Mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính chuẩn quốc tế 2023

Đánh giá KPI là quy trình quan trọng trong việc đo lường hiệu suất và tiến độ làm việc của nhân viên. Trong bài viết này, SlimCRM sẽ giới thiệu mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính chính xác nhất cho các các doanh nghiệp. Thông qua mẫu KPI này, phòng hành chính - nhân sự có thể dễ dàng dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như xác định những điểm mạnh, điểm yếu và cung cấp phản hồi để cải thiện hiệu suất làm việc trong tương lai. 

Mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính là gì?

KPI (Key Performance Indicators) là chỉ số được sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu suất và đóng góp của nhân viên. KPI nhân sự được sử dụng để đo lường khả năng và thành tích của nhân viên trong việc hoàn thành mục tiêu.

Mẫu KPI cho nhân sự sẽ giúp phòng ban này đánh giá quy trình tuyển dụng có thành công không? Các chương trình đào tạo được triển khai có thực sự hữu ích? Hay môi trường làm việc của công ty có tích cực không?

Các chỉ số trong mẫu đánh giá KPI cho phép bộ phận hành chính thiết lập các mục tiêu và đánh giá xem nhân viên có thực hiện các hành động phù hợp để hoàn thành mục tiêu hay không. Các chỉ số này nên được liên kết với chiến lược tổng thể của công ty. Dĩ nhiên cũng có một vài chỉ số chính bộ phận HR cần quan tâm như: tỷ lệ rời bỏ, tỷ lệ doanh thu, nhiệm kỳ trung bình,...

Mẫu đánh giá KPI bằng excel là một file bảng tính được thiết kế để giúp bạn đánh giá hiệu suất công việc một cách dễ dàng và hiệu quả. Bạn chỉ cần nhập liệu vào các ô tương ứng, file sẽ tự động tính toán và thống kê các thông tin về hiệu suất làm việc.

Việc tạo KPI sẽ giúp phòng hành chính - nhân sự đánh giá hiệu quả quản lý nhân sự, phát hiện và giải quyết các vấn đề hiệu suất, đồng thời tạo động lực cho nhân viên để nỗ lực đạt được các mục tiêu quan trọng. 

Đọc thêm: So sánh OKR và KPI: Đâu là điểm khác biệt giữa 2 phương pháp này?

Tại sao việc xây dựng mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính lại quan trọng?

Mẫu đánh giá KPI cho phòng hành chính - nhân sự đóng vai trò quan trọng trong quy trình vận hành doanh nghiệp. Thông qua bảng KPI, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý thông tin nhân viên và có được thông tin có giá trị cho cả bộ phận và công ty trong một tài liệu duy nhất.

Mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính giúp:

• Phát hiện xu hướng tuyển dụng nhân viên và tỷ lệ nghỉ việc.

• Xử lý tất cả kết quả của bộ phận nhân sự trong một tài liệu duy nhất.

• Đo lường kết quả liên quan đến mục tiêu của bộ phận.

• Phân tích hiệu suất của các bộ phận khác nhau.

• Có được thông tin có giá trị để đưa ra quyết định tốt hơn trong chiến lược nhân sự.

Ví dụ: Các nhà quản lý có thể phát hiện một bộ phận nào đó có tỷ lệ nghỉ việc trên trung bình hay không bằng cách sử dụng bảng đánh giá KPI. Từ các chỉ số trong bảng, có thể phán đoán ra những yếu tố gây ảnh hưởng như: bầu không khí tiêu cực trong nhóm, quản lý khối lượng công việc kém hoặc nhân viên được trả lương thấp hơn mức thị trường.

Đọc thêm: Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng Excel dễ sử dụng nhất

Các chỉ số cần có trong mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính?

Dưới đây là một vài chỉ số cần quan tâm:

Nhân viên thôi việc

• Chi phí cho mỗi lần thuê : Tổng phí quảng cáo và tiếp thị, giới thiệu nhân viên, chi phí di dời, lương của nhà tuyển dụng và bất kỳ chi phí nào khác phát sinh cho đến khi tuyển dụng, chia cho tổng số lần thuê.

• Chi phí thôi việc : Đề cập đến chi phí thay thế một nhân viên rời khỏi công ty. Không chỉ bao gồm chi phí tuyển dụng một nhân viên mới mà còn bao gồm các chi phí ẩn như thời gian cần thiết để đào tạo người mới đến cùng mức năng suất.

• Tỷ lệ thôi việc : Công thức tính tỷ lệ phần trăm thôi việc là “Số lượng nghỉ việc/Số Nhân sự Trung bình * 100”. Thôi việc bao gồm những nhân viên nghỉ việc, bị sa thải, chuyển sang một doanh nghiệp khác hoặc nghỉ hưu.

• Thời gian lấp đầy:  Một yếu tố quan trọng trong việc đo lường KPI tuyển dụng là đo lường thời gian cần thiết để lấp đầy một vị trí tuyển dụng. Theo thứ tự, nó có nghĩa là số ngày tính từ khi đăng tin tuyển dụng đến khi nhận được hợp đồng lao động đã ký. Một vị trí trống càng lâu, sự gián đoạn đối với năng suất càng lớn.

Tuyển dụng

• Thời gian trống:  Tổng số ngày các vị trí bị bỏ trống

• Đánh giá hiệu suất tuyển dụng mới: Đánh giá hiệu suất trung bình của những người được tuyển dụng mới, so với giai đoạn trước. Những người mới đến thường được đánh giá trước khi kết thúc thời gian thử việc để người sử dụng lao động có thể quyết định xem họ muốn gia hạn hợp đồng hay chấm dứt việc làm. 

• Tỷ lệ thôi việc của nhân viên mới : chỉ số KPI tuyển dụng nàyđược tính bằng  “Số lượng nghỉ việc trong 12 tháng/Số Nhân sự đã thuê trong 12 tháng * 100”

• Tác động tài chính của việc tuyển dụng tồi : Việc tuyển dụng không tốt có thể có tác động tài chính tiêu cực đối với công ty từ nhiều khía cạnh. Một mặt, công ty trả lương, phúc lợi và chi phí thuê nhân viên không đáp ứng được kỳ vọng. Mặt khác, khi nhân viên rời công ty, rất có thể họ cần phải thuê một người mới, điều này làm tăng thêm chi phí tuyển dụng cho công ty.

Duy trì

• Thôi việc có thể phòng ngừa:  Chỉ số này đề cập đến tỷ lệ doanh thu có thể tránh được nếu quản lý tốt hơn, thể hiện kỳ ​​vọng rõ ràng hơn trong quá trình tuyển dụng hoặc tạo ra bầu không khí nơi làm việc hấp dẫn. 

• Đặc tính thôi việc : Số liệu này mô tả tỷ lệ thôi việc trong một nhóm nhân viên nhất định (dựa trên giới tính, chủng tộc hoặc độ tuổi) so với số lượng thôi việc trong công ty.

• Tác động tài chính của nhân viên thôi việc

• Cơ hội học tập và phát triển:  Số liệu này cho thấy tỷ lệ phần trăm nhân viên hài lòng với các cơ hội học tập và đào tạo cũng như triển vọng nghề nghiệp do công ty cung cấp.

• Mức độ hài lòng với công việc: Chỉ tiêu này thể hiện mức độ hài lòng trung bình của người lao động trong công ty. Có nhiều cách tiếp cận khác nhau để đo lường sự hài lòng của nhân viên. Một số khía cạnh có thể đo lường: cách giao tiếp với người quản lý, hợp tác với đồng nghiệp, điều kiện làm việc, cơ hội nghề nghiệp lâu dài, tiền lương và lợi ích.

Thông qua các chỉ số này, phòng hành chính - nhân sự có thể dễ dàng tạo lập bảng đánh giá KPI tuyển dụng

Tải: Mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính bằng Excel

Ưu và nhược điểm khi sử dụng mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính bằng Excel

Đánh giá KPI bằng excel là một phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng để quản lý thông tin nhân viên, hay thông tin từng bộ phận của cả công ty . Tuy nhiên, tạo mẫu đánh giá KPI cho bộ phận hành chính bằng Excel cũng có những ưu và nhược điểm như sau:

Ưu điểm:

• Dễ dàng thống kê, phân loại và tìm kiếm dữ liệu trên bảng tính excel

• Miễn phí, không cần phải đầu tư vào các phần mềm quản lý công nợ trả phí

• Có thể tự thiết kế hoặc tải về các mẫu file đánh giá KPI bằng excel miễn phí từ các nguồn khác nhau

Nhược điểm:

• Template phức tạp, khó sử dụng, cần có kiến thức về các hàm tính toán và thống kê của excel

• Phải lưu trữ dữ liệu trong máy tính, không có tính cộng tác, nhiều người không thể truy cập cùng lúc

• Tính bảo mật thấp, dễ bị đánh cắp hoặc virus xâm nhập

• Không có tính đồng bộ, cập nhật với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp

SlimCRM - Phần mềm tích hợp tính năng quản lý KPI hiện đại

Xây dựng KPI là việc cần thiết giúp doanh nghiệp đo lường được mọi thứ bằng dữ liệu chứ không phải phán đoán. Nhưng làm thế nào để các phòng ban hiểu được người quản lý của mình muốn gì? Làm thế nào để có thể đưa doanh nghiệp của mình đến vị trí mà bạn mong muốn?  Bằng cách kết hợp OKR vs KPI, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng giải quyết vấn đề này.

Đặc biệt, OKRs hay KPI đều là những tính năng mở rộng nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể SlimCRM. Tính năng được thiết kế theo quy trình bài bản chuẩn mực nhất từ Google giúp doanh nghiệp quản trị mục tiêu dễ dàng mà không đòi hỏi người sủ dụng phải hiểu biết trọn vẹn về OKR hay KPI. Cả hai tính năng này trong SlimCRM nổi bật với đặc điểm cho phép thiết lập và tạo chu kỳ mục tiêu chiến lược phù hợp, quản lý mục tiêu cá nhân, doanh nghiệp và liên kết chặt chẽ đồng thời đánh giá & thúc đẩy hiệu suất từng cá nhân, phòng ban, công ty.

Mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính bằng excel là phương pháp tiện lợi được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, trong bối cảnh chuyển đổi số như hiện nay, việc tích quy trình đánh giá và quản lý nhân sự vào CRM là điều tất yếu giúp kết nối các bộ phận, nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp.

Tìm hiểu và bắt đầu sử dụng miễn phí cho doanh nghiệp tại đây!