Bí quyết của mọi dịch vụ khách hàng thành công chính là cách đội ngũ công ty thể hiện sự biết ơn, trân trọng đối với khách hàng. Có rất nhiều cơ hội để bạn kết hợp thư tri ân như một phần của chiến lược khách hàng thành công. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thể hiện sự đánh giá cao thông qua các mẫu thư cảm ơn khách hàng chắc chắn sẽ khiến họ hài lòng.
Nội dung bài viết
Mẫu thư cảm ơn khách hàng cần bao gồm những nội dung gì?
Một mẫu thư tri ân khách hàng thường được gửi khi một thỏa thuận được chốt hoặc một khách hàng thực hiện đặt hàng. Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi cho họ một lá thư khi doanh nghiệp đạt được một cột mốc quan trọng.
Thư cảm ơn nên được cá nhân hóa mỗi khi bạn sử dụng chúng. Tuy nhiên, một số thành phần cốt lõi nên được đưa vào bất kể bạn đang cảm ơn ai và vì điều gì. Dưới đây là các yếu tố cần thiết cho một mẫu thư cảm ơn khách hàng xuất sắc:
Xác định phương tiện truyền thông phù hợp nhất
Trước khi bắt đầu viết thư, bạn nên xem xét phương tiện truyền tải thông điệp tốt nhất trong dịp này. Thư viết tay thường được coi là chân thành hơn email hoặc tin nhắn văn bản. Tuy nhiên, nếu bạn muốn gửi cho một số lượng lớn đối tượng và đó không phải là một lựa chọn phù hợp, lời cảm ơn có thể được chia sẻ thông qua một email.
Sử dụng lời chào thích hợp
Thư của bạn nên mở đầu bằng một lời chào phù hợp với ngữ cảnh. Nếu bạn đã có mối quan hệ từ trước với người nhận, lời chào của bạn nên ấm áp và lịch sự. Sử dụng tên của khách hàng trong lời chào để tạo ra một giọng điệu thân thiện nhằm củng cố mối quan hệ mà bạn đã gây dựng với họ.
Nếu đây là một vị khách bạn tiếp xúc lần đầu tiên, lời chào của bạn nên tạo ra một giọng điệu chuyên nghiệp. Bạn có thể gọi người nhận bằng chức danh của họ và sử dụng phần mở đầu phù hợp cho mối quan hệ của bạn với họ.
Bày tỏ lòng biết ơn
Phần tiếp theo nên trình bày về những điều mà bạn biết ơn khách hàng. Hãy mô tả chi tiết điều mà người nhận đã làm dẫn đến việc bạn đang viết mẫu thư cảm ơn khách hàng này. Việc cá nhân hóa nội dung người đọc cũng thể hiện sự chân thành của bạn nhiều hơn.
Trong phần này của mẫu thư cảm ơn khách hàng, hãy nhắc đến khách hàng càng nhiều càng tốt. Điều này sẽ khẳng định quan điểm lấy khách hàng làm trung tâm của doanh nghiệp bạn.
Xem thêm: Lập mẫu kế hoạch và chiến lược chăm sóc khách hàng
Cho khách hàng biết họ đã tạo ra tác động như thế nào
Sau khi bạn cảm ơn vì những gì họ đã làm cho bạn và doanh nghiệp, hãy giải thích vì sao bạn đánh giá cao điều đó một cách chi tiết.
Ví dụ: Nếu khách hàng thân thiết tặng bạn một món quà vật chất, hãy cho họ biết bạn định sử dụng món quà đó như thế nào. Nếu họ hợp tác với bạn trong suốt quá trình mua hàng, hãy cho biết việc hoàn thành công việc của bạn dễ dàng hơn bao nhiêu với sự hỗ trợ của họ.
Hướng đến tương lai
Sau khi bày tỏ lòng biết ơn, tiếp theo trong mẫu thư cảm ơn khách hàng bạn nên khẳng định mối quan hệ trong tương lai với người nhận. Phần này cho khách hàng thấy rằng bạn có ý định tiếp tục làm việc với họ theo thời gian. Điều này rất quan trọng đối với việc xây dựng mối quan hệ lâu dài vì nó tạo ra kỳ vọng cho các tương tác trong tương lai.
Thêm một lời nhắn kết thúc thích hợp
Đối với các mối quan hệ thân thiết, hãy sử dụng cách kết thúc thoải mái cho cả hai bên, chẳng hạn như “Hẹn sớm gặp lại…”, “Thân ái…”.
Cuối cùng, bạn nên đưa ra một tuyên bố kết thúc hợp ngữ cảnh. Cảm ơn người nhận một lần nữa và cung cấp cho họ các tùy chọn để liên hệ với bạn nếu cần. Sau đó, để lại chữ ký của bạn ở cuối mẫu tri ân khách hàng.
Các mẫu thư cảm ơn khách hàng dùng cho mọi doanh nghiệp
5 mẫu thư cảm ơn khách hàng hay nhất dưới đây sẽ hỗ trợ bạn bày tỏ sự trân trọng với khách hàng hiệu quả:
- Mẫu thư cảm ơn khách hàng chung
- Mẫu thư cảm ơn đánh giá tích cực của khách hàng
- Mẫu thư cảm ơn khách hàng đã mua hàng/sau giao dịch
- Mẫu thư cảm ơn khách hàng cuối năm
- Mẫu thư cảm ơn khách hàng khi đạt được một cột mốc/giải thưởng
TẢI XUỐNG TRỌN BỘ 5 MẪU THƯ CẢM ƠN KHÁCH HÀNG TẠI ĐÂY
Gửi mẫu thư cảm ơn khách hàng cũng là một phương pháp giúp củng cố mối quan hệ kinh doanh của bạn, thúc đẩy họ tiếp tục kinh doanh với bạn. Thư cảm ơn sẽ còn được khách hàng đánh giá cao hơn nếu chúng đi kèm phần thưởng chẳng hạn như phiếu giảm giá. Những phần thưởng như vậy sẽ khuyến khích khách hàng mua hàng của bạn lại một lần nữa.
Lời kết
Viết thư cảm ơn là một hành động chắc chắn sẽ khiến khách hàng của bạn cảm thấy được trân trọng. Cho dù bạn gửi một email, thư viết tay hay tin nhắn văn bản, hành động tử tế này có thể giúp ích rất nhiều. Sử dụng các mẫu thư cảm ơn khách hàng trong bài đăng này để tăng sự hài lòng cho khách hàng của bạn ngay.
Xem thêm: 5 mẫu email gửi khách hàng chuyên nghiệp thông dụng nhất
