Với các khả năng và lợi ích mà cơ sở hạ tầng kỹ thuật số hiện đại mang lại, mọi cơ quan chính quyền quận và thành phố có khả năng tự động hóa và cải thiện đáng kể các quy trình và thực hiện quy trình công việc hiện có thông qua phần mềm của chính phủ.
Nếu bạn đã làm việc trong chính quyền địa phương trong một thời gian dài, ý tưởngvề việc chuyển đổi các hoạt động và dịch vụ sang môi trường kỹ thuật số và thay đổi các quy trình làm việc mà bạn đã từng sử dụng thành thạo có vẻ sẽ làm bạn căng thẳng và áp lực. May mắn thay, việc thực hiện thay đổi là đơn giản và mang lại vô số lợi ích cho các nhân viên chính phủ và các công dân của bạn.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về những lợi ích của việc áp dụng công nghệ trong toàn bộ tổ chức chính phủ hoặc từng bộ phận cụ thể của bạn và cách phần mềm quản lý của chính phủ có thể thay đổi chính quyền địa phương của bạn.
Phần mềm Quản lý Chính phủ là gì?
Phần mềm quản lý của chính phủ là một giải pháp kỹ thuật số dành cho chính quyền địa phương nhằm tự động hóa các công việc hành chính tốn nhiều thời gian giữa các bộ phận, giúp liên lạc thông suốt giữa các cơ quan chính phủ (giữa các quan chức khu vực công và với các thành phần) và lưu trữ dữ liệu của chính phủ trên đám mây.
Bằng cách chuyển sang các ứng dụng phần mềm của chính phủ, chính quyền địa phương có thể không cần sử dụng giấy tờ đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc và đảm bảo rằng dữ liệu của chính phủ được sao lưu trong trường hợp xảy ra tấn công mạng hoặc thảm họa thiên nhiên.
Các ứng dụng phần mềm Chính phủ trợ giúp như thế nào trong các Bộ của Chính phủ?
Nếu bạn đang làm việc trong một bộ phận cụ thể của chính phủ, bạn có thể tự hỏi: phần mềm của chính quyền địa phương có thể giúp gì cho tôi?
Hãy xem danh sách các ứng dụng phần mềm của chính phủ theo từng bộ phận để tìm ra giải pháp phù hợp cho bạn và đồng nghiệp của bạn:
1. Văn thư
Các nhân viên của bộ phận Văn thư/Tiếp nhận 1 cửa dành phần lớn thời gian để thực hiện các công việc hành chính tẻ nhạt như nộp hồ sơ giấy tờ, quản lý các cuộc gọi điện thoại và email, đồng thời giúp những người đi bầu điền đơn đăng ký tại văn phòng.
Với phần mềm của bộ phận Văn thư, các thành viên và doanh nghiệp nộp đơn đăng ký những thứ như giấy phép, giấy phép, v.v. trực tiếp qua trang web của chính quyền địa phương của bạn. Các tài liệu được tự động tải lên đám mây và các nhân viên chính phủ có liên quan có thể truy cập được.
Phần mềm Chính phủ trợ giúp nhân viên văn phòng thư ký như thế nào?
Phần mềm của thư ký giúp nhân viên tiết kiệm thời gian làm thủ tục giấy tờ thông qua tự động hóa, đồng thời giảm đáng kể số lượng cuộc gọi và email đến bộ phận thư ký khi công dân điền vào các biểu mẫu đơn giản để xin giấy phép và giấy phép trên trang web chính phủ của bạn.
2. Công nghệ thông tin
Vì hầu hết các bộ của chính phủ thực hiện điều chỉnh sang định dạng kỹ thuật số, bộ phận CNTT là một trong những bộ phận bận rộn và quan trọng nhất. Với nhu cầu cài đặt và bảo trì các hệ thống máy tính, cũng như thực hiện các hành động phòng ngừa và ứng phó sau cuộc tấn công an ninh mạng của chính phủ, các nhân viên CNTT có rất nhiều công việc.
Nếu không có hệ thống quản lý Yêu cầu (Ticket) phù hợp, việc quản lý hàng loạt vấn đề công nghệ không bao giờ kết thúc giữa các phòng ban có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức và tốn thời gian.
Phần mềm Chính quyền Quận và Thành phố trợ giúp các phòng CNTT lĩnh vực công như thế nào?
Với phần mềm Yêu cầu (Ticket) CNTT của chính quyền địa phương, nhân viên CNTT sẽ không phải lo lắng về việc sắp xếp ngăn nắp các yêu cầu CNTT. Khi một vấn đề CNTT được gửi, phần mềm sẽ tự động đánh dấu thời gian và làm cho nó có thể xem được/ theo dõi trong một chức năng đơn giản. Việc tổ chức tự động đảm bảo rằng không có yêu cầu nào bị bỏ sót và giúp việc ưu tiên các dự án trở nên đơn giản. Ngoài ra, các báo cáo kỹ thuật có thể được tạo chỉ với một nút bấm.
3. Xây dựng
Cho dù bạn đang ở một thành phố lớn, một thành phố cấp hai, vùng ngoại ô hay thậm chí là một khu vực nông thôn truyền thống, các mô hình di chuyển kể từ khi đại dịch có thể khiến bất động sản nhà ở và thương mại trở thành một mặt hàng nóng. Các nhân viên chính phủ trong bộ phận xây dựng của bạn đang bận rộn xử lý các thủ tục giấy tờ như đơn xin giấy phép và chấp nhận các hồ sơ dự thầu và đề xuất cho các dự án cơ sở hạ tầng công cộng.
Phần mềm Cấp phép và Phần mềm Đấu thầu trợ giúp các phòng Xây dựng như thế nào?
Dưới đây là một số trong nhiều cách quy trình cấp phép trực tuyến và RFP (request for proposal - Mời thầu) có thể cải thiện trong quy trình làm việc của bộ phận xây dựng
Đơn xin giấy phép xây dựng trực tuyến(Việt Nam đang triển khai): bất cứ thứ gì từ giấy phép phá dỡ đến giấy phép xây dựng đều có thể được đăng ký 24/7 trên trang web chính phủ của bạn. Các thủ tục giấy tờ đã nộp sẽ tự động được chuyển cho các nhân viên chính phủ có liên quan và có thể được chấp thuận hoặc từ chối trực tuyến. Tất cả tài liệu được lưu trữ tự động trên đám mây.
Phân phối Mời thầu tự động và lưu trữ đề xuất (hiện Việt Nam đã có trang thông tin đấu thầu của Quốc gia ): Ban quản lý dự án của chính quyền địa phương được phép tổ chức đấu thầu các Dự án, gói thầu của Dự án. Phần mềm sẽ tự động gửi thông tin Mời thầu đến các nhà thầu liên quan. Việc lưu trữ thông tin của các Nhà thầu sẽ là cơ sở để đưa ra các đề xuất khi triển khai thực hiện kế hoạch đấu thầu
4. Thanh tra
Là một nhân viên thực thi quy tắc, lực lượng thanh tra thường xuyên bận rộn theo dõi địa phương của mình để đảm bảo các luật và chính sách của địa phương đang được tuân thủ. Các hoạt động thanh tra từ vi phạm giao thông, trật tư đô thị, kinh doanh trái phép,.. được thực hiện ngoài văn phòng và cần được ghi chép có tổ chức.
Phần mềm Thanh tra trợ giúp chính quyền địa phương như thế nào?
Thanh tra khu vực công cũng như khu vực tư nhân có thể ghi chú/lập biên bản trong suốt cuộc thanh tra thông qua ứng dụng thanh tra di động trên điện thoại di động của họ. Với phần mềm thanh tra, các nhân viên thanh tra cập nhật hồ sơ biên bản có thể truy cập tự động qua đám mây.
5. Ứng cứu khẩn
Thiên tai là mối đe dọa lớn ở mọi quốc gia. Tai nạn, ẩu đả, đua xe, bạo lực gia đình làm tăng thêm một trách nhiệm căng thẳng khác mà khoa cấp cứu phải chuẩn bị. Thống nhất chung 1 đầu số khẩn cấp thay cho 113 (công an),114 (cứu hỏa) ,115 (y tế). Quy trình phối hợp giữa các lực lượng ứng cứu khẩn cấp khi có Sự cố xảy ra tùy theo các cấp độ cũng cần được huấn luyện, đào tạo.
Phần mềm Chính phủ trợ giúp bộ phận ứng cứu khẩn cấp như thế nào?
Có nhiều cách để phần mềm Chính phủ có thể trợ giúp quản lý tình huống khẩn cấp trong cộng đồng:
Cập nhật bản đồ GIS trong thời gian thực: Bản đồ GIS 3D cho phép các quan chức chính phủ và các viên chức xem phiên bản thời gian thực của cộng đồng của bạn thông qua một bản đồ tương tác. Các quan chức quản lý tình trạng khẩn cấp có thể sử dụng công nghệ này để đánh dấu các khu vực được biết đến với nguy cơ lũ lụt, theo dõi sự phát triển của xây dựng ở vùng ngập lũ và ghi chú các vấn đề khác bằng một nhãn hữu ích. Trong trường hợp xảy ra khủng hoảng, bản đồ GIS của cộng đồng của bạn có thể được cập nhật để phản ánh các tuyến đường bị đóng, các tuyến đường sơ tán và những nơi đã xảy ra thiệt hại do bão.
Theo dõi chi phí/ thiệt hại: trong các tai nạn, tình huống thiên tai, thảm họa, việc theo dõi chi phí để cứu trợ/tái thiết/ khắc phục hậu quả, giá trị thiệt hại sẽ giúp tổng hợp các báo cáo phục vụ công tác dự phòng.
Đăng tuyển các tình nguyện viên cho các chương trình, công tác xã hội trực tiếp lên các website, kênh thông tin chính thống của chính quyền địa phương.
6. Hội đồng nhân dân
Với vai trò giám sát thực thi của Ủy ban nhân dân, việc theo dõi thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân và các cơ quan địa phương, các báo cáo sẽ được số hóa và thống kê kết quả thực hiện để mọi công dân có thể theo dõi, cùng giám sát.
Phần mềm quản lý Hội đồng nhân dân trợ giúp như thế nào?
Với phần mềm, các nghị quyết của Hội đồng nhân dân được đưa ra website của chính quyền, từ biên bản, hồ sơ và những báo cáo thực hiện, văn bản, file ghi âm cuộc họp,.. với chỉ vài thao tác trên máy tính hoặc điện thoại. Các số liệu thống kê có thể tự động theo thời gian thực.
Phần mềm Hội đồng nhân dân cũng có thể tổ chức các buổi trao đổi trực tuyến với người dân và ghi nhận/trả lời ý kiến trực tuyến.
7. Y tế
Làm việc trong bộ phận y tế luôn là một vai trò quan trọng nhưng căng thẳng trong chính quyền địa phương. Khi COVID-19 xảy ra, mức độ căng thẳng đó đã lên đến một mức độ khác. Các biện pháp tuân thủ khác nhau giữa các tỉnh/thành phố và thậm chí ở cấp địa phương, có nghĩa là việc kiểm tra các cơ sở kinh doanh địa phương như nhà hàng trở nên phức tạp, thường xuyên hơn và tốn nhiều thời gian hơn.
Phần mềm Kiểm tra Y tế (Việt Nam - NCovi) hay Bệnh án điện tử/Hồ sơ sức khỏe hỗ trợ như thế nào ?
Các phần mềm này được triển khai đơn giản dưới dạng ứng dụng điện tử, tích hợp thông tin cá nhân và dữ liệu lịch sử, bao gồm thông tin GIS sẽ giúp Cơ quan quản lý có được các thông tin hỗ trợ công tác điều hành trong các tình huống khẩn cấp, dự đoán phòng ngừa và điều trị kịp thời.
8. Kế hoạch và Đầu tư
Sự gia tăng dịch chuyển dân số từ nông thôn đến thành thị có nghĩa là nhiều tỉnh/thành phố trên khắp đất nước đang chứng kiến sự gia tăng dân số cơ học nhanh chóng. Trong khi nhiều người hơn có nghĩa là phát triển kinh tế địa phương và thuế nhiều hơn, nó cũng đi kèm với kỳ vọng cao đối với sở quy hoạch và phân vùng, hạ tầng giáo dục, y tế, xã hội..
Phần mềm Kế hoạch và Đầu tư trợ giúp như thế nào?
Quy hoạch & phân vùng đóng một vai trò không thể thiếu trong việc đảm bảo hoàn thành công việc hành chính hậu trường để cải thiện cơ sở hạ tầng. Cải thiện quy trình công việc bằng cách chuyển sang kỹ thuật số trong bộ phận này là rất quan trọng đối với sự thành công của toàn bộ chính quyền địa phương của bạn và đảm bảo an toàn cho các thành phần.
Các giải pháp phần mềm lập kế hoạch và phân vùng cải thiện quy trình làm việc của chính phủ bằng cách:
Làm cho việc lên lịch kiểm tra trở nên đơn giản: giữ an toàn cho các công trình trong xây dựng mới và cũ bằng cách đảm bảo việc kiểm tra thích hợp đang diễn ra thông qua một ứng dụng trực tuyến. Người kiểm tra sẽ được thông báo khi họ được lên lịch để thực hiện kiểm tra, giữ cho quy trình công việc luôn hoạt động và đảm bảo các quy định và giao thức an toàn được thực thi.
Cung cấp thu thập dữ liệu không cần giấy tờ, liền mạch và minh bạch: thông báo các xu hướng liên quan đến cơ sở hạ tầng công cộng với bảng điều khiển quy hoạch và phân vùng trực quan. Cấp quyền truy cập cho các nhân viên chính phủ có liên quan giữa các bộ phận để đảm bảo thông tin tự động đến đúng người.
Thông báo cho các thành viên về những gì đang xảy ra: các thành viên cộng đồng đánh giá cao việc nghe thông tin chi tiết liên quan đến các dự án cơ sở hạ tầng và phát triển kinh tế. Xuất dữ liệu có ý nghĩa từ cơ sở dữ liệu quy hoạch và phân vùng cũng như bảng điều khiển có thể được chia sẻ trực tiếp với các thành viên và các phương tiện truyền thông địa phương
9. Nguồn nhân lực
Sở Nội vụ chịu trách nhiệm tương tự như khu vực tư nhân nhưng với nhiều rào cản hơn cần vượt qua. Bộ phận Nhân sự của Chính phủ giải quyết vấn đề ngân sách hạn chế và sự thiếu quan tâm chung đến các vai trò của khu vực công, khiến việc thực hiện các vai trò quan trọng mà chính phủ của bạn cần để hoàn thành công việc trở nên khó khăn hơn đáng kể..
Phần mềm Quản lý Chính phủ trợ giúp như thế nào?
Phần mềm của chính phủ giúp việc đăng đơn xin việc trên trang web chính phủ của bạn trở nên đơn giản và giảm đáng kể số lượng tuyển dụng mới cần thiết do công nghệ tự động hóa quy trình công việc hành chính. Với nhu cầu giảm về nhân viên hành chính, bộ phận nhân sự của bạn có thể tập trung nỗ lực vào việc hoàn thành các vai trò quan trọng đối với sự thành công của khu vực lân cận của bạn.
10. Kinh tế và Tài sản công
Nếu chúng ta không nỗ lực gia tăng đăng ký kinh doanh và phát triển dân số cơ học thì chúng ta đang bỏ lỡ rất nhiều cơ hội. Ngày càng nhiều người, công ty thích làm việc từ xa. Chúng ta đang có cơ hội thu hút họ đầu tư vào hạ tầng và môi trường xung quanh nơi họ ở.
Phần mềm Phát triển Kinh tế hỗ trợ như thế nào?
Khuyến khích đăng ký kinh doanh và phát triển cơ sở hạ tầng trong khu vực lân cận của bạn bằng cách làm cho quy trình công việc trở nên đơn giản cho tất cả mọi người tham gia:
Đăng ký kinh doanh trực tuyến: cho phép doanh nghiệp đăng ký trực tiếp trên trang web và được các viên chức chính phủ phê duyệt đơn đăng ký chỉ với một vài cú nhấp chuột. Nhiều doanh nghiệp thực tế sẽ mở ra ở các địa điểm bất động sản thương mại, và các doanh nhân sẽ chuyển đến và làm việc tại nhà của họ.
Đấu giá tài sản công trực tuyến: các tài sản công (đặc biệt là Bất động sản) được tổ chức đấu giá công khai rộng rãi sẽ giúp minh bạch, tăng giá trị tài sản đấu giá thành công.
Quy trình phát triển cơ sở hạ tầng được đơn giản hóa: có rất nhiều thủ tục giấy tờ liên quan đến việc xây dựng nhà ở và phát triển thương mại. Giao tiếp liền mạch và quyền truy cập tự động vào tài liệu liên quan sẽ sớm có các thành phần và doanh nghiệp đầu tư.
11. Văn hóa - Thể thao - Du lịch
Có rất nhiều áp lực để giữ cho mọi công dân/cử tri hài lòng với các công viên công cộng được duy trì tốt và những việc liên tục phải làm. Với ngân sách hạn chế và kỳ vọng cao, các nhân viên của công viên và giải trí dành thời gian liên tục lên kế hoạch cho các sự kiện, tổ chức các nhóm dân cư, duy trì các khu vực công cộng và quản lý vô số thủ tục giấy tờ cần thiết để mọi thứ diễn ra.
Phần mềm trợ giúp như thế nào?
Phần mềm công viên và giải trí đặc biệt hữu ích trong việc lên lịch công việc bảo trì thông qua một nền tảng trực tuyến đơn giản, tự động hóa quy trình làm việc xung quanh các giấy phép và giấy phép khác nhau cần thiết cho các sự kiện và công trình công cộng, đồng thời sử dụng bản đồ GIS để làm rõ không gian công cộng nào được dành riêng và bởi ai.
Với các tin tuyển dụng trực tuyến đơn giản, bạn có thể chủ động tuyển dụng tình nguyện viên để hỗ trợ các dự án bảo trì công viên và các sự kiện địa phương. Để biết thêm thông tin chi tiết về các loại dự án mà bạn có thể thúc đẩy tình nguyện viên.
12. Hành chính công
Trong khi bộ phận công viên và giải trí đưa ra rất nhiều quyết định về khu vực công cộng nào cần được bảo trì, bộ phận công trình công cộng là đội hoàn thành dự án. Ngoài việc liên tục chạy xung quanh để khắc phục sự cố và cải thiện cơ sở hạ tầng hiện có, nhóm cần quản lý và tổ chức nhiều loại tài sản như phương tiện, công cụ, v.v..
Phần mềm Hành chính công trợ giúp quản lý Dự án và Tài sản như thế nào?
Phần mềm đơn giản hóa mọi thứ từ lịch làm việc liên quan dự án bằng cách lên yêu cầu công việc và báo cáo trực tuyến để tính chi phí về thời thời gian cũng như ghi nhận chi phi mua ngoài.
Các cử tri quan tâm đến tiền thuế của họ sẽ đi đến đâu và các dự án công trình công cộng mất bao lâu, vì vậy, dữ liệu thời gian thực được công chúng dễ dàng truy cập trên trang web của chính phủ sẽ cho phép bạn thông báo cho các cử tri về những gì đang xảy ra trong khu vực lân cận của họ trong thời gian thực.
Các loại quy trình làm việc nào do các giải pháp phần mềm của chính phủ tự động hóa trên khắp các chính quyền địa phương?
Tự động hóa mang lại sức mạnh để biến đổi bất kỳ cơ quan chính phủ nào. Với các giải pháp phần mềm của chính quyền địa phương có thể tùy chỉnh, mọi bộ phận trong quận hoặc thành phố của bạn có thể mong đợi các loại lợi ích sau:
1. Tự động hóa các tác vụ quản trị
Với công nghệ tự động hóa quy trình bằng rô-bốt, phần mềm của chính phủ thực hiện các công việc hành chính không cần đầu óc cho bạn, giúp nhân viên chính phủ có thể tiết kiệm hàng giờ mỗi ngày để tập trung vào các nhiệm vụ thú vị hơn và giải quyết các vấn đề lớn.
2. Quy trình Mua sắm Minh bạch và Dữ liệu Tài chính
Bất kể bạn là thành viên của bộ phận nào, việc hợp tác với các doanh nghiệp khu vực tư nhân để cung cấp hàng hóa và dịch vụ quan trọng là điều không thể thiếu đối với thành công của bạn. Với phần mềm của chính phủ, dữ liệu mua sắm tự động được đưa vào cơ sở dữ liệu đơn giản và bảng điều khiển tài chính, vẽ nên một bức tranh rõ ràng về nơi tiền đang được chi tiêu và giúp đưa ra các quyết định chi tiêu trong tương lai.
3. Bảo mật mạng qua đám mây
Các hệ thống dựa trên đám mây về cơ bản là thách thức hơn đáng kể để tin tặc xâm nhập và GovPilot thường xuyên sao lưu dữ liệu của chính phủ, có nghĩa là bạn sẽ không phải lo sợ bị mất toàn bộ dữ liệu sau cuộc tấn công bằng ransomware. Trong quá trình giới thiệu nhân viên chính phủ với phần mềm của chính phủ, nhân viên sẽ được đào tạo về các phương pháp hay nhất về an ninh mạng.
4. Tự động thu thập dữ liệu và Báo cáo
Để giám sát tiến trình triển khai các dự án, số liệu từ các phần mềm phải được đồng bộ và hiển thị dưới dạng Bảng điều khiển theo từng loại Dự án và Báo cáo riêng biệt.
5. Giao tiếp giữa nhân viên Chính phủ và công dân
Trên toàn bộ hệ thống quản lý các cấp, phần mềm của chính phủ giúp khu vực công liên lạc với nhau dễ dàng hơn. Liên lạc tích hợp giữa các cơ quan chính phủ giúp việc liên hệ với đồng nghiệp trên khắp địa phương của bạn trở nên đơn giản và đảm bảo rằng nhân viên chính phủ tự động có quyền truy cập vào tài liệu thích hợp.
Chính phủ của bạn cũng có thể cải thiện thông tin liên lạc của các cơ quan. Trang tổng quan đơn giản, minh bạch làm nổi bật dữ liệu chính phủ của bạn theo những cách trực quan có thể dễ dàng được chia sẻ với các cử tri và các cơ quan truyền thông địa phương của bạn. Phần mềm quản lý khiếu nại cho phép các thành viên liên hệ trực tiếp với các vấn đề không khẩn cấp trong khu vực lân cận của bạn.
