Làm hài lòng và tạo sự tin tưởng cho khách hàng là bí quyết quan trọng để doanh nghiệp gây dựng vị thế vững mạnh trên thị trường. Để giành chiến thắng trong cuộc đua chinh phục khách hàng ấy, rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn ứng dụng CRM như một công cụ hỗ trợ. Cùng tìm hiểu về những chức năng phần mềm CRM không thể thiếu qua bài viết dưới đây.
Nội dung bài viết
Tìm hiểu về phần mềm CRM
Phần mềm CRM là một trong những công cụ được sử dụng phổ biến hiện nay để thu thập, lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng. Các thông tin giá trị sẽ được sử dụng để phân tích, nắm bắt hành vi khách hàng.
Nhờ hiểu được hành vi khách hàng, các nhân viên kinh doanh và chăm sóc sẽ có thể giao tiếp và đáp ứng khách hàng tốt hơn. Với chức năng phần mềm CRM, doanh nghiệp có thể cung cấp các dịch vụ và trải nghiệm khách hàng tốt hơn, làm hài lòng phần đông khách hàng. Đặc biệt, tất cả các thông tin khách hàng được tích hợp trên một hệ thống duy nhất, giúp mọi nhân viên từ các phòng ban đều dễ dàng truy cập.
Những bộ phận nào cần sử dụng chức năng phần mềm CRM?
CRM duy trì toàn bộ tổ chức vận hành trên một nền tảng và đảm bảo tính kết nối giữa các bộ phận. Toàn bộ doanh nghiệp đều cần và nên sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM. Tuy nhiên, các bộ phận làm việc trực tiếp với khách hàng có thể cảm thấy tầm quan trọng của các chức năng của CRM nhiều hơn:
- Sales: Bộ phận kinh doanh cần ứng dụng CRM để thu thập và lưu trữ dữ liệu khách hàng dễ dàng hơn. Đồng thời, các thao tác bán hàng như chat, gửi mail,... được tự động hóa sẽ tiết kiệm thời gian.
- Marketing: Bộ phận marketing có thể tận dụng các dữ liệu cung cấp trên CRM phục vụ nghiên cứu khách hàng. Đồng thời, chức năng phần mềm CRM sẽ hỗ trợ đo lường hiệu quả các kế hoạch chiến dịch quảng cáo, tiếp thị.
- Chăm sóc khách hàng: Các nhân viên chăm sóc khách hàng có thể sử dụng phần mềm CRM để hiểu rõ hơn về các đặc điểm của khách hàng để đưa ra phản hồi một cách cá nhân hóa. CRM cũng rất quan trọng trong việc giữ chân và giảm tỷ lệ mất khách hàng. Chẳng hạn có thể lọc tài khoản để xem và tiếp cận sớm những khách hàng sắp đến thời hạn gia hạn.
Ứng dụng CRM trong doanh nghiệp với các bộ phận Sales, Marketing và Chăm sóc khách hàng
Các chức năng phần mềm CRM không thể thiếu
Một yếu tố rất quan trọng nhưng phần lớn các doanh nghiệp lại bỏ qua trong quá trình nghiên cứu lựa chọn CRM là các tính năng của phần mềm crm gồm những gì. Thực tế, không có câu trả lời cụ thể 100% cho câu hỏi này bởi mỗi phân loại phần mềm CRM thường hướng đến tối ưu một số giai đoạn nhất định.
Tuy nhiên, những tính năng cốt lõi để hỗ trợ cho cả 3 giai đoạn trước bán hàng, trong bán hàng và sau bán hàng là cần thiết trên bất kỳ hệ thống CRM nào. Về mặt lý thuyết, một phần mềm CRM chuẩn mực sẽ đáp ứng đủ 6 nhóm tính năng sau:
1. Nhóm tính năng Marketing (giai đoạn trước bán hàng)
2. Nhóm tính năng Sales (giai đoạn trong bán hàng)
3. Nhóm tính năng Service (dịch vụ sau bán hàng)
4. Nhóm tính năng báo cáo và phân tích (Reports and analysis)
5. Tính năng hỗ trợ làm việc nhóm (Collaborative)
6. Nhóm tính năng tùy chỉnh hệ thống (System)
Cụ thể, một số chức năng phần mềm CRM nổi bật là:
Quản lý khách hàng tiềm năng
Phần mềm CRM giúp thu thập thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng từ nhiều kênh, bao gồm biểu mẫu website, cuộc gọi điện thoại, mạng xã hội và email. Chức năng quản lý khách hàng tiềm năng đảm bảo rằng bạn không bị bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào. CRM cũng theo dõi tiến trình của khách hàng tiềm năng trong suốt chu kỳ bán hàng và hỗ trợ việc đưa ra các sáng kiến tiếp thị để nuôi dưỡng họ.
Chức năng phần mềm CRM giúp doanh nghiệp có cái nhìn 360 độ về khách hàng
Quản lý liên hệ
Quản lý liên hệ liên quan đến việc ghi lại và lưu trữ thông tin chi tiết của khách hàng. Chẳng hạn như tên, số điện thoại, địa chỉ và địa chỉ phương tiện truyền thông xã hội,... và có thể tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu.
Quản lý liên hệ giúp đội ngũ nhân viên bán hàng tiết kiệm thời gian và công sức dành cho việc ghi nhớ thông tin chi tiết về khách hàng hoặc tìm kiếm họ trong nhiều cơ sở dữ liệu.
Chức năng phần mềm CRM về email
Email là kênh được ưa chuộng nhất để liên lạc trong sale B2B. Chức năng phần mềm CRM về email cung cấp khả năng gửi email hàng loạt, theo dõi các cuộc trò chuyện qua email với khách hàng và gửi email tự động cho khách hàng trong các sự kiện hoặc dịp đặc biệt. Tùy chọn tích hợp hệ thống CRM với các ứng dụng email hiện có, chẳng hạn như Outlook hoặc Gmail cũng được nhiều người dùng mong muốn.
Báo cáo và phân tích
CRM hỗ trợ cung cấp báo cáo và phân tích cho mọi chức năng kinh doanh chính: bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng,... Nó giúp theo dõi các số liệu như lợi nhuận, tỷ lệ giữ chân khách hàng và hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị.
Báo cáo cung cấp chế độ xem trực quan về tình hình hoạt động của một doanh nghiệp dựa trên các chỉ số khác nhau. Tính năng này cũng cho phép bạn chia sẻ báo cáo với các nhóm khác nhau để đưa ra quyết định hợp tác dựa trên dữ liệu.
Báo cáo trực quan trong phần mềm SlimCRM
Tự động hóa quy trình làm việc
Tự động hóa quy trình làm việc cho phép bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, bao gồm theo dõi khách hàng tiềm năng, lập hóa đơn và gửi email. Bạn cũng sẽ nhận được các thông báo khi hết hạn dịch vụ hay nhắc nhở công việc.
Tự động hóa quy trình làm việc giúp nhân viên bán hàng tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất làm việc và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành ở từng giai đoạn của quy trình bán hàng.
Chức năng tự động hóa của phần mềm CRM
Tạo báo giá và quản lý đề xuất
Tính năng này giúp tạo và gửi báo giá, hóa đơn, đề xuất trực tiếp từ chức năng CRM của doanh nghiệp. Các tài liệu được định dạng đẹp mắt mà bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa và xuất, chia sẻ.
Dự báo
Ứng dụng CRM trong doanh nghiệp giúp dự báo doanh thu trong đường ống bán hàng dựa trên xu hướng dữ liệu hiện tại và quá khứ. Điều này thúc đẩy nhân viên sale tạo ra doanh thu ổn định và tăng dần, không bỏ sót cơ hội.
Chức năng dự báo doanh thu trong đường ống bán hàng trên phần mềm SlimCRM
Quản lý doanh nghiệp dễ dàng hơn với SlimCRM
Được phát triển bởi công ty công nghệ Vinno với hơn 10 năm kinh niệm, phần mềm SlimCRM hiện được tin dùng bởi rất nhiều các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đó là vì giao diện hiện đại, quy trình triển khai CRM đơn giản, mức chi phí lý tưởng nhưng vẫn đầy đủ 6 nhóm tính năng chuẩn mực không thua kém các phần mềm nước ngoài.
Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm sẽ nhận được tối ưu các khía cạnh quan trọng nhất doanh nghiệp: khách hàng, công việc, nhân sự và tài chính. Việc quản lý trở nên dễ dàng hơn nhiều và doanh nghiệp cũng có thể tạo ra nhiều lợi nhuận hơn. Đặc biệt, khả năng nhập liệu nhanh chóng và nhiều thao tác được tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất nhân viên đáng kể.
Bạn có thể dùng thử phần mềm quản trị doanh nghiệp SlimCRM miễn phí tại đây.
Lời kết
Với các chức năng phần mềm CRM, việc quản lý quan hệ khách hàng không còn là một bài toán khó. Các doanh nghiệp cần nghiên cứu lựa chọn chính xác phần mềm phù hợp để phát huy tối đa được các chức năng của CRM.
Xem thêm: Phần mềm CRM nào tốt? So sánh các phần mềm CRM phổ biến nhất hiện nay
