Kaizen là gì? Phương pháp Kaizen đã ra đời trong bối cảnh nền kinh tế đang có sự biến đổi không ngừng. Đây là một chìa khóa giúp doanh nghiệp định hướng và thích nghi với thực tại, đồng thời hội nhập với thế giới. Vậy, để hiểu rõ về Kaizen và lý do Toyota vượt qua giai đoạn khủng hoảng kinh tế và đạt được nhiều thành công to lớn nhờ phương pháp này, hãy cùng Vinno khám phá ngay dưới đây!
Nội dung bài viết
Kaizen là gì?
Vậy cải tiến Kaizen là gì? Kaizen là một thuật ngữ của người Nhật, được ghép từ hai chữ "kai" - thay đổi và "zen" - tốt hơn, mang ý nghĩa "thay đổi để tốt hơn" hoặc "cải tiến liên tục". Triết lý kinh doanh này của Nhật bản coi việc cải thiện năng suất là một quá trình dần dần và có phương pháp. Điều này được thực hiện bằng cách tạo ra không khí nhóm, cải thiện quy trình hàng ngày, đảm bảo sự cam kết của nhân viên và đem lại sự viên mãn, giảm mệt mỏi và đảm bảo an toàn trong công việc.
Lợi ích của Kaizen là gì?
Một số lợi ích tiêu biểu của Kaizen đối với các doanh nghiệp là:
Cải tiến nhỏ nhưng tạo hiệu quả trong dài hạn.
Giảm thiểu lãng phí và tăng năng suất trong quy trình sản xuất và vận hành doanh nghiệp (giảm hàng tồn kho, hàng không đạt chuẩn, thời gian tìm kiếm chờ đợi và vận chuyển hàng hóa…).
Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc nhân viên.
Mỗi cá nhân có cơ hội đóng góp ý kiến, giúp củng cố lòng trung thành của nhân viên, giảm luân chuyển nhân sự.
Cải thiện sự hài lòng của khách hàng khi chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt kèm giá tối ưu.
Các yếu tố chính và nguyên tắc cốt lõi của triết lý Kaizen
Trong triết lý Kaizen, có 5 nguyên tắc cơ bản luôn được vận dụng trong mọi công cụ và hành vi Kaizen. Các nguyên tắc này bao gồm:
Know your Customer (hiểu khách hàng của bạn)
Let it Flow (đảm bảo quá trình diễn ra trơn tru)
Go to Gemba (đến nơi diễn ra công việc thực tế)
Empower People (tạo động lực cho nhân viên)
Be Transparent (tạo sự minh bạch)
Việc triển khai 5 nguyên tắc này trong bất kỳ tổ chức nào là vô cùng quan trọng để xây dựng một văn hóa cải tiến liên tục thành công và đánh dấu một bước ngoặt trong sự tiến bộ về chất lượng, năng suất và quan hệ lao động-quản lý.
Chương trình Kaizen cho doanh nghiệp
Kaizen 5S
Kaizen 5S là gì? Kaizen 5S là một phương pháp quản lý và cải tiến quy trình được áp dụng trong nhiều tổ chức và doanh nghiệp, đặc biệt là ở Nhật Bản. Nó bao gồm một chuỗi các bước để tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và có tổ chức, từ đó cải thiện hiệu suất và hiệu quả làm việc.
Triển khai 5S bao gồm các bước sau đây:
Sàng lọc (Seiri): Phân chia và giữ lại những vật dụng cần thiết cho công việc, loại bỏ những thứ không cần thiết.
Sắp xếp (Seiton): Tổ chức triển khai các vật dụng còn lại theo cách hiệu quả, tuân thủ các tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
Sạch sẽ (Seiso): Dọn dẹp và duy trì vệ sinh nơi làm việc, đảm bảo dụng cụ luôn sạch sẽ. Điều này giúp cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro tai nạn và ngăn chặn bụi bẩn gây hỏng hóc các thiết bị máy móc.
Săn sóc (Seiketsu): Mục tiêu của bước này là tiêu chuẩn hóa và duy trì hoạt động 3S trong doanh nghiệp. Đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện bài bản, lâu dài và tồn tại tại mọi nơi trong doanh nghiệp.
Sẵn sàng (Shitsuke): Xây dựng và rèn luyện thói quen, tác phong chủ động để mọi thành viên trong doanh nghiệp tham gia triển khai 5S.
Kaizen Suggestion System (KSS)
Hệ thống gợi ý Kaizen (KSS) là hệ thống đề xuất cải tiến, khuyến khích sự tham gia đóng góp của tất cả mọi người thông qua việc khích lệ tài chính và phi tài chính, bổ sung bằng các biểu mẫu đề xuất cải tiến và các quy định và mức độ thưởng khen.
Khi một ý kiến cải tiến từ nhân viên được chấp nhận và áp dụng cho sản phẩm tiếp theo, người đó sẽ nhận được một khoản thưởng hoặc phần thưởng vì đã giúp tiết kiệm chi phí sản xuất sản phẩm.
Hệ thống khuyến nghị Kaizen gồm:
Hệ thống tiếp nhận, xử lý, phản hồi và hỗ trợ thực hiện các ý tưởng (phiếu đề xuất ý tưởng, thông tin nội bộ, hộp thư...).
Hệ thống đào tạo tại chỗ (phương pháp động não - ý tưởng nhóm giải quyết vấn đề, tư duy sáng tạo...).
Hệ thống quảng bá, thúc đẩy và khen thưởng (bản tin công ty, tạp chí về Kaizen,...).
Just in time (JIT)
Just-in-Time (JIT) tập trung vào việc cung cấp nguồn lực và vật liệu đúng lúc, đúng số lượng và chất lượng cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Mục tiêu trong JIT là đạt được sự đồng bộ giữa quá trình sản xuất và nhu cầu của khách hàng. Việc tối ưu hóa quá trình sản xuất và loại bỏ những hoạt động không cần thiết giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, lượng tồn kho không cần thiết và các hình thức lãng phí khác.
Một số nguyên tắc và phương pháp thường được áp dụng trong JIT gồm:
Sử dụng hệ thống Kanban: Kanban là một phương pháp đồ họa để quản lý quá trình sản xuất và cung ứng. Nó giúp điều khiển việc sản xuất và cung cấp vật liệu dựa trên nhu cầu thực tế của quá trình sản xuất.
Giảm thiểu thời gian chờ đợi: Qua việc tối ưu hóa quá trình sản xuất và thiết lập các chuỗi công việc liên tục, thời gian chờ đợi giữa các giai đoạn sản xuất được giảm thiểu. Điều này giúp tăng hiệu suất và giảm lãng phí.
Tăng tính linh hoạt: JIT khuyến khích sự linh hoạt trong sản xuất để có thể thích ứng với các biến động của thị trường và nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng.
Đào tạo và tham gia tích cực của nhân viên: JIT đòi hỏi sự tham gia và đóng góp của tất cả các thành viên trong tổ chức. Nhân viên được đào tạo để hiểu và thực hiện các nguyên tắc của JIT và có khả năng đưa ra các đề xuất cải tiến.
Ví dụ về Kaizen
Công ty sản xuất ô tô Toyota (Anh)
Ví dụ điển hình của Toyota áp dụng kaizen thành công đó là Dougal. Dougal là một phương pháp giảm chuyển động lãng phí bằng cách làm cho các bộ phận di chuyển cùng với công nhân. Thay vì công nhân phải di chuyển đến từng vị trí để lấy và lắp ráp các bộ phận, Dougal cho phép các bộ phận di chuyển đến công nhân thông qua các thiết bị di chuyển tự động.
Điều này giúp giảm tiết kiệm tổng cộng 35,1 giây cho mỗi chiếc xe - tiết kiệm gần 10 năm công việc khi áp dụng toàn cầu vào năm 2018. Không thể phủ nhận rằng, Kaizen đã đưa Toyota trở thành công ty đầu tiên trên thế giới sản xuất hơn 10 triệu xe trong một năm.
Công ty TNHH TOTO
Nhà sản xuất đồ vệ sinh người Nhật TOTO cũng đã áp dụng thành công Kaizen để cải thiện chất lượng, với sản phẩm đặc trưng của họ là Washlet (bồn cầu thông minh) đã bán được hơn 50 triệu đơn vị trên toàn thế giới.
Ngoài ra, Toshiyuki Masatsugu đã nghĩ ra cách ổn định cái vít treo bằng dây cáp linh hoạt, loại bỏ 3,33 giờ công bổ sung mỗi tháng. Đối với một công ty có ít nhất 100 nhân viên, áp dụng Kaizen của anh đã tiết kiệm số tiền lên đến ¥13,385,476.125 ($124,337.94) mỗi năm.
Trên đây là bài viết Kaizen là gì và cách những “ông lớn” ứng dụng mô hình Kaizen trong kinh doanh. Hy vọng bài viết này đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về Kaizen và cách áp dụng chúng trong doanh nghiệp của mình! Đừng quên theo dõi Vinno để cập nhật những kiến thức hữu ích khác nhé!
