cách liên tục đặt câu hỏi "Tại sao?" cho đến khi tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.

Bước 4: Đề xuất biện pháp thực hiện từ những dữ liệu đã phân tích

Nếu doanh nghiệp gặp vấn đề ở đâu thì cải thiện ở đó. Khi đã phân tích và xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, bạn cần đưa ra các giải pháp tối ưu, phù hợp với phạm vi kiểm soát của doanh nghiệp. Quan trọng là những giải pháp này phải dựa trên dữ liệu thống kê và có khả năng đo lường bằng những con số.

Bước 5: Tiến hành thực hiện biện pháp theo phương pháp đề ra

Ở bước này, phương pháp Kaizen sẽ được thực hiện theo kế hoạch đã được xác định trước đó. Trong quá trình thực hiện, sự tham gia của bộ phận lãnh đạo, các cấp quản lý và những người có liên quan phải liên tục theo dõi quá trình thực hiện, thu thập thông tin và tiến hành kiểm tra tỉ mỉ để đảm bảo việc áp dụng Kaizen vào hoạt động thực tế của doanh nghiệp được thực hiện đúng cách và có hiệu quả.

Bước 6: Đo lường và đánh giá kết quả thực hiện

Measurable - có thể đo lường được là một trong năm tiêu chí của mô hình SMART. Mục tiêu cần phải có tính định lượng để có thể xác định mức độ hoàn thành. Điều này giải thích tại sao bước thứ 4 yêu cầu doanh nghiệp đề xuất các giải pháp có khả năng đo lường bằng cách sử dụng con số. Chẳng hạn, mục tiêu cụ thể và có khả năng đo lường có thể là công ty muốn tiếp cận 10,000 khách hàng doanh nghiệp tại Mỹ.

Mục tiêu được coi là thành công khi doanh nghiệp thực sự tiếp cận được 10,000 khách hàng theo chuẩn đã đặt ra. Khi sử dụng tiêu chí đo lường được của mô hình SMART, bạn có thể dễ dàng xác định những giải pháp Kaizen phù hợp. Do đó, ở bước này, bạn cần thực hiện thao tác thu thập dữ liệu quen thuộc.

Bước 7: Xây dựng hoặc điều chỉnh các tiêu chuẩn để phòng ngừa tình trạng lặp lại

Trong quá trình ghi nhận kết quả, bạn sẽ cảm nhận được những bất cập của việc áp dụng Kaizen vào hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Lúc này, nếu bạn gặp các thiếu sót hay vi phạm, hãy nhanh chóng tiến hành khắc phục và điều chỉnh lại ngay. Hãy biến những điều chưa phù hợp của Kaizen thành những yếu tố tăng cường trong cách vận hành Doanh nghiệp của bạn.

Bước 8: Xem xét lại quá trình và xây dựng dự án tiếp theo

Việc triển khai triết lý Kaizen bạn không thể nôn nóng có kết quả ngay lập tức. Đây là quá trình đòi hỏi sự kiên nhẫn, với việc quan sát, thu thập dữ liệu, đo lường và đánh giá liên tục. Do đó, hãy bắt đầu từ những thay đổi nhỏ nhất và rút ra những bài học quý báu, để tránh lặp lại sai lầm trong các lần triển khai sau.

Qua đó, bạn sẽ nhận thấy rằng: không có bài học vĩ mô quốc tế nào có giá trị thực sự tốt hơn những bài học mà doanh nghiệp của bạn đã học từ việc thử nghiệm và áp dụng thực tế.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết 8 bước thực hiện triết lý Kaizen cho doanh nghiệp mà Vinno đã chia sẻ. Nếu bạn quan tâm về cách áp dụng Kaizen sao cho hiệu quả, có thể tham khảo khóa học 5S Kaizen tại PMS để biết cách áp dụng đúng cho doanh nghiệp.